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El modulo implementado consiste en un archivo Excel habilitado para macros el cual fue programado en paralelo con la implementación de las mejoras de gestión de existencias, toma como base principal los diagramas de flujo de cada proceso.

Para el correcto funcionamiento del módulo es necesario la interacción de tres partes importantes las cuales son la base de datos que conformara dicho módulo donde se registrara la información, la interface o formulario el cual tiene contacto directo con el usuario del módulo, por ultimo tenemos la codificación del módulo que es la estructura que conecta la base de datos con la interface o formularios. 4.7.2.1 Base de datos

El módulo tiene como base de datos 9 hojas de trabajo Excel las cuales son:

 Entradas: registra todos los ingresos al almacén, así como las características de los mismos.

 Salidas: registra todas las salidas del almacén, las características de salida y estado de los productos.

 Inventario: se registra todos productos con un inventario inicial

 Status: en esta hoja se encuentra el registro de todos los productos con la cantidad de stock existente a la fecha.

 Ordenes de salida: en esta hoja se registra todos los documentos entrelazados con los proyectos.

 Proyectos: registran los proyectos y sus características inherentes a los mismos (fechas de inicio, actividades).

 Pedidos: esta hoja contiene los archivos pendientes de dar salida ya sea por falta de aprobación o despacho.

 Personal: registro de todos los miembros de la empresa, así como del usuario y los permisos que tiene en el modulo

 Proveedores: registro de los proveedores de la empresa.

Para observar los atributos de cada una de las tablas véase el anexo A. 1 4.7.2.2 Interface o formularios

Permitirán realizar las consultas y registros de los artículos gestionados por el área de almacén.

A continuación, se describe los principales formularios que conforman el modulo desarrollado en Excel, en anexo A. 2 se aprecia la captura de cada

a. Formulario de ingreso.

Este formulario permite que personal no autorizado modifique o realice cambios no autorizados en el módulo, para el ingreso de usuarios es necesario contar con un nombre de usuario y una contraseña, estos serán creados por la persona que está autorizada a realizar dicha acción esta acción es realizada a través del formulario de usuarios.

b. Formulario menú principal

Este formulario es el formulario principal en él se encontrarán los accesos a los diversos formularios los cuales tiene una función específica. Los botones disponibles de visualizar en este formulario están relacionados con el nivel de permiso que se tiene.

Se tiene 3 niveles de permiso: administrador, editor, usuario

Los usuarios con permisos de editor no podrán visualizar el botón de “ver libro” y los con permisos de usuario solo podrá visualizar los botones de actualizar “botón imagen azul” y el de “generar pedido”.

c. Formulario salidas

Permite que el encargado de almacén o el personal con permisos de editor o administrador generen pedidos con las opciones de poder asignar al personal responsable, permite determinar la salida de acuerdo al documento físico que sustenta la salida (pedido, guía, cargo).

d. Formulario generación de pedidos

Este formulario permite generar pedidos al personal que cuenta con los permisos de “usuario”, el formulario automáticamente registra al personal que ingreso al módulo, dándole la opción solo de buscar el artículo y el destino.

Este formulario permite registrar el ingreso de materiales, así mismo también permite el ingreso generación de salida de material, esto con el fin de registrar las compras realizadas en campo, lo cual permite tener un control actualizado de los recursos utilizados para cada proyecto.

En este formulario el personal deberá buscar para corroborar que ya exista un registro del mismo de ser el caso que no exista un registro se procederá a ser ingresado a través del módulo articulo nuevo.

f. Atención de pedidos

Permite al personal responsable autorizar las salidas al campo de los pedidos generados por el trabajador y o el responsable del almacén, al momento de dar el visto bueno de notar alguna irregularidad el personal anular el registro.

Cuando el pedido ya está autorizado el responsable de despacho puede realizar la salida

Los pedidos ya atendidos podrán ser impresos en un formato establecido.

g. Material

 Salidas

En este apartado del formulario se puede visualizar todos los artículos que han sido necesario movilizar desde el inicio del proyecto hasta la finalización del mismo esta información se puede exportar en un formato predefinido, con dicha información se podrá realizar análisis con respecto a los recursos utilizados.

 Propiedades

En este apartado se puede realizar modificaciones a los atributos del artículo registrado

h. Devoluciones

En este formulario será empleado para la recepción de los artículos salidos para cada actividad, registrando la cantidad y el estado de ingreso del producto.

i. Status

Permite exportar en un formato predefinido la cantidad de los artículos en almacén y los artículos pendientes de devolución o no registrados en campo.

j. Proyectos

Este formulario permite registrar los proyectos conforme son aceptados para su ejecución de la misma forma permite cerrar o mantenerlos activos los proyectos.

k. Usuarios

Permite registrar y asignar al personal un usuario y contraseña para su ingreso al módulo así mismo permite tener un listado completo del personal que labora en la empresa y los cuales serán responsables de los despachos de almacén.

Este formulario permite modificar la contraseña, así como dar de alta a un trabajador o dar de baja en el módulo.