Dirección de capacitación en TI (2010) afirma que Microsoft Office es un grupo de programas de software diseñados para ayudarle a crear documentos, colaborar con compañeros de trabajo y rastrear y analizar información. Cada programa está diseñado para que pueda trabajar rápida y eficientemente para producir resultados con una apariencia profesional. Use diferentes programas de Office para cumplir con tareas específicas, como escribir una carta o elaborar una presentación de ventas; todos los programas tienen una apariencia y sensación similares. Una vez que se familiariza con un programa, se les facilitará trasferir su conocimiento a los demás. (p. 5)
Esta unidad lo introduce a los programas más frecuentemente usados en office, así como a las características comunes que todos ellos comparten.
1.7.1. MICROSOFT OFFICE
Microsoft Office presenta una interfaz de usuario intuitiva, sensible al contexto, para que pueda avanzar rápidamente y usar características avanzadas con mayor facilidad. Los programas en Office están incluidos en un grupo llamado suite (aunque también los puede comprar por separado). La suite de Office está disponible en diversas configuraciones, pero todas incluyen Word, Excel y PowerPoint. Otras configuraciones incluyen Access, Outlook, Publisher y otros programas. Cada programa en Office está mejor adaptado para completar tipos específicos de tareas, aunque se traslapan algunas de sus capacidades.
1.7.1.1. Microsoft Word 2010
Según la Dirección de capacitación en TI (2010, p.5), cuando necesita crear cualquier tipo de documento basado en texto, como un memorando, noticia o informe de varias páginas, el programa que debe usares Word. Puede hacer fácilmente que sus documentos luzcan muy bien insertando gráficos llamativos y usando herramientas para dar formato, como los temas, los cuales están disponibles en la mayoría de los programas de Office. Los temas
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son combinaciones prediseñadas de atributos de color y de formato que puede aplicar a un documento.
1.7.1.2. Microsoft Excel 2010
De acuerdo a la página www.ebriik.com. Excel es la solución perfecta cuando necesita trabajar con valores numéricos y hacer cálculos. Pone el poder de las fórmulas, funciones, tablas y otras herramientas analíticas en manos de cada usuario para que pueda analizar proyecciones de ventas, calcular pagos de préstamos y presentar con estilo sus resultados. La hoja de cálculo de Excel calcula automáticamente los resultados cada vez que un valor cambia, la información siempre aparece actualizada. Una tabla ilustra cómo ve desglosan los gastos mensuales.
1.7.1.3. Microsoft PowerPoint 2010
Según López Dick (2010)“con PowerPoint es fácil crear presentaciones poderosas con gráficos, transiciones y hasta sonido. Usando temas e imágenes diseñadas profesionalmente, puede crear con facilidad y rapidez presentaciones en diapositivas dinámicas” (p.58).
1.7.1.4. Microsoft Access 2010
Access le ayuda a llevar el seguimiento de grandes cantidades de datos cuantitativos, como inventarios de productos o registros de empleados. Fue creada una base de datos para el inventario de una tienda de abarrotes. Los empleados usan la forma para ingresar datos acerca de cada elemento. El uso de Access permite a los empleados encontrar rápidamente información específica como el precio y la cantidad, sin tener que ir a los estantes o bodegas de la tienda.
Microsoft Office brinda beneficios más allá del poder de cada programa, incluyendo: Interfaz de usuario común: mejora en los procesos de negocios. Debido a que los programas de la suite de Office demuestran una interfaz similar, o se ven y se perciben así, su experiencia usando una de las herramientas del programa facilita el aprendizaje de los
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otros programas. Además, los documentos de Office son compatibles uno con otro, lo que significa que puede incorporar, o integrar, fácilmente una tabla de Excel en una diapositiva de PowerPoint, o una tabla de Access en un documento de Word.
1.7.1.5. Microsoft Visio
De acuerdo a lo que manifiesta Sánchez Lorena (2013) en su blog http://lorehidal.blogspot.com es una aplicación de dibujos y diagramas que ayuda a facilitar a los profesionales IT y empresariales para visualizar, explorar y comunicar información compleja de un vistazo. En lugar de imágenes estáticas, cree diagramas conectados a datos de Visio. Use la amplia variedad de diagramas de Office Visio 2010 para comprender, actuar, y compartir información sobre los sistemas de organización, recursos y procesos en toda la empresa. Las herramientas que lo componen permiten realizar diagramas de oficinas, diagramas de bases de datos, diagramas de flujo de programas, UML, y más, que permiten iniciar al usuario en los lenguajes de programación.
1.7.1.6. Microsoft Publisher
El programa de autoedición de publicaciones Microsoft Publisher ofrece las herramientas necesarias para crear materiales de comunicación. Los familiares menús y herramientas Microsoft Office, las plantillas de diseño profesional y sus flexibles opciones de personalización convierten la creación de publicaciones de calidad profesional para impresión o para la Web en una tarea más sencilla que nunca. Facilita más que nunca la creación, diseño y publicación de materiales de marketing y comunicación con apariencia profesional. Se pueden crear materiales para imprimir, enviar por correo electrónico y usar en el Web con la misma interfaz de usuario conocida de otros programas del Microsoft Office System. Eleva a un nivel superior la creación y publicación de materiales de marketing.
Publisher ayuda a crear fácilmente boletines, folletos, sitios Web y catálogos, permitiendo crear, personalizar y publicar publicaciones empresariales únicas con menos trabajo y mejores resultados que con un procesador de textos. Ayuda también a proyectar una
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Imagen Corporativa Sofisticada y Homogénea en Todas sus Comunicaciones. Las guías de diseño automatizadas y los más de 40 Conjuntos de Diseño coordinados te ayudarán a dar una apariencia homogénea a todos tus materiales. Resulta fácil aprender a usar Publisher, puesto que opera como Microsoft Word incluso a nivel de menús, barras de herramientas y accesos directos.
1.7.1.8. Microsoft Project
Es un Software de administración de proyectos que está disponible en dos versiones, Standard y Professional.
La aplicación crea calendarización de rutas críticas, además de cadenas críticas y metodología disponible como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser resource leveled, y las gráficas visualizadas en una Gráfica de Gantt. Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la información a todos los usuarios.