Conclusions

En el Gobierno Parroquial de Miguel Egas, se pudo observar en el Plan Anual de Contrataciones PAC correspondiente al año 2018, los procesos a utilizar en su mayoría corresponden a ínfimas cuantías, incluso aquellas contrataciones cuyos productos se encuentran en el catálogo electrónico e inclusive consultorías, los procedimientos más significativos son los siguientes:

Tabla 3 Ínfima Cuantía

Procedimiento según el PAC

Objeto de contrato Monto Procedimiento de

acuerdo al tipo de contratación

Ínfima Cuantía Trabajos de

construcción varios

6.250,00 Menor cuantía obras

Ínfima Cuantía Adquisición de

suministros de oficina

89.26 Catálogo Electrónico Ínfima Cuantía Estudio y diseño de

proyectos

4.464,29 Contratación Directa

Ínfima Cuantía Preparación de

refrigerios para talleres

50.00 Catálogo Electrónico

Fuente: Gobierno Parroquial de Miguel Egas.

El Art. 330 de la Resolución 72 del Servicio Nacional de Contratación Pública establece la casuística para las contrataciones mediante ínfima cuantía y dispone lo siguiente:

“Bienes y/o servicios. Los bienes y/o servicios normalizados y no normalizados,

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de multiplicar el coeficiente 0,0000002 por el Presupuesto Inicial del Estado vigente, deberán ser adquiridos a través del procedimiento de Ínfima Cuantía en las siguientes circunstancias, las mismas que no son concurrentes”

En esencia esta disposición de resolución del SERCOP establece que existen 3 causales básicas para que se pueda utilizar un procedimiento de contratación pública por ínfima Cuantía y están relacionados a: Que no exista en el portal de compras por catálogo electrónico; que no supere los límites establecidos para la adquisición por otros métodos dinámicos (igual o menor al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,0000002), y que su adquisición no haya sido planificada o programada por la institución, aduciendo que su incorporación extemporánea en el PAC obedezca a una necesidad urgente, emergente o de suprema necesidad institucional.

El Art. 333 de mismo cuerpo legal establece:

“Obras. Se podrá contratar a través del procedimiento de Ínfima Cuantía la

ejecución de obra que tenga por objeto única y exclusivamente la reparación, refacción, remodelación, adecuación, mantenimiento o mejora de una construcción o infraestructura ya existente”

Inobservando además el Art. 6.- Definiciones, de la LOSNCP, en el literal 8 estipula que las consultorías, como proceso de contratación pública, involucra la prestación de servicios profesionales no comunes y que requieren un nivel de especialización, además de que no esté normalizado. Su finalidad es concreta: identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u operación. Al tratarse de un contrato que busca servicios profesionales especializados, su utilización también requiere de argumentos de hecho y derecho que justifiquen el uso de fondos públicos con absoluta responsabilidad.

Además, el Art. 334 dela Resolución Nro. 0072 señala lo siguiente:

“Prohibición de contratación de consultoría. En ningún caso podrá contratarse

servicios de consultoría a través del procedimiento de Ínfima Cuantía”

La determinación de los procedimientos de contratación se lo ha realizado en base a la necesidad y al presupuesto con el que se cuenta para cada contratación, sin embargo, se ha verificado que se ha utilizado al proceso de ínfima cuantía como medio para eludir los demás procedimientos dinámicos y que deben ser utilizados de acuerdo a la naturaleza del producto y el monto presupuestado. Esto se debe a la falta de conocimientos sólidos de la normativa legal aplicable y falta de experticia en la ejecución de procedimientos de

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contratación pública. Además, es importante que previo a establecer el tipo de procedimiento, se verifique en el catálogo electrónico la existencia o no del producto o servicio a ser contratado como un pazo ineludible y como herramienta de control previo. Se ha determinado la aplicación de forma inadecuada del procedimiento de ínfima cuantía, ya que se ha realizado adquisiciones de productos catalogados e inclusive consultorías, quitando la oportunidad de participar a los proveedores adecuados, incumplimiento los principios básicos en los que se basa el Servicio Nacional de Contratación Pública y la tendencia a ser sancionado por los organismos de control.

3. Análisis de documentos habilitantes para liquidación de contrataciones en los

procesos de catálogo electrónico e ínfima cuantía

De la muestra seleccionada, se puede observar que las contrataciones realizadas a través del catálogo electrónico, no se encontraba sustentadas con la documentación necesaria para la liquidación de la compra, entre ellos están las siguientes:

Tabla 4

Procesos catálogo electrónico e ínfima cuantía Factura Proveedor Partida

presupuestari a Mont o total Objeto contratació n Documento faltante 002-002- 00059782 COGECOMSA S.A. 63.08.040 116.58 Materiales de Oficina • Orden de Compra • Autorizació n del pago 001-001- 00003861 9 CODYXOPAPE R CIA LTDA. 73.08.050 70.56 Recogedor de basura Escoba Plástica Rígida • Orden de Compra • Autorizació n del pago

21 001-001- 0000524 FLORES ALMEIDA MIRYAN ROCÍO 75.01.040 600.00 Volquetas de material pétreo. • Tres proformas • Cuadro comparativo • Informe de conformidad , acta entrega recepción, • Verificación de factura en el SRI • Autorizació n del pago. Fuente: El Gobierno Parroquial Miguel Egas.

La Norma de control interno 405-04, que hace referencia a la documentación de respaldo y su archivo estipula que es la máxima autoridad quien debe implementar e implantar políticas institucionales que procuren el manejo técnico de los archivos físicos y magnéticos de todas sus actividades, mediante procedimientos de conservación y mantenimiento que cuenten con un aval jurídico apropiado. Estos procesos internos procuran que las entidades públicas mantengan disponible en todo momento, la información de sus actividades administrativas y financieras de manera técnica, adecuada, pertinente y suficiente.

“Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada”

También, el Art. 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado señala los diferentes tiempos de control, bajo los cuales se amparan algunos criterios. El control previo deberá analizar las actividades, planes programas y proyectos, antes de su ejecución y se considerará la pertinencia de los mismos, así como el financiamiento y legalidad de lo autorizado. El control continuo o concurrente se ejecuta permanentemente en procura de la oportunidad, legalidad y conformidad de las cantidades de bienes / servicios que se reciben de conformidad con los contratos establecidos y las especificaciones técnicas que se han emitido previamente, del mismo modo aplica el control concurrente para la atención y verificación de los pagos y otras actividades que se desarrollen en el tiempo y forma adecuada. Finalmente se verifica el control posterior que está relacionado a la evaluación de las actividades administrativas y financieras que se ejecutaron, en qué tiempo y forma se desarrollaron y la legalidad con las que se realizaron.

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La falta de todos estos controles: previo, continuo y posterior, han ocasionado, que se mantengan los archivos contables incompletos, además la falta de un ambiente de control dentro de la organización, puesto a que, si se realizan controles constantemente, los archivos de respaldo de los movimientos contables se mantendrán actualizados y correctamente archivados.

Esta situación, ha ocasionado que se mantengan archivos de los desembolsos de forma incompleta, y por ende los pagos a proveedores no estarán con los documentos de respaldo necesarios, acarreando posteriormente sanciones de los organismos de control. Además, es importante la realización de controles continuos pues acostumbra a los funcionarios a mantener sus archivos correctamente respaldados.

4. Uso del procedimiento de ínfima cuantía de forma recurrente, durante el periodo

fiscal 2018

Se evaluó el Plan Anual de Contrataciones, y se resumió el monto de inversión por cada tipo de procedimiento y se detalla en el siguiente cuadro:

Tabla 5 Procesos de contratación Tipo de proceso Monto inicial asignado Porcentaje en relación al total presupuestad o Monto ejecutado Porcentaje en relación al total ejecutado Observación Ínfima cuantía 113.839,59 80.975% 124.159,44 83.93% Reforma presupuestari a Catálogo electrónico 1.552,65 1.104% 190,68 0.13% Subasta Inversa 24.890,5 17.705% 2.3137,4 15.64% Feria Inclusiva 303.57 0.216% 442,4 0.30% Se adquirió mediante ínfima cuantía. ( resolución) y reforma presupuestari a TOTAL 140.586,31 100% 147.929,92 100%

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La entidad inobservó el artículo 52.1 Contrataciones por ínfima cuantía de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y artículo 60 de su Reglamento; las Normas de Control Interno 406-03 Contratación y el artículo 1 de la Resolución INCOP 062-2012 de 30 de mayo de 2012, publicada en Registro Oficial, edición especial 398 de 19 de febrero de 2013 de la Casuística del uso del procedimiento de ínfima cuantía que señala:

“Bienes y servicios. Los bienes y servicios normalizados y no normalizados, cuyo presupuesto referencial de contratación sea igual o menor al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,0000002 por el Presupuesto Inicial del Estado vigente, deberán ser adquiridos a través del mecanismo de ínfima cuantía en las siguientes circunstancias, las mismas que no son recurrentes”

La normativa señala la casuística para la utilización del procedimiento, sin embargo, no se ha considerado estos aspectos, por motivo de desconocimiento de la normativa y sus resoluciones. Además, sumando los presupuestos de todas las adquisiciones por tipo de procedimiento. Se puede observar, que, en el año 2018, se han ejecutado un total de USD 124159.44, lo cual corresponde al 83, 93% del total de las contrataciones a realizar durante este periodo fiscal.

No se ha considerado, el Art. 60 del Reglamento a la LOSNCP, que en su segundo párrafo indica lo siguiente:

“Estas contrataciones no podrán emplearse como medio de elusión de los procedimientos”

Por lo tanto, la entidad al utilizar este procedimiento de forma repetitiva, infringe la normativa señalada, ya que los archivos no se encuentran correctamente justificados con los informes de satisfacción, posterior de la entrega de bienes y servicios.

Al no utilizar los diferentes procedimientos, se está quitando la oportunidad de participar a los proveedores que cumplen con los requisitos, así como también el de contratar proveedores que cumplen con el criterio del mejor costo.

Sobre $ 140.586,31 USD., se puede evidenciar que el 83,93% de los recursos se destinaron para la adquisición de bienes /servicios mediante el proceso de ínfima cuantía, lo cual debe ser analizado y contrastado con documentación de respaldo que avale si lo actuado se enmarca en lo que señalan las normas de control interno, la LOSNCP y toda normativa aplicable.

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5. Análisis de inconsistencias encontradas en el Proceso de SIE-JPME-002OB-2018

En el GAD Miguel Egas, se encontró, que en cumplimiento al Plan Operativo Anual 2018, se realizó el proceso de subasta inversa electrónica, con el siguiente detalle:

Tabla 6

Subasta inversa electrónica

Código Objeto Presupuesto

referencial Estado portal de compras públicas SIE-JPME- 002OB-2018 Compra de varios materiales de construcción para la calle Inti Raymi misma que se ejecutara en convenio con el GPI

USD 24,890.50

Adjudicado –

Registro de Contratos

Fuente: Gobierno Parroquial de Miguel Egas.

Al verificar el proceso SIE-JPME-002OB-2018 en el SOCE, se puede observar que tiene una advertencia por parte del sistema, e indica lo siguiente:

“La Entidad ha incumplido lo dispuesto en los artículos 31 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 21 de su Reglamento General, al no haber contestado todas las preguntas realizadas en el presente proceso se recomienda cancelar el mismo de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 34 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública” Se verificó que, en la Audiencia de Preguntas y Respuestas, fueron planteadas un total de diez preguntas por parte de los proveedores invitados, no obstante; fueron respondidas tan solo hasta la quinta pregunta, caso por el cual el sistema emitió esa advertencia y debió cancelarse inmediatamente ya que contraviene lo indicado por el mismo sistema SOCE.

Se inobservaron los Art. 4, 31 y 34 de la Ley Orgánica del Servicio Nacional de Contratación Pública, la cual establece ciertos principios para la aplicación de la ley en los contratos y que en sí se refieren a la legalidad, al trato justo, al principio de igualdad, calidad, vigencia tecnológica además de la oportunidad, concurrencia y sobre todo en base al principio de transparencia, publicidad y participación de la mayor cantidad de proveedores. Se señala además la necesidad de dar respuesta a las interrogantes de los proveedores y/o empresas y personas naturales que requieran aclaraciones sobre los diferentes requerimientos de la subasta.

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Esta situación fue dada por no realizar el respectivo seguimiento y control al proceso, puesto a que es de exclusiva responsabilidad del operador del portal de compras públicas, monitorear constantemente el sistema, mucho más al encontrarse desarrollando un proceso de contratación, lo cual no se dio. Además, se puede observar que el Sistema recomienda cancelar el procedimiento, y sustentándose en el numeral 3, del Art. 34 de la LOSNCP. Sin embargo, se continuó con el proceso, haciendo caso omiso a esta advertencia, se declaró al ganador del proceso.

Al darse esta situación ocasiona, que los proveedores presenten sus ofertas con fallas, ya que no fueron resueltas las inquietudes oportunamente, antes de presentar las ofertas. También, se pudo observar, que, al momento de calificar las ofertas, existieron errores de forma, que no han sido enviados a convalidar, sin embargo, el oferente fue habilitado para participar en la puja. Esto se debe, a que presento una pregunta con respecto a los requerimientos de la entidad y no fue respondida.

6. Análisis de procesos declarados desiertos sin contar con un justificativo

suficiente

También se pudo visualizar en el SOCE que, se realizaron dos procesos que fueron declarados desiertos, mismos que se detallan:

Tabla 7

Procesos declarados desiertos

Código Objeto Estado

portal de compras públicas Razón declaratoria de desierto Justificación Fecha SIE- JPME- 001M- 2018 Materiales de construcción para la calle Inti Raymi para ejecución convenio con el GPI

Desierta

Que, una vez realizada cumplida la etapa de calificación de participantes y dando cumplimiento al Art. 45 Reglamento LOSNCP se procedió a NO calificar al único oferente que presento Oferta Técnica, el cual no cumplió con los requisitos en los establecidos en el pliego para el proceso

Por haber sido inhabilitadas las ofertas presentadas. 2018- 04-18 08:02:49

26 SIE- JPME- 001OB- 2018 Adquisición de materiales de construcción para la calle Inti Raymi para su ejecución convenio con el GPI

Desierta

Que, una vez realizada cumplida la etapa de entrega de oferta, apertura de las mismas, calificación de participantes y dando cumplimiento al Art. 45 Reglamento LOSNCP se procedió a NO calificar a los oferentes que presentaron la Oferta Técnica, debido a que hubo cambios de fechas dificultando continuar con el proceso por parte de la entidad contratante

Por considerarse inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales

2018- 04-18 08:05:28

Fuente: Fuente: Gobierno Parroquial de Miguel Egas.

El Art. 33 de la Ley Orgánica del Servicio Nacional de Contratación Pública, establece varias causales para la declaratoria de procedimiento desierto y entre las que más resaltan son: no haberse presentado oferta alguna; por no conformidad de las ofertas presentadas; por considerar que el objeto a contratar no satisface las reales necesidades institucionales y que deberá ser sustentada de manera técnica, jurídica y económica, por inconsistencias en la información del adjudicatario o en el contenido real de la propuesta de quien fuere preseleccionado como proveedor ganador, entre otras.

Por su parte el ART. 24 de la LOSNCP, indica que para la cancelación de un procedimiento, se podrá hacer hasta con 24 horas de anticipación a la fecha de presentación de las ofertas, sin que con ello se incurra en reparación o indemnización alguna, cuando la necesidad que generó el pedido de contratación se haya subsanado de otra manera, cuando se ha cambiado el fondo del objeto de contratación de manera sustancial y finalmente cuando se ha saltado deliberadamente o no un procedimiento contractual.

La resolución de declaratoria de desierto debe estar correctamente sustentada, como lo señala la Ley, en cada fase requiere un documento, por lo cual es importante, preparar esta información, previa la realización del proceso, puesto a que se debe respetar cada fecha del cronograma establecido.

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La falta de preparación previa al procedimiento y la falta de conocimiento necesario de la normativa, no permiten tomar decisiones oportunas, pues declarar desierto o cancelar un proceso, posterior a la recepción de ofertas, afectará directamente a quienes participan en el proceso.

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CONCLUSIONES

• Una vez aplicado un cuestionario para la evaluación de las fortalezas y debilidades del sistema de control interno en el GAD parroquial, se han obtenido los siguientes resultados: nivel de confianza 59%; nivel de riesgo 41%, a partir del cual se obtienen datos sobre las áreas concretas en las que se han detectado falencias o inconsistencias en los procesos de contratación y la estructura misma de funcionamiento.

• Se identifica que dentro de la ejecución del Plan Anual de Contrataciones PAC correspondiente al año 2018, los procesos que utilizaron en la mayoría de las adquisiciones y contrataciones, corresponden a ínfimas cuantías, incluso haciendo uso de este procedimiento en aquellas contrataciones cuyos productos se encuentran en el catálogo electrónico e inclusive consultorías.

• Al analizar la muestra seleccionada, se puede observar que las contrataciones realizadas a través del catálogo electrónico, no se encontraba sustentado con la documentación necesaria para la liquidación de la compra. La falta de controles: previo, continuo y posterior, han ocasionado, que se mantengan los archivos contables incompletos, además la falta de un ambiente de control dentro de la organización. • Sobre $ 140.586,31 USD., del presupuesto anual, se puede evidenciar que el 83,93% de los recursos se destinaron para la adquisición de bienes /servicios mediante el proceso de ínfima cuantía, lo cual debe ser analizado y contrastado con documentación de respaldo que avale si lo actuado se enmarca en lo que señalan las normas de control interno, la LOSNCP y toda normativa aplicable.

• Se verificó que, en la Audiencia de Preguntas y Respuestas, fueron planteadas un total de diez preguntas por parte de los proveedores invitados, no obstante; fueron respondidas tan solo hasta la quinta pregunta, caso por el cual el sistema emitió esa advertencia y debió cancelarse inmediatamente ya que contraviene lo indicado por el mismo sistema SOCE.

• Se puede establecer que se han declarado varios procesos desiertos, argumentando alguna o varias de las siguientes razones: no haberse presentado oferta alguna; por no conformidad de las ofertas presentadas; por considerar que el objeto a contratar no satisface las reales necesidades institucionales y que deberá ser sustentada de manera técnica, jurídica y económica

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RECOMENDACIONES

• Se deberán identificar, diseñar e implementar varios procesos de control interno relacionado a compras públicas y que contribuyan a desarrollar un flujo de procesos, desde la necesidad hasta la adquisición final, que satisfaga las necesidades institucionales pero bajo parámetros de calidad y economicidad. Con la implementación de procesos de control se podrá disminuir la calificación preliminar del sistema de control interno y buscar no sobrepasar del 20% de nivel de riesgo, especialmente en áreas como compras públicas.

• Se deberá mantener reuniones previas a la aprobación de los presupuestos anuales a fin de establecer de manera técnica, adecuada y planificada, el Plan Anual de Contrataciones que parta de un Plan Operativo Anual que recoja todas las necesidades institucionales. Se ha identificado que dentro de la ejecución del Plan Anual de Contrataciones PAC correspondiente al año 2018, los procesos que se aplicarán a la mayoría de las adquisiciones y contrataciones, corresponden a ínfimas cuantías.

• Implementar hojas de ruta para cada proceso en el que se vayan señalando, conforme una lista de control o check list, todos los documentos necesarios en cada etapa precontractual y el proceso interno o persona responsable del trámite. Estos controles evitarán que las contrataciones realizadas a través del catálogo electrónico, se encuentren incompletas o no se encuentren sustentadas con la documentación necesaria para la

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