Data

FECHA MOV. FECHA VEN. TIPO DE MOVIMIENTO #DOCUMENTO EFERENCIA VALOR DEBE VALOR HABER VALOR SALDO ========== ========== ================== ========== ========== ============= ============= ============= 20/01/95 04/02/95 Venta a crédito 01000013 202.40 202.40 20/01/95 Enganche 01000013 01000013 100.00 102.40 21/01/95 Pago P0000004 01000013 102.40 0.00 --- --- --- TOTALES 202.40 202.40 0.00

PROVEEDORES

Para registrar, consultar o eliminar del sistema a los proveedores, siga las siguientes instrucciones:

Active el menú Catálogos, elija proveedores, aparece el cuadro de diálogo Proveedores:

Cómo registrar a un proveedor nuevo

1. Asigne una clave para el proveedor.

2. Especifique el nombre, domicilio, RFC y teléfono.

3. Indique el límite de crédito en moneda nacional y/o extranjera 4. Haga clic en Guardar.

Cómo modificar los datos de un proveedor

Active el menú Catalogo, elija Proveedores. Aparece el cuadro de diálogo Proveedores.

1. Teclee el código del proveedor.

2. Presione Enter, aparecen los datos del proveedor. 3. Modifique el dato(s)

4. Haga clic en Guardar.

Cómo dar de baja al proveedor

Active el menú Catalogo, elija Proveedores. Aparece el cuadro de diálogo Proveedores.

1. Teclee la clave del proveedor.

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3. Haga clic en Eliminar. Aparece la ventana:

Si hace clic en Sí, eliminará el registro y cierra la ventana Proveedores; si es en No, lo regresa a la pantalla principal.

ALMACENES

El sistema debe tener registrados los Almacenes con los que cuenta, para definir la ubicación de los artículos.

Cómo registrar un almacén

Active el menú Catálogos, elija la opción Almacenes, y aparece el cuadro de diálogo:

Teclee la clave del Almacén, la descripción y fecha de inicio de existencias. Haga clic en Guardar.

Cómo dar de baja un almacén

Active el menú Catalogo, elija Almacenes.

1. Coloque el apuntador en el campo descripción.

2. Presione Ctrl Enter, aparece el listado de los almacenes registrados. 3. Seleccione el deseado.

4. Haga clic en Aceptar, los campos se llenan con los datos seleccionados. 5. Haga clic en borrar. Aparece la ventana:

Si hace clic en Sí, eliminará el registro y cierra la ventana Almacenes; si es en No, regresa a la ventana actual.

Cómo consultar un Almacén

Utilice las teclas Ctrl Enter en el campo descripción, tal como se explica en el punto anterior, sólo omita el paso 5.

IVA y IEPS

Estas dos opciones son para registrar el porcentaje que se aplicará a los productos tanto de IVA como de IEPS; este último es principalmente para cigarros y vinos. Active el menú Catálogos, elija IVA o IEPS, aparece el cuadro de dialogo:

1. Indique la descripción 2. Asigne la tasa

87 ARTICULOS

Para llevar un mejor control de los artículos de su inventario, primeramente es necesario clasificarlos por Familias, Subfamilias y de ser necesario en Categorías, es decir, partiendo de lo general que son las familias, a lo particular que son las subfamilias.

FAMILIAS:

Usted puede agrupar todo su catálogo de productos en familias las cuales pueden ser de tipo departamental, como por ejemplo:

SUBFAMILIAS:

Son grupos que se relacionan con las familias, por ejemplo:

FAMILIA Abarrotes en General

SUBFAMILIA Condimentos

CATEGORÍAS:

Es una forma adicional de poder clasificar el catálogo de productos

Las familias, subfamilias y Categorías se registran, se borran y se consultan de la misma manera, por lo que sólo se incluirán las instrucciones de una de ellas.

Cómo registrar una familia

Aparece la ventana Familias:

1. Asigne una clave a la Familia. Le permite hasta 10 caracteres alfanuméricos. 2. Indique la descripción de los artículos contenidos en esta familia.

3. Haga clic en guardar.

Para registrar otra familia, siga las instrucciones anteriores y así sucesivamente.

Cómo consultar una Familia:

Puede realizar la consulta a través de la búsqueda tutorial utilizando las teclas Ctrl. Enter; tanto en el campo clave como en el de descripción. O bien, tecleando la clave de la familia o la descripción y posteriormente los datos se desplegarán en pantalla.

Cómo eliminar una Familia:

Active el menú Catalogo, elija Artículos. 1. Coloque el apuntador en el campo clave.

2. Presione Ctrl Enter, aparece el listado de las familias registradas. 3. Seleccione la deseada.

4. Haga clic en Aceptar, los campos se llenan con los datos seleccionados. 5. Haga clic en borrar. Aparece la ventana:

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PRODUCTOS Y SERVICIOS

Mediante esta ventana se registran los artículos en el inventario, es decir se les da entrada al almacén.

Active el menú Catálogos, Artículos y posteriormente Productos y Servicios...

Se muestra el siguiente cuadro de diálogo Artículos:

Articulo: Se da de alta el código del articulo tal y como será llamado desde punto de venta. Podrá emplear hasta 20 caracteres alfanuméricos.

Código de Barras: Se da de alta el código de barras que tiene el producto en su etiqueta. Podrá emplear hasta 20 caracteres alfanuméricos. De no existir código de barras se puede dar cualquier otro código o dejar en blanco.

Subfamilia: Se da de alta el código de la Subfamilia asociada a este articulo, si el articulo no cuenta con Subfamilia se puede dejar en blanco.

Categoría: Se da de alta el código de la categoría asociada a este articulo, si el articulo no cuenta con categoría se puede dejar en blanco.

Nombre: Equivale al nombre comercial del articulo tal y como aparecerá en el ticket o en la factura de venta, podrá emplear hasta 50 caracteres alfanuméricos.

Descripción: En este espacio se puede poner una descripción del articulo diferente a la que tiene el nombre, no hay limite en cuanto a caracteres alfanuméricos, esta descripción aparecerá en cualquier reporte o en punto de venta si así se requiere. Unidades de Medida: se dan de alta las unidades de Compra, Venta y Auxiliar que tuviese el articulo, ésta, la auxiliar, es una unidad que no tiene relación directa con la unidad de compra y la unidad de venta. Ejemplo: un determinado número de pollos, cada uno con peso en kilogramos diferente, usted los compra y vende en kilogramos, pero también está vendiendo piezas. De esta forma la unidad auxiliar le sirve para tener un control más exacto, ya que también puede obtener reportes basados en unidades auxiliares, ya que el sistema contabiliza el número de pollos vendidos, así como la cantidad de kilos.

Relación Compra Venta: Aquí deberá poner la relación que existe entre la unidad de compra y la unidad de venta, supongamos que la unida de compra es Cajas (CJA) y la unidad de Venta es Piezas (PZA), si cada caja trae en su empaque 12 piezas, nuestra relación seria entonces 1->12. Unidad de Compra = 1 Unidad de Venta =12. Moneda: Se deberá de indicar la moneda en que se compra y la moneda en que se vende, puede darse el caso de que la moneda de compra sea en dólares y la moneda de venta sea en pesos, para este fin deberemos dar de alta nuestros tipos de monedas.

Comisión de puntos por frecuencia. Monto de compra/ Puntos que otorga

No inventariable: Esta opción se refiere a que si no interesa el control del inventario del articulo o el producto corresponde a un servicio, al activar esta casilla podemos vender al articulo sin que se cuente con existencia.

Precio siempre Libre: Con esta opción activada, el articulo se puede dar de alta sin ponerle un precio, cundo sea llamado en punto de venta podremos editar el precio que se quiera en ese momento.

La ventana de artículos cuenta con 5 fichas: a) Compuestos

b) Precios c) Existencias

d) Estadísticas de ventas e) Proveedores

A continuación se explicará cada una de ellas.

a) Compuestos: Un artículo compuesto está formado por un conjunto de otros

artículos del almacén; es decir, podemos tener un articulo Padre con varios artículos hijos.

Al activar la casilla “Es compuesto”, automáticamente se habilitará la opción de compuestos en donde usted deberá indicar los productos que forman el artículo compuesto. En la próxima imagen verá un ejemplo de un articulo compuesto.

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Cuando se descarga del inventario el articulo padre automáticamente se descontaran del mismo los artículos hijos que están ligados al articulo padre.

En esta misma ficha se deberá indicar si el articulo compuesto es producto terminado. Si así fuera el caso, usted deberá realizar una orden de producción para poder vender este producto compuesto. Este proceso se hará activando el menú Catálogos, opción Artículos y posteriormente Ordenes de Producción; el cual se explica en el apartado correspondiente.

b) Precios: El sistema le permite dar de alta “n” número de precios para cada

artículo tomando en cuenta si los precios son con impuestos incluidos o no.

Si usted utiliza el sistema de cambio automático por cantidad deberá indicar a partir del precio 2 el número de piezas en unidad de venta para cambio automático de precio.

En la siguiente imagen se muestran 5 precios y cada uno de ellos tiene asignado una cantidad para cambio automático, es decir, cuando se venda de 10 hasta 19 piezas el sistema asignará de manera automática el precio 2, de 20 a 29 piezas el sistema asignará de manera automática el precio 3, de 30 a 39 piezas el precio 4 y así sucesivamente.

A cada precio se le puede asignar un valor de utilidad en porcentaje, con este valor, mediante un proceso, podrá hacer el calculo del precio de venta tomando al costo promedio o al último costo como valor para el calculo de este precio. Mas adelante nos ocuparemos en detalle de este proceso.

Impuestos: Se deberá indicar el o los impuestos con que cuenta el artículo (IVA e IEPS), tanto de compra como de venta.

Comisión al vendedor %: Indique el valor de comisión en porcentaje que pagará a sus vendedores cada vez que el artículo sea vendido. Si no maneja comisiones a sus vendedores deberá dejar este campo en blanco.

Peso aproximado: Señale el peso aproximado que tiene cada unidad de venta, con este valor es posible indicar en un documento el peso que tendría determinado empaque o embarque.

Margen para precio sugerido %: Usted deberá indicar el valor en porcentaje para que el sistema calcule de manera automática en función al precio de venta del articulo el precio sugerido a detalle.

Ultimo cambio de precio: Aquí se indica cuando fue la fecha del último cambio de precio que registró el articulo.

93 c) Existencias:

Almacén: Usted indicará el almacén del cual quiere consultar las existencias del artículo.

Existencia inicial: aquí se indica la existencia inicial con que cuenta el articulo al inicio del periodo.

Total de entradas: Aquí se indica el total de entradas que ha tenido el articulo en el periodo.

Total de salidas: Se indica el total de salidas que ha tenido el articulo en el periodo. Existencia actual: Se indica la existencia actual que tiene el articulo.

Costo promedio: Costo promedio del articulo en moneda nacional.

Valor de la existencia: Valor de la existencia a costo promedio y en moneda nacional. Ultimo costo: Del articulo o costo de reposición, campo que puede ser modificado por el usuario.

Ubicación: Indicar la ubicación física del articulo en su almacén, área de venta, anaquel, etc.

Stock mínimo: Señalar el Stock mínimo en unidad de venta para efecto de resurtido. Stock máximo: Señalar el Stock máximo en unidad de venta para efecto de resurtido. Fecha de última compra: Se indica cuando fue la fecha de la última compra del articulo.

Fecha de última venta: Se indica cuando fue la fecha de la última venta del articulo.

d) Estadísticas de Ventas: Esta ficha es solamente informativa y se divide en dos

secciones: en el Periodo y en el Año. ü En el periodo:

Valor: Se indica el valor en moneda nacional de ventas en el periodo sin impuestos. Unidades: Se indica el número de piezas en unidad de venta vendidas en el periodo. Unidades auxiliares: Se indica el número de unidades auxiliares vendidas en el periodo.

ü En el año

Valor: Se indica el valor en moneda nacional de ventas en el año sin impuestos. Unidades: Se indica el número de piezas en unidad de venta vendidas en el año. Unidades auxiliares: Se indica el número de unidades auxiliares vendidas en el año.

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