4.6 Extremal Structures for Learning
4.6.3 Easiest and Most Difficult Structures for Learning
La aplicación de pruebas de caja negra se realizó basándose en los requerimientos del usuario, en este caso los representantes del MIDUVI Pastaza.
Los requerimientos fueron entregados por parte del Sr. Byron Ureña para la puesta en marcha de las pruebas.
Como profesional en el área de Sistemas e Informática, he desarrollo las pruebas de caja negra al Sistema de Información de digitalización de documentos, tomando en cuenta los siguientes tipos de errores:
Funciones incorrectas o ausentes Errores en la interfaz
Errores en estructuras de datos o en accesos a bases de datos externas Errores de rendimiento
Errores de inicialización y de terminación
A continuación se detallan los errores encontrados que deberían ser mejorados y corregidos para el óptimo funcionamiento del Sistema de Información.
RESULTADOS DE PRUEBA DE CAJA NEGRA
FUNCIONES INTERFACE ESTRUCTUR
A RENDIMIENTO INICIALIZACIÓ N Y TERMINACIÓN Función de administración ausente Botón de retornar al menú, es poco visible e inentendible Estructura del Menú, poco comprensible al ingreso de proyectos y procesos. Sin ralentización en el proceso y almacenamiento de la información Carga del aplicativo inmediata Entrada de datos no valida Color plomo en el fondo de la El sistema debe garantizar Carga de archivos PDF, Terminación de la sesión de
89 correos electrónicos interface, no permite la perfecta visualización del texto la responsabilida d del empleado que entrega la información cuenta con un retardo al visualizar usuario debe garantizar el no retorno al aplicativo Autenticación no cuenta con un proceso encriptamiento de datos Botones de modificación y eliminación de registros, no son entendibles por el usuario El sistema de información permite la creación de nuevos procesos nulos
Cuadro 20: Especificaciones del caso de uso - Autenticación, caso de uso soporte para el sistema
Elaborado por: Ing. Jordi Velastegui
Cabe mencionar que las correcciones a los errores encontrados por el Ing. Jordi Velasteguí ya han sido modificados y corregidos garantizando con esto el correcto funcionamiento del sistema de información en la actualidad.
3.12. Conclusiones parciales del capítulo
La metodología UWE basada en UML permitió desarrollar rápidamente los modelos necesarios para realizar el diseño del “SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA DIGITALIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN EL MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE PASTAZA.
Mediante el análisis y diseño, se estableció el correcto funcionamiento del sistema de información y la adaptabilidad de los datos tanto para almacenamiento como
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para la generación de información requerida por la administración del MIDUVI Pastaza.
La arquitectura del modelo basado en 3 capas, permite la escalabilidad del sistema ya que se pueden crear nuevos módulos que se acoplen a la lógica del negocio basándose en los datos y módulos provistos.
CONCLUSIONES
La recopilación de datos, a través de la entrevista y observación, permitió conocer a profundidad los requerimientos del MIDUVI Pastaza en cuanto a los procesos de digitalización.
El establecimiento de alcances y limitaciones, permitió delimitar el trabajo de investigación, evitando fomentar expectativas erróneas por parte de los directivos acerca del sistema de información.
La aplicación del sistema de información garantiza la calidad del proceso de digitación de documentación, evitando perdida de documentos y lentitud en el proceso, convirtiendo al MIDUVI en una institución con mayor productividad y eficiencia.
La implementación de un sistema de información represento un avance tecnológico dentro de la institución, donde se logró la automatización de los procesos dentro del departamento de archivos del MIDUVI Pastaza.
RECOMENDACIONES
Si bien UWE UML es una metodología prácticamente nueva, se debe considerar que esta proviene de otras como RUP (Rational Unified Process) y otras metodologías orientadas a objetos, esto quiere decir que no tiene sentido de obligatoriedad al momento de utilizarlas y por tanto se pueden aprovechar todos los recursos que nos presentan.
Se debe determinar cuál es la necesidad real que genero el requerimiento de automatización de digitación de documentación para ajustar las actividades de análisis, diseño y desarrollo de manera consecutiva.
Es importante la aplicación de un acta de cierre de proyecto, que garantice la conformidad del cliente, con esto se delimita el sistema de información y futuros inconvenientes con el cliente final.
La uniformidad de la terminología dentro de un proyecto de investigación, debe ser clara, consistente con el tema a tratarse, permitiendo que sea explícito.
Al implementar un sistema de información, se debe considerar que el mismo debe contar con una infraestructura tecnológica acorde a los requerimientos que implica su funcionamiento, sin dejar de destacar la importancia que tiene el recurso humano, el mismo que debe estar capacitado para el manejo de herramientas tecnológicas.
BIBLIOGRAFÍA
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Cohen, D. (1996). SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES. Mexico: McGraw Hill.
Hernández, A. (2010). LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: EVOLUCIÓN Y DESARROLLO. Zaragoza.
Iribarne, L. (2001). Pasado, Presente y Futuro de los Sistemas de Información. Almería.
Kendall, K., & Kendall, J. (2011). Analisis y Diseño de Sistemas. Mexico: Person Educación.
Laudon, K., & Laudon, J. (1996). Administración de los Sistemas de Información. Mexico: Prentice Hall.
Monforte, M. (1994). Sistemas de información para la dirección. Piramide.
PMI. (s.f.). pmi.org. Obtenido de http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and- Standards/Standards-Library-of-PMI-Global-Standards.aspx
ANEXOS
ANEXO 3: Instrumentos de investigación Anexo 3.1: Entrevista funcionarios
ANEXO 5: Manual Técnico
Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de
documentos en un repositorio dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y
Vivienda de Pastaza.
MANUAL TECNICO
Agosto 2015
Introducción.
El Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de documentos en un repositorio en el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza, está basado en el modelo Cliente – Servidor en una arquitectura de 3 capas, las cuales están basadas en Cliente, Servidor de Aplicaciones y Servidor de Base de Datos. Este tipo de modelo permite que el navegador interactúe con el usuario del sistema, a través de la interacción con el servidor de aplicaciones. El servidor de aplicación actúa como cliente del servidor de la base de datos.
OBJETIVOS Objetivo general
Implementar un sistema de información para la digitalización y almacenamiento de documentos en un repositorio, para el mejoramiento de la administración de información pública dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza correspondiente a los años 2013 y 2014.
Objetivos específicos
Fundamentar bibliográficamente los sistemas de información y los tipos, metodologías sobre el análisis y diseño de sistemas informáticos para el almacenamiento de información en forma digital.
Realizar una investigación de campo de la estructura del proceso actual de almacenamiento de información dentro del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza.
Desarrollar las distintas etapas del sistema de información para el almacenamiento de información en forma digital para el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda de Pastaza, utilizando herramientas de desarrollo sobre plataformas web.
CONTENIDO TÉCNICO Definición de reglas del negocio.
Como toda empresa, Vida Nueva requiere mantener un control sobre su información y procesos, dentro de la empresa se puede observar la automatización de sus procesos.
Para lo cual es necesario el control de personal, proyectos, documentación y procesos los mismo que en la actualidad se registran de forma manual.
En la reunión antes mencionada se detectó los siguientes procesos del negocio:
Gestión de Empleados.- Se realiza el ingreso de la información del empleado, es posible los cambios de información por tal motivo en la gestión de empleado se realiza la modificación de la información.
Gestión de Proyectos.- Permite registrar el detalle de los proyectos realizados por el MIDUVI Pastaza, es posible la modificación de la información.
Gestión de Procesos.- Permite registrar el detalle de los procesos de compras públicas institucionales, es posible la modificación de la información.
Gestión de Documentos.- Permite el registro del tipo de documentación a ser almacenado dentro del departamento de archivo, es posible la modificación de la información.
Gestión de Usuarios.- Permite el registro de usuario y privilegios dentro del sistema. Gestión entrega de documentación de proyecto.- Realiza el registro de entrega de
documentación referente a los proyectos realizado por funcionarios del MIDUVI, el registro se encuentra relacionado con el empleado ya que ellos son los responsables de la fidelidad de la información.
Gestión entrega de documentación de proceso.- Realiza el registro de entrega de documentación referente a los procesos de compras públicas, el registro se encuentra relacionado con el empleado ya que ellos son los responsables de la fidelidad de la información.
Gestión entrega de documentos.- Realiza el registro de entrega de documentos institucionales del MIDUVI, el registro se encuentra relacionado con el empleado ya que ellos son los responsables de la fidelidad de la información.
Gestión entrega de contratos empleados.- Realiza el registro de entrega de documentación referente a los contratos de los funcionarios del MIDUVI, el registro se encuentra relacionado con el empleado encargado del proceso de contratación ya que ellos son los responsables de la fidelidad de la información.
Gestión entrega de contratos proveedores.- Realiza el registro de entrega de documentación referente a los contratos de proveedores, y su documentación
habilitante, el registro se encuentra relacionado con el empleado que presenta la información ya que el mismo es responsable de la fidelidad de la información.
Gestión de Reportes.- Genera reportes de la documentación entregada de cada proyecto, proceso, contrato o documentación institucional.
Alcances
Creación de Usuarios para el ingreso al sistema, asignando los respectivos permisos y restricciones.
Ingreso y actualización de datos sobre la documentación almacenada en el departamento de archivo
Realizar consultas sobre proyectos, documentación departamental o institucional. Generar informes de:
o Estado de Proyectos
o Informes con fechas de entregas
o Información por proyectos
o Información por departamentos
Limitaciones
No maneja información financiera o procesos propios de la institución. No maneja información de la parte administrativa de la institución. No maneja información de usuarios externo de la institución. No es un software de control de personal.
No maneja información de servicios de la institución
Diagramas de caso de uso Identificación de actores
Un Actor es un rol que un usuario juega con respecto al sistema. En el caso del MIDUVI Pastaza, podemos identificar varios actores que están directamente involucrados dentro del proceso de conservación y almacenamiento de documentación, los mismos que se detallan a continuación.
Promotor Tecnico Asistente de TIC´s Juridico Financiero Responsable de Archivo Secretaria Analista TTHH Atencion al Cliente Director Provincial Promotor Tecnico
Asistente de TIC´s Juridico
Financiero Responsable de Archivo Secretaria
Analista TTHH Atencion al Cliente Director Provincial
Diagrama de Roles
En el siguiente diagrama se plasma la relación jerárquica de la institución, donde el Director Provincial es la máxima autoridad del MIDUVI Pastaza, los demás actores poseen funciones acorde a su cargo:
Para el desarrollo del proceso de conservación y almacenamiento de documentación los funcionarios de cada departamento se relacionan directamente con el responsable de archivo, el mismo que es dependiente del Director Provincial.
Promotor Tecnico
Asistente de TIC´s Juridico
Financiero Responsable de Archivo Secretaria
Analista TTHH Atencion al Cliente Director Provincial
DIAGRAMA DE CASOS DE USO
DEFINICIÓN DE ACTORES DEL SISTEMA
Director Provincial: Tiene acceso a los reportes de emitidos dentro del proceso de conservación y almacenamiento de documentación.
Responsable de Archivo: El sistema le permite al responsable de archivo, realizar el registro de documentación de nuevos proyectos, procesos, documentos y contratos, además del registro de entrega y recepción de dicha documentación.
Promotor Tecnico
Asistente de TIC´s Juridico
Financiero
Responsable de Archivo Secretaria
Analista TTHH Atencion al Cliente
Promotor: Entrega información al Responsable de archivo sobre la postulación de los proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con fuentes externas.
Técnico: Entrega información al Responsable de archivo sobre los términos de referencia de los proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con fuentes externas.
Asistente de Tecnologías: Entrega información al Responsable de archivo sobre compras públicas entre los cuales se encuentra los pliegos, resoluciones, información sobre oferta ganadora, solo en proyectos con fondos fiscales, además de la documentación de los procesos de compras públicas a través de catálogo electrónico y contratación de bienes y servicios para la institución.
Jurídico: Entrega información al Responsable de archivo sobre la postulación de los proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con fuentes externas. Además de la información acerca de juicios, denuncias, resoluciones de personería jurídica de las organizaciones sociales, criterios jurídicos, dicha información es institucional y contratos de proveedores de proyectos.
Financiero: Entrega información al Responsable de archivo sobre la documentación de pagos de proyectos, tanto proyectos con fondos fiscales o proyectos con fuentes externas y la documentación de los pagos de compras públicas institucionales.
Secretaria: Entrega información al Responsable de archivo sobre la documentación de oficios y memorandos recibidos y enviados de su departamento, actas de viviendas provisionales y definitivas.
Analista Talento Humano: Entrega información al Responsable de archivo sobre la documentación de contratos de empleados del MIDUVI Pastaza
Atención al Cliente: Entrega información al Responsable de archivo sobre la documentación de registro de usuarios externos
CASO DE USOS PRINCIPALES DEL SISTEMA
Código Caso de usos Actores participantes
C01 Gestión de empleados Responsable de Archivo, analista de talento humano
C02 Gestión de proyectos Responsable de Archivo, promotor
C03 Gestión de procesos Responsable de Archivo, Asistente de TIC’s
C04 Gestión de documentos Responsable de Archivo, Secretaria
C05 Gestión entrega de documentación de proyecto
Responsable de Archivo, promotor, técnicos, jurídico, financiero, asistente de TIC’s. C06 Gestión entrega de documentación
de proceso
Responsable de Archivo, asistente de TIC’s
C07 Gestión entrega de documentos Responsable de Archivo, secretaria
C08 Gestión entrega de contratos empleados
Responsable de Archivo, analista de talento humano
C09 Gestión entrega de contratos proveedores
Responsable de Archivo, jurídico
C10 Gestión reportes Responsable de Archivo C11 Gestión Usuarios Responsable de Archivo C12 Autenticación, caso de uso soporte
para el sistema
DIAGRAMACIÓN DE CASOS DE USOS C01.- Caso de Uso Gestión de empleados
Especificaciones del caso de uso Caso de Uso – C01
Nombre Gestión de empleado
Actores Responsable de archivo, analista de talento humano
Descripción El propósito de este caso de uso es permitir el registro de los datos de los empleados del MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser ejecutada por el usuario Responsable de archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser guiado, el sistema debe garantizar que el proceso se realice paso a paso (No se permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos ingresados, el sistema no permite el ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles errores en el proceso de entrada de datos Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la información (Debe estar autenticado en el
sistema) Flujo de Actividades
Empleados
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso de empleados, el responsable de archivo llena los campos del formulario con la información del empleado contratado y el sistema indicará al usuario los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá la nómina de los empleados en caso de ser requerido
C02.- Caso de Uso Gestión de proyectos
Especificaciones del caso de uso Caso de Uso – C02
Nombre Gestión de proyectos
Actores Responsable de archivo, promotor
Descripción El propósito de este caso de uso es permitir el registro de los proyectos realizados en el MIDUVI Pastaza
Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser ejecutada por el usuario Responsable de archivo.
guiado, el sistema debe garantizar que el proceso se realice paso a paso (No se permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos ingresados, el sistema no permite el ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles errores en el proceso de entrada de datos Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
ingresar al sistema de forma correcta la información (Debe estar autenticado en el sistema)
Flujo de Actividades Proyectos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el proceso de proyectos, el responsable de archivo llena los campos del formulario con la información del proyecto que será ejecutado y el sistema indicará al usuario los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el listado de los proyectos en caso de ser requerido
C03.- Caso de Uso Gestión de procesos
Especificaciones del caso de uso Caso de Uso – C03
Nombre Gestión de procesos
Actores Responsable de archivo, asistente de TIC’s
Descripción El propósito de este caso de uso es permitir el registro de los procesos de compras públicas del MIDUVI Pastaza Requerimiento Fundamentales Esta parte del sistema solo puede ser
ejecutada por el usuario Responsable de archivo.
− El proceso de entrada de datos debe ser guiado, el sistema debe garantizar que el proceso se realice paso a paso (No se permite el salteo de pasos).
− Se debe mostrar al usuario un formulario de ingreso de datos.
− Se debe validar el tipo de datos ingresados, el sistema no permite el ingreso de datos parciales
− Se debe indicar al usuario posibles errores en el proceso de entrada de datos Precondiciones El usuario Responsable de archivo debe
información (Debe estar autenticado en el sistema)
Flujo de Actividades Procesos
El usuario Responsable de archivo hace la solicitud al sistema de empezar el registro de procesos de compras públicas, el responsable de archivo llena los campos del formulario con la información del proceso de compra y el sistema indicará al usuario los respectivos chequeos que ejecutará para garantizar el éxito del proceso. Una vez ejecutada las verificaciones sobre la base de datos debe indicar al usuario el resultado de éstas, si las verificaciones fueron exitosas o fallidas
PostCondición El sistema emitirá el listado de procesos de compras de la institución en caso de ser requerido
C04.- Caso de Uso Gestión de documentos
Especificaciones del caso de uso Caso de Uso – C04
Nombre Gestión de documentos
Actores Responsable de archivo, secretaria