RECOMMENDATIONS

Para hallar la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) se realizó una encuesta online y entrevista a algunos directivos de la compañía, estos resultados fueron plasmados con anterioridad:

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La otra herramienta utilizada para hallar la matriz Dofa fueron las entrevistas, las cuales de una manera espontánea mediante el uso de preguntas abiertas pretendían ver cómo los directores de la Organización perciben a la entidad, dichas preguntas fueron:

¿Cuáles considera que son las fortalezas que tiene Colpensiones? ¿Cuáles son las oportunidades de mejora que tiene la entidad? Con respecto a la competencia, ¿Cómo ve a Colpensiones?

A nivel externo, ¿Qué oportunidades y amenazas tiene la entidad?

Teniendo en cuenta los resultados tanto de las encuestas como de las entrevistas se construyó la matriz DOFA que a continuación se define:

78 Tabla 14. Matriz DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES

Archivos de información del extinto ISS incompletos.

Tiempos de respuesta a las solicitudes no acordes con lo establecido por ley. Falta de una estrategia de promoción y divulgación sobre las bondades que tiene el régimen de prima media de forma masiva.

El criterio a la hora de decidir no está unificado.

La comunicación entre las diversas áreas de la organización es muy limitada.

El valor del reconocimiento de pensión vejez es superior al obtenido en el RAIS siempre y cuando sea superior al mínimo.

Aumentar la cobertura en las clases menos favorecidas con los BEPS. Respaldo por parte del Estado.

Normatividad que obliga a todas las personas que trabajan a cotizar al sistema.

Uso de la tecnología para promocionar a Colpensiones con el ánimo de captar más clientes.

Campañas para concientizar a las personas sobre la importancia del ahorro y la pensión.

Diversificar el mercado.

Trabajar de la mano con la rama judicial.

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FORTALEZAS AMENAZAS

Capital humano altamente competitivo y capacitado.

Estandarización de los procesos. Infraestructura tecnológica avanzada y cruce de información entre los diferentes organismos del estado como: Registraduría Nacional del Estado Civil, Fosyga (Fondo de Solidaridad y Garantía del Sistema General de Seguridad en Salud), Ruaf (Registro de los afiliados al Sistema Integral de Seguridad Social).

Imagen corporativa de empresa moderna.

Cultura que busca brindar asesoría a los ciudadanos evitando que acudan a tramitadores y/o abogados.

La campaña de desprestigio en los medios de comunicación.

Desconocimiento acerca del régimen de prima media “RPM”.

La informalidad y el desempleo. Reforma pensional.

Falta de interés de las personas en la vinculación a un fondo de pensiones. Colpensiones se torna pasiva en el sentido de no tener como objetivo puntual competir con los fondos privados.

Crecimiento del porcentaje de personas vinculadas pero no activas.

Fuente: Trabajo de campo

A partir de la matriz DOFA, se tiene mayor claridad sobre cuáles son las debilidades, las oportunidades, las fortalezas y las amenazas, elementos vitales para obtener una visión global e integral de la situación del Régimen de Prima Media manejado por Colpensiones y con esta herramienta se procede a plantear los planes de actuación.

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Con la tabla 15, se pretende identificar cuáles son las causas y consecuencias de las debilidades identificadas en el trabajo para Colpensiones, con el fin de poder tomar decisiones y minimizar su impacto en el desarrollo de la empresa.

Tabla 15. Causas y consecuencias de las debilidades

DEBILIDADES CAUSAS CONSECUENCIAS

Archivos de información del extinto ISS

incompletos.

1. Manejo inadecuado de la información, sin un protocolo estandarizado que permitiera unificar criterios.

2. Falta de organización por parte de los funcionarios encargados del área documental.

1. Incumplimiento en los

términos de ley para resolver las solicitudes de los ciudadanos. 2. Decisiones equivocadas al momento de reconocer pensiones, lo que acarrea adicionalmente reproceso llevando a pérdidas de tiempo y reputación.

Tiempos de respuesta a las solicitudes no acordes con lo establecido por ley

1. El alto porcentaje de

represamiento que se tenía con respecto a las solicitudes del ISS. 2. Falta de personal suficiente para cubrir la demanda de operatividad

1. Inconformidad por parte de los ciudadanos que ven cómo se va dilatando la respuesta con el tiempo.

2. Pérdida de credibilidad hacia la entidad.

Falta de una estrategia de promoción y divulgación sobre las bondades que tiene el régimen de prima media de forma masiva.

1. El objetivo principal era colocar el Régimen de prima media al día, dejando de lado la publicidad. 2. Exceso de confianza al suponer que no era necesario hacer divulgación en medios masivos.

1. Desconocimiento con respecto al sistema general de pensiones, desmotivación para cotizar al RPM.

2. Lleva a que los fondos privados vayan poco a poco ganando mayor participación en el mercado.

81 Continuación tabla 15.

DEBILIDADES CAUSAS CONSECUENCIAS

El criterio a la hora de decidir no está unificado.

1. No hay una directriz estandarizada en las áreas para la toma de decisiones. 2. Carencia de un manual de funciones completo acorde a cada cargo, que permita que

independientemente de la oficina o área en donde se encuentre, el proceder sea el mismo. 1. Pérdida de reputaciones denotando inestabilidad en toma de decisiones. 2. Generación de reproceso incrementando los costos operacionales.

La comunicación entre las diversas áreas de la

organización es muy limitada.

1. El querer atacar la corrupción y evitar que se presente conflicto de interés. 2. No hay concientización sobre la necesidad de estar alineadas todas las áreas entre sí para responder con eficiencia. 1. Respuestas a los ciudadanos más demoradas. 2. No alcanzar a resolver de manera óptima en cuanto a calidad y cantidad todas las solicitudes que hacen las personas. Fuente: Trabajo de campo

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3. PLANES DE ACTUACIÓN DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE