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Tenemos que tener en claro que debemos poner primero los intereses de la empresa por sobre todas las cosas, es por ellos que en esta sección proponemos reorganizar las unidades de reparto e implementar ciertas medidas para poder lograr un óptimo rendimiento de todas las unidades y un desempeño eficaz en las rutas asignadas. Actualmente contamos con las siguientes unidades a disposición:

➢ 8 Furgones marca Hino modelo Dutro con capacidad de 4 toneladas, año 2015 adquiridas mediante un Leasing con Interbank (Propios)

➢ 5 Furgones marca Fuso con capacidad de 4 toneladas, año 1993. (Alquilado)

➢ 4 Camiones marca Dong Feng modelo DFA1063DJ con capacidad de 20 toneladas, año 2008 adquiridas con aporte de socios. (Propios)

➢ 1 Camión marca Hino con capacidad de 20 Toneladas, año 1991 (Alquilado)

➢ 1 Furgón Hino modelo FC10DLS de 10 toneladas, año 2007 adquiridas con capitalización de utilidades.

El gasto incurrido en las unidades alquiladas es de s/ 30 000 soles, tal cual muestra el detalle de gastos en los papeles de trabajo para la elaboración de los Estados Financieros.

A la vez, contamos con unidades que alquilamos a otra entidad que son las siguientes: 4 Furgones marca Hino modelo Duntro año 2015 por s/ 120 soles diarios y 1 camión marca Dong Feng de 20 toneladas por s/ 250 soles diarios, teniendo como ingresos s/ 21 900 soles como valor venta, ingresos reflejados en el Estado de Resultados.

Como principal medida consideramos recuperar las unidades de repartos que alquilamos a otra entidad y devolver las unidades que son alquiladas a nuestra entidad por parte de la empresa del Gerente Comercial.

Analizando con el área de distribución se necesita recuperar 4 furgones marca Hino modelo Duntro año 2015 de 4 toneladas, pudiendo alquilar solo 1 furgón de 4 toneladas. A su vez tenemos que devolver 4 Furgones marca Fuso con capacidad de 4 toneladas, año 1993 y 1 Camión marca Hino con capacidad de 20 Toneladas, año 1991. De esta manera las unidades actuales que dispondremos es:

➢ 12 Furgones marca Hino modelo Dutro con capacidad de 4 toneladas, año 2015 adquiridas mediante un Leasing con Interbank (Propios)

➢ 1 Furgones marca Fuso con capacidad de 4 toneladas, año 1993. (Alquilado)

➢ 4 Camiones marca Dong Feng modelo DFA1063DJ con capacidad de 20 toneladas, año 2008 adquiridas con aporte de socios. (Propios)

➢ 1 Furgón Hino modelo FC10DLS de 10 toneladas, año 2007 adquiridas con capitalización de utilidades. (Propio)

La razón que recuperamos nuestras unidades de 4 toneladas es porque son unidades nuevas y permiten desarrollar la tarea de distribución de manera eficiente y eficaz. Decimos eficiente porque por ser nuevo, el consumo de combustible es menor que las unidades que alquilamos que son del año 1993. Y decimos eficaz porque no tienen fallas mecánicas en mitad de la ruta, perjudicando así el cierre del proceso de las ventas.

Otro motivo por el que devolvemos el camión de 20 toneladas que se alquila, es porque según las rutas de distribución (plasmados anteriormente) diariamente se utiliza como máximo 18 camiones, sobrando así un camión y por lo cual decidimos devolver el que más gastos nos conlleva, teniendo así que reorganizar las rutas de manera más eficiente, por ellos implementaremos un sistema de control interno en las rutas que debatiremos más adelante.

Hasta antes de las medidas propuestas, los montos que se consideraba en el Estado de Resultados eran de la siguiente manera:

Este monto se ve plasmado en los meses de julio, agosto y setiembre (detalle de gastos) en la cuenta 9503050401 denominado Gastos de servicios prestados por terceros – alquileres - equipo de transporte.

Estos ingresos se reflejan en el Estado de Resultados en los meses de Julio, Agosto y Setiembre como consecuencia de alquilar nuestras unidades a una empresa relacionada.

CANTIDAD CAPACIDAD COSTO DÍAS TOTAL 5 FURGONES DE 4 TN S/150.00 30 S/22,500.00 1 CAMIÓN DE 20 TN S/250.00 30 S/7,500.00

TOTAL S/30,000.00

CANTIDAD CAPACIDAD COSTO DÍAS TOTAL 4 FURGONES DE 4 TN S/120.00 30 S/14,400.00 1 CAMIÓN DE 20 TN S/250.00 30 S/7,500.00

TOTAL S/21,900.00

ALQUILADOS A SARGHESA SAC

ALQUILAMOS A OTRA ENTIDAD TABLA N° 14

Como consecuencia de la medida que hemos tomado, el Estado de Resultados sufrirá algunas variaciones que serán consideradas en los Estados Financieros Presupuestados.

CANTIDAD CAPACIDAD COSTO DÍAS TOTAL 1 FURGONES DE 4 TN S/150.00 30 S/4,500.00 0 CAMIÓN DE 20 TN S/250.00 30 S/0.00

TOTAL S/4,500.00

Ahora el monto que se reflejará en la cuenta de gasto 9503050401 denominado Gastos de servicios prestados por terceros – alquileres - equipo de transporte será de s/ 4 500 soles, notando una gran diferencia con el gasto en meses anteriores.

Los ingresos obtenidos por la facturación de alquileres de nuestras unidades sufrirán una disminución. Con todo, esta medida nos permitirá tener mayor producción al momento de distribuir nuestros productos, explotando nuestros propios activos, cumpliendo la labor por el cual fueron adquiridas, de esta manera lograremos incrementar las ventas efectivas y disminuir el índice de rechazo, a su vez el personal de distribución tendrá la herramienta principal para desarrollar su labor de la menor manera, sin sufrir desperfectos mecánicos.

A continuación implementamos un procedimiento de control interno para poder alquilar unidades de reparto, que debido a nuestras proyecciones de ventas, que se necesitará para tal fin.

CANTIDAD CAPACIDAD COSTO DÍAS TOTAL 1 FURGONES DE 4 TN S/120.00 30 S/3,600.00 1 CAMIÓN DE 20 TN S/250.00 30 S/7,500.00

TOTAL S/11,100.00

ALQUILADOS A SARGHESA SAC

ALQUILAMOS A OTRA ENTIDAD TABLA N° 16

Universidad Nacional de Trujillo Facultad de Ciencias Económicas

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Comentario: En la Tabla n° 18 se propone una ficha de unidades alquiladas para medir la eficiencia y eficacia de las unidades adquiridas, se llevará un control integral de dichas unidades

Fuente: Elaboración Propia – Implementación de Sistema de Control Interno de Transportes Hermanos Linares SAC TABLA N° 18

FECHA DÍAS MARCA CAPACIDAD AÑO COMBUSTIBLE RENDIMIENTO DESPERFECTOS MECÁNICOS REVISIONES TÉCNICAS

FICHA DE ANÁLISIS DE UNIDADES ALQUILADAS – TRANSPORTES HERMANOS LINARES SAC

PLACA:

TESIS UNITRU Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT

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El sistema de control interno implementado en los alquileres de unidades de reparto contempla:

➢ No alquilar unidades con más de 10 años de antigüedad, desde su fecha de fabricación.

➢ El consumo de combustible de la unidad tiene que ser Gas Licuado de Petróleo y/o Diésel

➢ Su carga debe tener como capacidad un mínimo de 4 tn.

➢ No debe que tener papeletas de infracción de tránsito sin pagar

➢ Debe de pasar una revisión técnica por parte de nuestro mecánico.

➢ Cada 3 meses debe pasar una revisión técnica por parte de una entidad especializada, con el fin de brindar seguridad a nuestros colaboradores.

➢ Deberá ser decorado con el logotipo de Transportes Hermanos Linares SAC

➢ Las cancelaciones de las facturas se realizarán de manera quincenal.

➢ Se cancelarán solo los días utilizados por la empresa, vale decir los días que la unidad sale de la CDA.

Asimismo, como parte del proceso del sistema de control interno abocado a la calidad de alquiler de unidades de reparto, se contemplará la ficha de análisis de unidades alquiladas, con el fin de hacer seguimiento la calidad, la eficiencia y eficacia de las unidades de reparto. Por lo cual procederemos a explicar la implementación de la mencionada ficha de análisis:

➢ Después del visto bueno de nuestro mecánico se procederá a transcribir la fecha que empezará a ser utilizada la unidad.

➢ Se llevará el control de los días que ha sido utilizada la unidad.

➢ Tendremos en consideración la marca de la misma ya que esto nos ayudará a prever los repuestos en caso de cualquier falla mecánica ocurrida por irresponsabilidad de los choferes.

➢ Tendremos conocimientos de datos generales como capacidad, año de fabricación de la unidad y combustible que se utilizará

➢ El rendimiento será muy importante, ya que nos permitirá analizar la eficiencia de la unidad y la productividad que nos

generará, el rendimiento se calculará de manera diaria y ese dato se brindará en el sistema de control de combustible que se plasmará en el kardex de combustible, esto considerada en otro sistema de control interno abocada en el combustible, que será detallada más adelante.

➢ En el campo de desperfectos mecánicos analizaremos las veces que la unidad ha tenido fallas, mermando su productividad y detallar las causas de las mencionadas fallas.

➢ En revisiones de técnicas, se llevará el control de las fechas que la unidad ha pasado por una revisión técnica en una empresa especialidad, en este campo nos dará dicha información a tiempo para su respectiva revisión que es cada 3 meses y así poder seguir contando con ella o buscar el reemplazo de la unidad para cumplir el plan de rutas diarias.

El encargado de efectuar este proceso del sistema del control interno, referida al alquiler de unidades de reparto, será el Supervisor de Distribución pero será supervisado y capacitado por el Gerente Comercial. La ficha de análisis de unidades alquiladas tendrá que llevar la firma del Supervisor de Distribución y la firma del Gerente General para poder proceder al pago de facturas de dichos alquileres.

Fuente: Base de Datos del área de Distribución de Transportes Hermanos Linares SAC