Esta etapa consiste en la verificación correcta del almacenamiento de la información en las hojas de la base de datos de Microsoft Excel, el cálculo exacto del precio de los productos a través del método del promedio ponderado, la correcta manipulación de la entrada y salida de información, así como cada uno de sus movimientos.
Fuente: (Toasa, T,J.,2017)
2.4. Conclusiones parciales del capitulo
La caracterización del almacén de Pinturas Aldaz II, permite que la información obtenida ayude a determinar el diagnóstico actual para contribuir a la generación de ideas para el planteamiento de la propuesta como es el desarrollo de un sistema de gestión de inventarios.
El diseño manual de inventarios constituye una herramienta administrativa importante tanto como para el almacén, así como para llevar una mejor gestión de los inventarios de los productos.
La investigación de campo permito determinar las necesidades de las demandas que tienen los clientes del almacén en lo referente a los despachos y atención en los productos que requieren por cada compra realizada.
54 CAPITULO III: Desarrollo de la Propuesta
3.1. Desarrollo de la Aplicación del Modelo del Control de Gestión de Inventarios para el Almacén de Pinturas Aldaz II.
Determinación del sistema de inventario que mejor se adapte al almacén.
La principal motivación para elegir un sistema de inventario es presentar a la empresa un plan de control y rotación de inventarios, que ayude y permita a los dueños mejorar el proceso de ingreso y salida de mercaderías de la empresa. Con esta información la dirección administrativa estará en capacidad de tomar la mejor decisión sobre: la cantidad de mercadería a comprar, que mercadería comprar, cada que tiempo comprar y disponibilidad de saldo para la compra.
Como ya se indicó anteriormente la empresa maneja sus inventarios de maneja empírica, la bodega no tienen un orden adecuado en los cuales se pueda despachar los materiales de pintura y herramientas de ferretería de una manera más eficiente y eficaz, contablemente se observa que no cuentan con un inventario, ni con sus costos reales y esto dificulta el movimiento del negocio, ya que al momento de vender un producto se tiene que consultar con el gerente el precio de venta.
Análisis del sistema permanente o perpetuo de inventarios para el almacén.
Dentro del análisis del sistema permanente de inventarios se ponen de manifiesto los siguientes parámetros:
La obtención de información requiere de un inventario inicial (conteo físico). En esta etapa es necesario levantar la información inicial, en vista que la empresa no cuenta con información de inventarios en forma eficiente.
El registro continuo y al día de todos los artículos permite obtener la información rápida y actualizada. Es la meta que se busca al implantar un sistema de gestión de inventarios, de esta manera la dirección de la empresa puede tomar las decisiones oportunas sobre compra de pintura, herramientas y materiales. La disposición de la información durante todo el tiempo es un punto muy
importante para la empresa, permite a sus directivos disponer de los recursos de la empresa para nuevos pedidos, tomar decisiones, adquirir productos necesarios, y evitar equivocaciones en los pedidos de productos.
Cuando existe un buen control las cosas funcionan bien. El hecho de que se implemente un sistema de gestión de inventarios, es porque la principal prioridad
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es tener la información segura y confiable. Esto quiere decir que se evita el deterioro de la información contenida en papeles y la lentitud en búsqueda de los productos donde en la cual se determina la cantidad de existencia y el lugar de ubicación.
La información recolectada proporciona a los directivos de la empresa una idea clara y precisa del funcionamiento del negocio en cualquier momento.
El hecho de tener la información real permite a la empresa evitar pedidos a ciegas, sin saber que se tiene y que no. Esto ayuda a realizar las compras con un criterio, sabiendo lo que existe y lo que no.
Este sistema es aplicable para todos los productos de la empresa.
Una vez que se ha hecho el análisis de algunas de las acciones que realiza el sistemas de inventarios propuesto para el almacén PINTURAS ALDAZ II, el sistema que más acciones positivas presenta para el almacén es el manejo y control del inventario permanente, ya que tienen total concordancia con los objetivos trazados e implementado en el almacén será de ayuda para la toma de decisiones.
Sistema de Gestión para el manejo y control de inventarios del Almacén de Pinturas Aldaz II.
La empresa no cuenta con la información necesaria de inventarios por lo que es de suma importancia proponer que se implemente un sistema de gestión para la administración y controlar del inventario.
El hecho de controlar el inventario de manera eficaz es importante porque puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez.
La administración de inventarios tiene como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:
Maximizar el servicio al cliente.
Maximizar la eficiencia de las unidades de compra Minimizar la inversión en inventarios.
Optimizar los recursos tecnológicos del almacén. Contar con inventario actualizado.
Para la gestión del manejo y control del inventario se debe tener en cuenta cada uno de los movimientos de los productos que se realicen; así como también, los registros que éstos generen. El problema de la concordancia es también un punto que se debe tener
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muy en cuenta, esto consiste en que lo físico debe concordar con el registro que se maneje que se maneja actualmente (Kardex).
La información que se genere por el ingreso o egreso de los productos, devolución y pedidos a proveedores debe de ser una información confiable, exacta y consistente. Se trata fundamentalmente de instaurar un eficiente manejo de las transacciones y registros referentes al uso, de tal manera que la información esté disponible cuando la gerencia lo requiera para análisis de la situación del almacén.
Para lograr que los objetivos propuestos se cumplan, es necesario la aplicación de las siguientes actividades:
1. Ejecución del plan de acción de las cinco S japonesas 2. Toma física del inventario actual
3. Documentación y control del inventario 4. Creación de la base de datos
5. Desarrollo de Sistema de Gestión para el manejo y control del inventario mediante macros en el entorno de programación de Visual Basic para Excel.
6. Pruebas de almacenamiento de la información.
Desarrollo
1. Plan de acción de las 5 S Japonesas
Tabla 10 Plan de acciones de la teoría de la 5 s