2.4.1. Definición
Rodríguez (2010). Un manual es un documento en el que se encuentra de manera sistemática, las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad. Un manual es un instrumento de control sobre la actuación del personal, pero también es algo más, ya que ofrece la posibilidad de dar en una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carácter nebuloso y abstracto, para convertirse en una serie de normas definidas.
Los primeros manuales adolecían de defectos técnicos, pero sin duda fueron de gran utilidad en el adiestramiento del nuevo personal. Con el transcurrir de los años los manuales se adaptaron para ser más técnicos, claros, concisos y prácticos y comenzaron aplicarse a diversas funciones operacionales de las empresas.
2.4.2. Objetivo de los manuales
Rodríguez (2010). En esencia los manuales administrativos constituyen un medio de comunicación de las decisiones administrativas, por lo tanto su propósito es señalar en forma sistemática la información administrativa. De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
Instruir al personal acerca de los aspectos tales como; objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar a la uniformidad en el trabajo.
Es un medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso y facilitar su incorporación a las distintas funciones.
Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.
Fomentar el trabajo en equipo.
Brinda normas para organizar el talento humano en grupos de trabajo.
2.4.3. Posibilidades y limitaciones de los manuales administrativos
Rodríguez (2010). La importancia de los manuales radica en la serie de posibilidades que ofrecen, sin embargo, tienen ciertas limitaciones, las cuales de ninguna manera les restan importancia.
Posibilidades:
Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y a establecer los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, normas, etc.
Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través del tiempo.
Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
Limitaciones:
El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto. Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los informales, que también son muy importantes.
Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad; pero si abundan en detalles pueden volverse complicados.
2.4.4. Características del manual
Mejía (2008). Los manuales deben reunir algunas características que se pueden resumir así;
Satisfacer las necesidades reales de la organización.
Contar con instrumentos apropiados de uso, manejo y de conservación de procesos.
Facilitar los trámites mediante una adecuada diagramación. Redacción breve, simplificada y comprensible.
Tener una revisión y actualización continuas.
2.4.5. Contenido de un manual
Rodríguez (2010). Una regla respecto al contenido de este tipo de manuales establece que un manual debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de controles indispensables.
1. Índice. 2. Introducción.
2.1. Objetivo del manual. 2.2. Alcance.
2.3. Como usar el manual (salvedad). 2.4. Revisiones y recomendaciones. 3. Gráficas y matrices.
4.1. Diagramas y cuadros de los indicadores para medir el desempeño. 5. Forma e instructivos.
6. Impacto.
6. Modelos evaluativos.
2.4.6. Tipos de manuales
Araya (2009). La descripción o clasificación de los manuales que puede elaborarse un gobierno es muy variable. Dependerá del grado de desarrollo administrativo de este y de la existencia y amplitud de los servicios gubernamentales. Podemos sin embargo sugerir las siguientes posibilidades de desarrollo:
Manuales centrales de aplicación universal o muy general.- En esta categoría podemos incluir los manuales sobre normas de personal aplicables a los empleados o ramas del gobierno cubiertas por la ley o reglamento del servicio civil; normas y procedimiento generales y específicos sobre compras, impresiones, uso de vehículos, contabilidad, etc.; normas sobre el comportamiento del personal administrativo en lo que se refiere a relaciones con el público.
Manuales aplicables a un ministerio, departamento o división específico sobre procedimientos internos o técnicos.- En esta categoría incluiríamos los manuales de contabilidad y auditoría, manuales para descripción de normas y procedimientos de una sección particular de archivo, manuales para describir procedimientos en vigencia en una sección de personal, manuales que cubran normas aplicables de ingeniería, como construcción de carreteras, cañerías, edificios, etc.
2.4.7. Pasos para elaborar un manual
Rodríguez (2010). El primer paso para elaborar un manual, es determinar lo que se desea lograr. Para ello el administrador deberá hacer las siguientes preguntas:
¿Cuál es el objetivo del organismo al crear el manual? El objetivo se establece para satisfacer algunas necesidades fundamentales:
Reducir los errores administrativos al máximo posible.
Reducir el periodo de adiestramiento de los nuevos empleados. Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos trabajos. Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional.
Optimizar la gestión y accionar del talento humano. Fomentar el trabajo en equipo.
¿Qué beneficios proporcionará un manual de procedimientos? Es muy probable que el manual permita a los usuarios aprender nuevos procesos con rapidez y facilidad. También sirve como guía para aclarar dudas del personal y además es un valioso instrumento directivo.
2.4.8. Uso del manual
Araya (2009). Una vez elaborado y aprobado un manual tiene que ser distribuido en los lugares donde servirá para la orientación de los empleados. Habitualmente se distribuye a los directores y jefes de departamento. Además se dispone en bibliotecas, divisiones de personal, departamentos legales de organización y de relaciones públicas. Es muy útil facilitar un manual de tipo general a empleados nuevos para que lo estudien y adquieran conocimientos generales sobre la política, la organización, los reglamentos y los procedimientos de la empresa. Cuando se elabora un nuevo manual es muy oportuno organizar clases o reuniones para explicar el contenido del manual y
estimular el interés de los empleados en los manuales asegurando la absorción de la materia.
2.4.9. Manual de estrategias de trabajo en equipo
VERA (2009). El manual para trabajo en equipo, hace referencia a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas.
Características del manual de trabajo en equipo:
Integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas.
Para su implementación requiere que las responsabilidades sean compartidas por sus miembros.
Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada. El trabajo en equipo no es la suma de las aportaciones individuales, sino que por el contrario se basa en la complementariedad, la coordinación, la comunicación, la confianza y el compromiso
Necesita que los programas que se planifiquen en equipo apunten a un objetivo común. El trabajo en equipo significa que las personas que integren el grupo tienen que tener claro los objetivos y metas, han de orientar su trabajo a la consecución de los fines del grupo.