Data Collection

• Aplicación de la Entrevista

La aplicación de las encuestas tiene como objetivo determinar la situación administrativa y financiera actual de la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., que dará respuesta de manera más dinámica y directa a las debilidades que tiene la empresa en cuanto a la gestión administrativa y control de sus inventarios.

Las entrevistas fueron realizadas para el personal que labora en la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., como son: el gerente, contador, vendedor, ventas y cobranzas y mediante las mismas se logró conocer las variables que presentaban mayor relevancia para esta investigación, además se intentó conocer el nivel de control interno existente en la empresa,

se hizo énfasis en los temas administrativos con el fin principal de reconocer los puntos críticos que podrían afectar directa o indirectamente al correcto desarrollo del manejo administrativo – financiero que impida mejorar el control de inventario.

• Resultados de la entrevista al Gerente:

• La Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., no cuenta con un modelo de gestión administrativa y financiera que encamine eficientemente el manejo del inventario, la mayoría de los procesos que se realiza es de manera empírica, que con el lapso del tiempo ha permitido dar experiencia de manejo generalizado del inventario, pero se desconoce estructuras y modelos que permita aumentar la eficiencia del control de los suministros e inventarios de la empresa.

• En la Compañía Vallejo Cía. Ltda., el gerente propone metas anuales que es trasmitidas a los colaboradores, y ellos tratarán de cumplirlas, pero no cuentan con una planificación estratégica ni planes anuales que se encuentre plasmados esas metas y objetivos a largo y corto plazo.

• El sistema contable que utiliza la empresa es el 3AP., mencionado sistema contable no es muy eficiente en cuanto al manejo contable del inventario, como falencias en las transacciones contables, tampoco se tiene estructurado una política correcta sobre el manejo eficiente del inventario.

• Los planes son enviados verbalmente a los colaboradores por parte de gerencia, pero no se estructura planes anuales

• Los productos que comercializa la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., son: los vehículos nuevos y usados, motocicletas y motonetas de agua.

• Las capacitaciones que reciben el personal suelen ser entre ocasionales, es decir no existen capacitaciones regulares del personal.

• Resultados de la entrevista a los vendedores, ventas y cobranzas:

• La Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., sí cuenta con órdenes de compras y salidas de mercadería que es utilizada en todos los procesos de compra y venta de los vehículos que la empresa posee.

• En la Compañía Vallejo Cía. Ltda., el proceso que utiliza para manejar el inventario considerado mercadería es: Gerencia autoriza a la oficial de crédito la compras de los inventarios de mercadería, donde se realiza la llamada a los proveedores para cotizar, el proveedor envía la factura, con retenciones e impuestos, donde se podrán de acuerdo en la forma de pago, los auxiliares de ventas revisan los pedidos que se encuentre en un buen estado, caso contrario se llamará al soporte técnico para el mantenimiento y arreglo del pedido a cuenta del proveedor, después pasará al patio de carros para ser vendidos, y para ello es necesario una orden de recepción de vehículos .

• Para controlar los inventarios si son estas mercaderías (vehículos, motocicletas, camionetas) se lo realiza mediante una orden de recepción al momento de dar paso al patio de carros, y debe estar de acuerdo al sistema contable que tiene la empresa.

• Nuestros proveedores son: Almacenes Juan el Juri, Almacenes Vallejo Arturo, Quito Motors, Automotores Larrea

• Los pedidos que se realizan a los proveedores son cada tres meses, mientras las ventas de los inventarios de mercaderías son cada mes.

• En las compras en mal estado si se realiza devoluciones, si no existe solución por parte de soporte técnico.

• Resultados de la entrevista al área de contabilidad:

• Los reportes sobre la constatación física del inventario, si lo realizan de manera manual, donde después es registrado en un documento en Excel por motivos que el sistema

contable 3AP, no cuentan con este programa que permita controlar el inventario físico de la compañía.

• Para controlar la cartera vencida de nuestros clientes lo realiza mediante el sistema contable, permitiendo arrojar informes periódicamente sobre las personas adeudaras, después la oficial de crédito se encarga de llamar a las personas respaldándose mediante los pagarés y garantes caso contrario se llamará al abogado para el proceso de incautación (proceso legales).

• Los saldos contables del inventario de la empresa se encuentra en un valor alto, de acuerdo a lo que indica el balance general (véase Anexo 2)

• No se utiliza un método contable para emplear el coste del vehículo, sino mediante información proporcionada externamente y comparación con un producto similar que se toma de referencia para obtener el costo del bien a vender.

• Resultados de la entrevista al área de recepción:

• Para el suministro de oficina se utiliza un registro manual sobre el gasto que realiza la empresa en sus actividades diarias de igual forma los productos de aseo y limpieza, y en ocasiones se suele utilizar tarjetas kárdex.

• Todos los materiales de oficina y de aseo y limpieza son custodiadas por recepción y los pedidos es entregado y registrado en un cuaderno, no se realiza la conciliación de estos productos con contabilidad por motivos que solo lo lleva la persona de recepción.

• La persona encargada de recibir los inventarios de oficina, aseo y limpieza, es el encargado de tener un nivel máximo de la cantidad de productos almacenados, así mismo el que realiza los pedidos para no tener desabastecimiento de inventarios. Los pedidos de inventarios de suministros de oficina, aseo y limpieza suele hacerlo de manera mensual.