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Nombre del Procedimiento:
Contabilidad
Objetivo del Procedimiento:
Recibir, ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por el Patronato de la UAN, para generar la información que permita tomar decisiones, cumplir las obligaciones fiscales y administrar de forma adecuada los recursos financieros.
Registrar coherente y sistemáticamente los ingresos y egresos efectuados por el Patronato con la finalidad de llevar una cuenta pública transparente y organizada conforme las autoridades competentes lo requieran.
Normas de Operación:
El asesor contable recibirá de la Coordinación General toda la documentación para su registro en el programa contable utilizado.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: Contabilidad
AREA: Contabilidad DEPARTAMENTO: Contabilidad RESPONSABLE ACT.
NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO
AUXILIAR CONTABLE
1
INICIA PROCEDIMIENTO
Recibe documentos de auxiliar administrativo Documentos
NOTA. Los documentos pueden ser: oficios,
escritos, facturas y/o recibos de honorarios, cheques, recibos de efectivo, estados de cuenta bancarios, etc.
2
Los documentos recibidos se clasifican en egresos e ingresos; los egresos se clasifican por número de cheque; y los ingresos se clasifican por fecha.
3
Se captura la información en el Sistema Automatizado de Contabilidad Gubernamental (SACG).
NOTA. Se captura el cumplimiento de las
obligaciones fiscales del mes inmediato anterior; seguido por los egresos de Santander, Bancomer y Banamex; posteriormente se registran los ingresos dando preferencia a las aportaciones gubernamentales, licitaciones e ingresos propios.
4
Se realizan las conciliaciones bancarias.
NOTA. Al término de cada trimestre se realiza un
enlace virtual de la información del SACG al SISCEF (Sistema de Consolidación de Estados
77
AUXILIAR CONTABLE
Financieros); dicho programa consiste únicamente en organizar y presentar la misma información en el formato establecido por gobierno del estado para uniformarse con las demás entidades y hacer más ágil y efectiva la consolidación de la cuenta pública.
5
Se imprime toda la documentación generada y se
archiva con la documentación comprobatoria. Documentos
NOTA. Se recaban las firmas en los documentos
que así lo ameriten.
6 Se calculan las obligaciones fiscales. Hojas de pago de impuestos
7
Se entrega la documentación al auxiliar administrativo.
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Diagrama de flujo Fecha autorización Hoja De
25 de Mayo de 2010 1 1
Procedimiento: Contabilidad
Área: Estructura Administrativa Departamento: Asesoría contable
Inicia
Recibe del Auxiliar Administrativo pólizas con su respectivo soporte (oficios, escritos, facturas y/o recibos de honorarios, cheques, recibos de efectivo, estados de cuenta bancarios)
Documentos 1
Clasificación de los documentos en egresos e ingresos; los egresos se clasifican por número de cheque; y los ingresos se clasifican por fecha.
2
Captura la información en el Sistema Automatizado de Contabilidad Gubernamental (SACG).
3
Pago de impto. del mes inme ant Realiza las conciliaciones
bancarias. 4 Imprime toda la documentación generada y se adjunta la documentación comprobatoria. 5
Pólizas y facturas y/o recibos de honorarios, cheques entre otros escritos
Se calculan las
obligaciones fiscales. 6
Hoja de pago de impuestos (ISR, IVA e impuesto sobre nomina) Devolución de documentación al auxiliar administrativo Termina
Recibe la documentación y separa para proceder a archivar.
Turna a la Coordinación General documentos para pago de impuestos.
ISR, IVA e impuesto sobre nomina Pólizas, soporte de pólizas, hoja de impuestos (ISR, IVA e impuesto sobre nomina)y estados de cuenta.
7
79
III. FORMATOS Y GUÍAS DE LLENADO
80
81
GUÍA DE
LLENADO DE LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN
1. Anotar el nombre o razón social del Proveedor al cual se le está requiriendo la cotización.
2. Anotar el nombre de la persona a quién se le deberá de dirigir la solicitud de cotización.
3. Deberá de anotar el área de la Universidad Autónoma de Nayarit que está solicitando los bienes y/o servicios.
4. Anotar el número de teléfono al cual se le podrá localizar al proveedor.
5. Deberá de anotar el nombre de la Coordinadora Administrativa del Patronato de la UAN a la cual debe ser dirigida la cotización.
6. Deberá anotar con números consecutivos los diferentes artículos que se solicitarán y se harán en orden de aparición.
7. Deberá anotar las especificaciones técnicas de los bienes que se desea adquirir. 8. Deberá anotar la cantidad de artículos de las mismas especificaciones que se
desea adquiri.
A partir de este punto lo deberá de llenar el proveedor.
9. Deberá de anotar el precio unitario por cada tipo de artículo sin IVA.
10. Deberá de anotar el IVA que causa por cada tipo de articulo (precio unitario). 11. Deberá de anotar el costo total de los artículos anotados en la misma fila con
todo y el IVA.
12, 13, 14 y 15. Deberá de anotarse la suma de todas y cada una de las columnas para identificar el costo total de los bienes y/o servicios solici
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SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN AL PADRÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIOS Y SU GUÍA DE LLENADO.
Nombre, Denominación o Razón Social del Solicitante
R.F.C. CURP
Domicilio, Calle y Número
Colonia Municipio CP Ciudad Estado
Teléfono Fax E-MAIL
Nombre teléfono del Representante de Ventas
Nombre teléfono del Representante de Legal
No. de la Escritura Publica en la que consta Fecha Su Acta Constitutiva
No. de Tomo No. de Fojas
Nombre, Número y lugar del Notario Público ante el cual se dio fe de la misma
Giro comercial (describa brevemente su actividad preponderante)
Anteriormente ha sido proveedor de la Universidad: Si No De ser afirmativo cuantos años de antigüedad
DOCUMENTOS QUE SE ANEXAN
1. Acta constitutiva/Acta de nacimiento
2. Poder General o especial para Actos de Administración o de Dominio del representante legal (Personas Físicas: solo en caso de tenerlo)
3. Alta ante la S.H.C.P. (R-1 inicial y cedula) incluyendo modificaciones
4. Listado de productos y/o servicios (genéricos) 5. Declaración Anual (ISR) y parciales, al
momento solicitar su inscripción o renovación
6. Identificación Oficial vigente COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PATRONATO
Solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios
No. Expediente Clave Proveedor
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Nota: El presentar este formato como solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, no implica la aceptación del mismo.
Manifiesto bajo protesta de decir verdad, que los datos contenidos en el presente formato son verídicos y autorizo al Comité de Adquisiciones del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit para que lleve a cabo su verificación. Igualmente declaro, que ni el suscrito, ni la persona o empresa que represento tenemos alguna relación con grupos u organizaciones vinculadas con actividades ilícitas, ni estar en alguno de los supuestos del Art. 34 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Almacenes del Estado de Nayarit.
Así mismo me obligo a informar oportunamente al Comité de Adquisiciones del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit cualquier cambio que hubiera en los datos generales de mi representada o en los supuestos de la ley anteriormente descritos.
Sello de la Empresa
Sello del Comité de Adquisiciones Firma y Fecha del Propietario o Representante Legal
PATRONATO PARA ADMINISTRAR EL IMPUESTO ADICIONAL DEL 10% DESTINADO A LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NAYARIT
COMITÉ DE ADQUISICIONES
Solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios
INFORMACIÓN GENERAL
La inscripción es totalmente gratuita
¿Cómo realizar el trámite para pertenecer al padrón de proveedores?
1. Llenar la solicitud registrando los datos en los apartados correspondientes (no deberá contener teléfonos celulares ni radio localizadores)
2. Presentar la solicitud en 2 tantos
3. Anexar los documentos correspondientes a: • Persona física
• Persona Moral/jurídica
4. Presentar o en su caso enviar por algún servicio de paquetería a las oficinas del Patronato
Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, ubicadas en:
Bilbao No. 8-A ALTOS Ciudad del Valle Tepic, Nayarit CP 63157 Teléfono: 01 311 214 38 98
Para conservar su registro es indispensable renovarlo anualmente antes del 1 de abril de cada año, con el siguiente documento:
• Copia de la declaración anual de impuestos del ejercicio anterior (ISR) y parciales
En el momento en que ocurra deberá avisar con una carta membretada de la empresa, informándonos:
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1. Cambio de domicilio ante la S.H.C.P. (presentando copia del aviso)2. Modificaciones al acta constitutiva (incremento o disminución de actividades, cambio de poder y/o representante legal de la empresa (presentando copia certificada)
3. Cambio de teléfonos
4. Cambio de representante de ventas
“El no dar aviso” de cualquier modificación a sus datos de proveedor es motivo de Suspensión y/o Baja
definitiva en el Padrón de Proveedores.
PUNTOS RELEVANTES EN LA EVALUACIÓN PARA LA CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
A. Contar con la infraestructura de acuerdo a las actividades señaladas en la documentación B. Contar con experiencia comprobable a través de la presentación de documentos
C. Contar con instalaciones de acuerdo a las actividades señaladas documentación (oficinas, bodegas, exhibidores, etc.)
Atentamente
L.C. María Esther Fránquez Partida
Coordinadora General del Patronato para Administrar el Impuesto Especial destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit
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GUÍA DE LLENADO RELACIÓN DE PROPUESTAS PARA PRESENTAR EN SESIONES DE GOBIERNO
1. Deberá anotar el periodo en el cual se presentarán las propuestas enumeradas y si es ordinaria o extraordinaria.
2. Deberá anotar el nombre de la persona a la cual irá dirigida la relación de propuestas. 3. Asignar número de propuesta que se vaya recibiendo, la asignación deberá ser en
orden secuencial.
4. Anotar la fecha en que el Patronato de la UAN recibe la propuesta o solicitud. 5. Deberá de anotar el no. de oficio.
6. Deberá de anotar el nombre de la persona y el cargo de quién está presentando (firmando) la propuesta.
7. Anotar la cantidad que el suscrito solicita para adquirir los bienes, servicios y/u obras públicas en beneficio de la Universidad.
8. Anotar algún comentario que sea necesario y que pueda ayudar para atender y dar respuesta a las propuestas presentadas.
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CERTIFICADO DE TESORERÍA
Número: PAIEUAN-CT-(OP/ADQ)-___-2010
Tepic, Nayarit; ____ de ____ de 2010.
________________________________
Coordinador(a) General de la Estructura Administrativa del Patronato
Atención: ____________________________ Responsable del Área ________
Con fundamento en el artículo 5 de la Ley del Patronato para Administrar el Impuesto Especial destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, y 31 fracción II del Reglamento la ley en mención; y en alcance a los acuerdos números _________________ emanado en la _________ Sesión ______ de ______ de _____ 20__ dos mil _____;
CERTIFICO
La disponibilidad financiera por el orden de $_____________ (______________ pesos
__/100 moneda nacional) para ____________________ en la _________, en el municipio
de ______, Nayarit.
Atentamente El Tesorero del Patronato
________________________. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
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GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO DEL CERTIFICADO DE TESORERÍA
1. Deberá de anotar la clave asignada según el año en que se expedirá el certificado y el número de certificado expedido.
2. Dirigido a la Coordinación General del Patronato de la UAN.
3. Anotar el número de acuerdo que le fue asignado en la relación de propuestas aprobadas en sesiones de Patronato.
4. Deberá de anotar si la sesión fue ordinaria o extraordinaria.
5, 6 y 7. Anotar el día, el mes y el año en que fue celebrada la sesión de Patronato. 8. Anotar con letra el año en que fue celebrada la Sesión de Patronato.
9. Deberá anotar con números la disponibilidad financiera que se tiene para poder realizar la adquisición de bienes, servicio y obra pública.
10. Deberá anotar con letra la cantidad de dinero disponible que se tiene para poder realizar la adquisición de bienes, servicio y obra pública.
11. Deberá anotar el bien, servicio u obra pública que fue aprobado en la Sesión de Patronato.
12. Deberá anotar el nombre del Tesorero del Patronato quien será el único que puede firmar el Certificado.
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CONCENTRADO DE ACUERDOS
(Número consecutivo) Sesión (Ordinaria/Extraordinaria) de (fecha dd/mm/aa)
Acuerdo Acordado Rubro Modalidad
Ejecución Observaciones
GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO “CONCENTRADO DE ACUERDOS”
1, 2 y 3. Anotar el número consecutivo de la Sesión, su tipo (Ordinaria/ Extraordinaria) y la fecha (día, mes y año) de su celebración.
4. Anotar el número consecutivo de cada acuerdo generado.
5. Deberá de anotar el acuerdo al que se llegó en las Sesiones de Patronato con la descripción y la cantidad del mismo.
6. Indicar el rubro del Programa Operativo Anual al que pertenece el acuerdo tomado, pudiendo ser: Administrativo, Infraestructura, Adquisiciones y Servicios, Becas, Acreditación, Otros.
En el caso de que el acuerdo no esté contemplado en ningún concepto del Programa Operativo Anual se clasificará como si lo fuera, indicándose en la columna “Observaciones” la leyenda “Fuera POA”.
7. Precisar la modalidad de ejecución del acuerdo, pudiendo ser: Inmediato, permanente, licitación pública, vía convenio, indeterminada.
8. Describir el estatus del acuerdo (ejecutado, en proceso de ejecución, sin iniciar). Añadir número de convenio, de licitación, monto ejercido a la fecha; cualquier información que sea de utilidad para la Estructura Administrativa.
1 2 3
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6
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CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OFICIOS RECIBIDOS
Periodo: _____________ de _____________ Fecha del oficio Fecha de recepción Número de oficio Institución o persona jurídica de procedencia
Dirigido a: Motivo: Suscrito: Área encargada de seguimiento Revisión
GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO “CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OFICIOS RECIBIDOS”
1. Anotar el periodo en que se recibieron los oficios (los meses). 2. Anotar el año en que se recibieron los oficios.
3. Anotar fecha en que fue expedido el oficio.
4. Anotar la fecha en que fue recibido por la Coordinación General del Patronato de la UAN.
5. Anotar el número de oficio con el que fue expedido. 6. Anotar la dependencia o institución de procedencia.
7. Anotar el nombre y cargo de la persona a quien va dirigido el oficio. 8. Anotar la razón u objetivo por la cual fue enviado el oficio registrado. 9. Anotar el nombre y cargo de la persona que emitió el oficio.
10. Anotar el área (fecha y nombre del encargado del área) la cual se hará cargo de atender la solicitud u objetivo del oficio.
11. La Coordinadora General deberá plasmar su firma de revisado para corroborar los tiempos de entrega.
1 2
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ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN DE ADQUISICIONES Proveedor- Patronato UAN
ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN DE ______
En la ciudad de Tepic, Nayarit; siendo las 17:30 diecisiete horas con treinta minutos del día 11 de mayo de 2010, dos mil diez, en la Oficina del Patronato de la Universidad Autónoma de Nayarit, ubicada en calle Bilbao no. 8-A, Altos, y ante los CC. ________________, _________________, M. C. _____________ y _______________, en su carácter de Presidente, Tesorero, Secretario y Secretario Técnico del Patronato para Administrar el Impuesto Especial Destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, respectivamente; comparece el C. ______________ en Representación del Proveedor ___________________, para hacer entrega total, formal y material de _________ para la ___________________ y Unidad Académica de ________ de la Universidad Autónoma de Nayarit respectivamente.
Haciéndose constar que el ___________ antes mencionado cumple con las especificaciones técnicas presentadas por la empresa oferente adjudicada, y que el mismo es sometido a la verificación pertinente para constatar el cabal cumplimiento, las cuales se describen a continuación:
Siendo las __________ horas con ________ minutos del ___ de ___ de 2010, dos mil diez, se cierra la presente, levantándose la misma en un solo tanto, el que será agregado al expediente correspondiente.
POR EL PATRONATO ________________________ PRESIDENTE ______________________________ TESORERO POR EL PROVEEDOR _________________________________ CANTIDAD DESCRIPCIÓN ___ Unidades ____ Unidades
93
ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN DE ADQUISICIONES Patronato UAN- Universidad Autónoma de Nayarit
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE _________
En la ciudad de Tepic, Nayarit; siendo las ____ horas con ____ minutos del __ de __ de ______, en la Oficina del Patronato de la Universidad Autónoma de Nayarit, ubicada en calle Bilbao no. 8-A, Altos, y ante los CC. ________________, _________________, M. C. _____________ y _______________, en su carácter de Presidente, Tesorero, Secretario y Secretario Técnico del Patronato para Administrar el Impuesto Especial destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, respectivamente;; hacen entrega formal y material de los bienes adquiridos a la Universidad Autónoma de Nayarit a través del C. ____________, Secretario de Finanzas y Administración de la Universidad Autónoma de Nayarit, para la Unidad Académica de __________ de la Universidad Autónoma de Nayarit respectivamente, hacemos constar que los bienes antes mencionado cumplen con las especificaciones técnicas, las cuales se describen a continuación:
Siendo las ________ horas, del ____ de ___ de ______, se cierra la presente, levantándose la misma en un solo tanto, el que será agregado al expediente correspondiente.
POR EL PATRONATO
________________________ PRESIDENTE
______________________________ TESORERO
POR LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT
___________________________
SECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
TESTIGOS CANTIDAD DESCRIPCIÓN __ Unidades __ Unidades
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ACUSE DE RECIBO DE ADQUISICIONES (Patronato- Órgano Usuario)
ACUSE DE RECIBO DE ______
En la ciudad de _____, Nayarit; siendo las ______ horas del ______ de _______ de _______, en las instalaciones de la Unidad Académica ________ de la Universidad Autónoma de Nayarit con domicilio en ________________; comparecen el (la) C._____________________, Coordinador(a) General del Patronato para Administrar el Impuesto Especial destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit y el C. ________________, en su calidad de representante del órgano usuario; para realizar la entrega formal y material de los bienes que a continuación se describen:
CANTIDAD DESCRIPCIÓN
____ Unidades
-
POR EL PATRONATO UNIDAD ACADÉMICA DE _____
_______________________ COORDINADOR(A) GENERAL
________________________ REPRESENTANTE ORGANO USUARIO
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ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE OBRA PÚBLICA ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN
(Contratista- Patronato)
Que se formula con relación a la obra pública: ______________________________, siendo las
___________ horas del _________ de _________ de __________, en cumplimiento de lo dispuesto en el
artículo 48 de la Ley de Obra Pública para el Estado de Nayarit, se reunieron en el lugar que ocupa el inmueble ubicado en domicilio ____________ de la localidad de __________ municipio de ____________, Nayarit; las personas físicas o morales y funcionarios cuyos nombres, representaciones y firmas figuran al final de esta acta, con el propósito de llevar a cabo la entrega que realiza la empresa _______________________, representada por el ___________; quien hace entrega de la obra en mención al Patronato para Administrar el Impuesto Especial destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, que recibe la obra indicada cuyos datos y características son los siguientes:
1.- Aprobación presupuestal.
2.- Modalidad de ejecución.
Obra pública por contrato ____________________.
Del contrato.
1.- Contrato número ______________ de ________ de __________ de 20_______ 2.- Relativo a la ______________________________________________________.
3.- Contratista: __________________________________ representada por el _____________. 4.- Monto contratado: $________ (_____________________ pesos __-/100 Moneda Nacional). Incluye I.V.A.
5.- Monto del convenio único (Art. 45 Ley de Obra Pública del Estado) número ___________ de ______ de ___ de ___: $_________ (_________________ pesos ___/100 moneda nacional); incluye I.V.A.
5.- Fecha de inicio según contrato: ___________ de _______ de __________. 6.- Fecha de terminación según contrato: _______ de _________de _________. 7.- Fecha de terminación según convenio: _______ de ______ de __________.
3.- Garantías
Por el cumplimiento del contrato. Póliza número __________ por un monto de $__________
(_______________ pesos __/100 moneda nacional); expedida el ____ de ____ de ______ por _____ Compañía Afianzadora.
Por el anticipo.
Póliza número __________ por un monto de $__________ (_______________ pesos __/100 moneda nacional); expedida el ____ de ____ de ______ por _____ Compañía Afianzadora.
Por los vicios ocultos. Póliza número __________ por un monto de $__________ (_______________
pesos __/100 moneda nacional); expedida el ____ de ____ de ______ por _____ Compañía Afianzadora.
4.- Inversión real ejercida:
$__________ (_______________________ pesos __ /100 moneda nacional), incluye I.V.A.
No.
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________________________5.- Términos bajo los cuales se efectúa la recepción:
Una vez verificada la obra mediante el recorrido e inspección por las partes que intervienen, se concluye que la obra contratada se encuentra totalmente terminada y funcionando de acuerdo con la finalidad y destino de su ejecución.
La presente acta no exime a la dependencia ejecutora o compañía constructora de la obra, de los defectos o vicios ocultos que resultaren de los mismos, y se obliga por la presente a corregir las deficiencias detectadas sin costo alguno para el Patronato, para lo cual, el contratista entrega la póliza de fianza de vicios ocultos cuyos datos líneas arriba se describen, con vigencia de un año a partir de su recepción, de conformidad con el artículo 49 de la Ley de Obra Pública del Estado de Nayarit.
Los representantes del Patronato podrán firmar esta acta en forma condicionada, indicando las razones de su condicionamiento.
Una vez firmada la presente acta se tendrá por finiquitado el contrato de la obra en cuestión, por lo que no se aceptaran reclamaciones adicionales.
Observaciones, condiciones o inconformidades:
______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________
Por el Patronato reciben:
_____________________________
Presidente Tesorero
________________________________ Asesor de Obra Pública del Patronato
Por “El contratista” entrega:
_______________
FIRMAS CORRESPONDIENTES DEL ACTA ENTREGA RECEPCIÓN CORRESPONDIENTE A LA OBRA PÚBLICA ______________________DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT, BAJO CONTRATO NÚMERO _____________
97
ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN
(Patronato- Universidad Autónoma de Nayarit)
Que se formula con relación a la obra pública: ______________________________, siendo las
___________ horas del _________ de _________ de __________, en cumplimiento de lo dispuesto en el
artículo 48 de la Ley de Obra Pública para el Estado de Nayarit, se reunieron en el lugar que ocupa el inmueble ubicado en domicilio ____________ de la localidad de __________ municipio de ____________,