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Una vez elaborado, comunicado y aprobado el Plan de auditoría, el equipo auditor procederá a auditar el sistema de gestión de prevención de riesgos laborales, desarro- llando las siguientes actividades:

10.2.1. Reunión inicial

En ella estarán presentes auditores y auditados, se confirmarán todos los aspectos, medios disponibles recogidos en la preparación y en la planificación, estableciendo los canales de comunicación entre auditores y auditados.

Es conveniente que en esta reunión, además del Director, estén los responsables de las áreas más significativas (desde el punto de vista de PRL), ya que son los máximos responsables del funcionamiento del sistema de gestión, ya sea este conforme o no.

Del desarrollo de esta reunión los auditores pueden empezar a tener evidencias del grado de integración de la prevención en la empresa.

10.2.2. Visita general a las instalaciones

Según sean las dimensiones de la empresa o del centro de trabajo, es muy conveniente realizar una visita general para facilitar una percepción global de los procesos productivos y de las distintas áreas que se integran en la misma.

Como resultado de esta visita general, el Auditor Jefe puede considerar necesario modificar el cronograma inicial de actuación, ya sea aumentando/disminuyendo el tiempo para la búsqueda de evidencias, o bien aumentando/disminuyendo el número de auditores.

10.2.3. Búsqueda de evidencias objetivas

Una de las partes más importantes en el desarrollo de la auditoría es la búsqueda de evidencias por parte de los auditores.

Las evidencias sirven de base al auditor para la valoración del sistema de gestión de la prevención en la empresa. Esta valoración se manifiesta en «conformidades» y en «no conformidades».

La Norma OHSAS 18001 define las «No Conformidades» como: cualquier des- viación de las normas de trabajo, prácticas, procedimientos, reglamentos, funcionamiento del sistema de gestión, etc., que podría, directa o indirectamente, provocar una situa- ción de lesión o enfermedad, daños a la propiedad, al entorno laboral o a la combinación de estos.

El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, define la «evidencia» como: «Certeza clara, manifiesta y tan perceptible que nadie puede racionalmente

dudar de ella».

Aunque teóricamente debería bastar con esta definición, a los auditores nos gusta añadir el calificativo de «objetiva», para reforzar la idea de que cualquier conformidad o no conformidad se fundamenta en una certeza irrefutable, en la que no ha intervenido ningún criterio de subjetividad por parte del auditor.

En cuanto a su clasificación, está mayoritariamente aceptada la que diferencia entre evidencias inmediatas y corroborativas.

z Evidencia inmediata es la obtenida de los documentos y registros del sistema. z Evidencia corroborativa: obtenida de la información que asegura la veraci-

dad y la exactitud de la evidencia inmediata. Generalmente se obtienen de la observación directa, entrevistas, etc.

La búsqueda de evidencias se realiza a través de entrevistas; observación directa de las operaciones, procesos e instalaciones; del examen de documentos y registros, materiales utilizados, equipos y maquinaria; y de la obtención de datos sobre forma- ción y experiencia del personal.

Algunos auditores utilizan para la búsqueda de evidencias los check-list, con la finalidad de no dejar, por olvido, de revisar todos los requisitos legales o de norma que sean aplicables.

Respecto a la utilización de check-list con escalas de valoración puntuable, nuestra experiencia nos indica que en prevención de riesgos laborales no son reco- mendables. En primer lugar porque el cumplimiento de una exigencia legal no puede ser «puntuada» según una determinada clasificación, simplemente se cumple o no se cumple.

En segundo lugar, no es misión del auditor el «juzgar» al auditado. Siempre que se realiza una valoración puntuable, se está emitiendo un juicio.

En tercer y último lugar, y no por ello menos importante, la auditoría pierde objetividad, ya que se introduce un factor subjetivo (el del auditor que puntúa).

En definitiva, consideramos que la misión del auditor es, comparando la realidad existente en la empresa con los criterios de referencia (legales o de norma), informar a la empresa, a la autoridad laboral y a los trabajadores, del funcionamiento del sistema de gestión de prevención de riesgos laborales para que el mismo sea mantenido y/o mejorado y/o corregido. En ningún caso puede ser misión del auditor «puntuar»/ «calificar» el cumplimiento de la legalidad por parte de la empresa, ya que valorar el cumplimiento legal es materia que corresponde, como en todos los estados de derecho, a los jueces y tribunales.

Por otro lado y como ya se ha indicado, para facilitar la sistemática de actuación en la búsqueda de evidencias, tanto a los auditores como a los auditados, es muy conveniente, según nuestra experiencia, dividir el sistema de gestión de prevención de riesgos laborales de la empresa en distintas áreas.

Recordemos que para determinadas áreas, utilizaremos el método de muestreo explicado en el punto 10.1.4. «Plan de Auditoría», letra c) de esta Guía.

Para poder encontrar, hay que saber primero qué es lo que se busca. Por ello, y siguiendo el esquema de la Norma OHSAS, la Parte II de esta Guía contiene los requisitos mínimos del sistema de gestión de prevención de riesgos laborales, referidos a cada área, así como sus correspondientes criterios de referencia, que el auditor deberá revisar en su búsqueda de evidencias.

El auditor, según su experiencia y dominio en las técnicas auditoras, podrá elaborar de cada requisito un cuestionario o check-list, que le facilite la búsqueda de las evidencias.

10.2.4. Evaluación de las evidencias

Una vez finalizada la búsqueda de evidencias, los auditores contrastarán las evidencias objetivas inmediatas (obtenidas de la observación directa, los documentos y registros del sistema) y corroborativas (obtenidas de la información que asegura la veracidad y la exactitud de la evidencia inmediata), con la normativa legal o de norma (según sea el tipo de auditoría), elaborando informes de evaluación y el borrador del informe final.

Dependiendo del tamaño de la empresa auditada, esta evaluación puede requerir múltiples reuniones de los auditores.

10.3. FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA