4. Multi-Criteria Objective Function
4.4. Penalties Applied to the Model
En esta fase se estableció las relaciones entre auditores y la empresa, este análisis contempla el conocimiento general de la entidad, este estudio examinó la naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, disposiciones legales que la rigen, así mismo, se realizó una entrevista al jefe de agencia, lo que permitió establecer los objetivos y alcance de auditoría, el análisis del control interno, el nivel de riesgo para elaborar el programa de auditoría. Luego de la revisión y observación general se procedió a la debida sustentación de los papeles de trabajo.
31 3.2.1.1Plan Específico AUDITORÍA DE GESTIÓN PE-01 1/ 8 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
Plan específico de Auditoría de gestión al departamento administrativo de la empresa Tesalia-CBC correspondiente al año 2015
1. Identificación de la Empresa
Razón Social: THE TESALIA SPRINGS COMPANY S.A
Actividad económica: Producción y comercialización de bebidas no alcohólicas Tipo de contribuyente: Contribuyente especial
Representante Legal: Noesis Representaciones NOSREP S.A
Dirección: Santo Domingo
Ubicación: Av. Colonos frente a Urb. Portón del Consejo Provincial
RUC: 1790005739001
Teléfono: 3672140
Página Web: www.tesaliacbc.com
Horario de Trabajo: 8:00 am – 18:00 pm 2. Motivo
La Auditoría de Gestión realizada a la empresa TESALIA-CBC por el periodo 2015, corresponde al desarrollo de un trabajo de grado, mismo que se efectuará cumpliendo con normas y parámetros propias de una auditoría, que incluyen pruebas selectivas a los procesos y procedimientos según las circunstancias del ente a auditar, a fin de determinar los niveles de eficiencia, eficacia y economía de sus operaciones y posteriormente emitir criterios para el mejoramiento continuo.
32 AUDITORÍA DE GESTIÓN PE-01 2/ 8 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
3. Objetivo
Realizar la Auditoría de Gestión al personal administrativo de la Empresa TESALIA-CBC de Santo Domingo de los Tsáchilas con el propósito de medir el desempeño de sus procesos administrativos y logros alcanzados, para facilitar la toma de decisiones por los responsables de adoptar acciones preventivas, correctivas y mejorarlas oportunamente mediante la determinación de comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre las deficiencias detectadas.
4. Alcance
Auditoría de Gestión aplicado al Departamento Administrativo de la Empresa TESALIA- CBC , del Cantón Santo Domingo por el período comprendido del uno de enero al treinta y uno de diciembre del 2015, con el fin de evaluar los requerimientos de un mejor desempeño del recurso humano a través de la investigación de áreas problemas.
5. Base legal
La compañía The Tesalia Springs Company S.A. se constituyó mediante escritura pública de fecha veintiuno de julio de mil novecientos veintiuno celebrada ante el Notario Público del cantón Quito, legalmente inscrita en el Registro de la Propiedad el diez de agosto de mil novecientos veintiuno.
The Tesalia Springs Company, es una compañía anónima constituida en la ciudad de Quito, mediante escritura pública otorgada ante el Notario, el veintiuno de julio de mil novecientos veintiuno, por lo que se regirá por la Ley de Compañías y demás leyes.
The Tesalia Springs Company en la ciudad de Santo Domingo bajo registro del Servicio de Rentas Internas consta como el establecimiento número 010, iniciando su actividad como agencia el dos de diciembre de mil novecientos noventa y nueve, luego de seis años cesa sus funciones un veintisiete de enero del dos mil seis, para posteriormente reiniciar sus actividades a nivel agencia un diez de enero del dos mil doce.
33 AUDITORÍA DE GESTIÓN PE-01 3/ 8 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
Constitución de la República del Ecuador
Leyes y reglamentos ambientales
Ley de Aguas
Ley de Compañías
Código de trabajo
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
Código Civil.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Ordenanzas municipales. 6. Estructura orgánica Procesos gobernantes Jefe de agencia Procesos habilitantes Dirección de administración o Administradora
o Coordinador de trade marketing Dirección comercial
o Supervisor de ventas Pre-vendedores Procesos operativos
Dirección de abastecimiento y logística o Supervisor de bodega
34 AUDITORÍA DE GESTIÓN PE-01 4/ 8 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015 Auxiliar de bodega Conserjería o Supervisor de distribuciones Chofer Auxiliar de chofer 7. Objetivo de la Empresa Tesalia-CBC
En referencia al Registro Único del Contribuyente (RUC), TESALIA cuenta con las siguientes actividades, que permiten justificar su objetivo en:
Producción de bebidas no alcohólicas
Comercialización de bebidas no alcohólicas
Producción de snack
Comercialización de snack
Actividades de embotellamiento
8. Sistema de Archivo
La documentación sujeta a auditoria, se encuentra archivada en forma ordenada en el departamento administrativo, bajo la responsabilidad de la administradora la Sra. Pilar Falcón.
9. Unidades responsables
El área administrativa está relacionada con los siguientes procesos en la empresa Tesalia-CBC:
35 AUDITORÍA DE GESTIÓN PE-01 5/ 8 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
Tabla 3 Unidades responsables
PROCESO UNIDAD RESPONSABLE
Ventas Pre vendedores
Almacenamiento Bodega
Distribución Chofer
Fuente: Tesalia-CBC
Elaborado por. Jessenia Zambrano
10.- Financiamiento
Tabla 4 Financiamiento
META ACCIONES PRESUPUESTO
Mejorar el posicionamiento en el mercado, para incrementar
la cobertura de rutas, mediante procesos agiles, dejando huella en la mente
del consumidor en los lugares donde se opera.
Lograr la diferenciación de los servicios que Tesalia ofrece a sus clientes trasmitiéndolo por medio de la
capacitación a su personal para el accionar el efecto pos venta.
$ 0.00
Aprovechar las diferentes herramientas publicitarias y poner en marcha un calendario de pop.
$ 7.440.00
Lograr un posicionamiento en el mercado liderando el sector de bebidas en la provincia de Santo Domingo de lo Tsáchilas.
$ 28.800.00
Motivar al personal en la empresa, de tal forma que sientan estar premiados por la calidad y eficiencia del mismo y la intervención del departamento de RRHH para mejorar el clima laboral
$ 2.085,00
TOTAL $38.325.00
Fuente: Tesalia-CBC
Elaborado por. Jessenia Zambrano
11.- Principales políticas
Manual del Selección de personal. Aprobado en Directorio el 8 de septiembre de 1998. Donde estipula los procedimientos para la selección de personal.
36 AUDITORÍA DE GESTIÓN PE-01 6/ 8 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
Manual de Capacitación. Aprobado por el directorio el 14 de mayo de 2002. Se fundamenta por los procesos que se rigen para dar una capacitación.
Manual del Servicio al cliente. Aprobado el 30 de noviembre de 1999. Instructivo que rige procedimientos para atender las necesidades de los clientes.
Manual de producción. Estipula procedimientos de producción, 15-04-1943.
12.- Grado de confiabilidad de información.
El personal de ventas se encarga de prevender los diferentes productos de la empresa, realizar las ejecuciones en cada punto de venta, poner material publicitario y controlar su base de equipo de fríos, base de clientes con créditos, base de clientes top.
Los chofer tienen como función la repartición de cada una de las facturas solicitadas por el pre vendedor, una vez en el local tienen la responsabilidad de entregar el producto en donde el cliente decida y a su vez proceder al cobro de la factura.
El personal de bodega se encarga de revisar el inventario, como fechas de vencimiento y stock para posteriormente realizar la orden de pedido a la planta, otras de las funciones es armar la carga de cada una de las rutas de entrega, mediante la factura de venta procedentes del área de ventas.
13.- Evaluación de Control Interno.
La evaluación del control interno aplicada mediante la técnica del cuestionario, podemos determinar: su nivel de confianza es de 58,46% y su de riesgo es de 41,54%. Tabla 5 Nivel de confianza
NIVEL DE CONFIANZA
ALTO MODERADO BAJO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
BAJO MODERADO ALTO
NIVEL DE RIESGO
Fuente: Evaluación del control interno Elaborado por. Jessenia Zambrano
37 AUDITORÍA DE GESTIÓN PE-01 7/ 8 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
14. Puntos de interés para la auditoría
Falta de capacitaciones
De la evaluación del control interno se logró identificar que los empleados no reciben las capacitaciones adecuadas al área que desempeñan lo que ocasiona que las funciones que ejercen no se desarrollen de la mejor manera.
Débil estrategia de marketing, supervisión de rutas
Con la evaluación realizada se logró constatar que las rutas no son evaluadas periódicamente y que el material publicitario no es debidamente controlado por los supervisores, lo que ocasiona la perdida del material.
Débil comunicación interna
Se observó la falta de comunicación interna en la compañía, debido a que la información es trasmitida por parte del jefe de agencia a los supervisores y estos a su vez a los subordinados.
Inexistencia de un personal permanente en el área recursos humanos
Se ha comprobado que no existe una persona encargada del área de recursos humanos, lo que ha provocado que las plazas de trabajo no sean cubiertas rápida y oportunamente así como también las solicitudes de los empleados no sean solucionados inmediatamente.
Presupuesto mal establecido.
Se detectó que el presupuesto no ha sido establecido mediante previo análisis y estudio de mercado, debido a que lo estipulan de forma inadecuada.
15.- Programas Específicos de trabajo.
En anexos adjuntos se presenta el programa específico de trabajo, obtenido a base de la evaluación de control interno realizando la auditoría.
38 AUDITORÍA DE GESTIÓN PE-01 8/ 8 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
16.- Plan de Muestreo.
El universo de la auditoria efectuada al departamento administrativo son las 4 metas establecidas en el Plan Operativo Institucional (POA) del año 2015.
17.- Tiempo estimado de ejecución del trabajo.
La ejecución de la presente auditoría, se estima concluir en aproximadamente 30 días laborables. A partir del 4 de septiembre del 2016 hasta el 14 de octubre del mismo año. Tabla 6 Plan de auditoria
FASE ACTIVIDAD TIEMPO
Conocimiento preliminar y especifico
de la entidad 7 Días 1.-Familiarizacion y revisión de la
legislación
Evaluación del sistema COSO I 5 Días 2.-Evaluacion del sistema de control
interno
Control de la evidencia y desarrollo de
hallazgos 10 Días
3.-Desarrollo de hallazgos
Informe final de auditoria 5 Días 4.-Redaccion de informe y comunicación
de resultados
Matriz de recomendaciones 3 Días 5.- Monitoreo estratégico de
recomendaciones
Totales 30 Días
Fuente: Plan de auditoría
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