Further research and concluding remarks

La mejor opción según la evaluación de alternativas fue la alternativa 2 (Adquisición de un software especializado para la mejora de gestión documental) con una prioridad del 68,8%.

Gráfica 1 Selección de Alternativas según Expert Choice.

Fuente: construcción del autor

Teniendo ya seleccionada la alternativa, se debe definir cuál es el software que se va a implementar en la organización para la mejora en la gestión documental.

A partir de investigaciones y recomendaciones de expertos se tienen 2 alternativas de proveedores de software para implementar en el proyecto, cada proveedor propone un software para la gestión documental. Las alternativas propuestas para la elección de proveedores

(software) son:

 Software DOCTrace. Esta alternativa consiste en contratar la empresa PRESEA NETWORKS para la implementación del software DOCTrace. Para su óptimo

funcionamiento este software requiere un dominio para que se pueda acceder a la web. La implementación será realizada por ingenieros especialistas en la configuración y desarrollos web. El software de gestión trabaja a partir de perfiles de usuario y puede generar reportes en formatos HTML y Excel.

 Software VAULT. Esta alternativa consiste en contratar la empresa IAC para la implementación del software VAULT. La implementación será realizada por

ingenieros expertos no solo en la configuración del software sino también con mucha experiencia en la implementación de gestión documental basados en la norma ISO 16175. El software se puede adaptar al ciclo de vida de los proyectos y su gestión documental. El software VAULT es especializado para la gestión de documentos y

mejora de los procesos, basado en los casos de éxito en diferentes compañías es una buena alternativa para lograr el objetico de la empresa.

Criterios para selección de Proveedor. Para facilitar y tener un mayor énfasis en la selección de alternativas se plantea el siguiente árbol de criterios:

Figura 14 Árbol de Criterios elección de proveedores

Fuente: construcción del autor

Los criterios que se plantearon para realizar la selección de proveedores son:

 C1.- Criterio Técnico. En este nivel se agrupan los aspectos técnicos para identificar las características que ofrecen los proveedores se adaptan a la mejora de gestión de

documentación e integración de procesos. Este criterio se descompone en sub-criterios: - C1.1. Capacidad de almacenamiento (maximizar). Evalúa la capacidad de

almacenamiento máxima en Gb (Gigabytes), esta capacidad permite dimensionar que tanta información se puede almacenar según las recomendaciones del software que no afecte el uso funcional del mismo.

- C1.2. Número de Usuarios (maximizar). Evalúa la cantidad de usuarios que pueden usar la plataforma, que configuración de prioridades se pueden asignar para cada usuario para el manejo de la información.

- C1.3. Integración de la gestión documental con el ciclo de vida de los proyectos (maximizar). Se identifica la facilidad de la plataforma para alinear y cuantificar los procedimientos existentes para su automatización e integrarlos dentro del ciclo de vida de los proyectos (revisiones, codificación y aprobaciones).

- C1.4. Tiempo de la implementación (minimizar). La duración en días o meses para instalar la implementación de la herramienta informática. Determinar el

cronograma completa incluido pruebas y capacitaciones.

 C2.- Criterio Financiero. Incluye todos los aspectos económicos que están inmersos en la decisión de adoptar el software en el área de ingeniería. Los criterios aquí considerados permiten establecer de manera clara los precios que contempla cada proveedor para el desarrollo a implementar. Las variables a considerar en este criterio son:

- C2.1. Costos de la implementación (minimizar). Corresponde al precio que cada proveedor va a cobrar por las actividades de implementación del software, la instalación de los equipos necesarios, las pruebas del software y la capacitación del personal. El valor se genera en pesos colombianos.

- C2.2. Costos de Licenciamiento (minimizar). Hace referencia al costo que debe ser cancelado anualmente por el licenciamiento del software. El valor se genera en pesos colombianos.

 C3.- Criterios de Calidad. Características que debe tener el software que se desea adquirir, que beneficios y expectativas presenta al momento de su implementación. Las variables que se consideran en este criterio son:

- C3.1. Seguridad (maximizar). Este criterio evalúa la posibilidad de restringir el acceso a todo usuario, se debe tener la posibilidad de seleccionar que actividades puede

realizar cada usuario evitando que la red sea vulnerable. Por medio de contraseñas y configuraciones de administración.

- C3.2. Mantenimiento (minimizar). Se evalúa la facilidad de administración del software, no limitar la administración completa de la plataforma a un tercero,

permitiendo la posibilidad de crear usuarios, llevar control de ciclo de vida y reporte de la documentación por proyectos.

Las alternativas de proveedor que se tienen para solucionar la problemática actual del área de ingeniería son las siguientes:

 Alternativa 1: Software DOCTrace.  Alternativa 2: Software VAULT.

Estas alternativas se aplican a cada uno de los criterios como se observa en la imagen.

Figura 15 Árbol selección de alternativas para proveedores.

Para el análisis de alternativas de proveedores de software se utilizó el software Expert Choice el cual realiza el proceso analítico jerárquico de forma rápida, comprensible y segura.

En este proyecto se tiene la posibilidad de escoger entre las 2 alternativas propuestas, según los 3 criterios.

Después de ingresar las calificaciones a cada uno de los criterios para la comparación de pares, el software arroja la prioridad o peso de los criterios, los criterios con los que se trabajó son los siguientes:

Figura 16 Evaluación de criterios Proveedor

Fuente: construcción del autor

Se puede observar que el criterio técnico es el mejor valorado y por lo tanto el más

importante con un 52.8%, el segundo mejor valorado es el criterio de calidad con un 33.3% y por último el criterio financiero 14%. Dentro de los sub criterios el que muestra un mayor nivel de importancia es “la integración de gestión documental” con un 49% y el sub criterio de menor importancia es “tiempo de implementación” con un 10.6%.

 Criterio 1: Técnico

Figura 17 Análisis Criterio Técnico Proveedor

Fuente: construcción del autor

En el gráfico se observa la comparación de sub criterios, para el criterio técnico teniendo en cuenta los juicios de expertos.

 Criterio 2: Financiero

Figura 18 Análisis Criterio Financiero Proveedor.

Fuente: construcción del autor

En la figura 18 se observa la comparación de sub criterios, para el criterio Financiero teniendo en cuenta los juicios de expertos.

Figura 19 Análisis Criterio Calidad Proveedor.

Fuente: construcción del autor