Inconsistent Support Systems

Esta prueba de auditoría consiste en solicitar a los acreedores, por escrito profesionalmente, una confirmación respecto a que el saldo de la cuenta (o cuentas) que se le debe, coincide

con el que tiene registrado la empresa que se somete a la auditoría, para lo cual se le suministran los datos respectivos.

A efecto de facilitar la respuesta de los acreedores, se acostumbra acompañar la carta de confirmación de un sobre con el porte pagado que lleva impresa la dirección a la que se debe responder, la cual para efectos de auditoría corresponde a la del auditor.

La prueba de confirmación está integrada por tres diferentes etapas, a saber: las cartas a los acreedores, una hoja resumen de confirmación de saldos y una Cédula de análisis de

diferencias de confirmación de saldos.

Para la ejecución del trabajo, el auditor deberá elaborar una carta para cada uno de los acreedores, para ello utiliza alguno de los modelos que se presentan en los libros de texto que existen en el mercado. Dicha carta se confecciona en original y una copia. El original se envía al acreedor y la copia se mantiene en los archivos del auditor, como comprobación del trabajo efectuado. Cada una de esas notas se adjunta posteriormente a la hoja de trabajo en donde se consigna el resultado de las respuestas recibidas, identificándolas en el extremo superior derecho con una “AA”, seguida por el número consecutivo correspondiente, a partir del “3”.

Para confeccionar la Hoja de trabajo resumen de confirmación de saldos, el estudiante utilizará una hoja de seis columnas, en la que realizará las siguientes anotaciones:

a. En el primer renglón del encabezado el nombre de la empresa sujeta a auditoría; en el segundo, “Sección de cuentas y documentos por pagar”; en el tercero, “Resumen de confirmación de saldos”.

b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificación de la cédula de trabajo, que podría ser “AA-2”.

c. En el encabezado para títulos, primer renglón de la columna matriz, “Acreedor”, espacio que se utilizará para indicar el nombre del acreedor que suscribe la respuesta a la carta de confirmación.

d. En el encabezado para títulos, columna primera, “Número”, espacio que se utilizará para consignar el número con que se

debe identificar cada una de las cartas de confirmación enviada. e. En el encabezado para títulos,

columna segunda, “Monto”, espacio que se utilizará para escribir el monto de la deuda con cada uno de los acreedores, según corresponda con el renglón correspondiente de la columna matriz.

f. En el encabezado par títulos, columna tercera, “Monto confirmado”. Si el acreedor manifiesta su conformidad con el saldo que le fue notificado, un símbolo especifico para esa circunstancia; si el monto fuere diferente, deberá consignarse este último. Esta anotación deberá constituir una llamada de atención para el auditor, en el sentido de que deberá realizar una investigación,

para determinar el origen de la diferencia.

g. En el encabezado para título, columnas cuatro, cinco y seis, “Observaciones”, espacio que se utilizará para consignar notas del auditor: aclaratorias, confirmatoria o de otra índole.

h. En el cuerpo de la hoja, el nombre de cada uno de los acreedores que den respuesta a la nota que se les envió, con los datos que corresponden en las columnas descritas.

i. Terminada la transcripción de los datos de las respuestas recibidas según el punto anterior, dejar dos renglones en blanco y a partir del siguiente, las deficiencias de control interno que existan, identificadas según se indicó en la sección sobre la aplicación del control interno. (Aquí no se señalan las deficiencias, justamente con el propósito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotación de símbolos en la hoja de trabajo (CI-x), así como la transcripción de esa información a la Cédula

resumen de deficiencias de control interno).

j. En la parte inferior de la hoja columnar, una explicación de la simbología utilizada en esta cédula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I.

k. Al pie de la Cédula de

resumen de confirmación de saldos, la firma del auditor y la

fecha en que este ejecutó el trabajo, así como la firma de quien revisa. l. En el programa de auditoría, el

número con que identificó el trabajo, así como la firma de quien revisa.

m. En la hoja de análisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confección de la Cédula de

resumen de confirmación de saldos.

La Cédula análisis de diferencias de confirmación de saldos, es la hoja de trabajo que se utiliza para reunir y analizar las respuestas de loa acreedores a las cartas que se les envía para confirmar los saldos que les adeuda la empresa sujeta a revisión.

Para confeccionar la siguiente cédula relacionada con la confirmación de saldos, a la cual se denomina análisis de diferencias de confirmación de saldos, el estudiante utilizará una hoja de rayado común, que titulará en la forma ya conocida e identificará en el extremo superior derecho, con lápiz rojo, con una “AA-4”.

El número que se le ha asignado a esta cédula (“AA-4”), así como el de las siguientes de la sección de pasivos circulantes despenderá del número de hojas utilizadas como notas a los acreedores en la confirmación de saldos.

En la Cédula análisis de diferencias de confirmación de saldos, el estudiante realizará las siguientes anotaciones:

a. En el primer renglón de la hoja, el nombre del cliente que manifiesta tener en sus registros un saldo diferente al de la empresa que se somete a revisión.

b. A partir del segundo renglón, los elementos que somete a revisión para conocer el saldo real de la cuenta del acreedor, así como el resultado final de su trabajo.

c. Una vez que finaliza con el análisis del primer caso, el nombre del siguiente cliente que presenta una situación similar a la indicada en el punto anterior. De igual forma procederá con los casos que sean necesarios.

d. Una vez que finaliza el análisis de todos los casos en que hubiere

diferencias, las conclusiones generales del trabajo realizado.

e. Si hubiere deficiencias de control interno, las destaca e identifica según se ha explicado anteriormente.

f. Inmediatamente después de finalizado el proceso de análisis e investigación de cada caso, los asientos de ajuste o reclasificación que correspondan, identificándolos y realizando los cruces de información, tal como se indicó en el Tema I.

g. A renglón seguido, una explicación de la simbología utilizada en su revisión.

h. Al pie de la Hoja análisis de

diferencias de confirmación de saldos, la firma del auditor y la fecha

en que este ejecutó el trabajo, así como la firma de quien efectuó la revisión.

i. En el programa de auditoría, el número con que identificó la Cedula

análisis de diferencias de confirmación de saldos.

j. En la hoja de análisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confección de la

Cédula análisis de diferencias de confirmación de saldos.