Las funciones y perfiles de los cargos se describen en los manuales de funciones desarrollados para los tres cargos que se crean junto con la reorganización del área de compras. Estos manuales estarán integrados por cuatro apartados que se destallan: I. Identificación del cargo.
Este apartado contiene todos los datos generales del cargo que se describe en el manual de funciones y perfiles.
II. Propósito del cargo.
Aquí se define el motivo de la creación del cargo y la misión principal de quién lo ejerza.
III. Funciones principales.
En esta sección se listan la totalidad de funciones que ejecuta el ejecutivo o empleado que lo ocupa, estas pueden ser diarias, semanales, mensuales y anuales, dependiendo de la clase de cargo.
IV. Competencias
Alles (2009) en su libro diccionario de competencias definió a la competencia laboral como la capacidad integral que posee una persona y que la utiliza para desempeñar de manera eficaz un cargo encomendado, el que tiene un sin número de funciones específicas.
En este apartado se registran las competencias necesarias establecidas por la empresa para cada uno de los cargos definidos.
V.Perfil.
Alles (2009) define al perfil de un cargo como una técnica de recopilación de los requisitos profesionales exigidos por la empresa a una persona para postular a un cargo y ejercerlo de manera adecuada cumpliendo de manera eficaz y a satisfacción las funciones encomendadas.
El perfil, está integrado por factores, como; los estudios de acuerdo a un nivel requerido, conocimientos extras, las habilidades técnicas y la experiencia que requiere la empresa para los cargos definidos.
Estos factores recibirán cada uno una calificación parcial, las que sumadas darán el valor total individual y estos en conjunto sumarán el 100 de ponderación requerido.
Tabla 44:Valores para la calificación del perfil
Valores para la calificación del perfil
FACTORES VALORACIÓN
Estudios (preparación) 30
Conocimientos extras 20
Habilidades técnicas 20
Experiencia 30
TOTAL DE PONDERACIÓN DE FACTORES: 100
El nivel establecido para cada cargo, se sustenta en el grado de educación que la empresa considera que debe tener el aspirante a ocupar un cargo; nivel 1 significa educación primaria, nivel 2 preparación secundaria, y nivel 3 estudios universitarios.
Los manuales de cargos y funciones de los tres colaboradores integrantes de la reorganizada área de compras se detallan en las tablas # 45, 46 y 47:
Tabla 45:Manual de cargos y funciones - jefe de compras
Manual de cargos y funciones - jefe de compras I. IDENTIDAD DEL CARGO
Cargo: Jefe de compras
Área a la que pertenece: Compras
Cargo del jefe inmediato: Gerente administrativo Cargos de los subalternos:
Comprador administrativo y control de proveedores; Comprador de planta de producción
Horario: 8h30 a 17h30 Ubicación: Oficina central II. PROPÓSITO DEL CARGO
El propósito del cargo será la de programar, coordinar, ejecutar y controlar las compras de insumos, materiales, y bienes a proveedores calificados, velando por que dichas adquisiciones se realicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio más conveniente.
III. FUNCIONES PRINCIPALES
ID DESCRIPCIÓN FRECUENCIA
D S M A 1 Planificar la gestión de compras de insumos, materiales y bienes X 2 Analizar las solicitudes de compra de las distintas áreas X
3 Aprobar las solicitud de cotizaciones con proveedores X 4 Aprobar las cotizaciones de acuerdo a montos de compra X 5 Controlar el cumplimiento de políticas de compras X 6 Emitir informes semanales de gestión de compras X 7 Aprobar el ingreso de nuevos proveedores X 8 Proponer e implementar nuevos procedimientos para llevar adelante la
gestión de compras X
9 Velar por que se paguen los precios justos por los insumos, materiales y bienes adquiridos, sin que ello desmejore la calidad de los mismos. X 10 Negociar los acuerdos más convenientes con los proveedores buscando
las ofertas más adecuadas X
11 Generar y controlar el presupuesto designado al área de compras X 12 Cumplir y hacer cumplir las políticas y procedimientos establecidos
13 Coordinar con el departamento de crédito el proceso de compras a crédito
14 Realizar la evaluación de desempeño al personal a su cargo
15 Ejecutar un adecuado control de los inventarios X IV. COMPETENCIAS
Integridad Iniciativa
Conocimiento y dominio de funciones Compromiso con la organización Trabajo en equipo
Dirección, liderazgo y toma de decisiones Planificación y organización
Adaptabilidad a los cambios Productividad
V. PERFIL
Factores Ponderación /
100
A. Estudios Requiere Peso Nivel Resultado
Ingeniero comercial Título
70 3
30
Economista o CPA Título
Estudios de especialización en gestión de compras Título 30 3
Total: 100
B. Conocimientos extras Requiere Peso Nivel Resultado
Conocimientos de gestión de compras Conocer 20
2 20
Conocimientos de técnicas de negociación Conocer 20 Conocimientos de equipos de procesamiento de
camarón Conocer 20
Conocimiento de insumos y materiales que se usan
para la crianza de camarón Conocer 20 Manejo de recursos humanos Conocer 20
Total: 100
C. Habilidades técnicas Requiere Peso Nivel Resultado
Manejo de Windows office Intermedio 25
2 20
Manejo de internet Intermedio 25
Manejo del tiempo Intermedio 25
Total: 100
D. Experiencia Requiere Peso Nivel Resultado
2 Años de experiencia en jefatura de compras de industrias procesadoras de mariscos o alimentos
Alta
experiencia 100 N/A 30
Total: 100
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Versión. 001 Fecha de emisión:
Revisión: 0 Fecha de revisión:
Tabla 46:Manual de cargos y funciones - Comprador administrativo
Manual de cargos y funciones - Comprador administrativo 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Comprador administrativo y control de
proveedores Área a la que pertenece: Compras Cargo del jefe inmediato: Jefe de compras Cargos de los subalternos: N /A
Horario: 8h30 a 17h30 Ubicación: Oficina central 2. PROPÓSITO DEL PUESTO
Ejecutar tareas de recopilación y seguimiento del proceso de compras 4. FUNCIONES PRINCIPALES
ID DESCRIPCIÓN FRECUENCIA
D S M A 1 Asistir al responsable del área en dar seguimiento al desarrollo del
proceso de compras X
2 Analizar requerimientos de compras asignados por la jefatura X 3
Establecer contactos con los proveedores para investigar la calidad de los mismos y cotizar suministros, materiales y equipos para las áreas administrativas
X 4 Atender a proveedores y clientes internos que acuden al departamento
de compras X
5 Cumplir las disposiciones en materia de seguridad que estén normadas
por la empresa X
6 Emitir órdenes de compra de suministros, materiales y equipos para las
áreas administrativas X
7 Recibir las facturas emitidas por los proveedores verificando que no
existan errores X
8 Mantener actualizada la base de proveedores de la empresa X 9 Ejecutar un adecuado control en los inventarios
10 Elaborar informes semanales de la gestión de compras realizada X V. COMPETENCIAS
Integridad Iniciativa
Conocimiento y dominio de funciones Trabajo en equipo y cooperación Compromiso con la organización Planificación y organización
Adaptabilidad a los cambios Productividad VI. PERFIL Factores Ponderación / 100 A. Estudios Requier
e Peso Nivel Resultado Ingeniero comercial, egresado, o cursando los
últimos años Título 70 3
30 CPA, egresado, o cursando los últimos años Título
Estudios de gestión de compras Título 30 3
Total: 100
B. Conocimientos extras Requiere Peso Nivel Resultado
Conocimientos de gestión de compras Conocer 20
2 20
Conocimientos de técnicas de negociación Conocer 20 Conocimientos de equipos de procesamiento de
camarón Conocer 20
Conocimiento de insumos y materiales que se usan
para la crianza de camarón Conocer 20 Manejo de relaciones interpersonales Conocer 20
Total: 100
C. Habilidades técnicas Requiere Peso Nivel Resultado
Manejo de Windows office Intermedi
o 25
2 20
Manejo de internet Intermedi
o 25
Capacidad de análisis Intermedi
o 25
Manejo del tiempo Intermedi
o 25
Total: 100
D. Experiencia Requiere Peso Nivel Resultado
2 Años de experiencia en gestión de compras de industrias procesadoras de mariscos o alimentos
Alta experienci a
100 N/A 30
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Versión. 001 Fecha de emisión:
Tabla 47:Manual de cargos y funciones - Comprador de planta de producción
Manual de cargos y funciones - Comprador de planta de producción 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Comprador de planta de producción
Área a la que pertenece: Compras Cargo del jefe inmediato: Jefe de compras Cargos de los subalternos: Ninguno
Horario: 8h30 a 17h30 UBICACIÓN: Oficina central 2. PROPÓSITO DEL PUESTO
Realizar gestión de crédito y cobranzas y dirigir el personal del área 4. FUNCIONES PRINCIPALES
ID DESCRIPCIÓN FRECUENCIA
D S M A 1 Asistir al responsable del área en dar seguimiento al desarrollo del
proceso de compras X
2 Analizar requerimientos de compras asignados por la jefatura X 3
Establecer contactos con los proveedores para investigar la calidad de los mismos y cotizar insumos, materiales y equipos para la planta productora de camarón
X
4 Atender a proveedores y clientes internos que acuden al departamento
de compras X
5 Cumplir las disposiciones en materia de seguridad que estén normadas
por la empresa X
6 Emitir órdenes de compra de insumos, materiales y equipos para la
planta productora de camarón X
7 Recibir las facturas emitidas por los proveedores verificando que no
existan errores X
8 Ejecutar un adecuado control de inventario de los insumos y materiales
utilizados en la planta de producción X
9 Elaborar informes semanales de la gestión de compras realizada X Integridad
Iniciativa
Conocimiento y dominio de funciones Trabajo en equipo y cooperación Compromiso con la organización Planificación y organización Adaptabilidad a los cambios Productividad
VI. PERFIL
Factores Ponderación /
100
A. Estudios Requier
e Peso Nivel Resultado
Ingeniero comercial Título
70 3
30
Economista Título
Estudios de especialización en gastronomía Título 30 3
Total: 100
B. Conocimientos extras Requier
e Peso Nivel Resultado Técnicas de gestión de restaurantes Conocer 20
2 20
Planificación y organización de negocios de comida Conocer 20 Conocimientos de equipos de cocina industrial Conocer 20 Buenas prácticas ambientales de higiene y
manipulación de alimentos Conocer 20
Manejo de recursos humanos Conocer 20
Total: 100
C. Habilidades técnicas Requiere Peso Nivel Resultado
Manejo de Windows office Intermedi
o 25
2 20
Manejo de internet Intermedi
o 25
Manejo de equipos de cocina industrial Intermedi
o 25
Manejo de banquetera Intermedi
o 25
Total: 100
D. Experiencia Requiere Peso Nivel Resultado
3 Años de experiencia en jefatura de empresas de catering o restaurantes de primera línea
Alta experienci a
100 N/A 30
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Versión. 001 Fecha de emisión:
Revisión: 0 Fecha de revisión: