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Sistema Kronos
Proyectos de Conectividad
Manual de Usuario
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TABLA DE CONTENIDO
Control de Cambios ...121 Acerca de este documento ...122 Introducción ... 122 Descripción ... 122 Objetivo ... 122 Front Office (Salesforce) ...123 Usuarios ... 123 Requerimientos ... 123 Autenticación ... 123 Roles ... 125 Servicios ... 125 Servicio Radicar proyecto de conectividad ... 125 Servicio Reportes ... 130 Back Office (Bizagi) ...134 Usuarios ... 134 Requerimientos ... 134 Autenticación ... 134 Roles ... 135 Servicios ... 136 Servicio para reasignación de casos... 136 Servicio para gestión de casos ... 139
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•
Control de Cambios
Fecha Versión Descripción Autor
122
•
Acerca de este documento
•
Introducción
Kronos es el sistema de información web encargado de integrar el flujo de proyectos de conectividad y soporte al interior de Experian Colombia. El equipo Comercial y el área de Credit Services Delivery de la empresa son los principales actores en la ejecución de este proceso. Éste documento les ayudara a los equipos que interactúan con el sistema Kronos, a manejarlo de manera adecuada
•
Descripción
En el presente documento se encontrará la información requerida para interactuar con el sistema Kronos, tanto en el front office como en el back office de la herramienta.
•
Objetivo
El presente manual tiene como objetivo brindar información sobre el uso del sistema Kronos, a nivel de radicaciones, gestión de proyectos y consulta de reportes dentro del mismo.
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•
Front Office (Salesforce)
•
Usuarios
El sistema Salesforce permite al usuario ver la información de una empresa en función de su rol al interior de una organización, para el caso del sistema front-ofice de Kronos,el acceso a la información está configurado a la medida de funciones que desempeña el colaborador de Experian Colombia.
• Requerimientos
Para ingresar al sistema Salesforce, un usuario requiere disponer de los datos descritos a continuación:
• Conexión a internet
• Dispositivo con algunos de los navegadores de internet indicados
o Google Chrome (Recomendado)
o Mozilla Firefox
o Opera
o Safari
o Internet Explorer
• Usuario activo en Salesforce para Experian Colombia con la interfaz Lightning
Experience activa
• Autenticación
Salesforce permite el acceso al sistema con un método de autenticación por id de usuario y contraseña
Id de usuario: Todos los usuarios de Salesforce en Experian Colombia se configuran con
su correo electrónico como id de usuario el cual es de la forma [email protected] o
Contraseña: las contraseñas en Salesforce deben cumplir con las políticas de seguridad de Experian Colombia, al momento de crear una nueva contraseña, ésta debe cumplir al menos las siguientes condiciones.
• 10 caracteres
• 1 letras en mayúsculas
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• 1 número
• 1 carácter especial
URL: El usuario debe ingresar a https://experiansl.my.salesforce.com/ para autenticarse en
el sistema con su usuario y contraseña.
Restablecimiento de contraseña: La aplicación ofrece un servicio de restablecimiento de
contraseña auto-gestionable por el usuario, a través del enlace Forgot Your Password?. el
sistema solicitará el correo electrónico del usuario registrado, y recibirá a vuelta de correo un enlace para personalizar su nueva contraseña
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• Roles
La siguiente tabla describe los grupos del sistema Kronos en Salesforce y para quienes aplica
Rol Acceso a Servicios Áreas activas
Negocio • Radicación de proyectos
• Descarga de reportes para sus
clientes
• Ventas
• Business development
• Consultoría
Analistas de
conectividad • Descarga de reportes Conectividad y soporte
•
Servicios
El sistema Kronos dispone dos servicios principalmente, uno para radicación de proyecto y otro para consultar informes
• Servicio Radicar proyecto de conectividad
Permite al usuario autorizado crear un registro tipo proyectos de conectividad en la aplicación Kronos de Salesforce, diligenciando los datos de la solicitud en tres formularios sencillos.
Requisitos:
Estar autenticado en Salesforce
Tener un usuario con el rol de negocio
Campos a diligenciar
La siguiente tabla indica la información que solicita el sistema para radicar un proyecto de conectividad
Campo Formulario donde se solicita
Requerid
o Observaciones
Nit del cliente o
nombre 1. Cliente Si Nit del cliente o nombre Tipo de solicitud Si Seleccionar Proyecto Canal de consulta
2. Producto
Si Seleccionar Línea Tipo de solución Si Seleccionar Estándar
Producto Contratado Si Elegir el (los) productos que requieren conectividad Requiere desarrollo No No se debe marcar para proyectos de conectividad Medio de consulta Si Seleccionar Web Service
126 Nombre responsable
entidad Si Nombre del líder del proyecto del lado del cliente Cargo Responsable
Entidad No Cargo del líder del proyecto del lado del cliente Teléfono
Responsable Entidad Si Teléfono de contacto del líder del proyecto del lado del cliente Correo Responsable
Entidad Si Correo electrónico de contacto del líder del proyecto del lado del cliente Tipo de identificación
usuario de pruebas
3. Detalle
Si Tipo de id del usuario de pruebas, se recomienda que sea cédula de ciudadanía
Número de
identificación usuario de pruebas
Si Numero de identificación del usuario de pruebas Nombre usuario de
pruebas Si Nombre del usuario de pruebas, debe ser consistente con el tipo y número de identificación ingresados
Apellido usuario de
pruebas Si Apellido del usuario de pruebas, debe ser consistente con el tipo y número de identificación ingresados
Correo usuario de
pruebas Si Correo a donde se notificara la activación del usuario de pruebas Centro de costo No Centro de costo a donde se cargará la facturación
una vez el proyecto sea productivo
Paso a paso:
Para radicar un proyecto de conectividad correctamente, se deben seguir los siguientes pasos
127 2. Seleccionar la aplicación “Kronos”
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4. Diligenciar los dos campos del formulario de cliente
5. Diligenciar los campos de formulario de producto, de acuerdo a la imagen ilustrada a continuación
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6. Diligenciar los campos obligatorios del formulario de detalle (con asterisco en la etiqueta), de acuerdo a la imagen siguiente
7. Si la radicación fue exitosa, al usuario le parecerá un pop up, indicando que se radicó el proyecto satisfactoriamente y se creará un caso en el back-office (Bizagi)
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• Servicio Reportes
Permite al usuario autorizado descargar reportes de proyectos de conectividad en la aplicación Kronos de Salesforce.
Requisitos:
Estar autenticado en Salesforce
Tener un usuario con el rol de negocio
Paso a paso:
Para descargar un reporte de proyectos de conectividad correctamente, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar al menú de aplicaciones del sistema
131 3. Dar Click en la pestaña “informes”
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4. Aparecerá una pantalla con varios enlaces, los reportes predeterminados de kronos
estarán etiquetados con el prefijo KR_XXX, seleccionar el reporte dando click sobre
el nombre
5. Una vez dentro del informe, el usuario tendrá un avista rápida; no obstante, si el usuario quiere descargar el reporte lo puede hacer, dando click en el desplegable encontrado en la parte superior derecha del panel, etiquetado por defecto con el botón “Modificar”; una vez el usuario ingrese al desplegable debe picar en “Exportar” como lo ilustra la siguiente imagen
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6. Puede descargar el archivo en dos formatos, el usuario podrá escoger la opción más conveniente para su proceso, de acuerdo a las especificaciones de la ayuda que suministra el pop up, tal como se ve en la ilustración indicada a continuación
7. Se abrirá un cuadro de dialogo de acuerdo a la configuración del navegador para guardar el archivo, una vez descargado, el usuario tendrá acceso al reporte completo, por defecto se guarda en formato MS Excel *.xlsx
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•
Back Office (Bizagi)
•
Usuarios
El sistema Bizagi permite al usuario trabajar actividades en flujos de trabajo de acuerdo a las asignaciones de su rol al interior de una organización, para el caso del sistema back- office de Kronos, el acceso a la información está configurado a la medida de funciones que desempeñan los colaboradores del equipo de conectividad y soporte de Experian Colombia.
• Requerimientos
Para ingresar al sistema Bizagi, un usuario requiere disponer de los datos descritos a continuación:
• Conexión a intranet corporativa de Experian Colombia
• Dispositivo con algunos de los navegadores de internet indicados
o Google Chrome (Recomendado)
o Mozilla Firefox
o Opera
o Safari
o Internet Explorer
• Usuario activo en el directorio activo de Experian Colombia
• Usuario activo en Bizagi, instancia procesos especiales.
• Autenticación
Bizagi permite el acceso al sistema con un método de autenticación por id de usuario y contraseña
Id de usuario: Todos los usuarios de Bizagi Kronos se configuran a partir de las credenciales del directorio activo de la empresa, por lo tanto, los usuarios registrados en el sistema back-office deben ingresar con su usuario de red corporativo en el dominio de la empresa.
Contraseña: la contraseña de Bizagi es la misma del usuario de red, daso que el sitema se sincroniza con el directorio activo de la organización.
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URL: El usuario debe ingresar a http://10.54.2.7/ProcesosEspeciales/App/Inicio/Login.aspx
para autenticarse en el sistema con su usuario y contraseña de red.
Restablecimiento de contraseña: debido a que el usuario y clave están sincronizados con el directorio activo, para restablecer la contraseña, el usuario debe comunicarse telefónicamente con la mesa de servicio de Experian Colombia para solicitar el desbloqueo.
• Roles
La siguiente tabla describe los grupos del sistema Kronos en Bizagi y para quienes aplica
Rol Acceso a Servicios
Áreas activas
Jefe de conectividad • Reasignación de
casos
Conectividad y soporte
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•
Servicios
Cuando se envía una información XML a Bizagi vía servicios web (ya sea invocando métodos web de Bizagi SOA, o recibiendo información de respuesta actualizada desde una
• Servicio para reasignación de casos
Permite al usuario autorizado reasignar un caso existente abierto, a otro usuario con el rol de analista de conectividad aplicación Kronos de Bizagi.
Campos a diligenciar
La siguiente tabla indica la información que solicita el sistema para reasignar un caso de proyectos de conectividad en Bizagi-Kronos
Campo Formulario donde se
solicita Requerido Observaciones Número de Creación
Selección de casos
No Filtro de búsqueda (recomendado) Tipo de solicitud No Filtro de búsqueda
Nombre Usuario Actual No Filtro de búsqueda Cargo Usuario Actual No Filtro de búsqueda Fecha Creación Desde No Filtro de búsqueda Fecha Creación Hasta No Filtro de búsqueda Dominio
Reasignació n de casos
No Filtro de búsqueda
Nombre Usuario No Filtro de búsqueda
Nombre Completo No Filtro de búsqueda
Nombre de la
Organización No Filtro de búsqueda
Paso a paso:
Para reasignar un proyecto de conectividad correctamente en Bizagi, se deben seguir los siguientes pasos
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2. Digitar el número de caso a reasignar en el campo “Número de creación”
Nota: puede usar los demás filtros de búsqueda; no obstante, se recomienda siempre disponer del número de caso a reasignar.
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4. Buscar el usuario con base en los criterios de búsqueda del formulario ilustrado en la siguiente imagen, puede usar uno o varios criterios de búsqueda, posteriormente, dar click en Buscar.
5. Si se encuentran usuarios de acuerdo a los criterios de búsqueda, éstos aparecerán en la parte inferior de la pantalla, dar click en el link “Reasignar”
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• Servicio para gestión de casos
Permite al usuario autorizado gestionar actividades asignadas sobre los proyectos de conectividad en la aplicación Kronos de Salesforce.
Requisitos:
Estar autenticado en Salesforce
Tener un usuario con el rol de analista de conectividad
Tener el caso a gestionar asignado
Actividades del flujo:
A continuación, se listan las actividades que componen el flujo de conectividad y soporte en Bizagi-Kronos
• Analizar Insumos
• Reunion de Entendimiento
• Acta de Inicio
• Validar Tipo de Solución
• Configurar Canal Dedicado
• Gestionar Claves (demo)
• Instalar Certificado (demo)
• Consumir Servicios
• Pruebas Conexión (demo)
• Integración de Cliente
• Certificación de Cliente
• Configurar Canal Dedicado
• Instalar Certificado (prod)
• Gestionar Claves (prod)
• Consumir Servicios
• Pruebas Conexión (prod)
• Marcha Blanca
• Aprobar Servicio
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Paso a paso:
Para gestionar las diferentes actividades de un proyecto de conectividad correctamente, se deben seguir los siguientes pasos:
Pasos para la actividad “Analizar Insumos”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Analizar Insumos
Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
¿Insumos Completos? Boolean Si Líder de Proyecto Lista de selección Si Fecha de Reunión Fecha / Hora Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar a completitud los campos: Asignar un líder de proyecto, fijar una fecha de reunión con el cliente y adicionar comentarios
Pasos para la actividad “Reunión de Entendimiento”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Reunión de Entendimiento Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
Certificados Digitales Archivo Si Formato Acta de Inicio Archivo Si Formato Certificación Pruebas Archivo Si ¿Reunión de Entendimiento? Boolean Si Manuales WS Archivo Si Instructivos Archivo Si
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Tipo Web Service Lista de selección Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar a completitud los campos: cargar los adjuntos, seleccionar el tipo de web service (soap o rest), confirmar la reunión y adicionar comentarios
Pasos para la actividad “Acta de Inicio”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Acta de inicio
Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
¿Acta de Inicio Solicitada? Boolean Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar a completitud los campos: confirmar solicitud del acta de inicio para el cliente y adicionar comentarios
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Pasos para la actividad “Validar Tipo de Solución”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Validar Tipo de Solución
Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
¿Acta de Inicio Recibida? Boolean Si Certificado Digital Cliente (demo) Archivo Si ¿Certificado (demo) aplica para? Lista de selección Si Certificado Firma Cliente (demo) Archivo Si Código Suscriptor (demo) Texto Si URL Servicio (demo) Texto Si Documento Acta de Inicio (firmada) Archivo Si Código Parametrización Evidente (demo) Texto No Formato Estrategia (demo) Archivo No ¿Requiere clave OKTA (demo)? Texto Si Caso Bizagi SSI Claves (demo) Texto Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar a completitud los campos obligatorios: cargar los adjuntos, confirmar la URL del servicio a donde se conectará el cliente en ambiente de pruebas y confirmar los datos para creación de clave (código de suscriptor y OKTA) para el cliente y adicionar comentarios.
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Pasos para la actividad “Configurar Canal Dedicado”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Configurar Canal Dedicado Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
¿Canal Configurado? Boolean Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar los campos obligatorios: confirmar si el canal del cliente fue configurado y adicionar comentarios.
Pasos para la actividad “Gestionar Claves (demo)”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Gestionar Claves (demo) Campo a diligenciar Tipo de
dato
Obligatorio
¿Usuario (demo) recibido de Operaciones? Boolean Si Clave Cifrada Cliente (demo) Archivo Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar los campos obligatorios: la clave del cliente fue activada, cargar la evidencia y adicionar comentarios.
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Pasos para la actividad “Instalar Certificado (demo)”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Instalar Certificado (demo) Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
¿Certificado (demo) Instalado? Boolean Si Soporte Carga Certificado (demo) Archivo Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar los campos obligatorios: confirmar si el certificado digital del cliente en ambiente de pruebas fue instalado y adicionar comentarios.
Pasos para la actividad “Pruebas Conexión (demo)”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Pruebas Conexión (demo) Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
¿Pruebas Demo Ok? Boolean Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar los campos obligatorios: confirmar si las pruebas ambiente demo fueron exitosas y adicionar comentarios.
145
Pasos para la actividad “Integración de Cliente”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Integración de Cliente Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
¿Requiere Soporte? Boolean Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar los campos obligatorios: confirmar si el cliente requiere soporte a sus pruebas en ambiente demo y adicionar comentarios.
Pasos para la actividad “Certificación de Cliente”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Certificación de Cliente
Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
Certificación Pruebas Firmada Archivo Si Certificado Digital Cliente (prod.) Archivo Si ¿Certificado (prod.) aplica para? Lista de selección Si Certificado Firma Cliente (prod.) Archivo Si
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URL Servicio (prod.) Texto Si ¿Certificación Aprobada? Boolean Si Código Parametrización Evidente (prod.) Texto Si Código Parametrización Evidente (prod.) Texto Si Formato Estrategia (prod.) Archivo Si ¿Requiere clave OKTA (prod.)? Boolean Si Caso Bizagi SSI Claves (prod.) Texto Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar a completitud los campos obligatorios: cargar los adjuntos, confirmar la URL del servicio a donde se conectará el cliente en ambiente de producción y confirmar los datos para creación de clave (código de suscriptor y OKTA) para el cliente y adicionar comentarios.
Pasos para la actividad “Gestionar Claves (prod)”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Gestionar Claves (prod) Campo a diligenciar Tipo de
dato
Obligatorio
¿Usuario (prod) recibido de Operaciones? Boolean Si Clave Cifrada Cliente (prod) Archivo Si Comentarios Texto Si
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2. Diligenciar los campos obligatorios: confirmar si la clave del cliente fue activada en ambiente de producción, cargar al sistema el archivo de soporte y adicionar comentarios, tal como lo ilustra la imagen en la siguiente página
Pasos para la actividad “Instalar Certificado (prod)”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Instalar Certificado (prod) Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
¿Certificado (prod) Instalado? Boolean Si Soporte Carga Certificado (prod) Archivo Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar los campos obligatorios: confirmar si el certificado digital del cliente en ambiente de producción fue instalado y adicionar comentarios.
Pasos para la actividad “Pruebas Conexión (prod)”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
148
Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
¿Pruebas Integración Ok? Boolean Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar los campos obligatorios: confirmar si las pruebas en ambiente de producción fueron exitosas y adicionar comentarios.
Pasos para la actividad “Marcha Blanca”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Marcha Blanca
Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
¿Marcha Blanca Finalizada? Boolean Si Soporte Consumo Cliente OK Texto Si Comentarios Texto Si
2. Diligenciar los campos obligatorios: confirmar si el periodo de marcha blanca en ambiente de producción con el cliente finalizó, subir un soporte de consumo del cliente en ambiente de producción y adicionar comentarios.
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Pasos para la actividad “Aprobar Servicio”
1. Se debe disponer de la información descrita en la siguiente tabla
Campos Actividad Aprobar Servicio
Campo a diligenciar Tipo de dato Obligatorio
Responsable de Servicio Texto Si Correo Responsbale de Servicio Texto Si ¿Servicio Aceptado? Boolean Si Comentarios Texto Si
Diligenciar los campos obligatorios: confirmar si el proyecto es estable para culminarlo e iniciar la etapa productiva, incluir la información de contacto del responsable en el área de servicio para dar soporte en ambiente de producción y adicionar comentarios.
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Siguiendo los pasos anteriores, el proyecto de conectividad finaliza e inicia su etapa de consumo en ambiente de producción de los productos de DataCrédito, conectados vía web services.
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