Los problemas presentados en la Delegación del INDA en Morona Santiago, como la Demora en los trámites para obtener la providencia de Adjudicación, y en su proceso se encuentran inherentes la atención al público o usuario que se sirve de sus servicios, es un desafío, para su representante en la Provincia y para sus colaboradores ya que son los encargados de tomar acciones preventivas que disminuya el porcentaje de problemas presentados.
Toda Entidad necesita de un sistema de Control Interno que le permita identificar los riesgos a los cuales están expuestos, por consiguiente se requiere de un sistema de supervisión adecuado para vigilarlos y lograr objetivos establecidos.
Según lo expuesto se concluye que un sistema de Control interno permite asegurar de forma razonable el logro de los objetivos de eficacia, eficiencia, y economía, la confiabilidad de la Información producida, el cumplimiento de la normativa aplicable y la prevención y detección de fraudes y errores.
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Para este trabajo se determina las áreas a analizar en las cuales se obtuvieron resultados mediante encuestas y entrevistas a Empleados y usuarios con el objetivo de determinar las deficiencias que fueron analizadas determinando sus causas y efectos.
Sector público
El sector Público está integrado por empresas e Instituciones que dependen del Estado. Según Avilés Daniela y Aguirre Julio manifiestan que, “Mediante publicación en Registro oficial No. 322 del 21 de Mayo de 1998, El consejo Nacional de Desarrollo (CONADE) expide el plan de codificación del catastro de las entidades y organismos del Sector Publico ecuatoriano, en el cual clasifica al sector Publico ecuatoriano en: Sector Publico Financiero y Sector Público no financiero.
Los sectores Financieros y no Financieros subsisten mediante recursos de Autogestión con el apoyo de Préstamos Internacionales y otros.
Al aplicar un sistema de Control Interno para la Delegación del INDA en Morona Santiago debemos tener claro lo que Control Interno, el mismo que define (Daniela avilés, Julio Aguirre). “como una estructura y conjunto de políticas, métodos, medidas y procedimientos coordinados, ejecutado por todos los niveles de la Organización para facilitar el cumplimiento de las metas y objetivos Institucionales, la ejecución de operaciones eficaz y eficiente, la Obtención de datos financieros y de gestión completos y confiables, protección de los activos para evitar pérdidas, mal uso y daño, respeto de las leyes, reglamentos y contratos.
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Al aplicar el control interno para prevenir errores, detectar fraudes, es para lograr los objetivos planteados, todo debe estar interrelacionado para alcanzar resultados positivos, según lo investigado es necesario implantar y supervisar las operaciones continuas de un sistema de Control Interno para prevenir en la Delegación del INDA en Morona Santiago, las falencias y minorar las existentes pero no por eso podemos decir que ya no va a ocurrir pero si debe ser detectada.
El objetivo de este estudio es aplicar un Sistema de Control Interno propuesta por el Modelo COSO. Donde identifica cinco Componentes que han sido adoptados y adaptados por la Contraloría General del Estado:
- Ambiente de Control - Evaluación de Riesgo - Actividades de Control - Información y Comunicación - Monitoreo Ambiente de control:
La estructura Orgánica por Procesos que presenta del INDA a nivel nacional, está integrada por los siguientes procesos
- Procesos Gobernantes - Procesos habilitantes
61 - Procesos desconcentrados
El Ambiente de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos, Si se analiza la estructura del personal actual del INDA en Morona Santiago, se presenta de la siguiente manera:
ORGANIGRAMA DE LA DELEGACION DEL INDA EN MORONA SANTIAGO
ELABORADO POR: ING. CATALINA CAHUANA FUENTE: INDA
Por consiguiente la estructura Organizacional de la delegación del INDA en Morona Santiago al presentar falencias en lo que respecta a la falta de personal, situación que obliga que los empleados cubran los faltantes, ocasionando que se realicen funciones no inherentes a sus labores específicas, razón por la que esta delegación debe
DELEGADO
PROVINCIAL
TECNICO
SECRETARIA
AUXILIAR DE
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implementarse con los siguientes departamentos para mejorar sus resultados y atención al público:
ORGANIGRAMA DE LA DELEGACIÓN DEL INDA EN MORONA SANTIAGO - PROPUESTO
ELABORADO: ING. CATALINA CAHUANA.
En el sistema de control interno convergen elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos los mismos que al ser tratados eficazmente, promueven la eficiencia, asegura la efectividad, previene el mal uso de Leyes, Normas , Reglamentos, Principios. Por lo que los Directores deben crear un ambiente de Control, procedimientos de Control Directo, y las limitaciones de Control Interno.
CORDINACION PROVINCIAL DEL INDA DPTO.JURIDICO DPTO. CATASTRO DPTO.
FINANCIERO PTO. TECNICO
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
AUXILIAR DE SERVICIOS
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Evaluación y riesgo
Es necesario evaluar a la Delegación del INDA en Morona Santiago mediante un sondeo, utilizando encuestas a empleados y usuarios, lo que permitió observar que la metodología empleada para el respectivo Control no es suficiente, además se observa falencias en la dotación de recursos, Humanos Materiales y técnicos, hecho que ha originado entregar un servicio inadecuado a los usuarios, además ha provocado que los servidores a más de sus funciones realicen otras para cubrir la falta de personal.
Para Detectar las falencias se han seguido los siguientes pasos: Planificación preliminar
En esta fase se elaboraron encuestas y entrevistas para funcionarios y usuarios de la Delegación del INDA en Morona Santiago, con el fin de determinar las condiciones existentes.
El control Interno es un método que incluye a todas las áreas de la Delegación y según lo observado es necesario enfocarlo en áreas que constituyen factores de riesgo como:
Área secretaria-recaudación fiscal
A fin de procurar una ejecución ordenada y eficiente en sus procedimientos para atender al usuario y mantener una información adecuada y confiable, conjuntamente con una buena ejecución del gasto e ingresos de autogestión, donde existen normas y procedimientos que aseguren la exactitud de los Registros financieros.
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Área técnica
Es necesario que se observen las normas y procedimientos para el proceso de titulación, Implementación y verificación de campo, previo a la titulación respectiva, para obtener resultados deseados, incluso se deben acortar ciertos pasos para evitar la Burocracia.
Área de servicios
Determinación de Tareas específicas y claras para una buena ejecución de las funciones encomendadas.
Planificación específica
En esta fase se realizó la evaluación cualitativa del Control interno a cada una de las áreas identificadas en la Delegación del INDA en Morona Santiago de lo cual se identifican los riesgos que nos permitió elaborar las estrategias correspondientes para dar un servicio óptimo al usuario.
Uno de los problemas determinantes en la vida de las Instituciones Públicas en nuestro país, ha hecho que se tomen medidas para combatirlos y se ha vuelto como un problema Cultural y Nacional donde han existido funcionarios o miembros de la Entidad que se han relacionado con terceros, y personas fuera de la Institución obteniendo un lucro personal. El INDA fue afectado por este tipo de contaminación, pero no en todas sus partes, a pesar de ello existen sectores que tratan de erradicar estas acciones.
Por consiguiente es necesario un Control Interno en todas las áreas, que se lo aplique de forma imparcial y técnica.
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Análisis Interno de La Delegación Del Inda en Morona Santiago FORTALEZAS
- Es la única institución que realiza titulación de tierras de predios rústicos en la Provincia
- Cuenta con instalaciones propias en Sucùa – Morona Santiago
- Dispone de Profesionales con experiencia en el área de titulación de tierras y solución de conflictos
- Dispone de la base legal
DEBILIDADES
- Dispone de poco personal
- No existe dotación suficiente de Recursos materiales , financieros y técnico - No tiene un sistema de Información confiable
- Personal desmotivado
- No hay comunicación efectiva - No se ejecuta el plan operativo anual - No hay programas de capacitación
- Catastro insuficiente dentro de la provincia, no existe un Técnico para aprobación de Planos.
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ANÁLISIS EXTERNO – OPORTUNIDADES Y AMENAZAS OPORTUNIDADES
- Relacionarse con otras Instituciones
- Mantener contacto con grupos comunitarios y personas que realizan tramites en formaindividual
- Realizar convenios con municipios de los diferentes Cantones de la Provincia de Morona Santiago y grupos organizados
- Participar en el proceso de modernización con el sector agrario.
AMENAZAS
- Mejor implementación tecnológica de Municipios en el área de Catastros - Las leyes gubernamentales que amenazan su desaparición
- Influencia política - Tráfico de influencias - Tramitadores
- Injerencia de otras instituciones en el campo de Acción del INDA - Imagen negativa de la Institución
- Desconocimiento por parte del usuario de los servicios que presta el INDA
Análisis estrategias y alternativas
1.- La Estrategia DA (Mini-Mini)
En general, el objetivo de la estrategia DA (Debilidades –vs- Amenazas), el objetivo es minimizar las Debilidades como las amenazas, en la Delegación del INDA en Morona Santiago, ya que se enfrenta a amenazas internas como externas que al momento le pone
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en una situación difícil, el objetivo es salir con todos los empleados para sobrevivir, y es el esfuerzo en el que se encuentra el personal.
2.- La Estrategia DO (Mini-Maxi).La segunda estrategia, DO (Debilidades Oportunidades), intenta minimizar las debilidadesy maximizar las oportunidades. Una institución debe identificar oportunidades en el medioambiente externo pero tener debilidades organizacionales que le evitenaprovechar las ventajas externas. Una estrategia posible para el INDA es realizar convenios con Municipalidades para obtener los recursos humanos, financieros y técnicos que necesita.
3.- La Estrategia FA (Maxi-Mini).
Esta estrategia FA (Fortalezas –vs-Amenazas), se basa en las fortalezasde la institución que pueden copar con las amenazasdel medio ambiente externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas.
4.- La Estrategia FO (Maxi-Maxi).
Seria optimo llegar a un nivel equilibrado es este punto, donde se pudiera maximizar tanto sus fortalezas comosus oportunidades, es decir aplicar siempre la estrategia FO
(Fortalezas –vs-Oportunidades) Tales instituciones podrían echar mano de sus fortalezas,utilizando recursos para aprovechar la oportunidad externas para susproductos y servicios.
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MATRIZ FODA DE LA DELEGACIÓN DEL INDA EN MORONA SANTIAGO
FACTORES INTERNOS
FACTORES
EXTERNOS
FORTALEZAS
- Es la única institución que realiza titulación de tierras de predios rústicos en la Provincia - Cuenta con instalaciones
propias en Sucúa – Morona Santiago - Dispone de Profesionales con experiencia en el área de titulación de tierras y solución de conflictos
- Dispone de la base legal
DEBILIDADES No existe suficientes Recursos materiales , humanos financieros y técnico - No tiene un sistema de Información confiable - No hay comunicación efectiva - No se ejecuta el plan operativo anual - No hay programas de capacitación
- no existe un Técnico para aprobación de Planos. - No existe un Dpto. Legal
OPORTUNIDADES
- Relacionarse con otras Instituciones - Mantener contacto con grupos
comunitarios y personas que realizan tramites en forma individual
- Realizar convenios con municipios de los diferentes Cantones de la Provincia de Morona Santiago y grupos organizados
- Participar en el proceso de modernización con el sector agrario.
FO (MAX-MAX)
ESTRATEGIAS
Realizar brigadas de titulación masiva dentro de la provincia.
Realizar convenios de titulación de tierras con Municipios y grupos organizados
DO (MIN-MIN)
ESTRATEGIAS
Al realizar las brigadas de titulación se implementan recursos mediante los convenios de titulación con los Municipios.
Apoyar a los Municipios para la obtención de un Catastro Provincial. Elaborar un sistema de información manejable y sistemático
AMENAZAS
- Mejor implementación tecnológica de Municipios en el área de Catastros
- Las leyes gubernamentales que amenazan su desaparición - Influencia política - Tráfico de influencias - Tramitadores
- Injerencia de otras instituciones en el campo de Acción del INDA - Imagen negativa de la Institución - Desconocimiento por parte del
usuario de los servicios que presta el INDA
FA (MAX.-MIN.)
ESTRATEGIAS
Fortalecer la Delegación con personal técnico.
Trabajar con ética y sujetos a las leyes vigentes, y controles permanentes del accionar del servidor.
Trabajar directamente con el usuario y eliminar tramitadores.
Mantener un sistema de información constante
DA (Min.-Min.)
ESTRATEGIAS
Realizar Brigadas de titulación, con personal del INDA y apoyo de los Municipios de la Provincia.
Realizar convenios, con grupos organizados y Municipios
Establecer un sistema de
información Técnico y sistemático.
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Los problemas presentados en la Delegación del INDA en Morona Santiago, como la Demora en los trámites para obtener la providencia de Adjudicación, y en su proceso se encuentran inherentes la atención al público o usuario que se sirve de sus servicios, es un desafío, para su representante en la Provincia y para sus colaboradores ya que son los encargados de tomar acciones preventivas que disminuya el porcentaje de problemas presentados.
Toda Entidad necesita de un sistema de Control Interno que le permita identificar los riesgos a los cuales están expuestos, por consiguiente se requiere de un sistema de supervisión adecuado para vigilarlos y lograr objetivos establecidos.
Según lo expuesto se concluye que un sistema de Control interno permite asegurar de forma razonable el logro de los objetivos de eficacia, eficiencia, y economía, la confiabilidad de la Información producida, el cumplimiento de la normativa aplicable y la prevención y detección de fraudes y errores.
Para este trabajo se determina las áreas a analizar en las cuales se obtuvieron resultados mediante encuestas y entrevistas a Empleados y usuarios con el objetivo de determinar las deficiencias que fueron analizadas determinando sus causas y efectos.
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Actividades de control
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO EN LA DELEGACIÓN DEL INDA EN MORONA SANTIAGO
Pasos generales
Planeación, Control, Supervisión, Promoción.
Plan de organización
1.- Se revisara los Métodos y procedimientos para dar agilidad al trámite de Titulación del Inda en Morona Santiago, se revisara el Manual Actual de procedimiento para el proceso de titulación de tierras, a tal forma que se eliminen pasos innecesarios, que convierten al proceso en Burocrático, pero siempre cumpliendo Leyes y Reglamentos que nos rigen.
Controles
1.- Se Controlara los tiempos de demora, desde el Ingreso del Expediente a Secretaria, luego cuando pase al Depto. Técnico de Legalización-inspecciones, Depto. de Aprobación de planos, Avalúos, Recaudación y Titulación, con la finalidad de acortarlos.
2.- Se Controlara la manera de atención al público, sus valores éticos, su honradez, por parte de los funcionarios, incluso la manera de Distribuir autoridad y responsabilidad por parte de los Directores de cada Departamento.
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3.- Se observara el desarrollo Profesional de los servidores, la atención y orientación que presten al usuario.
4.- Se cumplirá con los programas de Selección, y adiestramiento, encaminados a incorporar a la Institución personal idóneo y con las competencias respectivas para los puestos.
5.- Elaborar Programas de Capacitación sobre las diferentes áreas de trabajo para los empleados, con el objetivo de que se sientan seguros, y al mismo tiempo brinden buena atención a los usuarios.
6.- En forma periódica se realizara, controles de Calidad a los diferentes pasos de titulación en la delegación del INDA en Morona Santiago con el objetivo de entregar un servicio de calidad a los usuarios.
Resultados
Asegurar la eficiencia eficacia, y efectividad de las operaciones
Control interno financiero o contable de la Delegación del INDA en Morona Santiago
PLAN DE ORGANIZACIÓN
1.- Se controlara los métodos y procedimientos contables 2.- La confiabilidad de los Registros Contables
72 3.- Los Métodos para protección de los Activos
CONTROLES
1.- Se controlara y se normara los sistemas de Autorización en el Área Financiera 2.- Se hará cumplir los sistemas de aprobación en el Área Financiera
3.- Se observara la segregación de tareas.
4.- Se normaran los controles periódicos físicos de Activos.
5.- En el Área de Recaudación se realizaran Arqueos de Caja diarios 6.- Se realizaran Controles Previos del Gasto
RESULTADOS
1.- Asegurar todas las transacciones de acuerdo a la Autorización especifica 2.- Que las transacciones sean registradas
3.- Asegurar que los Estados financieros cumplan con las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.
4.- Acceder a los Activos con autorización.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
El componente de Control Interno que constituye la información y la comunicación, requiere de identificación, captación , tratamiento y comunicación relevante de la
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Delegación del INDA en morona Santiago, algunos de estos mensajes son importantes para la consecución de objetivos, como la información financiera, informes técnicos de peritajes, providencias legales en casos de litigios etc.
Muchos de los aspectos de Información y comunicación guardan relación con objetivos operacionales y de cumplimiento, y en general quedan fuera del alcance de un informe sobre control Interno.
Dentro de una estructura organizativa es necesario que haya adecuación de las vías de comunicación existentes, personal con experiencia en el área, claridad en la Delegación de autoridad y tareas, y cierto grado de estructura organizacional para el logro de los objetivos planteados.
Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
En esta fase nos serviremos del Plan Operativo Anual el mismo que nos indicara si se cumplen o no los objetivos planteados por la Delegación:
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OBJETIVO GENERAL
Disminuir la demora en la entrega de productos que ofrece la Delegación del INDA en Morona Santiago, mediante la supervisión y monitoreo al plan operativo para mejorar la calidad del proceso de Adjudicación y la Atención al Público, en el lapso de dos años
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Incrementar en un 80% la culminación de trámites para que se elaboren las correspondientes providenciase en un período de 6 meses.
2. Brindar atención adecuada al público al 100% de los usuarios que se benefician de los productos que ofrece la Delegación del INDA en Morona Santiago en un período de un año.
EFECTO
Reducción de la tasa de insatisfacción y demora que siente el usuario al iniciar un trámite en la Delegación del INDA en Morona Santiago
PLAN OPERATIVO OBJETIVOS GENERALES- ESPECIFICOS EFECTO -IMPACTO ACTIVIDADES-
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IMPACTO
Reducción del tiempo durante los trámites de Adjudicación en la Delegación del INDA en Morona Santiago, por la Burocracia existente en sus trámites y por la falta de Recursos, aplicando un plan operativo de acuerdo a la Realidad del Medio.
ACTIVIDADES-RECURSOS
Se supervisara constantemente el funcionamiento del sistema de Control interno en la Delegación del INDA en Morona Santiago, con controles continuos de actividades que se van cumpliendo diariamente, Evaluaciones trimestrales en función de resultados obtenidos al personal.
Dentro del Control de Actividades de supervisión y Dirección, y otras actividades del personal de acuerdo a sus funciones. Las evaluaciones Periódicas dependen de una evaluación de Riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continua.
Luego del análisis de cada uno de los componentes, podemos sintetizar que éstos, vinculados entre sí:
Generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno.
Son influidos e influyen en los métodos y estilos de dirección aplicables en las empresas e inciden directamente en el sistema de gestión, teniendo como premisa que el hombre es el activo más importante de toda organización y necesita tener una participación más activa en el proceso de dirección y sentirse parte integrante del Sistema de Control Interno que se aplique.
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Están entrelazados con las actividades operativas de la entidad coadyuvando ala eficiencia y eficacia de las mismas.
Permiten mantener el control sobre todas las actividades.
Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidas van a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también son criterios para determinar si el control interno es eficaz.