1. Mensualmente, en la misma oportunidad que corresponde emitir el archivo de respaldo de la actualización del patrimonio que se establece en la Letra E, del Título II del Libro I, la Sociedad Administradora deberá emitir un archivo computacional con las comisiones cobradas a cada Cuenta Individual por Cesantía del Fondo de Cesantía denominado Listado de Comisiones Devengadas de las Cuentas Individuales por Cesantía y deberá emitir otro archivo computacional con las comisiones cobradas al Fondo de Cesantía Solidario denominado Listado de Comisiones Devengadas del Fondo de Cesantía Solidario.
2. El Listado de Comisiones Devengadas de las Cuentas Individuales por Cesantía tendrá el carácter de registro auxiliar de la cuenta de pasivo Comisión Devengada Porcentual Cuentas Individuales por Cesantía del Fondo de Cesantía y su gran total deberá corresponder a las comisiones deducidas de las Cuentas Individuales por Cesantía del Fondo de Cesantía. A su vez, el Listado de Comisiones Devengadas del Fondo de Cesantía Solidario tendrá el carácter de registro auxiliar de la cuenta de pasivo Comisión Devengada Porcentual Fondo de Cesantía Solidario y su gran total deberá corresponder a las comisiones deducidas de la cuenta Fondo de Cesantía Solidario, en ambos casos a la fecha de la respectiva actualización.
3. Los listados en referencia deberán emitirse en un medio de respaldo seguro.
4. El archivo computacional Listado de Comisiones Devengadas de las Cuentas Individuales por Cesantía deberá contener al menos la siguiente información:
En la parte superior se indicará el nombre del archivo, el mes de la actualización, el número de página y la fecha de emisión.
a)
Para cada afiliado se registrará su número de cédula nacional de identidad con dígito verificador, su apellido paterno, apellido materno y nombres de pila, el número de su Cuenta Individual por Cesantía del Fondo de Cesantía, el monto en pesos y cuotas de cada una de las comisiones cobradas a su Cuenta Individual por Cesantía del Fondo de Cesantía, separadas en aquéllas que sean deducidas del saldo afiliado, saldo empleador y saldo disponible, según corresponda. En el caso que el afiliado registre más de un pago de cotización para un mismo mes, se incorporará una línea adicional por cada RUT pagador. Esta información deberá registrarse por orden de apellidos de los afiliados.
b)
Registrar totales por página y acumulados por cada tipo de comisión. c)
Al final del listado se incluirá un cuadro resumen con el monto de las comisiones d)
5. El Listado de Comisiones Devengadas del Fondo de Cesantía Solidario, deberá ajustarse a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, relativa a la Contabilidad de los Fondos de Cesantía, en el Capítulo VI, Letra A, del Título VII del Libro IV, lámina de la cuenta de pasivo exigible Comisión Devengada Porcentual Fondo de Cesantía Solidario, y a las instrucciones del siguiente número.
6. Con el objeto de disponer de un elemento de control de los cobros que efectúe la Sociedad Administradora respecto de la comisión compensatoria, esa entidad deberá crear y mantener un archivo computacional que tendrá la calidad de Registro Auxiliar Operativo de todos los egresos (y eventuales devoluciones de los mismos) que afecten al Fondo de Cesantía Solidario por los conceptos definidos en la letra a) del número 3. del Capítulo anterior. Este Registro tendrá la característica de ser exclusivo para estos fines.
Todos los egresos desde el Fondo de Cesantía Solidario referidos en el párrafo anterior, deberán imputarse en este Registro Auxiliar Operativo, tanto en pesos como su equivalente en cuotas por cada uno de los movimientos. El valor de la cuota a utilizar corresponderá al valor del día hábil anteprecedente a la fecha del egreso. En el caso de existir devoluciones por egresos de montos referidos en la letra a) del número 3. del Capítulo anterior, éstos se imputarán considerando el valor cuota del día hábil anteprecedente a la fecha de la devolución.
La Sociedad Administradora deberá registrar cronológicamente todos los movimientos diarios en pesos y cuotas y el saldo acumulado en cuotas de los egresos o devoluciones de los mismos, que afectan al Fondo de Cesantía Solidario, los cuales sirven de base para el cálculo de la comisión compensatoria.
Este archivo computacional se actualizará en las mismas fechas que se definen para la actualización patrimonial del Fondo de Cesantía Solidario y deberá emitirse a más tardar el día 25 de cada mes y cumplir con las siguientes especificaciones, a lo menos:
cobradas en pesos y cuotas al Fondo de Cesantía, cuyo gran total deberá corresponder a las comisiones imputadas en la cuenta contable de pasivo exigible Comisión Devengada Porcentual Cuentas Individuales por Cesantía del Fondo de Cesantía, entre el primer día siguiente al del término de la actualización del mes anterior y el día en que se realice la nueva actualización del patrimonio, inclusive.
Emitirse en un medio inalterable, como papel, microformas (microfilmes, microfichas), tecnología COLD, etc.
a)
En la parte superior deberá indicarse el nombre Registro Auxiliar Operativo de Egresos, en el cual se indicarán todos los egresos o devoluciones de los mismos, que afectan al FCS, indicando las fechas o períodos a los que corresponden. b)
En cada página deberá indicarse: la fecha de su emisión y un subtotal en pesos y cuotas por hoja.
Cada movimiento de egreso o devolución deberá registrarse en una línea numerada en forma correlativa, por orden cronológico de acuerdo a la secuencia contable, con los siguientes datos:
d)
Fecha de operación: corresponde a la fecha del cargo en el Fondo de Cesantía Solidario.
i.
Código de movimiento: corresponde a un código de identificación asociado a operaciones que se aplican en forma uniforme de acuerdo a su naturaleza y tipo, los cuales son definidos por la Sociedad Administradora.
ii.
Monto en pesos de los movimientos de egresos: corresponden a los valores nominales en pesos de egresos al Fondo de Cesantía Solidario imputados en este Registro Auxiliar.
En el caso de las devoluciones de egresos, éstas deberán presentarse con signo negativo.
iii.
Monto en cuotas de los movimientos de egresos: corresponden a los valores en cuotas equivalentes a los movimientos de egresos del Fondo de Cesantía Solidario imputados en el Registro Auxiliar.
En el caso de las devoluciones de egresos, los montos en cuotas deberán presentarse con signo negativo.
iv.
Valor de la cuota: corresponde al valor de la cuota utilizado en la conversión a cuotas de los montos en pesos nominales de los movimientos de egresos del Fondo de Cesantía Solidario imputados en el Registro Auxiliar.
v.
Correlativo de egreso original: sólo en caso de devoluciones, se deberá informar el número correlativo del egreso que dio origen a la respectiva devolución. vi.
Saldo neto de egresos en cuotas: corresponde a la suma de todos los montos en cuotas de los movimientos de egresos y devoluciones definidos anteriormente. Este valor deberá utilizarse para el cálculo de la comisión compensatoria diaria.
vii.
N° de Comprobante contable que dio origen al egreso o devolución al FCS, por los conceptos definidos en la letra a) del número 3. del Capítulo anterior.