PROCESOS DE APOYO Formato Ed.-1
Nombre del proceso: Administración y finanzas. Fecha: Objetivos:
• Elaboración plan financiero, presupuestos, compras etc… • Control de costes de gestión.
• Búsqueda financiación, subvenciones etc…. • Gestión de contrataciones y cobros. • Atención a los servicios generales. • Atención al cliente.
• Coordinación con los restantes departamentos en la obtención de permisos.
Subprocesos:
• Análisis de la información financiera del plan estratégico.
• Elaboración del presupuesto anual. Viabilidad y priorización procesos de compra, i+d, inversiones en activos etc… • Control económico (cobros, pagos etc…) y
administrativos (seguros, control de documentación de personal y equipos etc…) de cada servicio contratado.
• Atención a los servicios generales y atención al cliente, gestión de los servicios que le afecten y derivación de responsabilidades a los restantes departamentos, con los cuales actuará de manera coordinada.
Ámbito de aplicación: Todos los departamentos.
Responsable: Director financiero. Director general.
Datos de entrada: Datos económicos y financieros del plan estratégico, de marketing.
Entregables: Presupuesto anual. Facturación.
Comunicado a: Clientes, proveedores, director de producción, director general.
Periodicidad del control:
• Elaboración de plan económico anual. Una vez al año.
• Seguimiento del plan económico anual y control de desviaciones. Mensual.
• Informe económico. Anual.
• Control económico y administrativo. Continúo en el tiempo.
• Gestión de servicios generales y atención al cliente. Continúo en el tiempo.
Observaciones:
PROCESOS DE APOYO Formato Ed.-1
Nombre del proceso: Formación Fecha:
Objetivos:
• Identificar aspectos y carencias formativas en experiencias anteriores.
• Elaboración del plan formativo alineado con los objetivos generales de la compañía. • Contratación con entidades formativas externas a la empresa y realización de las
acciones formativas contratadas.
Subprocesos:
• Análisis de las lecciones aprendidas en materia formativa de proyectos anteriores y determinación de nuevas necesidades. • Muestreo de la oferta formativa
(academias, escuelas de negocio, universidades, escuelas de negocio etc…) y selección de prioridades. También se evalúa la posibilidad de impartición formativa de carácter interno.
• Firma de contratos con entidades formativas externas.
• Realización de la acción formativa. • Seguimiento efectividad acción formativa y
cierre de la misma.
Ámbito de aplicación: Todos los departamentos.
Responsable: Director general.
Datos de entrada: Lecciones aprendidas de los proyectos contratados.
Entregables: Plan de formación.
Comunicado a: Directores de departamento.
Periodicidad del control:
• Análisis de lecciones aprendidas. Una vez al final de la gestión del proyecto.
• Rastreo de oferta formativa y firma de contratos con agentes formativos externos. Bimensual.
• Realización de acción formativa. Al finalizar la misma.
• Efectividad de la acción implantada. Semestral/anual después de finalizada la acción.
Observaciones:
PROCESOS DE APOYO Formato Ed.-1
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Objetivos:• Detección de las carencias operativas o funcionales de la empresa e identificación de las necesidades de contratación de personal y aprovisionamiento.
• Elaboración de perfiles formativos y criterios de selección de personal. • Reclutamiento, selección y contratación de personal.
• Planificación y rediseño de procesos logísticos, compras y aprovisionamiento.
Subprocesos:
• Detección de necesidades formativas y elaboración de perfiles de personal. • Reclutamiento, selección y contratación de
personal.
• Planificación o rediseño logístico, compras y aprovisionamiento.
Ámbito de aplicación: Todos los departamentos.
Responsable: Director general.
Datos de entrada: Lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
Entregables: Perfiles y planes formativos. Contratos firmados. Planes logísticos y de aprovisionamiento.
Comunicado a: Toda la empresa.
Periodicidad del control:
• Detección necesidades de contratación, elaboración de perfiles formativos, reclutamiento y contratación de personal. Semestral/anual. • Rediseño logístico, compras y aprovisionamiento.
Trimestral/Semestral.
Observaciones:
PROCESOS DE APOYO Formato Ed.-1
Nombre del proceso: Sistemas informáticos (web, redes sociales, cloud). Fecha: Objetivos:
• Determinación necesidades equipamiento informático, software, cloud, sistemas periféricos etc…
• Oferta y contratación del servicio externo (equipamiento en régimen renting), incluso mantenimiento del mismo.
• Diseño de espacios web, redes sociales, intranet empresarial y sistema de gestión del servicio en sistema cloud.
Subprocesos:
• Determinación necesidades equipamiento, petición de ofertas y contratación del servicio externo (renting y mantenimiento). • Diseño de entornos web, cloud, intranet….y puesta en marcha del sistema informático. • Apertura de expedientes de contratación,
entrada de datos, actualización del sistema y cierre de los mismos.
• Mantenimiento del sistema y atención a incidencias.
Ámbito de aplicación: Todos los departamentos.
Responsable: Director general. Director administración y finanzas. Servicio externalizado a una empresa especializada.
Datos de entrada:
Entregables: Sistemas informáticos (ordenadores, impresoras, plotters…) plenamente operativos y con mantenimiento permanente. Web, intranet y sistema cloud, redes sociales etc…
Comunicado a: Toda la empresa, clientes y proveedores, mercado de masas en general.
Periodicidad del control:
• Necesidades de equipamiento, contratación y mantenimiento de servicios. Una vez al inicio de los trabajos.
• Mantenimiento periódico del sistema. Mensual. • Gestión de datos del servicio contratado. Continúo
a lo largo del periodo de duración del contrato.
Observaciones:
PROCESOS DE APOYO Formato Ed.-1
Nombre del proceso: Asesoría y consultoría Fecha: Objetivos:
• Identificación de necesidades externas (en materia de gestión de calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales, proyectos, publicidad, marketing, economía y finanzas etc…), priorización, contratación y seguimiento de las mismas.
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Subprocesos:• Identificación de necesidades de asesoría y consultoría.
• Contratación y seguimiento del servicio de consultoría contratado.
• Medición de satisfacción y cierre del servicio contratado.
Ámbito de aplicación: Todos los departamentos.
Responsable: Director general.
Datos de entrada: Lecciones aprendidas de los proyectos anteriores. Asistencia a cursos, jornadas, foros con otras entidades del sector.
Entregables: Plan de necesidades de contratación de otros servicios ajenos a la empresa.
Comunicado a: Directores de departamento.
Periodicidad del control:
• Identificación y priorización de necesidades. A cierre de ejercicio anual o comienzo del siguiente periodo.
• Contratación y seguimiento. Continúo a lo largo de la duración del servicio.
• Medición de satisfacción del servicio. Al final del periodo del servicio contratado.
Observaciones:
Cuadro de mando integral.
El sistema de control de gestión de Iberdrones se basará en la elaboración y utilización de un Cuadro de Mando Integral (CMI). Con esta herramienta se pretende obtener y clasificar la información que generan los distintos sistemas de control de la compañía.
El CMI será usado principalmente por los directores de departamento, que a su vez reportaran los datos obtenidos al Director general; de este modo, cada departamento evidenciará el comportamiento de sus indicadores en CMI particulares, adaptándose a las características y necesidades de cada nivel. La información obtenida se eleva a la alta dirección para la toma de decisiones.
Dada la estructura pequeña de la empresa, la gestión de los cuadros de mando se realizará desde cada departamento, recopilándose todos en el departamento de administración y finanzas y desde aquí, elevándose a la dirección general de Iberdrones.
Todo el proceso se desarrollará mediante sistemas automatizados (intranet) que permitan que la información recorra todos los puntos donde se necesite utilizarla.
La elaboración y definición del CMI será responsabilidad del Director General, quien ayudado por administración y los restantes directores de departamento, deben garantizar que todos los miembros de la compañía comprenden y usan la herramienta propuesta.
El CMI será elaborado y revisados sus objetivos y los resultados de sus indicadores, con carácter preferentemente anual, independientemente de que se efectúen controles mensuales de los mismos y se informe sobre los resultados obtenidos periódicamente a la dirección. De igual modo, será el Director General el encargado de ejecutar la función de Control desde una perspectiva estratégica, analizando el origen y posibles causas de las desviaciones detectadas (si aplica), así como la toma de decisión consensuada de las acciones oportunas para corregir dichas desviaciones.