ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ส าหร บ ผ ใช งาน (User)

(1)

คูมือแนะนําการใชงาน

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส

สําหรับ

ผูใชงาน

(User)

บริษัทเอ็กซเซล

ลิงค

จํากัด

4269 ถนนสุขุมวิทบางนากรุงเทพฯ 10260 โทร. 0-2398-2311 โทรสาร. 0-2398-3318 HomePage. http://www.excelink.co.th e-mail. [email protected]

(2)

ระบบงานสารบรรณ

INFOMA : WebFlow

สารบัญ หนา

การเขาสูระบบงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส

(INFOMA:WebFlow)...1

เริ่มตนระบบงานสารบรรณ

...3

โปรแกรมเตือนเอกสารใหม

...4

สวนประกอบของระบบงาน

...4 สวนที่ 1. เมนูหลัก...4 สวนที่ 2. รายละเอียดผูใชงาน...6 สวนที่ 3. เมนูสั่งการเอกสาร...6 สวนที่ 4. การตั้งคาการใชงาน...7

อธิบายเมนู

...9 เมนูหนังสือรอดําเนินการ...9 เมนูทะเบียนรวม...11 เมนูรายการสงเอกสาร...12 เมนูเอกสารที่ตองติดตาม...12 หนาแสดงรายการเอกสารจากผลการคนหา...13

การลงรับเอกสาร

...15 1. การลงรับเอกสารโดยปอนขอมูลรายละเอียดเอกสารใหม ทั้งหมด...15 การแนบเอกสาร...19 การเพิ่มหรือปรับปรุงเอกสารแนบทาย...22 การอานเอกสารแนบเรื่องและอานเอกสารเพิ่มเติม...22 2. การลงรับเอกสารโดยรับเอกสารผานระบบ (รับเอกสารตนฉบับ) ...23

การตีกลับเอกสาร

...25 การติดตามเอกสารตีกลับที่หนาจอผูสง...26

สราง

/

ทะเบียนเอกสารสงภายใน

...27

สราง

/

ทะเบียนเอกสารสงภายนอก

...27 การแกไขเอกสาร...29 การปอนคําสั่งการหรือบันทึกการปฏิบัติงาน...29 การสงเอกสาร...30 การปดงานหรือสั่งจบงาน...30 การลบเอกสารและการยกเลิกเอกสาร...31 การตรวจสอบและสิ้นสุดการตรวจสอบ...32

การคนหาเอกสาร

...33

การพิมพรายงาน

...37

การเปลี่ยนรหัสผานของผูใช

...39

การออกจากระบบ

...41

(3)

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส INFOMA:WebFlow คูมืออบรมสําหรับผูใชงาน

การเขาสูระบบงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส

(INFOMA:WebFlow)

สําหรับการใชงานโปรแกรมระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสของกรมชลประทานสามารถเรียกโปรแกรมได2 ลักษณะคือ 1. เรียกโปรแกรมโดยตรง 2. เรียกโปรแกรมโดยผานหนาเว็บhttp://www.kromchol.com ¾ การเรียกโปรแกรมโดยตรง กรณีเรียกใชงานภายในเครือขายที่สามเสน สามารถเรียกโปรแกรมไดทันที หากผูใชเรื่องจากเครือขาย ภายนอกจะตองติดตอISP หรือเครื่องที่ใชงานตองตอผาน Internet ได โดยเริ่มโปรแกรม Microsoft Windows

ตามปกติจากนั้นเลือกโปรแกรม Internet Explorer ที่ปรากฏเปนรูป Icon บนหนาจอเครื่องคอมพิวเตอร

กรณีเครื่องใดไมมี Icon ดังกลาวใหเลือกไปที่ปุม Start เลือกไปที่ Programs จากนั้นเลือกที่ Internet Explorer หลังจากเขาโปรแกรม Browser แลวใหผูใชงานปอนชื่อ HomePage เพื่อเขาสูระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส URL: ระบบจะแสดงหนาจอหลักถามชื่อและรหัสผานเพื่อเขาสูระบบดังภาพ

http://saraban.kromchol.com/iwebflow [

กด

Enter ]

(4)

Copyright © 1992-2005 by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หนา - 2 ¾ เรียกโปรแกรมโดยผานหนาเว็บ http://www.kromchol.com กรณีทีเรียกโปแกรมจากเครือขายภายนอกระบบถือเปนนอกระบบหมดโดยอาจเรียกผานหนาจอInternet ของสปท. (

http://www.kromchol.com

) เมื่อเลือกระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกสจะปรากฏหนาจอสําหรับเขาสูระบบโดยปอนชื่อและรหัสผานเพื่อเขา ระบบ ดังภาพ :- เขาสูระบบสารบรรณ

(5)

ซึ่งในการปอนรหัสผานระบบจะแสดงผลบนหนาจอเปนเครื่องหมาย “ ดอกจันทร ” เพื่อความปลอดภัยในการใชงาน จากนั้นตอบ ตกลง เพื่อยืนยันเขาระบบ กรณีที่ผูใชปอนชื่อหรือรหัสผานไมถูกตองระบบจะแจงขอความเตือนเชน ปอนชื่อผิด ระบบแจง “ ชื่อของทานไมสามารถเขาระบบได “ ปอนรหัสผิด ระบบแจง “ ทานใสรหัสผิดไมสามารถเขาระบบได “ จากนั้นตอบ OK ระบบจะกลับมาหนาจอเดิมเพื่อใหผูใชปอนชื่อและรหัสผานอีกครั้ง

เริ่มตนระบบงานสารบรรณ

หลังจากปอนชื่อและรหัสผานถูกตองระบบจะตรวจสอบสิทธิการใชงาน (เชนปกติอานขอมูลอยางเดียว) และระดับในการอานเอกสารรวมทั้งสิทธิในการสืบคนขอมูลเชนดูเอกสารระดับปกติ,ลับ,ลับมากฯจากนั้นระบบจะ แสดงหนาหลักของระบบซึ่งประกอบดวยเมนูงานตางๆ และชื่อ –หนวยงานที่ผูใชสังกัดผูใชสามารถตรวจสอบ ความถูกตองไดจากสวนที่ 2 ดังปรากฏในหนาจอ ตรวจสอบชื่อและหนวยงานจากหนาหลัก สวนที่ 1 เมนูหลัก สวนที่ 3 เมนูสั่งการเอกสาร สวนที่ 4 ตั้งคาการใชงาน สวนที่ 2 รายละเอียดผูใชงาน

(6)

โปรแกรมเตือนเอกสารใหม

ขณะเดียวกันระบบจะเปดโปรแกรมเตือนเอกสารใหม (Flow Alert) ซึ่งจะปรากฏอยูที่มุมบนดานซายของ จอภาพ ระบบจะแสดงจํานวนรายการเอกสารใหมที่ยังไมลงทะเบียนรับใหทราบ (สังเกตแถบสีฟา) ผูใชสามารถ เลือกเวลาที่ตองการใหระบบเตือนได การตั้งเวลาเตือน กรณีมีเอกสารใหมสงมาที่หนวยงาน ผูใชเลือกเวลาในการเตือนไดโดยกดลูกศรชี้ลงและเลือกเวลาเตือนตามที่ กําหนดเชน 1 นาที, 3 นาที, 5 นาทีหรือหยุดหากตองการปดหนาจอการ เตือนแตยังตองใหโปรแกรมทํางานตามที่ตั้งเวลาผูใชสามารถปดชั่วคราว โดยกดปุม (Minimize) หรือกดปุม เพื่อปดโปรแกรมโดยการปดจะ ไมสงผลกระทบไดๆกับการทํางานในระบบ

สวนประกอบของระบบงาน

หนาหลักเปนหนาจอแรกหลังจากเขาสูระบบงานสารบรรณซึ่งถือเปนเมนูหลักของระบบโดยมีสวนประกอบแบง ออกเปน 4 สวนดังนี้

สวนที่

1. เมนูหลัก

ประกอบดวยเมนูหลักทั้งหมดของระบบซึ่งจะแสดงอยูดานบนในตําแหนงเดิมของทุกๆ หนาจอประกอบดวย :- หนาหลัก เลือกเมื่อตองการกลับมาหนาแรกหรือเมนูหลักของระบบ (หนาแรก) คนหา เลือกเพื่อเขาสูหนาจอคนหาเอกสารในสมุดงานของหนวยงาน พิมพรายงาน เลือกเพื่อการพิมพรายงานรูปแบบตางๆ (ประเภทรายงาน) ออกจากระบบ ตองการออกจากระบบโดยกลับมาหนาจอปอนชื่อและรหัสผานใหม หนาคนหา หมายเหตุ ในกรณีที่ปดโปรแกรมการเตือนดวยการกดเครื่องหมาย ผูใชสามารถเรียกโปรแกรม

(7)

พิมพรายงาน

(8)

สวนที่

2. รายละเอียดผูใชงาน

เชนแจงชื่อผูใช ,หนวยงานที่สังกัดและชื่อองคกรหรือหนวยธุรกิจ

สวนที่

3. เมนูสั่งการเอกสาร

แบงเปน 7 เมนูคือ หนังสือรอดําเนินการ ประกอบดวยเมนูยอย เอกสารรอลงทะเบียน แสดงเรื่องซึ่งเปนรายการที่สงเขามา ใหมหรือเรื่องเดิมสงกลับมา เอกสารรอดําเนินการ แสดงเรื่องที่อยูระหวางดําเนินการ เอกสารสงคืน/เรียกคืน แสดงเรื่องที่ตองตรวจสอบเนื่องจาก มีการตีกลับคืนมาจากผูรับ ลงทะเบียนรับสง ลงรับเอกสารเขาสูหนาจอสําหรับปอนเอกสารรับเขาจาก ภายนอกหนวยงานของผูใช สราง/ทะเบียนเอกสารสงภายใน สําหรับปอนขอมูลของเรื่อง ที่ตองการออกเลขที่เอกสารในหนวยงานสําหรับเวียนภายใน องคกรหรือติดตอประสานงานในองคกร (หัวหนางาน ลงนาม) สราง/ทะเบียนเอกสารสงภายนอกสําหรับปอนขอมูลเพื่อออก เลขที่สงออกภายนอกองคกร (ผูบริหารลงนาม) คําสั่งพิเศษ คําสั่งพิเศษ สําหรับการสงเอกสาร – ปดงานเปนจํานวน มากหรือพิมพรายงานสถิติ ทะเบียนรวม เอกสารรับเขา สําหรับแสดงรายการของเอกสารที่เปนเรื่อง รับเขาจากภายนอกหรือลงรับผานระบบ (รับเอกสารมาจาก หนวยงานอื่นโดยรับตนฉบับจากเมนูเอกสารรอลงทะเบียน) เอกสารภายในหนวยงานสําหรับแสดงรายการของเรื่องที่ หนวยงานผูใชออกเลขที่สําหรับเวียนภายในหรือออกเอกสารใน นามหนวยงาน (ลงนามโดยหัวหนาหนวยงาน) เอกสารออกภายนอกสําหรับแสดงรายการของเรื่องที่ออก เลขที่สงภายนอกทั้งหมด รายการสงเอกสาร งานสงถึง สําหรับตรวจงานที่สงไปหนวยงานอื่นๆหรือใชดึง เรื่องที่สงไปหนวยงานอื่นกลับมา เอกสารที่ตองติดตาม _{เอกสารที่ตองติดตาม}_{รวบรวมเอกสารทุกสถานะ}₍_{ระหวาง} ดําเนินการสงปดตรวจสอบ)ที่กําหนดใหเปนเอกสารตองติดตาม ควบคุมระบบ ผูควบคุมงาน เมนูจัดการเกี่ยวกับผูใช, หนวยงานหรือการ ตั้งคาระบบเบื้องตน

(9)

สวนที่

4. การตั้งคาการใชงาน

สามารถปรับแตงการใชงานและมีเครื่องมือและการสลับเปลี่ยนตะกรางานและฐานขอมูลเพื่ออํานวยความสะดวกแก ผูใชงานในลักษณะ Single Log in ปรับแตงการใชงานการปรับแตงจํานวนเรื่องที่ตองการใหแสดงภายใน 1 หนารายการเอกสารโดยผูใชเลือกจํานวนเรื่องที่ตองการ จากนั้นเลือก หนาจอแสดงรายการเอกสารระบบจะแสดงจํานวนรายการตามที่เลือกไว เปลี่ยนรหัสผานสําหรับการเปลี่ยนรหัสผานของผูใช รายละเอียดผูใชงานแสดงรายละเอียดชื่อ-สกุลหนวยงานสิทธิการใช งานชั้นความลับเอกสารที่ไดรับสิทธิ์โดยแสดงทุกตะกรางานที่ผูใชมีสิทธิ์ ชวยเหลือแสดงคูมือการใชงานของระบบ

(10)

การติดตั้งโปรแกรม สําหรับดาวนโหลดโปรแกรมเสริมเชน Web Report, WebScan, WebViewer เปนตน

เปลี่ยนฐานขอมูลสําหรับเปลี่ยนการใชงานปฐานขอมูลสารบรรณโดยไม ตองออกจากระบบกอน เปลี่ยนหนวยงานสําหรับเปลี่ยนตะกราการทํางานในฐานขอมูลเดียวกัน โดยไมตองออกจากระบบ ระบบจะแสดงชื่อตะกรางานรองที่มีสิทธิ์สามารถ กดเลือก แลวกดตกลงเพื่อเขาทํางานตะกรานั้นๆไดเลย _{เขาสูหนวยงานหลัก}_{สําหรับเปลี่ยนมาทํางานตะกราหลัก}₍_{หนวยงานแรก} ที่เขาสูระบบได) หมายเหตุ เมนูเปลี่ยนหนวยงานและเขาสูหนวยงานหลักจะปรากฏเฉพาะชื่อผูใชที่เขา ระบบมาและมีสิทธิ์เขาทํางานไดมากกวา 1 ตะกรางาน