Entrevista dirigida a la Sra. Sonia Gisela Obando Chiliquinga. Secretaria del “Instituto Técnico Imbabura”
Entrevistador: Tec. Brian Montenegro.
Pregunta: ¿Cuáles son los procesos que realiza en el departamento a su cargo?
Respuesta: En el departamento a mi cargo realizó todo lo correspondiente a inscripciones, matriculas, cobro de pensiones, registro de notas faltas de alumnos y docente, emisión de reporte de notas.
Pregunta: ¿Dentro de la Institución la administración y control de la gestión a académica se la maneja a través de un sistema informático o de forma manual?
Todo el proceso se maneja manualmente registrando en un 60% todos los datos en documentos físicos en un y un 40% documentos de Word y Excel.
Pregunta: ¿Cuáles son los problemas más comunes dentro del manejo de la administración académica?
En fechas de inscripciones y matriculas la aglomeración de personas debido a que todos los datos y documentos necesarios para su aceptación y promoción de curso tiene que ser verificados de forma manual, por lo que toma mucho tiempo el ingresar y confirmar la información, como también errores al ingresar las notas de los alumnos, demora al emitir los reportes de notas, dificultad para llevar el correcto control de pago de las colegiaturas, y demora en la obtención de reportes en general ya que todas estas funciones son realizadas por mi persona.
Pregunta: ¿Cree que se podría mejorar la administración de la gestión académica mediante la implantación de una “Aplicación Web de gestión académica y control de pago de pensiones”, que ayude automatizar todos los procesos de inscripciones, matriculas, pagos, faltas, notas y obtención de reportes?
Creo que sería un paso importante el automatizar los procesos mediante la implantación de una aplicación web ya que todo el trabajo se lo realizaría mucho más rápido y con menos errores.
Pregunta: Cuando llega el período de inscripciones cuál es el proceso que deben seguir los estudiantes para inscribirse.
Respuesta: Presentarse en las fechas que establezca la institución, una vez ahí se realiza la matrícula directamente en la que se toma los datos tanto del alumno como el del representante como también se cobra la matrícula y pago del primer mes, también debe presentar la documentación: copia de la cedula, papeleta de votación y un certificado de haber terminado el ciclo básico
Pregunta: ¿Cuál es el rango de edad para poder matricular a un estudiante?
Respuesta: Las diferentes secciones de estudio tienen diferentes áreas en las que puede ingresar cualquier persona sin límite de edad siempre y cuando haya aprobado el ciclo básico.
Pregunta: ¿Cuáles son los documentos indispensables para seguir una carrera técnica? Respuesta: Cédula, papeleta de votación, una fotografía tamaño carnet.
Pregunta: ¿Cuánto dura un período académico y cuántos son?
Respuesta: Los periodos académicos que establece la dirección de estudios son de dos periodos completos para la culminación y aprobación de una carrera técnica. Pero internamente se manejan las carreras por niveles en donde el número de niveles que se debe aprobar varía dependiendo a la carrera que se dese seguir los mismos que varían desde 3 a 4 niveles con un tiempo de duración de 5 meses.
Pregunta: Una vez realizado el proceso de inscripciones existe algún mecanismo de selección para separar a los alumnos que serán aceptados y podrán matricularse. Respuesta: Ninguno ya que son pocos los alumnos que ingresan cada año.
Pregunta: ¿Cuál es el proceso que debe seguir para realizar la matrícula de un estudiante nuevo y de uno que ya se encuentre registrado?
Respuesta: De un estudiante nuevo se pide toda la documentación necesaria correspondiente a la sección de estudio en la que desea inscribirse.
Para un alumno que ya se encuentra registrado solamente se pide que presente su cédula, papeleta de votación y una fotografía tamaño carnet.
Pregunta: Existen valores adicionales en la matrícula como pago de uniformes, libor etc.
Respuesta: Ningún valor.
Pregunta: ¿Cuál es el proceso que deben seguir los docentes para el registro de notas y faltas de los estudiantes?
Respuesta: Presentar las notas en un periodo de tiempo específico, presentar las notas en su registro para poder registrar en un archivo de Excel en el que se almacena para luego calcular promedios y emitir los boletines de calificaciones.
Pregunta: ¿Cuál es el formato del reporte de notas de los estudiantes?
Respuesta: Los datos que se registra son: nombre de la institución, datos del curso, paralelo, carrera, nombre del estudiante y la especificación de las notas por trimestres, mensuales según la sección de estudios, faltas y promedios.
Pregunta: ¿Cuáles con los problemas más comunes en cuanto al registro de notas y cálculo de promedios que se dan dentro de la institución?
Respuesta: Los problemas más comunes son: la pérdida de información de notas, datos de los alumnos, cálculo de promedios, emisión de reportes.
Pregunta: ¿Cuáles son los informes o reportes que debe presentar a las diferentes autoridades?
Respuesta: Emisión de reportes de notas, actas de grado informe de pensiones, listas de alumnos, docentes, alumnos aprobado y reprobados.
Entrevista dirigida al Lic. Jaime Galiano
Rector del “Instituto Técnico Imbabura”
Pregunta: ¿Dentro de la Institución la administración y control de la gestión a académica se la maneja a través de un sistema informático o de forma manual?
Respuesta: De Forma Manual además de la ayuda de programas como Word y Excel.
Pregunta: ¿Cuáles son los problemas más comunes dentro del manejo de la administración académica?
Respuesta: Principalmente el generar cada finalización de nivel los diferentes reportes de alumnos aprobados, reprobados, alumnos que se quedan a supletorios, lista de graduados, promociones etc.
Pregunta: ¿Cree que se podría mejorar la administración de la gestión académica mediante la implantación de una Aplicación Web de gestión académica y control de pago de pensiones que ayude automatizar todos los procesos?
Respuesta: Sería muy importante el mejorar e innovar el sistema actual aún más si brindaría grandes ventajas en cuanto al manejo de la gestión dentro de nuestra institución.
Pregunta: ¿Cuáles son las principales necesidades dentro de la institución?
Respuesta: Solucionar los problemas que se tiene con respecto al control de notas, faltas, generación reportes y pagos.
Pregunta: ¿Qué información cree que sea conveniente presentar como parte informativa en la Aplicación web para que toda la persona conozca la labor de la institución y de esta manera incentivar a que más estudiantes se unan y formen parte de la comunidad estudiantil?
Respuesta: Lo más importante sería darles a conocer las diferentes carreras que nosotros ofrecemos, para que ellos sepan que beneficios obtienen al poder especializarse en las diferentes carrearas en un corto tiempo.
Pregunta: ¿Cuándo llega el período de inscripciones cuál es el proceso que deben seguir los estudiantes.
Respuesta: Debe presentar lo que es algún certificado o título de educación superior, copia de su identificación personal o partida de nacimiento y una fotografía.
Pregunta: ¿Cuáles son los requisitos indispensables que deben cumplir los estudiantes ecuatorianos para legalizar su matrícula?
Respuesta: Presentar sus documentos y el pago respectivo.
Pregunta: ¿Qué requisitos debe cumplir un estudiante de otra nacionalidad para poderse matrícular en la institución?
Respuesta: Cuando son personas de otro país deben presentar algún certificado de estar legalmente dentro del país a excepción de los refugiados que ellos solo deben presentar el carnet correspondiente.
Pregunta: ¿Cuáles son los elementos que contiene la agenda académica de la institución?
Respuesta: En la agenda se registran las fechas de inicio del período, inscripción, matrícula entrega de notas, feriados y eventos.
actividades establecidas en la agenda académica?
Respuesta: No existe ningún tipo de sanción solo se le hace un llamado al docente exigiéndole su cumplimiento a lo largo de todo el tiempo que se ha trabajado no se ha tenido ningún inconveniente.
Pregunta: ¿Cada que tiempo genera la secretearía los reportes de notas de los estudiantes?
Respuesta: Al final de cada Nivel dependiendo de la carrera en la que se encuentre.
Pregunta: ¿Qué reportes son requeridos por parte del rectorado para la toma de decisiones?
Respuesta: Los reportes más importantes son los de notas y falta de los estudiantes.
Pregunta: ¿Cuáles son los problemas más frecuentes que se han dado a lo largo del periodo de clases con respecto a la gestión académica?
Respuesta: El problema más importante es la falta de comunicación por parte de los padres de familia con los docentes de la institución para que se puedan planificar las diferentes actividades.