Ente contable. Lo constituye la empresa que, como entidad, desarrolla la actividad
económica. El campo de la contabilidad financiera es la actividad económica de la empresa.
Uniformidad. Las cuentas deben ser presentadas y clasificadas en forma similar a como
se hizo en el año anterior. Los métodos, las técnicas y los procedimientos deben ser aplicados uniformemente de un periodo a otro, por circunstancias especiales, se presenten cambios, se deberá dejar constancia expresa de tal situación, e informar sobre los efectos que provoquen en la información contable futura.
Empresa en marcha. Implica contabilización indicando que la empresa continúa. La
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cual las cifras de sus estados financieros representan valores históricos, o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos.
Cuando las cifras representen valores estimados de liquidación, se deberá especificar claramente y sólo serán aceptados para información general cuando la entidad este en esta situación.
La partida doble. Constituye el concepto de contabilidad generalmente aceptado
(CCGA) más práctico, útil y conveniente para producir los estados financieros. Consiste en que cada hecho u operación que se realice afectará, por lo menos, a dos partidas o cuentas contables; por tanto, el uso de la partida doble propicia esta regla: no habrá deudor sin acreedor, y viceversa. Este principio tiene dos enunciados:
Toda cuenta, si expresión, se debe considerar personificada: a una cuanta se le considerará una persona, pero en forma abstracta.
En toda transacción mercantil no hay deudor sin acreedor. Toda transacción que se realice en la empresa será registrada en cuentas débitos, cuando éste aumente o disminuya; crédito en el mismo caso.
Es importante seguir la regla que a continuación se detalla, con el fin de poder identificar y ubicar con facilidad las cuentas que afectan las diferentes transacciones.
Preguntas directrices:
¿Qué hecho económico sucede realmente? ¿Cuáles son las cuentas que intervienen? ¿Qué cuenta aumenta y que cuenta disminuye? ¿Por qué valor aumenta?, ¿Por qué valor disminuye?
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2.2.13.1. Cuenta Contable
“Cuenta es un formato con término (nombre o denominación objetiva) usado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir en forma ordenada los incrementos y disminuciones de naturaleza similar (originados en las transacciones comerciales) que corresponden a los diferentes rubros integrantes del Activo, el Pasivo, el Patrimonio, las Rentas, los Costos y los Gastos.” (Zapata Sanchez, 1996)
2.2.13.2. Presentación
“La cuenta se presenta en forma de "T", en la cual se identifican cuatro partes: El título o nombre de la cuenta. Ejemplo: Caja.
El sector izquierdo en el que se registran los débitos o cargos, que se denomina Debe; aquí se anotan los valores que incrementan el activo, los valores que representan pérdidas o gastos y la disminución del pasivo.
El sector derecho en el que se registran los créditos o abonos, que se denomina Haber; aquí constan los valores de aportes de capital (Patrimonio), de deudas contraídas (Pasivos), las rentas o ganancias y la disminución de los activos.
Saldo. Se obtiene de la diferencia entre él Debe y el Haber; si la suma del Debe es mayor que la suma del Haber, se tiene un saldo deudor; si la sumatoria del Haber es mayor que la del Debe, se obtiene saldo acreedor; si las sumas son iguales, el saldo será nulo o cero y si es contrario a su naturaleza, será en rojo.” (Vásconez, 2004)
Figura 6: Representación de la mayorización de una cuenta contable
TITULO O NOMBRE DE LA CUENTA CÓDIGO
DEBE HABER
Movimientos débito Movimientos crédito
Suma débitos Suma créditos
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2.2.13.3. Condiciones para denominar una cuenta
El nombre o denominación de una cuenta que asigne el contador a un grupo de bienes, valores, obligaciones, hechos, servicios y demás acontecimientos, requerirá de las siguientes exigencias:
El nombre de la cuenta debe ser explícito, es decir, su sola denominación debe permitir entender y apreciar la naturaleza y alcance de la cuenta. Ejemplos: Bancos, Arriendos, etc.
El nombre debe ser completo, con el fin de evitar dudas o malas interpretaciones. Ejemplos: Bancos moneda nacional, Arriendos ganados, etc.
2.2.13.4. Tipos de cuentas
Cuentas reales o de balance. Estas cuentas pertenecen al balance general y por su
naturaleza no se cierran al finalizar un ejercicio económico, sino que su saldo al final del período se constituye en saldo inicial para el siguiente. Aquí se encuentran cuentas como: Caja, Bancos, Vehículos, Cuentas por pagar, etc.
Cuentas temporales, nominales o de resultado. En este grupo se encuentran cuentas
que representan rentas, gastos y costos, cuentas que, por su naturaleza, al final de un ejercicio se cierran con el fin de incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con el resultado económico; aquí se encuentran cuentas como: Ventas, Ingresos por servidos prestados, Gastos generales, etc.
Cuentas mixtas. Son cuentas formadas por una parte real y una temporal, como es el
caso de los pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial (REAL) será modificado por efectos de los ajustes que muestre el gasto o renta devengado al final de un ejercicio económico.
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2.2.13.5. Clasificación
“Existen diversas formas de clasificar las cuentas. Las más utilizadas son:
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
SEGÚN SU NATURALEZA SEGÚN EL GRUPO AL CUAL PERTENECE POR EL ESTADO FINANCIERO POR EL SUELDO Personales Ej: cuentas por cobrar
Activo Ej.: Bancos
Balance general. Ej.: Muebles de oficina
Débito.- Deudoras. Ej.: Sueldos
Impersonales. Ej.: Caja
Pasivo Ej.: Cuentas por pagar
Resultados. Ej.: Beneficios sociales
Crédito - Acreedoras. Ej.: Intereses ganados
Capital. Ej.: Aportes de
capital Cero o nulo
Gastos. Ej.: Sueldos En rojo o contrario
Rentas. Ej.: Intereses
ganados En naturaleza
Tabla 1: Clasificación de las cuentas contables según su tipo
Cuentas del Activo. Están representadas por todos los bienes, valores y derechos que
una empresa posee en una fecha determinada; estas cuentas pueden ser tangibles, como: Caja, Documentos por cobrar, Vehículos, etc., e intangibles, como: Franquicias, Marcas, Patentes, etc.
Cuentas de valuación del Activo. Tienen el propósito de presentar el valor de
realización de ciertas cuentas del activo al final de un ejercicio económico, mediante un ajuste que registre la disminución del costo histórico del activo. En este grupo se encuentran cuentas como: Provisión para cuentas incobrables, Depreciaciones, Amortizaciones, etc.; estas cuentas se presentan en el balance general con signo negativo; por tanto, su saldo por naturaleza, es acreedor.
Cuentas del Pasivo. Representan obligaciones y responsabilidades contraídas por la
empresa con terceras personas, las mismas que en un plazo determinado deben ser honradas, pagadas o devengadas. Ejemplo,
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Cuentas del Patrimonio. Representan los aportes de los socios, los resultados
obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa. Ejemplo, Capital social, Reserva legal, Utilidades del ejercicio (del presente año o del año anterior).
Cuentas de Gastos. Denominación aplicada a los conceptos que denotan el uso,
consumo, extinción o de devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa; estos valores se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa; un ejemplo son los pagos de remuneraciones del sector administrativo (gastos operativos) ya que independientemente de las ventas aumenten o disminuyan, se deberá cumplir con estos pagos en forma periódica. Los gastos no se relacionan con la actividad propia de la empresa se denominan no operativos; un ejemplo son los gastos navideños, o por el día del obrero.
Cuentas de Gastos. Denominación aplicada a los conceptos que denotan el uso,
consumo, extinción o de devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa; estos valores se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa; un ejemplo son los pagos de remuneraciones del sector administrativo (gastos operativos) ya que independientemente de las ventas aumenten o disminuyan, se deberá cumplir con estos pagos en forma periódica. Los gastos no se relacionan con la actividad propia de la empresa se denominan no operativos; un ejemplo son los gastos navideños, o por el día del obrero.” (Zapata Sanchez, 1996)
2.2.13.6. Plan de cuentas
“El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia trascendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña y elabora atendiendo los conceptos de contabilidad generalmente aceptada y las normas de contabilidad y de información.
Se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas,
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particularidades, políticas, etc. Por lo anterior, un plan de cuentas debe ser específico y particularizado. Además, debe reunir las siguientes características:
Sistemático en el ordenamiento y presentación. Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas.
Homogéneo en los agrupamientos practicados.” (Zapata Sanchez, 1996)
2.2.13.6.1. Niveles del plan de cuentas
La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser jerarquizados, presentan los siguientes niveles:
Primer nivel. El grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y
potencial, así:
Situación financiera Activo Pasivo, Patrimonio
Situación económica
Cuentas de resultados deudoras (o débito) (Gastos) Cuentas de resultados acreedoras (o créditos) (Rentas) Situación potencial
Cuentas de orden
Segundo nivel. El subgrupo está dado por la división racional de los grupos, efectuada bajo
algún criterio de uso generalizado, así:
El Activo se desagrega bajo el criterio de disponibilidad o liquidez: Activo corriente
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El Pasivo se des agrega bajo el criterio de exigibilidad: Pasivo corriente (corto plazo)
Pasivo fijo (largo plazo) Diferidos y Otros pasivos
El Patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad: Capital
Reservas
Superávit de capital Resultados
Cuentas de resultados deudoras (o débito) (Gastos) se desagregan así: Gastos operacionales
Gastos no operacionales Gastos extraordinarios
Las Cuentas de resultados acreedoras (o crédito) (Rentas) se desagregan así: Rentas operacionales
Rentas no operacionales Rentas extraordinarias
Las Cuentas de orden se des agregan en: Deudoras
Acreedoras
2.2.13.6.2. Reglas de presentación
La presentación de cualquier estado financiero, se deben proporcionar algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales, y son:
29 2. Número de identificación
3. Título del estado financiero
4. Fecha del período al cual pertenece la información
5. Márgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificación 6. Cortes de subtotales y totales claramente indicados
7. Moneda en que se expresa el estado
Deberá cuidarse que la terminología empleada sea comprensible, tomando en cuenta quiénes serán el mes de los estados financieros.
2.2.13.7. Balance general o de situación financiera
Es un informe contable que presenta ordenada y Sistemáticamente las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, y determina la posición financiera de la empresa en un momento determinado.