2.2 Data and Summary Statistics
2.3.3 Event Study
“Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el coordinador general debe someterlo a la aprobación de las instancias procedentes.
Para este efecto debe convocar a su equipo de trabajo, con el cual revisará la documentación por última vez. En caso de detectar una omisión o falla será necesario trabajar hasta resolverla.
De no ser así, por conducto del canal apropiado se debe convocar a una reunión de trabajo para la entrega de resultados.
A los niveles directivos
Es recomendable que esta presentación parta de un documento-síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a 30 cuartillas, para que, en caso de ser analizado, ocupe un tiempo mínimo que deje un lapso adicional para ofrecer explicaciones e intercambio de opiniones.
Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento-síntesis puede entregarse a las autoridades correspondientes con el fin de presentar el manual exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o
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audiovisuales, donde se destaquen los elementos más relevantes del proceso de toma de decisiones.
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:
Introducción: breve descripción de las causas que hicieron necesario el manual, los mecanismos de coordinación y participación de los empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación general de su contenido.
Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y el desarrollo de la organización, es decir, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado y que influyeron en la decisión de preparar el manual.
Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que originaron el proyecto y de qué manera se justifican los cambios que se proponen.
Propuestas de mejoramiento: presentación de opciones de acción para la organización; ventajas y desventajas que pueden derivarse; implicaciones de los cambios, así como los resultados que se espera obtener con el manual.
Estrategia de implementación: explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas, unidades, mecanismos y funcionarios que por lo regular intervienen en el procedimiento.
Seguimiento, control y evaluación: determinación de los mecanismos de información, control y evaluación, así como los criterios y medidas que se tomarán en cada caso para que el manual cumpla con el propósito.
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Al órgano de gobierno
De acuerdo con la normatividad vigente y/o con las políticas dictadas por el titular de la organización, una vez que los niveles superiores han revisado y analizado el manual, éste debe ser presentado ante el consejo de administración o su equivalente para su aprobación definitiva.
A otros niveles jerárquicos
La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área puede hacerse también en el documento síntesis, aunque siempre se tratará de hacerlo en la forma más accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo, servirá para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental en el posterior seguimiento y evaluación de las actividades.
Reproducción del manual
Una vez que el equipo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión, tiene que coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos con el fin de que el documento se reproduzca para su distribución e implementación. El coordinador general del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos relativos al diseño de la impresión. A pesar de que existen varias opciones para hacerlo, las unidades de medida más aceptadas para este tipo de documento son:
Utilizar formatos intercambiables, con objeto de facilitar su revisión y actualización.
Que los formatos sean de 28 x 21 cm.
Que las gráficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaño carta se doblen hasta lograr esta dimensión.
Imprimir en una sola cara de las hojas.
Procurar que los apartados, capítulos, áreas y/o secciones queden separados por divisiones, las cuales presentarán impreso su nombre.
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Utilizar carpetas con poste o para perforados, engargolados o de presión.
Que todo el documento quede integrado por carátula, portada, índice o contenido, introducción y cuerpo.
Carátula
Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo su identificación a través de los siguientes elementos:
Nombre oficial de la organización.
Logotipo oficial.
Nombre genérico del manual en relación con su contenido.
Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración, aplicación o ambas.
Año (opcional)
Implementación del manual
La implementación del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizaciones.
Métodos de implementación
La selección del (los) métodos(s) para implementar los manuales administrativos está estrechamente relacionada con elementos de estructura tales como:
Tipo de manual.
Cobertura.
Naturaleza jurídica y tamaño de la organización.
Recursos asignados.
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Cultura organizacional.
Entorno.
En función de estas variables, las alternativas para implantarlos son:
Método instantáneo. Generalmente es el más utilizado, ya que la decisión de preparar manuales administrativos proviene –en la mayoría de los casos- de los más altos niveles de la estructura de la organización, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria. También se adopta si existe una normatividad que lo favorezca, si no implica un número amplio de unidades administrativas: es relativamente sencillo; no implica un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones, o si en la organización existe una sólida infraestructura administrativa.
Difusión del manual
Es conveniente definir un programa para la presentación del manual y que, con base en las acciones que se establezcan, se celebren pláticas, seminarios, foros de decisión y cualquier otro tipo de eventos de esta naturaleza.
También se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización, por medio de las cuales se puede incrementar la confianza y colaboración del personal, ya que a través de ellas se les comunican los objetivos propuestos y los beneficios que de ello pueden resultar.
En forma paralela se deben emprender campañas de difusión mediante revistas, boletines, folletos, panales y cualquier otro recurso promocional que refuerce la aceptación del manual, así como de los cambios que de él puedan surgir.
Asimismo, el manual puede divulgarse por medio de la red de cómputo, para complementar el empleo de los demás recursos, agilizar el manejo de información hacer posible una retroalimentación oportuna.
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La atención que se ponga a estos aspectos puede contribuir al éxito de la implementación, particularmente cuando las medidas de mejoramiento puedan afectar a una organización en forma radical o en el nivel grupal o sectorial.
Revisión y actualización
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de su información, por lo que es necesario mantenerlos actualizados por medio de revisiones periódicas. Por ello es conveniente:
Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implementación del manual, así como los cambios operativos que se realicen en la organización.
Establecer un calendario para actualizar el manual.
Designar un responsable para atender de esta función.
Mecanismos de seguimiento y evaluación
Son aquellos que ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la información administrativa, tanto de implementación de mejoras como de respuesta a desviaciones, llegue ágil y claramente a las áreas y niveles que las necesiten.
Para este efecto, debe aprovecharse la infraestructura instalada y los servicios del equipo responsable de elaborar el manual para que, de modo conjunto con el área o áreas afectadas por el manual, asuman la tarea de:
Traducir las acciones en indicadores para su posible evaluación.
Comparar los indicadores con los criterios contenidos en el informe de presentación del proyecto.
Formular las recomendaciones procedentes para proponer, en su caso, las medidas correctivas que corresponda.
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Una vez definidos los parámetros para evaluar el comportamiento operativo del manual, la organización deberá efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de las unidades responsables de su aplicación apoyadas por una comisión o un equipo designado con este propósito. Esta tarea considerará los criterios siguientes:
Determinar la forma de mantener un control adecuado del cumplimiento de las recomendaciones.
Brindar el apoyo necesario a las unidades o personas que lo requieran.
Considerar la participación de especialistas cuando se estime necesario. Evaluar los resultados y logros alcanzados.
Las iniciativas de esta naturaleza pueden sustentarse en la base de información constituida cuando ésta se recopiló.
En caso de que ocurra un cambio drástico en las condiciones de funcionamiento de la organización, los niveles jerárquicos de la alta dirección deben establecer la mecánica para actualizar el manual.”15
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2.3 MARCO CONCEPTUAL
Ausentismo: Es la ausencia del empleado a su trabajo, no ocasionada por la licencia legal.
Cargo: El conjunto de todas las tareas que debe realizar un trabajador. Un cargo puede consistir en varias tareas, como mecanografiar, archivar y tomar un dictado o puede estar formado por una sola tarea.
Contratación: Acuerdo de voluntades genera derechos y obligaciones relativos, para las partes contratantes y sus causahabientes.
Cuestionario: El cuestionario es un documento formado por un conjunto de preguntas que deben estar redactadas de forma coherente, y organizadas, secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada planificación, con el fin de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la información que se precisa.
Discriminación: Acto de separar a una persona de una sociedad o formar grupos de personas a partir de criterios determinados.
Eficacia: Capacidad de una organización para alcanzar los objetivos propuestos.
Eficiencia: Uso más adecuado de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado.
Entrevista: La entrevista es un acto de comunicación oral o escrito que se establece entre dos o más con el fin de obtener una información o una opinión, o bien para conocer la personalidad de alguien.
Función: Conjunto de actividades asignadas a cada una de las unidades administrativas que integran una institución, que se definen a partir del ordenamiento que la crea.
Idoneidad: Reunión de las condiciones necesarias para desempeñar una función.
Índice de Rotación: Relación porcentual entre las admisiones y las desvinculaciones de personal, en relación al número medio de miembros de una empresa, en el transcurso de cierto tiempo.
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Lineamiento: Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de realizarse las actividades, así como las características generales de esta.
Manual de Procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
Organización: Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo.
Perfil del cargo: El perfil es el conjunto de características generales y específicas que debe tener alguien para desempeñar de buena forma el cargo.
Perifoneo: Es un mecanismo mediante el cual el proveedor de un bien o servicio, mediante un sistema de comunicación, generalmente un generador, micrófono y parlante se informa a las personas sobre algo de interés.
Política: Guía básica de carácter general que orienta las actividades de funcionarios y empleados de una Institución. Norma General que constituye declaraciones e interpretaciones que guían o encauzan la conducta y el pensamiento para la toma de decisiones.
Procedimiento: Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.
Proceso: Es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden bajo ciertas circunstancias con un fin determinado.
Protocolo de la Salud: Conjunto de acciones, procedimientos y exámenes auxiliares solicitados para un paciente con características determinadas.
Puesto de Trabajo: Conjunto de tareas ejecutadas por una sola persona. El trabajo total asignado a un trabajador individual, constituido por un conjunto específico de deberes y responsabilidades.
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Reclutamiento: conjunto de procedimientos utilizados con el fin de atraer a un número suficiente de candidatos idóneos para un puesto específico.
Recursos Humanos: se denomina recursos humanos al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización.
Selección de Personal: Tradicionalmente la selección de personal se define como un procedimiento.
Tarea: Una unidad de trabajo organizada discretamente, con un principio y un fin claramente definidos, realizada por un individuo para conseguir las metas de un puesto de trabajo.
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CAPITULO III
METODOLOGÍA DE LA
INVESTIGACIÓN
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CAPITULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 3.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
3.1.1 INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA
“Se considera como investigación descriptiva aquella en que, como afirma Salkind, “se reseñan las características o rasgos de la situación o fenómeno objeto de estudio”16
Para encontrar la solución al problema que presenta la empresa Quality Service S.A., de no disponer de un manual de reclutamiento, selección y contratación, como instrumento de apoyo para las funciones de los Jefes de gestión del talento humano, se aplica la investigación descriptiva.
3.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN 3.2.1 MÉTODO INDUCTIVO
“Este método utiliza el razonamiento para obtener conclusiones que parte de los hechos particulares, aceptados como válidos, para llegar a conclusiones cuya aplicación sea de carácter general. El método se inicia con un estudio individual de los hechos y se formulan conclusiones universales que se postulan como leyes, principios o fundamentos de una teoría.”17
16
BERNAL, C. (2000). Metodología de la Investigación para administración y economía. Bogotá, Colombia: Impreso por Prensa Moderna Impresores S.A.
17
BERNAL, C. (2010). Metodología de la Investigación para administración, economía, humanidades y ciencias sociales. Bogotá, Colombia: Impreso por Worldcolor.
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3.2.2 MÉTODO DEDUCTIVO
“Este método de razonamiento consiste en tomar conclusiones generales para obtener explicaciones particulares. El método se inicia con el análisis de los postulados, teoremas, leyes, principios, etcétera, de aplicación universal y de comprobada validez, para aplicarlos a soluciones o hechos particulares.”18
Como métodos en el tema de estudio de esta tesis, se utilizan el inductivo y deductivo, para corroborar la creación e implementación de un manual de procedimientos que unifique las funciones de los Jefes de gestión del talento humano.
3.3 POBLACIÓN
La población de la presente investigación está constituida por los Jefes de gestión del talento humano de cada una de las fincas que forman parte de la empresa Quality Service S.A., distribuidos de la siguiente manera:
Tabla 3.1 Distribución de Jefes de gestión del talento humano
Fuente: Quality Service S.A.
Elaborado por: Fabiola Bohórquez
18
BERNAL, C. (2010). Metodología de la Investigación para administración, economía, humanidades y ciencias sociales. Bogotá, Colombia: Impreso por Worldcolor.
Población No.
Qualisa Finca 1 1
Qualisa Finca 2 1
Qualisa Finca 3 1
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3.4 MUESTRA
Para calcular el tamaño de la muestra se utiliza la siguiente fórmula:
En donde: n = Tamaño de la muestra N = Población E2= Margen de error
Resultado del tamaño de la muestra: 3
3.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS