Toda organización gira en torno a la toma de decisiones que hacen posible la consecución de procesos y objetivos, la importancia de saber cómo y en qué situaciones se debe decidir para el bienestar de una institución y de sus clientes es crucial para mantener a flote cualquier establecimiento.
Durante la investigación del proyecto se pudo observar la necesidad de la unidad educativa de contar con directrices establecidas que le permitan al personal de la institución actuar de manera ágil y correcta ante cualquier situación que amerite una decisión simple o crucial.
Es así que otra de las herramientas que nuestro proyecto ofrece a la Unidad Educativa Particular Liceo Cristiano de Cuenca como parte de la Implementación del Sistema de Control Interno es la elaboración de “Políticas Institucionales” concebidas exclusivamente para el óptimo desenvolvimiento de empleados, funcionarios, directivos o autoridades durante el desempeño de sus funciones y la toma de decisiones.
Si bien es cierto muchas de las políticas contenidas en la guía que posteriormente se ilustrará ya existían como parte inminente de las actividades que se realizan en la institución. Sin embargo, estas no estaban plasmadas en una guía que les permita contar a quienes proceden de una u otra forma frente a cualquier situación con un respaldo que justifique dicha manera de proceder.
Partiendo de estas premisas se plasmaron políticas para las distintas secciones o departamentos, tareas o actividades, situaciones o contingencias que puedan surgir a la largo de la ejecución de las distintas labores del personal del establecimiento.
Cabe señalar que dichas políticas no solamente están establecidas para la toma de decisiones frente a cualquier entorno que se pueda presentar
sino que se aplican como estrategias para mantener la organización durante la ejecución de los distintos procesos y de las labores diarias necesarias para la marcha de la institución.
En los siguientes párrafos podremos apreciar de manera más profunda la razón de la elaboración de estas políticas, su origen y la manera más provechosa de aplicarlas para el bienestar de la institución y sus clientes.
3.3.1 Fundamento de las Políticas Institucionales
Como se señaló anteriormente las políticas plasmadas en la unidad educativa servirán como directrices que le muestren al personal de la institución cómo proceder frente a:
Situaciones contingentes
Entornos presentados en las labores diarias La ejecución de procesos
La toma de decisiones
De esta manera se ofrece al empleado, funcionario, directivo o autoridad un guía que le permita reaccionar de manera oportuna y ágil frente a los requerimientos internos y externos.
Las políticas además se concibieron con la finalidad de agilitar los tiempos de respuesta frente a los procesos que requieren autorizaciones específicas para su continuidad. Sin la existencia de estas guías, cada ocasión en la que un proceso necesite autorización, ya sea por lo crucial de la decisión o por la importancia de su ejecución, sería necesario solicitar el visto bueno de la autoridad competente, lo que a más de entorpecer el proceso, retrasaría el tiempo de respuesta y la agilidad en las prestación de los servicios tanto para clientes como para integrantes de la propia institución.
Es necesario recalcar que algunas de las políticas plasmadas en el documento ya se venían aplicando durante las labores de la institución. Sin embargo, ninguna de ellas se encontraba plasmada por escrito y a falta de esta manera de ilustración muchas de ellas se empleaban inoportunamente y en numerosas ocasiones con altas incertidumbres por parte del personal.
Es por estas razones que esta parte de nuestro proyecto le ofrece a la unidad educativa esta herramienta que vio necesaria estructurar para mejorar su funcionamiento interno.
3.3.2 Estructuración de las Políticas Institucionales
Todas las políticas plasmadas en el documento de “Políticas Institucionales” son fruto de la observación diaria durante el período de la investigación de las actividades que se desarrollan cotidianamente.
Las situaciones que día a día surgían en los distintos departamentos y para los diferentes cargos hicieron posible concluir la necesidad de plasmar en un documento directrices que permitan responder de manera óptima ante determinadas circunstancias.
Las políticas presentadas para la institución conforman de manera inminente el componente de Actividades de Control resultante de la Implementación del Sistema de Control Interno en la unidad educativa. Como parte de este componente, todas las políticas están concebidas de manera que no contradigan ni infrinjan la normativa legal y aplicable al sistema en el que se desenvuelve la institución.
Todo el material contenido en el documento que posteriormente se ilustrará en el presente proyecto responde estrictamente a las necesidades internas que se pudieron observar durante las etapas de la investigación, de tal manera que aquellas áreas que presentaban falencias al momento de proporcionar una respuesta por parte del
responsable de ejecutar la actividad fueron superadas con esta herramienta.
3.3.3 Políticas Institucionales
El documento en el que están contenidas todas las políticas institucionales que venimos señalando a lo largo de esta sección del proyecto fueron plasmadas con el objetivo de que los usuarios cuenten con una guía que respalde las decisiones tomadas durante el desempeño de sus funciones y que además sirva como un manual de consulta ante situaciones de incertidumbre.
Todas las directrices concebidas en el documento son aplicables para todos los niveles jerárquicos existentes en el establecimiento, es así que cualquier empleado, funcionario, directivo o autoridad tiene la obligación de cumplir y hacer cumplir las políticas institucionales independientemente del nivel de autoridad que posean.
A continuación se ilustra la estructura del documento de “Políticas Institucionales” y se describe brevemente la misma con la finalidad de otorgarle al usuario las facilidades para su correcta comprensión y máximo provecho.
POLÍTICAS INSTITUCIONALES 1) Estructura:
Las políticas institucionales detalladas en el documento estarán agrupadas por áreas o departamentos de la siguiente manera:
POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE
Sobre:
Identifica el área o departamento al que pertenecen las políticas
Subtítulo que identifica la temática contenida dentro del área o departamento
1. 2.
Aunque todas las políticas son específicas y creadas exclusivamente para ser aplicables a un área en particular pueden utilizarse en múltiples departamentos en los cuales la situación amerite.
Cabe señalar que no se identifican cargos responsables por área o departamento para hacer cumplir las políticas debido a que dicha obligación es un compromiso de todos quienes conforman el establecimiento independientemente de las funciones que desempeñen o los niveles de autoridad que posean siempre que se encuentren inmersos en la situación.
La reciente ilustración de la estructura de las “Políticas Institucionales” se podrá apreciar en el siguiente capítulo del presente trabajo con el resultado final de esta parte del proyecto que como se señaló anteriormente proyectará el componente de Actividades de Control fruto de la Implementación del Sistema de Control Interno para la Unidad Educativa Particular Liceo Cristiano de Cuenca.