Acerca de la implementación de las iniciativas, tal cual se aprecia en el cuadro indicado en el punto anterior, están relacionados con cada uno de los objetivos específicos determinados y contienen claramente sus indicadores y las metas a alcanzar. Incluso cada una de las iniciativas están detalladas en el año en que se estima lanzar y su correspondiente fecha de lanzamiento, el cual se aprecia en el cronograma adjunto dentro del mismo cuadro.
La dinámica aplicada en la designación de las iniciativas considera que algunas de éstas se convertirán (en el periodo más inmediato posterior a su ejecución), en parte del costo o del gasto de la operación, por lo cual no se muestra como actividad de ejecución cada año, sino más bien aparece en un periodo de arranque y posteriormente ya no se incluye, lo cual no indica que la actividad será obviada, sino por el contrario empezaría a formar parte del presupuesto operativo y su inclusión es obligatoria para mantener la estrategia del negocio según se puede apreciar en el cronograma que aparece en el cuadro de la implementación de las estrategias.
Importante recalcar que cada iniciativa cuenta con un presupuesto, un responsable y su respectivo cronograma de implementación dentro de los próximos años, alineados a los flujos financieros y contemplando el cumplimiento de los objetivos que el negocio necesita alcanzar para mantenerse competitivo en el mercado.
176 En este punto es importante resaltar que, como parte de la estrategia, dentro de la estructura operativa, están ligadas algunas acciones clave que incluye la implementación de un sistema de administración basado en revisiones diarias de resultados, sistema que ayudará básicamente en dos frentes:
a) Anticiparse a posibles problemas, para lo cual se debe entender qué variables o temas se revisarán en las mencionadas reuniones, donde las acciones a tomar recaigan en los responsables reales y se busquen soluciones inmediatas, para evitar sorpresas que después nos generen un impacto negativo en el negocio. Esto lo podemos ver muy fácil en el siguiente ejemplo: Si se mide en una pizarra diaria el nivel de inventarios y vemos que alguno de los productos está por debajo de su stock al inicio de un día viernes, cuando la reposición toca un día lunes, el negocio no va a esperar hasta la próxima reposición. Por lo tanto, se tiene la alarma y hay que establecer un plan, tan sencillo como solicitar la entrega de un stock mínimo que ayude a los pedidos que se generen el fin de semana. Esta es una de las funciones clave de las revisiones.
b) Definir un canal formal de comunicación, la cual sea
utilizada por el administrador de tienda para transmitir la información relevante y la comparta formalmente con todo el personal, para que se anoten (a modo de bitácora) aquellas incidencias que requieran atención y/o intervención del personal del turno siguiente. Es básico para esto establecer una pizarra con lineamientos claros que ayuden al seguimiento diario. Ejemplo: Se recibirá la respuesta de un
177 proveedor y éste llegará al final de la tarde y es crucial tener este dato para el administrador de la tienda. Por lo tanto, en lugar de sólo avisar y manejar un encargo “verbal”, se transmite la responsabilidad a una persona y ésta tiene un lugar dónde revisarlo para que no se olvide o no se genere la debida importancia.
Este es el modelo de gestión que se busca implementar como sistema de administración del negocio, el cual no sólo busca una revisión en el día, sino que el turno 1 establezca un “traslape” con el turno 2 y se deleguen las responsabilidades. Al final, con este sistema se puede generar una revisión (dentro de la misma frecuencia) una en la cual se tomen minutos adicionales, pero en la que participe el gerente general, para transmitirle el estatus del negocio y a su vez, pueda tomar decisiones encaminadas a lograr soluciones rápidas que mantengan la dinámica del negocio.
Sistema de revisión diaria de resultados
En el plan estratégico definido para Frangelo Café, no sólo se han definido las estrategias que el negocio debe implementar para encaminarlo en la dirección correcta y recupere los niveles de ventas y rentabilidad que necesita, también se ha propuesta un sistema de gestión muy práctico pero potente que permitirá controlar los resultados a diario para asegurar que este emprendimiento alcance sus resultados en el mediano plazo.
El sistema propuesto ha sido reaplicado de los modelos desarrollados en la industria del consumo masivo, en empresas transnacionales como Procter & Gamble, Mondelēz y Nestlé, cuyos sistemas de revisiones provienen de metodologías de mejora continua como
178 TPM, LEAN y SIX SIGMA. Es decir, buscar que este modelo aplique para un negocio dinámico y que vive del día a día, cuyo concepto encaje perfectamente para este tipo de empresas, el cual se basa fundamentalmente en revisar y comparar los resultados alcanzados en el día versus los objetivos definidos, para activar planes que ayuden a lograrlos en el caso que no se alcancen. Se trata de reaccionar a tiempo y no esperar al fin de semana o al final del mes para tomar decisiones. Este es un sistema más exigente, pero que requiere de vital importancia para que el mismo equipo de trabajo alcance disciplina, genere sentido de logro y de pertenencia para conseguir los objetivos. A continuación, se comparte la pizarra propuesta para implementar el modelo de gestión:
Figura 9.1: Pizarra de revisión diaria de resultados
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