7.4 Conclusion
8.2.5 Sample Procurement and Experimental Design
Nivel: Asistente
Reporta a: Jefe de Cobranza
2. Funciones básicas:
Realizar la comprobación física de los datos proporcionados por el cliente que solicita un crédito.
Gestionar el cobro de operaciones vencidas.
Ejecutar las políticas y procedimientos internos para hacer excelente el servicio al cliente.
3. Responsabilidades
Recorrer las rutas designadas por el Jefe de Cartera. Elaborar informes escritos de las visitas.
MANUAL DE FUNCIONES MFC.001
ÁREA DE COBRANZA 2016
Empresa: Distribuidora Anahí S.A. Departamento: Cartera
Políticas de Créditos Sugerida
Todo cliente nuevo debe otorgar al asistente de crédito y cobranza o al vendedor la documentación completa la cual respaldará la solicitud de crédito la misma que será analizada y comprobada por la Jefe de Cartera la cual deberá ser mínimo: RUC, copia de cedula representante legal, Impresión de su historial crediticio, formulario de solicitud de crédito
Si se aprueba o no el crédito al cliente se deberá informar al vendedor para que proceda a realizar o no la venta a crédito.
Es responsabilidad del cargo mantener contacto con los clientes para hacer conocer sus deudas y a la vez si estos se encontraran en mora.
La Factura de cartera se debe entregar al vendedor antes del vencimiento. La Empresa cuenta con un departamento Legal para los casos irrecuperables. No se recibirá cheques de terceros para una cancelación de créditos.
Todas las liquidaciones efectuadas en el día deben ser revisadas y archivadas en el mismo día.
Conclusiones
De acuerdo a los resultados obtenidos de las encuestas aplicadas a los 28 trabajadores de la distribuidora Anahí S.A. y de la recopilación de información se realizó el análisis del control interno del área de cobranza para contribuir a la gestión y optimización de las operaciones ante posibles eventos de riesgos que puedan afectar a la compañía.
El análisis del control interno se realizó a nivel general y especifico en la distribuidora Anahí S.A., mediante cuestionarios de control interno, pruebas sustantivas e índice de gestión (rotación de cartera) para conocer los controles internos actuales y la situación actual de la compañía y del área de cobranzas.
De acuerdo a lo analizado por medio de la matriz de riesgos y controles, se determinar las debilidades y ausencias de control y gestión del área de cobranzas y de la distribuidora Anahí S.A., tales como:
1. Carencia de objetivos estratégicos, operativos y de cumplimientos.
2. Falta del código de conducta, manuales de funciones organizacionales y del área de crédito y cobranza.
3. Ausencia de misión y visión y fallas en la divulgación del reglamento interno de trabajo.
5. Falta de capacitación, evaluación de desempeño del personal del área de cobranza.
6. La no recaudación en los plazos determinados de las cuentas por cobrar.
7. Falta de políticas de crédito e incumplimiento en disposiciones emitidas en relación al envió de reportes a la Dirección Nacional de Registros de datos públicos por las ventas a crédito.
8. Adicionalmente, la rotación de cartera disminuyó en 11.08 puntos en comparación del año anterior.
De acuerdo a lo analizado las comisiones de ventas son canceladas a los vendedores por las ventas realizadas, y éstos no dan seguimiento a los cobros de las facturas ocasionando así, que no se cumpla el plazo de cobro de facturas a crédito incrementando la cartera vencida y para que no se presente el incremente antes mencionado por los atrasos de los clientes fuertes o más representativos, se les descuenta del sueldo las facturas que dejaron a los clientes sin autorización.
Recomendaciones
Evaluar periódicamente los controles de cobranza recomendados y utilizar el plan de acción de acciones correctivas indicado en la matriz de riesgo de la presente investigación.
Capacitar al personal, mejorar la gestión del área de cobranza y los controles internos existentes conforme a la creación de objetivos estratégicos, operativos y de cumplimiento.
Utilizar el cuestionario de control interno con enfoque COSO I, pruebas sustantivas de auditoría y el indicador de gestión (rotación de cartera) como forma de evaluación y diagnóstico de la situación actual del área de cobranza y de la distribuidora Anahí S.A.
Para bajar el monto de la cartera vencida se recomienda las siguientes estrategias:
1. Verificar el porcentaje de venta de los vendedores y no pagar comisiones por ventas, sino por porcentaje de cobros de las factura vendidas.
2. Dar incentivos al personal de cartera, según él % de clientes vencidos, es decir el que mejor tenga su cartera, el que menos tenga cliente en mora.
3. Indicar a los clientes de mayor representación de la cartera que se les reconocerá un 1% menor en sus pagos si cancelan dentro de los 7 días como se establece en la política de crédito de la Distribuidora Anahí S.A.
4. Comunicar a los clientes de crédito que se encuentran en mora que se les cobrará un 0.016% por cada día de retraso en el pago de acuerdo al monto de factura y será agregado este documento en el pagaré que debe firmar una vez formalizado su crédito.
5. En caso de no cancelar en el tiempo establecido, pasado los 30 días recibirá una notificación por parte del departamento legal, indicándole que por falta de pago será pasado a mediación corriendo el riesgo de ir a la central de riesgo.
6. Las comisiones de los vendedores deben ser contra facturas cobradas y no con punto de venta.
Referencias
Ambuludi, D. (2011) Diseño de control interno para el departamento de crédito y cobranzas y el área de inventario aplicado al caso: Proveedora J.A. (Tesis de pregrado, Universidad Politécnica Salesiana, Guayaquil, Ecuador). Recuperado de http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/3355/1/QT01724.pdf.pdf
Anderson, Sweeney & Williams (2008) Estadística para administración y economía, 10a. edición. México: Cengage Learning Editores, S.A.
Arteaga, F. y Ojeda, E. (2011) Manual de funciones y procedimientos administrativos, crédito y cobranzas para la cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. (Tesis de pregrado, Universidad Nacional de Loja, Loja, Ecuador).
Comisión de Legislación y Codificación del H. Congreso Nacional. (2012) Codificación de La Ley de Régimen Tributario Interno Publicada en Diciembre del 2012. Ecuador.
Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (2009) Normas Internaciones de Información Financiera para pequeñas y medianas entidades: NIIF para las PYMES. Reino Unido: Fundación del Comité de Normas Internacionales de Contabilidad
Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (2012) NIC 39 Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición. Reino Unido: Fundación del Comité de Normas Internacionales de Contabilidad
Cruz, L. (2013). Evaluación del control interno y su incidencia en las cuentas por cobrar de Foro Miraflor (Tesis magistral, UNAN, Managua, Nicaragua).
Emery, Finnerty, & Stowe (2008) Fundamentos de Administración Financiera, 2da edición. Ecuador: Hansen-Holm & Co. Cía. Ltda.
Estupiñán, R. (2011) Administración o Gestión de Riesgos E.R.M. y la auditoría i. nterna. Bogotá: Ecoe ediciones
Hurtado, J. (2010) Guía para la comprensión holística de la ciencia era edición. Venezuela: Universidad Nacional Abierta
Hansen, Hansen, Hansen, & Chavez (2011) NIIF Teoría y Práctica, 2da edición. Ecuador: Hansen-Holm & Co. Cía. Ltda.
Hernández, R. (2014) Metodología de la investigación 6ta edición. México: Mc Graw Hill / Interamericana editores
Mantilla, S. (2011) Control Interno Informe COSO 4ta edición. : Ecoe ediciones
Presidente Constitucional de la República, (2015) Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno. Decreto No. 374 publicado en el registro oficial 448 del 28 de Febrero del 2015. Ecuador
Superintendencia de Compañía, Valores y Seguros (s.f) Tabla de Indicadores. Ecuador: Autor
Superintendencia de Compañía Valores y Seguros (2013). Expedir las normas que regulan el envío de la información que las compañías sujetas a la vigilancia y control de la SC que realizan ventas a crédito, deben reportar a la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP). Resolución No. SC.DSC.G.13.011 según R.O. 112 publicado el 10 de Octubre del 2013
Apéndice A
Figura A1. Deducibilidad de las cuentas incobrables
Deducibilidad de las cuentas incobrables. Adaptado de “Ley Orgánica Régimen Tributario Interno” por el Servicios de Rentas Internas, 2012, Ecuador.
La Ley de Régimen Tributario Interno (2012), art. 10, numeral 11, nos indica lo siguiente:
Las provisiones para créditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razón del 1% anual sobre los créditos comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentren pendientes de recaudación al cierre del mismo, sin que la provisión acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total.
Las provisiones voluntarias así como las realizadas en acatamiento a leyes orgánicas, especiales o disposiciones de los órganos de control no serán deducibles para efectos tributarios en la parte que excedan de los límites antes establecidos. La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a esta provisión y a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la provisión, cuando se haya cumplido una de las siguientes condiciones:
Haber constado como tales, durante cinco años o más en la contabilidad;
Haber transcurrido más de cinco años desde la fecha de vencimiento original del crédito;
Haber prescrito la acción para el cobro del crédito; En caso de quiebra o insolvencia del deudor;
Si el deudor es una sociedad, cuando ésta haya sido liquidada o cancelado su permiso de operación.
No se reconoce el carácter de créditos incobrables a los créditos concedidos por la sociedad al socio, a su cónyuge o a sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad ni los otorgados a sociedades relacionadas. En el caso de recuperación de los créditos, a que se refiere este artículo, el ingreso obtenido por este concepto deberá ser contabilizado, caso contrario se considerará defraudación.
La eliminación definitiva de las cuentas incobrables se realizará con cargo a la provisión y a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la provisión cuando cumpla las siguientes condiciones:
Figura A2. Eliminación definitiva de las cuentas incobrables
Eliminación definitiva de las cuentas incobrables. Adaptado de “Ley Orgánica Régimen Tributario Interno” por el Servicios de Rentas Internas, 2012, Ecuador.
Adicionalmente, en la compañía, las cuentas por cobrar deben estar registradas y separadas conforme a su origen, tales como, cuentas por cobrar empleados, socios, cónyuges, o a terceros. Para la provisión de cuentas incobrables solo se considerará las operaciones en relación al giro ordinario del negocio efectuado en cada ejercicio impositivo, será el 1% anual sobre los créditos comerciales concedidos en ese ejercicio y que se encuentren pendientes de recaudación al cierre del mismo, sin que la provisión acumulada exceda el 10% de la cartera total.
Se considera a la provisión de cuentas incobrables no deducible cuando se cumple las siguientes condiciones, según lo indicado en la Ley Orgánica Régimen Tributario Interno (2012)
Figura A3. No deducibilidad de las cuentas incobrables
No deducibilidad de las cuentas incobrables. Adaptado de “Ley Orgánica Régimen Tributario Interno” por el Servicios de Rentas Internas, 2012, Ecuador.
En conclusión la norma tributaria da los parámetros adecuado para ser consideración en nuestro análisis por temas de reconocimiento de deducibilidad y no deducibilidad de la provisión de la cartera, además del reconocimiento de la eliminación de la cartera de clientes.
Apéndice B
Art. 1.- Las compañías que realicen ventas a crédito, con o sin intereses, tendrán la obligación de transferir hasta el 10 de cada mes la información sobre dichas operaciones al Registro de Datos Crediticios, que forma parte del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, de manera mensual, mediante el uso de archivos de texto delimitados por el carácter “PIPE”, a través de los canales tecnológicos que serán dispuestos para el efecto y de conformidad con los siguientes parámetros.
Tabla B1
Campos de la información a reportar
No. Campo Tipo de Campo Definición
1 código de entidad carácter (7) Corresponde al código de la entidad, el mismo que será otorgado por la D.N. de Registro de Datos Públicos mediante el proceso de registro de compañías que realicen ventas a crédito, conforme indica el Art. 4.
2 fecha de datos Fecha(dd/mm/aaaa) Consiste en la fecha de corte de la información crediticia. 3 tipo de identificación del
sujeto
carácter (1) Se refiere al tipo de documento de identificación del sujeto, puede ser “C” cédula, “R” RUC o “E” extranjeros.
4 identificación del sujeto carácter (13) Corresponde al número de identificación del sujeto. Para ciudadanos ecuatorianos será el número de cédula, para personas jurídicas el número de RUC. Para los extranjeros debe reportarse el número de identificación utilizada para la operación de crédito. 5 nombres y apellidos del
sujeto
carácter (50) Corresponde al nombre del sujeto o la razón social de la firma. 6 clase del sujeto carácter (1) Código que indica si el sujeto de crédito es persona “N” natural o
“J” jurídica.
7 Provincia carácter (2) Corresponde a la provincia de residencia del sujeto de crédito. Deberá utilizarse la división política administrativa emitida por el INEC.
8 Cantón carácter (2) Corresponde al cantón de residencia del sujeto de crédito. Deberá utilizarse la división política administrativa emitida por el INEC. 9 *parroquia carácter (2) Corresponde a la parroquia de residencia del sujeto de crédito.
Deberá utilizarse la división política administrativa emitida por el INEC.
10 *sexo carácter (1) Corresponde al sexo del sujeto de crédito y sus categorías son “M” masculino y “F” femenino.
11
*estado civil carácter (1) Corresponde al estado civil del sujeto de crédito y sus categorías son “S” soltero, “C” casado, “D” divorciado, “U” unión libre y “V” viudo.
Nota. Campos de la información a reportar. Adaptado de “resolución No. SC.DSC.G.13.011,” por la Superintendencia de Compañía, Valores y Seguro (2013)
Tabla B1
Campos de la información a reportar (Parte dos)
No. Campo Tipo de Campo Definición
12 *origen de ingresos carácter (1) Es el código que indica de donde provienen principalmente los ingresos del sujeto y sus categorías son “B” empleado público, “V” empleado privado, “I” independiente, “A” ama de casa o estudiante, “R” rentista, “H” jubilado y “M” remesas del exterior. 13 número de operación carácter (32) Código único con el que la firma identifica a cada operación que
efectúa.
14 valor de la operación numérico (15,2) Corresponde al monto total de crédito otorgado.
15 saldo operación numérico (15,2) Corresponde al remanente del crédito en el mes de reporte de información.
16 fecha de concesión fecha(dd/mm/aaaa) Corresponde a la fecha en la que se otorga el crédito. 17 fecha de vencimiento fecha
(dd/mm/aaaa)
Corresponde a la fecha en la que termina la obligación crediticia. 18 fecha que es exigible fecha
(dd/mm/aaaa)
Corresponde a la fecha en la que se exige el pago de la cuota. 19 plazo operación numérico (5) Corresponde al total de días que dura la relación crediticia. 20 periodicidad de pago numérico (5) Indica la periodicidad con la que el sujeto deberá realizar los pagos
del crédito.
21 días de morosidad numérico (5) Es el total de días que no se ha cancelado la obligación desde su fecha de vencimiento.
22 monto de morosidad numérico (15,2) Es el monto del crédito que se encuentra en mora. 23 monto de interés en mora numérico (15,2) Valor del interés por el monto que se encuentra en mora. 24 *valor por vencer de 1 a
30 días
numérico (15,2) Saldo por vencer de la operación de 1 a 30 días. 25 *valor por vencer de 31 a
90 días
numérico (15,2) Saldo por vencer de la operación de 31 a 90 días. 26 *valor por vencer de 91 a
180 días
numérico (15,2) Saldo por vencer de la operación de 91 a 180 días. 27 *valor por vencer de 181
a 360 días
numérico (15,2) Saldo por vencer de la operación de 181 a 360 días. 28 *valor por vencer de más
de 360 días
numérico (15,2) Saldo por vencer de la operación de más de 360 días. 29 valor vencido de 1 a 30
días
numérico (15,2) Saldo vencido de la operación de 1 a 30 días. 30 valor vencido de 31 a 90
días
numérico (15,2) Saldo vencido de la operación de 31 a 90 días. 31 valor vencido de 91 a
180 días
numérico (15,2) Saldo vencido de la operación de 91 a 180 días.
Nota. Campos de la información a reportar. Adaptado de “resolución No. SC.DSC.G.13.011,” por la Superintendencia de Compañía, Valores y Seguro (2013)
Tabla B1
Campos de la información a reportar (Parte tres)
No. Campo Tipo de Campo Definición
32 valor vencido de 181 a 360 días
numérico (15,2) Saldo vencido de la operación de 181 a 360 días. 33 valor vencido de más de
360 días
numérico (15,2) Saldo vencido de la operación de más de 360 días.
34 valor en demanda judicial numérico (15,2) Monto por el que el deudor ha sido demandado judicialmente en la operación.
35 cartera castigada numérico (15,2) Indica el monto por el cual consta el deudor como sujeto de crédito castigado.
36 cuota del crédito numérico (15,2) Es el monto del dividendo registrado en la tabla de amortización. 37 *fecha de cancelación fecha
(dd/mm/aaaa)
Corresponde a la fecha en la que se canceló la cuota del período. 38 *forma de cancelación carácter (1) Corresponde a la forma de cancelación de la cuota en el período de
recolección de la información y sus categorías son “E” efectivo, “C” cheque y “T” tarjeta de crédito.
Los campos marcados con este carácter (*) no son obligatorios para el reporte de información histórica establecida en el Art. 2 de la presente resolución
Nota. Campos de la información a reportar. Adaptado de “resolución No. SC.DSC.G.13.011,” por la Superintendencia de Compañía, Valores y Seguro (2013)
Las compañías referidas en el primer inciso de este artículo deberán asimismo suministrar a la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros, información global y consolidada sobre dichas operaciones, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento para el control de las ventas a crédito y de la emisión de tarjetas de circulación restringida.
Conforme a la Resolución No. SC.DSC.G.13.011 emitida por la Superintendencia de Compañía Valores y Seguros según R.O. 112 que entró en vigor el 10 de octubre del 2013, se mencionan los siguientes artículos
Art. 3.- Las operaciones individuales que sean inferiores a 0.15 veces de un salario básico unificado para los trabajadores del sector privado no deberán ser reportadas.
Art. 4.- Las compañías que cumplan las condiciones establecidas en el Art. 1 de la presente resolución, deberán registrarse tanto en la Superintendencia de Compañías como en la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos con el fin de
suministrar la información correspondiente a esta entidad de control, así como aquella que deberán remitir directamente al Registro de Datos Crediticios. La
Superintendencia de Compañías hará conocer a la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos la lista de compañías así registradas.
Art. 5.- Conforme lo dispuesto en el Art. 460 de la Ley de Compañías, la Superintendencia de Compañías impondrá sanciones correspondientes a las
sociedades sometidas a su vigilancia y control cuando estas entreguen o proporcionen los registros de datos de la información referente al historial crediticio:
a) A cualquier otra institución que no sea al Registro de Datos Crediticios o a aquellas expresamente determinadas en la Ley;
b) De manera deliberada y dolosa información falsa o maliciosa; c) Por error o culpa información falsa o contraria a la ley; y/o,
d) Se venda o intercambie información de la base de datos crediticios.
Las sanciones se impondrán sin perjuicio de las correspondientes responsabilidades administrativas, civiles o penales a que hubiere lugar.
Art. 6.- El incumplimiento de las disposiciones señaladas en la presente resolución faculta al Superintendente de Compañías o a su delegado para que, previo el procedimiento establecido en la Ley de Compañías, puedan declarar de oficio o a petición de parte la intervención de las compañías incumplidas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 354 numeral quinto de la Ley de Compañías, en relación con el artículo 432 inciso quinto de la misma ley; o su disolución y liquidación por las causales previstas en los numerales 11 y 12 del artículo 361 de la misma Ley.
Sin perjuicio de ello, si aparecieren hechos que pudieren ser punibles, la
Superintendencia de Compañías remitirá el informe respectivo para conocimiento de la Fiscalía General del Estado de conformidad con el inciso cuarto del artículo 460 de la Ley de Compañías.
Apéndice C