4 ANALYSIS OF THE CASE DATA
A: VTT Managers
5.3 LESSONS LEARNED
5.3.2 Research implications
Esquematización y modificación
de diapositivas
Una vez que haya establecido las bases de su presentación, como se describió del capítulo 1 al 4, está listo para esquematizar la presentación y agregar o modificar diapositivas. En el capítulo 5 se describe cómo desarrollar el contenido de las diapositivas, organizando y manipulando su información con un esquema de la presentación. Después verá cómo agregar diapositivas o modificar el contenido, según lo necesite. En este capítulo se analizan las especificaciones para trabajar con el texto de una diapositiva. Este tema también incluye la selección de un diseño, el uso de marcadores de posición de cuadro de texto y el establecimiento de opciones predeterminadas para cuadros de texto (como márgenes, ajuste de palabra y puntos de ancla). También se atiende la colocación de texto simple, con viñetas y con números, además del establecimiento de tabuladores, el control de interlineado y espacio entre párrafos y el uso de listas. Por último, la modificación del texto se cubre con explicaciones sobre edición, desplazamiento, copia y eliminación de texto, además del uso de fuentes.
Esquematice una presentación
Mientras desarrolla su presentación, querrá desarrollar sus ideas. Crear un esquema es una gran herramienta para lograrlo. Empiece por identificar sus ideas principales, colocarlas en el orden en que se ejecutarán y después agregar las ideas que las apoyen. Debido a que PowerPoint es más fácil de manejar cuando usted tiene un esquema de sus puntos principales, le recomendamos que cree un esquema antes de desarrollar el texto final y las imágenes de su presentación. Este esquema debe contener:
•
Puntos principales que quiere que sean los títulos de las diapositivas.•
Puntos secundarios que apoyen los puntos principales y que se convertirán en el contenido de cada diapositiva.Los puntos principales y secundarios son esenciales en su presentación. Aunque no son esenciales en este momento, ciertas consideraciones secundarias son benéficas para el desahogo de sus puntos principales y la “percepción” de su presentación, y cuanto más
•
¿Qué elementos gráficos quiere utilizar en cada diapositiva? ¿Tiene cuadros o gráficas que le ayuden a contar la presentación? ¿Hay fotos que tomen parte de la diapositiva? ¿Tendrá un logotipo u otra identificación en los cuadros? (Consulte el capítulo 3 para saber cómo y dónde desarrollar las imágenes de apoyo. Consulte los capítulos 7 y 8 para saber cómo trabajar con ellos en PowerPoint.)•
¿Qué combinación de colores quiere usar? (Consulte el capítulo 4 para conocer los detalles de la construcción de una plantilla.) ¿Hay colores de la compañía que usted quiera utilizar o colores de los que quiera alejarse? Aunque este paso parezca ahora irrelevante, uno de sus primeros trabajos será seleccionar una plantilla de diseño para sus diapositivas, donde se proporcionen combinaciones de colores. Si no tiene indicios para empezar, no se preocupe. Los colores y diseños son más fáciles de cambiar e implementar. Lo más importante es lo que desea mostrar.Cree un esquema
El esquema se crea, modifica y observa empleando la ficha Esquema, como se muestra en la figura 5-1. Un esquema se crea de tres maneras: de la nada, utilizando el Asistente para autocontenido o insertando texto de otras fuentes.
La barra de herramientas Esquema se encuentra disponible para la ficha Esquema
Panel de diapositivas, donde crea la apariencia de su presentación con colores, fuentes, texto y
El panel de tareas le da opciones para utilizar las diapositivas; aquí se muestra el panel Diseño de la Ficha Esquema, donde crea, edita
Cree un esquema de la nada
Para crear un esquema nuevo, escriba su texto dentro de la ficha Esquema.
1. Para abrir una presentación en blanco, haga clic en el menú Archivo y luego en Nuevo. Haga clic en Presentación en blanco del panel de tareas Nueva presentación. 2. Despliegue la barra de herramientas Esquema desde el menú Ver, seleccione Barras
de herramientas y haga clic en Esquema. 3. Haga clic en la ficha Esquema.
4. Haga clic a la derecha del icono de diapositiva Esquema para colocar el punto de inserción.
5. Escriba el título de su presentación. Presione para insertar una nueva diapositiva.
6. Escriba su primer tema o punto principal. Presione cuando haya terminado. 7. Siga escribiendo o presionando para crear nuevas diapositivas. Para mover
el texto entre encabezados y puntos con viñetas hasta que la presentación esté esquematizada, consulte los pasos rápidos “Empleo de la barra de herramientas Esquema” y “Adición de sangría con el teclado”. En estos apartados se explica cómo insertar subpuntos y cómo controlar los niveles de texto dentro de la presentación.
TIP
Si no ve la ficha Esquema, haga clic en el menú Ver y luego en Normal (Restaurar paneles).
TIP
Para tener más espacio para escribir y ver el nombre de la ficha Esquema, expándala arrastrando el borde derecho en el panel de diapositivas.
PASOS RÁPIDOS
EMPLEO DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESQUEMA
Muestre la barra de herramientas Esquema
Aunque algunos de los botones de la barra de herramientas Esquema ya están disponibles en la barra Estándar o Formato, desplegará todos los botones de una barra si hace clic en el menú Ver, en Barras de herramientas y, por último, en Esquema.
Aumente o disminuya el nivel del texto del esquema
Aumentar o Disminuir significa moverse entre niveles indizados de un tema.
• Haga clic en Aumentar nivel para mover el texto seleccionado en la diapositiva a un nivel superior.
• Haga clic en Disminuir nivel para mover el texto seleccionado en la diapositiva a un nivel inferior. Suba o baje el texto del esquema
Suba o baje para moverse dentro de un único nivel.
• Haga clic en Subir para mover el texto seleccionado una línea u objeto arriba.
• Haga clic en Bajar para mover el texto seleccionado una línea u objeto abajo.
Contraiga o expanda una diapositiva
• Haga clic en Contraer para esconder los detalles debajo del título de la diapositiva seleccionada.
• Haga clic en Expandir para mostrar los detalles debajo del título de la diapositiva seleccionada. —O—
• En el mismo esquema, haga clic con el botón derecho en una diapositiva y luego haga clic en Contraer o
Expandir.
Contraiga todo o expanda todo
• Haga clic en Contraer todo para ocultar todas las líneas.
• Haga clic en Expandir todo para mostrar todos los detalles de la diapositiva seleccionada.
Elabore un resumen de diapositiva
Para crear una diapositiva separada que muestre los títulos de las diapositivas seleccionadas, determine las diapositivas que quiera incluir y haga clic en Diapositiva resumen . Note que todas las diapositivas deben ser continuas en la ficha Esquema. Para crear una diapositiva resumen de diapositivas discontinuas, utilice la vista Clasificador de diapositivas.
Muestre el formato
Elabore un esquema con Autocontenido
Para iniciar un esquema con un modelo que usted pueda modificar, utilice una presentación de Autocontenido.
1. Crear una presentación utilizando Autocontenido (consulte “Cree una presentación utilizando el Asistente para autocontenido” en el capítulo 4). Siga las instrucciones para encontrar y crear una presentación que se parezca lo más posible a lo que intenta construir. Se desplegarán la presentación y su esquema (vea el ejemplo que se muestra en la figura 5-2).
2. Expanda la ficha Esquema arrastrando el borde de la derecha hasta el panel de
NOTA
En lugar de utilizar los botones Aumentar nivel y Disminuir nivel, también puede presionar para crear una
nueva línea con viñeta. Cuando presione TAB, la línea con viñeta tendrá sangría. Si presiona , la sangría se
eliminará. Cuando presiona se crea una nueva diapositiva. Consulte los Pasos rápidos “Adición de sangría con el teclado” para conocer más opciones.
PASOS RÁPIDOS
ADICIÓN DE SANGRÍA CON EL TECLADO
Incremente las sangrías
• Presione . —O—
• Presione +Flecha derecha.
Disminuya las sangrías
• Presione .
—O—
• Presione +Flecha izquierda.
Suba una diapositiva (a la diapositiva anterior)
Presione hacia arriba.
Baje una diapositiva (a la diapositiva siguiente)
3. Resalte el texto que cambiará y escriba su propio texto. A medida que lo escribe, el nuevo texto irá apareciendo en la diapositiva. Puede ir de las diapositivas al esquema, y viceversa, para realizar cambios.
4. Para eliminar las diapositivas que no necesite, haga clic con el botón derecho en el icono de la diapositiva, en la ficha Esquema, y luego en Eliminar diapositiva. 5. Para agregar una nueva diapositiva, haga clic en el icono anterior adonde quiera
agregar la diapositiva y luego en el icono Nueva diapositiva en la
barra de herramientas Formato.
6. Para guardar la presentación, haga clic en Archivo y en Guardar como. Asigne un
Figura 5-2: Cuando elabora una presentación utilizando el Asistente de autocontenido, se crea un esquema completo, el cual es mucho más fácil de modificar de acuerdo a sus necesidades.
Inserte un esquema desde otras fuentes
Como se vio en el capítulo 3, puede crear fácilmente texto desde otras fuentes. Hacer un esquema de su presentación en Microsoft Word funciona muy bien. Dependiendo de la fuente y el formato del texto, el formato que usa PowerPoint puede diferir un poco.
•
Un esquema en Microsoft Word (.doc) o Formato de texto enriquecido (.rft) sin encabezados utilizará los saltos de párrafos para marcar el inicio de una nueva diapositiva. Cada párrafo se convertirá en un título de diapositiva. Sin embargo, si el documento ya tiene formato con encabezados, el encabezado 1 se convertirá en el título de una diapositiva, el encabezado 2 será un nivel 2, el encabezado 3 será nivel 3, y así sucesivamente (véase la figura 5-3).Figura 5-3: Al agregar un esquema a una presentación desde un documento de Word se conserva el mismo formato de los niveles en diferentes diapositivas y con viñetas.
Ficha Esquema
El encabezado 1 se convierte en el título de la diapositiva
Los encabezados señalan una nueva diapositiva
Las diapositivas reflejan el contenido en la ficha Esquema
Otros encabezados menores se agregan con sangría
•
Un esquema HTML conserva su formato, pero el texto aparecerá en un cuadro de texto en la diapositiva y sólo se podrá editar en el panel de diapositivas; no en la ficha Esquema. Además, debe crear un archivo HTML por separado para cada una de las diapositivas. (Para ver el archivo HTML en el cuadro de diálogo Insertar esquema, debe seleccionar .htm como el tipo de archivo.)•
Un esquema de Texto simple (.txt) adopta el formato de la presentación actual. PowerPoint utiliza las separaciones de los párrafos para iniciar una nueva diapositiva. Para insertar un esquema desde otras fuentes:1. Haga clic en el menú Insertar y luego en Diapositivas del esquema.
2. En el cuadro de diálogo Insertar esquema, encuentre el nombre del esquema que utilizará, selecciónelo y haga clic en Insertar.
TIP
Si utiliza encabezados en Word para producir varios niveles en un esquema, el texto con formato Normal en Word no aparecerá y usted utilizará ese texto como notas para usted.
Muestre una vista preliminar e imprima el esquema
Para tener una vista preliminar del esquema y luego imprimirlo:
1. Haga clic en Expandir todo, de la barra de herramientas Esquema, para expandir todo el esquema y que aparezcan todos los detalles del mismo.
2. Haga clic en Archivo y en Vista preliminar.
3. Haga clic en el cuadro de lista desplegable Imprimir y luego en Vista esquema.
4. Haga clic en Imprimir, en la barra de herramientas. 5. Haga clic en Aceptar, en el cuadro de diálogo Imprimir.
Imprima el Esquema
Para imprimir el esquema sin vista previa: 1. Haga clic en Archivo y en Imprimir.
2. En el cuadro de diálogo Imprimir, abra el cuadro de lista desplegable Imprimir. Haga clic en Vista esquema. 3. Haga clic en Aceptar para imprimir.
Inserte un hipervínculo en el esquema
Mientras hace su presentación con diapositivas, querrá tener la posibilidad de regresar a otro punto mientras presenta información adicional. Tal vez quiera adelantar un poco la presentación, retroceder o conectar dos partes de ella. Puede insertar un hipervínculo que permita hacer estas tareas. En este caso, cuando haga clic en el hipervínculo, mientras está dando la presentación, aparecerá otra diapositiva, un sitio Web, una dirección de e-mail o un nuevo documento. Consulte la sección Pasos rápidos “Trabajo con hipervínculos” para insertar un hipervínculo en el esquema:
1. En su esquema, resalte el texto que quiera que contenga el hipervínculo (el texto en donde hará clic para que se le transfiera).
2. Haga clic con el botón derecho sobre el texto resaltado y luego haga clic en Hipervínculo.
3. En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, encuentre el destino del vínculo. Si está dentro del mismo esquema, haga clic en Lugar de este documento y luego en la diapositiva, como se muestra en la figura 5-4.
4. Haga clic en Aceptar.
Envíe el esquema a Microsoft Word
Para enviar el esquema a Microsoft Word, para aplicar formato y edición adicionales:
1. Haga clic en el menú Archivo, en Enviar a y en Microsoft Office Word.
2. En el cuadro de diálogo Enviar a Microsoft Office Word, haga clic en Sólo Esquema. 3. Haga clic en Aceptar.
PASOS RÁPIDOS
TRABAJO CON HIPERVÍNCULOS
La inserción de hipervínculos en una presentación le permite vincularse con otras presentaciones o diapositivas dentro de la presentación.
Elimine un hipervínculo
Para eliminar un hipervínculo del texto o de un objeto.
1. Haga clic con el botón derecho en el texto u objeto que contenga el hipervínculo.
2. Haga clic en Eliminar hipervínculo del menú contextual.
Cambie el color del hipervínculo
Para cambiar el color de un hipervínculo:
1. Haga clic en Formato y luego en Estilo de la diapositiva.
2. En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en Combinaciones de colores y después, al fondo del panel, en Editar combinaciones de colores. Después, haga clic en la ficha Personalizada.
3. Debajo de Combinaciones de colores, haga clic en Énfasis e hipervínculo o en Énfasis e hipervínculo
visitado.
4. Haga clic en Cambiar color y modifique el color de una de estas dos maneras:
• Haga clic en la ficha Estándar y luego en el color que quiera. Después, haga clic en Aceptar.
• Haga clic en la ficha Personalizada, luego en un color de la paleta de colores y después arrastre la flecha de la derecha para precisar el color que quiere. Haga clic en Aceptar.
Se abrirá Microsoft Word y se mostrará el esquema. Consulte el capítulo 3 para conocer más información acerca de la manera de utilizar Word.
Trabaje con diapositivas
A medida que crea una presentación, debe aprender a utilizar PowerPoint y manipular sus diapositivas, individual y globalmente. Esta parte se concentra en la manera de insertar y eliminar diapositivas, mostrar diapositivas en varias formas, moverlas y duplicarlas, trabajar con el color o con las combinaciones de colores de una presentación y con hipervínculos.
Navegue de diapositiva en diapositiva
Para moverse entre diapositivas, puede utilizar el panel Diapositivas, la ficha Esquema o Diapositivas, para seleccionar e ir a la diapositiva que quiera.
•
En la ficha Diapositivas, haga clic en la miniatura de la diapositiva que desee.•
En la ficha Esquema, haga clic en el icono de la diapositiva que quiera.•
En el panel o ficha Diapositivas, haga clic en la barra de desplazamiento para moverse a la diapositiva previa o siguiente, o en las flechas hacia arriba o abajo en la barra de desplazamiento para moverse de fila en fila.•
En la Vista Clasificador de diapositiva, haga clic en la barra de desplazamiento vertical para pasar a la siguiente pantalla de miniaturas. Haga clic en la barra de desplazamiento para moverse más lentamente. Haga clic en las flechas hacia arriba o abajo en la barra de desplazamiento para moverse de fila en fila. Haga clic en cada diapositiva para seleccionarla.PASOS RÁPIDOS
NAVEGACIÓN CON EL TECLADO
Vaya de un panel a otro
Para moverse dentro de la ventana de PowerPoint del panel de Diapositivas al de tareas, al panel de Notas o a la ficha Esquema o Diapositivas (las cuales deben estar activas previamente), en ese orden, presione 6; presione
6 para moverse en el orden contrario.
Vaya a la diapositiva siguiente o previa
Tiene dos maneras de moverse a la siguiente diapositiva o a la anterior mediante el teclado en el panel de Diapositivas y en la ficha Diapositivas:
• Para moverse a la diapositiva anterior, presione o la flecha hacia arriba.
• Para moverse a la siguiente diapositiva, presione o la flecha hacia abajo.
Inserte una diapositiva
Puede insertar una nueva diapositiva en blanco desde varios lugares de PowerPoint. Las formas más comunes son:
•
En la barra de herramientas Formato, haga clic en Nueva Diapositiva .•
En el panel de tareas Diseño de la diapositiva, haga clic con el botón derecho en algún diseño y luego haga clic en Insertar nueva diapositiva.PASOS RÁPIDOS
NAVEGACIÓN CON EL TECLADO (Continuación) Vaya de la primera a la última diapositiva
Presione para moverse a la primera diapositiva. Presione para moverse hasta la última diapositiva.
Vaya al siguiente marcador de posición (cuadro punteado)
Presione .
Abra y cierre el panel de tareas
Presione 1.
Inicie y termine una presentación con diapositivas
• Para iniciar una presentación con diapositivas desde la diapositiva actual, presione 5.
• Para iniciar una presentación con diapositivas desde la primera diapositiva, presione 5.
• Para terminar la presentación con diapositivas y regresar a la Vista normal, presione .
NOTA
•
En la ficha Diapositivas, haga clic con el botón derecho en la diapositiva anterior a la que quiere insertar, y luego haga clic en Nueva diapositiva o presione•
En la Vista clasificador de diapositivas, haga clic con el botón derecho en la diapositiva anterior a la nueva, y luego haga clic en Nueva diapositiva o presione.
Inserte una diapositiva desde otro archivo
Para insertar una diapositiva duplicada de otra presentación, debe encontrar y abrir el archivo que contiene la diapositiva, después seleccionar la o las diapositivas que quiere trasladar a la presentación actual.
1. Haga clic en la diapositiva en la ficha Diapositivas que se encuentre inmediatamente antes de la que usted va a insertar.
2. Haga clic en Insertar y en Diapositivas de archivos. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscador de diapositivas.
3. Haga clic en Examinar para buscar el archivo. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscador de diapositivas, que se muestra en la figura 5-5.
Figura 5-5: El cuadro de diálogo Buscador de diapositivas le permite encontrar y copiar una o más
Busque archivos adicionales para seleccionar diapositivas
Haga clic para conservar el formato de la diapositiva
Haga clic para insertar una o todas las diapositivas en la presentación
Haga clic para seleccionar la diapositiva
4. Para conservar el formato de la presentación, haga clic en Mantener formato de origen. Si no selecciona ésta, deberá utilizar el formato de la presentación (en la que está trabajando).
5. Para ver las diapositivas en orden para seleccionarlas, puede hacer clic en el icono para ver dos vistas: para ver sólo las diapositivas que se muestran en la figura 5-5, haga clic en el icono de la izquierda; para observar los títulos y una vista previa de la diapositiva, haga clic en el icono de la derecha.
6. Para copiar las diapositivas seleccionadas, haga clic en las diapositivas que quiere