Los objetivos de esta etapa consisten en determinar la dependencia relativa de la información entre las actividades del proceso, determinar los recursos de conocimiento necesarios en el procesamiento de dicha información; así como evaluar el nivel de desarrollo de la GC que brinda soporte su proceso integrado al de trabajo. La secuencia de análisis es la siguiente:
• Determinación de la dependencia de información.
• Modelado genérico de actividades.
• Determinación de la madurez de la Gestión del Conocimiento. PasoI: Determinación de la dependencia de información
Para determinar la dependencia de conocimientos entre actividades del proceso, la autora propone el uso de la Matriz de la Estructura de Diseño (MED) como herramienta de modelado, que a criterio de Gärtner y Neuhöfer, permite identificar las relaciones de información entre dichas actividades.
Este enfoque, también conocido como Matriz de la Estructura de Dependencia, presenta las siguientes ventajas:
• Es posible describir procesos complejos y con un grado elevado de acoplamiento entre sus actividades.
• Posibilidad de representar iteraciones.
• Posee una forma compacta de representación.
• Permite ilustrar diferentes grados de dependencia relacionado con el recurso que se desea modelar.
• Facilita la optimización de procesos existentes.
Esta herramienta ha sido utilizada para la solución de problemas de descomposición e integración de procesos organizacionales. Las actividades pueden ser evaluadas en la matriz acorde con su dependencia relativa del recurso que se desea modelar. Esto permite conocer cuáles deben ejecutarse primero para comenzar la siguiente o desde cuáles se puede proporcionar un recurso necesario para la ejecución de la siguiente(s). La dirección de las filas muestra que actividad(s) son dependientes de otras; mientras que la dirección de las columnas muestra las actividades que ejercen influencias directas sobre las dependientes.
En la figura No2.3 se muestra el modelo que sirve de base al procedimiento de identificación.
De acuerdo con la figura, leyendo por las filas, el elemento A4 depende en algún recurso de los elementos A1 y A2; y leyendo por las columnas, le proporciona algún recurso a los elementos A5 y A6.
Figura No 2.3. Matriz de la Estructura de Diseño. Fuente: Gärtner, T. y Neuhöfer, 2007. A1 A2 • • A3 • A4 • • A5 • • • A6 • • A1 A2 A3 A4 A5 A6 ... dependiente de... ... inf lu y e en... retroalimentación alimentación
Existen dos tipos fundamentales de MED: estáticas y dinámicas (basadas en el recurso tiempo). Las primeras se utilizan para representar elementos que existen de manera simultánea, tales como los componentes de un producto, un recurso, actividades, o equipos de trabajo en una organización y se utilizan algoritmos clusters para su análisis. En las segundas, el ordenamiento de las filas y columnas indica un flujo en el tiempo, como es por ejemplo, la precedencia de actividades y su análisis se realiza fundamentalmente con algoritmos de secuenciación. De acuerdo con el alcance de esta tesis, la MED sólo será utilizada la del primer tipo para la identificación de las relaciones de influencia y dependencia de la información como materia prima en proceso.
Para la determinación de la dependencia e influencia, la autora propone utilizar el Método Delphi.
Los expertos seleccionados deben tener conocimientos para:
• Valorar las necesidades de información y conocimiento requerido entre actividades.
• Valorar la importancia relativa de la dependencia del conocimiento en la realización de las actividades y tareas del proceso.
Para ello se propone el empleo de una escala ordinal de tres niveles: alta (3), media (2) y baja (1), empleando el método de tasación simple.
Para la aplicación del Método Delphi se realizan las dos rondas siguientes:
Primera ronda: Para determinar la valoración, a los expertos se les muestra una matriz inicial y responden la pregunta: “con respecto a la actividad Ai”, ¿cuál es su
dependencia relacionada a la actividad Aj en cuanto al conocimiento y experiencia de los
miembros que allí trabajan? donde:
Ai: actividad de la fila (i).
Aj: actividad de la fila (j).
Segunda ronda: Se reduce el listado, confeccionando una nueva matriz con los valores que más se repiten por cada par y se entrega nuevamente a los expertos para que emitan una nueva valoración a partir de este resultado preliminar. Se confecciona una matriz final, nuevamente con el criterio mayoritario y calculando el índice de consenso entre los expertos (ISC).
La autora de esta investigación adoptará que si ISC ≥ 60 %, se considera aceptable el consenso entre los expertos.
A continuación se determinan los niveles de influencia y dependencia porcentuales por actividades, de acuerdo con el formato de la tabla No.2.3:
Actividad A1 A2 A3 A4 A5 A6 Nivel de
dependencia
Nivel de influencia
Tabla No2.3. Niveles de influencia y dependencia relativa de conocimiento entre las actividades del proceso. Fuente: elaboración propia.
Paso II: Modelado genérico de actividades
En objetivo de esta herramienta consiste en identificar cuáles son los recursos de conocimiento necesarios para la ejecución de las actividades del proceso. Se
utiliza el método de Modelado Genérico de la Actividad (ver Figura No2.4.) que permite considerar y estructurar al conocimiento como un recurso utilizado por los actores en el desempeño de las tareas dentro de una actividad. Este enfoque involucra tres tipos de objetos: orden, recurso y producto.
El conocimiento organizacional se modela como una subclase del objeto recurso, y puede descomponerse en subclases diferentes en correspondencia con dominios específicos. También este se puede enlazar con otras subclases. El objeto orden representa la formulación de metas relacionadas con la actualización del conocimiento organizacional para satisfacer las necesidades de los actores que participan en la actividades del proceso organizacional, tanto las de la propia actividad, como en otras dentro del proceso, ó en otros diferentes. Ello debe estar soportado por la implementación de iniciativas que contribuyen a la ejecución del proceso de la GC.
Figura No2.4 Modelado genérico de la actividad. Fuente: Heisig, Alwert y Ulbrich, 2002. El conocimiento organizacional se modela como una subclase del objeto recurso, y puede descomponerse en subclases diferentes en correspondencia con dominios específicos. También este se puede enlazar con otras subclases. El objeto orden representa la formulación de metas relacionadas con la actualización del conocimiento organizacional para satisfacer las necesidades de los actores que participan en la actividades del proceso organizacional, tanto las de la propia actividad, como en otras dentro del proceso, ó en otros diferentes. Ello debe estar soportado por la implementación de iniciativas que contribuyen a la ejecución del proceso de la GC.
El objeto producto representa a la materia prima en su transformación desde un estado inicial n a uno final n + 1. El conocimiento organizacional es necesario para su producción, convirtiéndolo en un recurso incorporado en ese estado final; así como en conocimiento explícito disponible.
En este método, el conocimiento se estructura dividiéndolo en dos categorías: el que se transforma a través de las actividades de procesamiento (know-how) y el que se encuentra dentro del proceso (know-what), representado por los recursos utilizados y productos suministrados por dichas actividades.
El recurso dominios de conocimiento representa al contenido de este, necesario para llevar a cabo las actividades de procesamiento. El recurso portador de conocimiento,
subclase actores, representa a los expertos que lo poseen y por lo tanto, la dimensión tácita; así como las subclases base electrónica y documentos representan a la dimensión explícita.
Paso III: Madurez de la Gestión del Conocimiento
Para evaluar el nivel de desarrollo e implementación del objeto orden relacionado con la formulación de metas de conocimiento destinadas a brindar soporte a las actividades del proceso de trabajo con uso intensivo de ese recurso, esta autora propone la utilización de modelos de madurez de la GC. En específico se empleará el modelo de KPMG Consulting (ver Anexo2) conocido por los nombres Viaje del Conocimiento (Knowledge Journey) y Ejercicio de Evaluación de la Estructura de Gestión del Conocimiento (Knowledge Management Framework Assessment Exercise) desarrollado inicialmente para la industria del software, y que permite evaluar el nivel de desarrollo en la implementación de iniciativas por áreas de resultado clave que contribuyen a la ejecución de actividades del proceso de la GC en los procesos organizacionales.
El fundamento que hace apropiado este modelo para los objetivos de esta investigación se resume como sigue:
• Es uno de los pocos modelos que ha sido validado empíricamente. Se aplicó en 423 organizaciones alrededor del mundo en un estudio internacional de GC en el año 2000.
• Comparado con otros modelos, tiene mayor flexibilidad y alcance, al considerar cuatro áreas de procesos claves de la GC.
• Disponibilidad pública de su metodología.
• Ha sido utilizado en una organización cubana de diseño y desarrollo de software como uno de los elementos de su modelo de GC.
La metodología de aplicación consiste en administrar una lista de chequeo (ver Anexo3) a grupos de interés de la investigación, para lo que se realiza una sesión previa con el objetivo de explicar a los respondientes el objetivo de la aplicación de la lista, y de elementos relacionados con la GC.
La lista se procesa estadísticamente sobre la base de respuestas positivas (1) o negativas (0) para determinar el número de iniciativas implementadas por cada área de resultado clave, lo que define un nivel de madurez determinado del proceso de la GC en las actividades de los procesos de trabajo.
El modelo define cuatro áreas de resultados claves: personas, proceso, contenido, y tecnología. En cada área se incluyen las iniciativas a implementar para que la organización como un todo, una unidad organizacional, un proceso o actividad específica vaya alcanzando niveles superiores de madurez en la GC, los que se muestran a continuación:
• Nivel 1: Conocimiento caótico: se encuentran implementadas tres o menos de las actividades.
• Nivel 2: Conciencia de utilización del conocimiento: se encuentran implementadas cuatro o más actividades de al menos dos áreas.
• Nivel 3: Enfoque hacia el conocimiento: se encuentran implementadas seis o más actividades de al menos tres áreas.
• Nivel 4: Conocimiento gestionado: se encuentran implementadas dos actividades de cada área.
• Nivel 5: Conocimiento céntrico: se encuentran implementadas todas las actividades por todas las áreas.
Las características fundamentales de acuerdo con sus autores a las que este modelo da tratamiento son las siguientes:
• Conciencia y compromiso: Si las personas en la organización comprenden el concepto de Gestión del Conocimiento, y si la alta dirección está comprometida a utilizarla.
• Estrategia: Si la organización ha elaborado un programa de mejoramiento de la GC y cómo este se gestiona.
• Cultura: Si el comportamiento dentro de la organización facilita el desarrollo de la GC de manera eficaz y eficiente.
• Enfoque externo: Si la organización intenta ir más allá de su entorno interno para maximizar sus oportunidades.
• Incentivos: Si la organización recompensa a aquellos que brindan soporte personal a los procesos de la GC.
• Tecnología de información: Si la tecnología actual es suficiente y apropiada como soporte a los procesos de la GC.
• Mantenimiento y protección: Si la organización mantiene y protege su información y activos de conocimiento.
• Evaluación: Si la organización mide el impacto de la GC y en específico, el que tiene la gestión de sus activos intelectuales.
• Organización: El grado en que la estructura brinda apoyo a los procesos de la GC.
• Aplicación del conocimiento: Si la organización utiliza el conocimiento organizacional de una manera eficaz y eficiente.
Además de herramienta de evaluación, el modelo sirve como guía de implementación de iniciativas de GC para que la organización vaya alcanzando progresivamente niveles superiores de desarrollo.
Al determinar las subclases del objeto recurso, así como el nivel de soporte brindado por cada actividad a la ejecución del proceso de la GC, se requiere analizar a continuación, de existir este; cómo es la coherencia del mismo en relación a su conectividad y secuencia para determinar las brechas que puedan existir.
2.2.4 Etapa IV: Presentación de los resultados y propuesta de soluciones