มาตรฐานการปฏ บ ต งาน เร อง การควบค มเอกสาร PE - EMC ตรวจสอบโดย

(1)

มาตรฐานการปฏิบัติงาน

เรื่อง

การควบคุมเอกสาร

PE - EMC - 445 - 1 - 0

วันที่ประกาศใช

:

2

8

กุมภาพันธ

2548

หนา

1

/

7

อนุมัติโดย --- (...) กรรมการ/ผูจัดการใหญ ผูแทนฝายบริหาร ตรวจสอบโดย --- (...) ผูชวยผูจัดการ แผนกมาตรฐานคุณภาพ และความปลอดภัย จัดทําโดย --- (...) รองหัวหนาหนวยงาน แผนกมาตรฐานคุณภาพ และความปลอดภัย

(2)

เรื่อง

PE - EMC - 445 - 1 - 0

:

2

8

2548

หนา

2

/

7

สารบัญ

หนา

วัตถุประสงค...3 ขอบเขตการประกาศใช...3 คํานิยาม...3 หนาที่ความรับผิดชอบ...4 หลักการดําเนินการ...4 5.1 การจัดทําเอกสารใหม...4 5.2 การประกาศใชเอกสาร...4 5.3 การจัดทําบัญชีเอกสาร...4 5.4 การเผยแพรเอกสาร...5 5.5 การเปลี่ยนแปลงเอกสาร...5 5.6 การรักษาและจัดเก็บเอกสาร...6 5.7 การกําจัดเอกสารและสําเนา...6 เครื่องมือที่ใช...6 แบบรายงานที่เกี่ยวของ...6 การจัดเก็บเอกสารและบันทึก...6 เอกสารอางอิง...6 ประวัติการเปลี่ยนแปลง...7

(3)

เรื่อง

PE - EMC - 445 - 1 - 0

:

2

8

2548

หนา

3

/

7

วัตถุประสงค

มาตรฐานการปฏิบัติงานฉบับนี้ จัดทําขึ้นเพื่อใชเปนแนวทางในควบคุมเอกสาร ไดแก การจัดทําเอกสาร การขึ้นบัญชี เอกสาร การรักษาและจัดเก็บเอกสาร การเผยแพรเอกสาร การกําหนดขอบเขตในการเขาถึงเอกสารและขอมูล การเรียกดูและหรือ การขอสําเนาเอกสารไปใชงาน การเปลี่ยนแปลงเอกสาร

การ

กําจัดเอกสารและสําเนา และการกําจัดสําเนาอิเล็กทรอนิกสในระบบ เน็ตเวิรคในระบบบริหารการจัดการสิ่งแวดลอม

ขอบเขตการประกาศใช

ครอบคลุมเอกสารที่เกี่ยวของ ไดแก คูมือสิ่งแวดลอม มาตรฐานการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน แบบรายงาน และเอกสาร สนับสนุน ในระบบการจัดการสิ่งแวดลอมของศูนยบริการสงออกบางนา-ตราดกม. 27 และศูนยบริการโลจิสติกส สาขาแหลมฉบัง

คํานิยาม

3.1 เอกสาร หมายถึง ขอมูลหรือสื่อสนับสนุนตางๆ ซึ่งสามารถอยูในรูปของกระดาษ แมเหล็ก ไฟลอิเล็กทรอนิกส หรืออานดวย ดิสกในคอมพิวเตอร ภาพถาย หรือทั้งหมดที่กลาวรวมกัน 3.2 ระดับของเอกสารสิ่งแวดลอม 3.2.1 เอกสารระดับที่1 คูมือ (Manual) 3.2.2 เอกสารระดับที่ 2 มาตรฐานการปฏิบัติงาน (Procedure) 3.2.3 เอกสารระดับที่ 3 วิธีปฏิบัติงาน(Work Instruction) 3.2.4 เอกสารระดับที่ 4 แบบรายงานและเอกสารสนับสนุน 3.3 คูมือ หมายถึง ธรรมนูญหรือเอกสารแมบท ซึ่งมีขอบเขตบังคับใชทั้งระบบการจัดการสิ่งแวดลอม 3.4 มาตรฐานการปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารหลักที่อธิบายถึงหลักในการดําเนินการดานสิ่งแวดลอม ซึ่งมีขอบเขตบังคับใชมากกวา1 แผนก 3.5 วิธีปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารที่ระบุถึง ขั้นตอนหรือวิธีการปฏิบัติงาน ซึ่งมีขอบเขตบังคับใชภายในแผนก 3.6 เอกสารควบคุม หมายถึงเอกสารที่มีไวใชหรือนําไปใชอางอิงในการทํางานจึงจําเปนจะตองทบทวนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง รวมทั้ง ควบคุมการจัดทําสําเนาเมื่อจําเปนจะตองแจกจายใหกับผูที่เกี่ยวของ 3.7 เอกสารที่กําหนดใหจัดทําสําเนาอิเล็กทรอนิกส หมายถึง เอกสารที่คณะกรรมการสิ่งแวดลอมมีมติใหจัดทําสําเนาในรูปแบบของ ‘ไฟลอิเล็กทรอนิกส’เพื่อนําไปใหผูที่เกี่ยวของเผยแพรและจัดเก็บในระบบเน็ตเวิรค ไดแก มาตรฐานการปฏิบัติและวิธีปฏิบัติงาน ที่ออกตามความในขอกําหนดที่เกี่ยวของ เปนตน 3.8 การกําจัดเอกสารหรือบันทึกหมายถึงการนําเอกสารหรือบันทึกออกไปจากระบบดวยวิธีใดวิธีหนึ่งหรือหลายๆวิธีประกอบกัน เชน การฉีกทําลาย การยอยสลาย การเผา หรือ ลบ (Delete) ขอมูลจากระบบเน็ตเวิรคเปนตน

(4)

เรื่อง

PE - EMC - 445 - 1 - 0

:

2

8

2548

หนา

4

/

7

หนาที่ความรับผิดชอบ

4.1 คณะกรรมการสิ่งแวดลอม 4.1.1 กํากับดูแลใหมีการดําเนินการตามขอกําหนดหรือมาตรฐานการปฏิบัติงานเรื่องการควบคุมเอกสาร 4.1.2 กําหนด‘ขอบเขตในการเขาถึงเอกสารขอมูลในเน็ตเวิรค’ของบุคคลที่เกี่ยวของ 4.2 คณะทํางาน 4.2.1 จัดทําเอกสารและกํากับดูแลระบบเอกสารของหนวยงาน 4.2.2 กํากับดูแลเครื่องคอมพิวเตอรในสังกัด ใหมีซอฟทแวรที่จําเปนสําหรับการเรียกดูเอกสารและขอมูลในระบบเน็ตเวิรค 4.3 ศูนยควบคุมระบบเน็ตเวิรค งานที่สนับสนุนการควบคุมเอกสารและขอมูลในระบบเน็ตเวิรค 4.4 แผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย 4.4.1 จัดทําเอกสารและกํากับดูแลระบบเอกสารขององคกร 4.4.2 ใหคําแนะนํากับผูที่เกี่ยวของเกี่ยวกับการควบคุมเอกสาร

หลักการดําเนินการ

5.1 การจัดทําเอกสารใหม หนวยงานที่จัดทําเอกสาร ดําเนินการดังนี้ 5.1.1 จัดทํา ‘คํารองขอดําเนินการดานเอกสาร’ และตนฉบับของเอกสารที่จัดทําขึ้น ตามรูปแบบที่กําหนดไวใน นําเสนอตอผูที่ เกี่ยวของตามที่กําหนดไวในขอ5.2 5.1.2 สงสําเนา‘คํารองขอดําเนินการดานเอกสาร’และสําเนาเอกสารที่จัดทํา สงใหกับแผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย จํานวนอยางละ1ชุด 5.2 การประกาศใชเอกสาร 5.2.1 กรรมการผูอํานวยการ หรือผูที่ไดรับมอบหมาย อนุมัติ และประกาศใช เอกสารระดับที่ 1 5.2.2 ผูแทนฝายบริหาร อนุมัติและประกาศใช เอกสารระดับที่ 2 และ3 รวมทั้งเอกสารสนับสนุนที่เกี่ยวของ 5.2.3 ผูจัดการฝายหรือเทียบเทา อนุมัติ และประกาศใช เอกสารระดับที่3 รวมทั้งเอกสารสนับสนุนที่เกี่ยวของ 5.3 การจัดทําบัญชีเอกสาร แผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย รวบรวมขอมูลการจัดทําเอกสารจากคณะทํางาน มาจัดทํา‘บัญชีเอกสารสิ่งแวดลอม’ และทบทวนใหทันสมัยอยูเสมอ

(5)

เรื่อง

PE - EMC - 445 - 1 - 0

:

2

8

2548

หนา

5

/

7

5.4 การเผยแพรเอกสาร 5.4.1 หนวยงานที่จัดทําเอกสาร จัดสง ‘คํารองขอดําเนินการดานเอกสาร’ และสําเนาอิเล็กทรอนิกสของเอกสารที่จัดทําขึ้นใหกับ แผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย 5.4.2 แผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย นําสําเนาอิเล็กทรอนิกส ไปเผยแพรในระบบเน็ตเวิรคของบริษัท 5.4.3 ผูที่เกี่ยวของ(User) เขาสูระบบเน็ตเวิรค เพื่อเรียกดู สั่งพิมพ เอกสารไปใชงาน ตามที่กําหนดไวในเอกสารประกอบการ จัดทําระบบการจัดการสิ่งแวดลอมเรื่อง การใชขอมูลในISO DATA CENTER

5.4.4 บุคคลที่จําเปนจะตองใช สําเนา คูมือสิ่งแวดลอม มาตรฐานการปฏิบัติงาน และหรือวิธีปฏิบัติงาน ใหปฏิบัติดังนี้ 5.4.4.1 จัดทํา ‘คํารองขอดําเนินการดานเอกสาร’ นําเสนอผูบังคับบัญชาตามลําดับชั้น 5.4.4.2 นํา ‘คํารองขอดําเนินการดานเอกสาร’ ที่ไดรับการอนุมัติ สงใหกับ ศูนยควบคุมเอกสารและขอมูล หรือ แผนก มาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย 5.4.4.3 ติดตอรับสําเนาเอกสาร 5.4.5 ศูนยควบคุมเอกสารและขอมูลหรือ แผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย 5.4.5.1 สั่งพิมพเอกสารและระบุ‘เอกสารควบคุม’ ที่บริเวณหัวกระดาษของเอกสารทุกหนา 5.4.5.2 แจกจาย สําเนาเอกสาร โดยจัดทํา ‘บัญชีรับ–เรียกคืนเอกสารสิ่งแวดลอม’ เพื่อเปนหลักฐานในการแจกจาย และ ทบทวนหรือเรียกคืนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเอกสาร 5.4.6 การสั่งพิมพเอกสารจากระบบเน็ตเวิรคหรือการทําสําเนาเอกเอกสาร ซึ่งมิใชเปนการนําไปใชสําหรับการปฏิบัติงานที่หนา งานตามที่กําหนดไวในขอ 5.5.4 จะไมถือวาเปนเอกสารที่ตองควบคุมตามมาตรฐานฉบับนี้

5.

5

การเปลี่ยนแปลงเอกสาร

ผูจัดทําเอกสารและหรือหนวยงานที่เกี่ยวของ เปนผูรับผิดชอบในการเปลี่ยนแปลงเอกสาร ระดับ 1 2 3 และ 4 ดังนี้ 5.5.1 จัดทํา ‘คํารองขอดําเนินการดานเอกสาร’ นําเสนอผูบังคับบัญชาตามลําดับชั้น 5.5.2 นํา ‘คํารองขอดําเนินการดานเอกสาร’ ที่ไดรับการอนุมัติ สงใหกับ หนวยงานที่จัดทําเอกสารพิจารณา 5.5.2.1 กรณีที่ ไมไดรับความเห็นชอบจากผูที่เกี่ยวของ ให หนวยงานที่จัดทําเอกสาร ยกคํารองและชี้แจงตอผูขอ เปลี่ยนแปลงเอกสาร 5.5.2.2 กรณีที่ ไดรับความเห็นชอบจากผูที่เกี่ยวของ ใหหนวยงานที่จัดทําเอกสารดําเนินการดังนี้ (1) จัดทําเอกสารใหม ตามที่กําหนดไวใน มาตรฐานฉบับนี้ (2) ประชาสัมพันธ โดยจัดทําจดหมายอิเล็กทรอนิกส แจงใหผูที่เกี่ยวของทราบถึงการเปลี่ยนแปลงเอกสาร ตามที่ กําหนดไวในมาตรฐานการปฏิบัติงานเรื่อง การสื่อสาร (3) ประสานงานกับ แผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย ในการเผยแพรเอกสารในระบบเน็ตเวิรค (4) นํา ตนฉบับเอกสารที่ไดรับการเปลี่ยนแปลง มาทําเครื่องหมาย กากบาท(X) ที่เอกสารทุกหนาและจัดเก็บไว ตามระยะเวลาที่กําหนด

(6)

เรื่อง

PE - EMC - 445 - 1 - 0

:

2

8

2548

หนา

6

/

7

5.

6

การรักษา

และจัดเก็บเอกสาร

5.6.1 คณะทํางาน เปนผูรักษาและจัดเก็บ เอกสารระดับ วิธีปฏิบัติงาน และเอกสารสนับสนุน ที่คณะทํางานเปนผูจัดทํา ตาม ระยะเวลาที่กําหนดไว โดยจะตองจัดเก็บไวในสถานที่ ที่สามารถนํามาใชไดโดยสะดวกและรวดเร็ว 5.6.2 แผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย เปนผูรักษาและจัดเก็บ คูมือ มาตรฐานการปฏิบัติ วิธีปฏิบัติงานและเอกสาร สนับสนุนที่คณะกรรมการสิ่งแวดลอม และแผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัย เปนผูจัดทําตามระยะเวลาที่กําหนด ไว โดยจะตองจัดเก็บไวในสถานที่ ที่สามารถนํามาใชไดโดยสะดวกและรวดเร็ว

5.

7

การกําจัดเอกสาร

และสําเนา

5.7.1 คณะทํางานหรือผูที่ไดรับมอบหมาย จัดทํา ‘คํารองขอดําเนินการดานเอกสาร’ ขออนุมัติ กําจัดเอกสารและสําเนาจากผูที่ ประกาศใชเอกสาร 5.7.2 แผนกมาตรฐานคุณภาพและความปลอดภัยกําจัดสําเนาอิเล็กทรอนิกสตามที่กําหนดไวในคํารองขอกําจัดเอกสารสิ่งแวดลอม

เครื่องมือที่ใช

6.1 ตรายาง‘เอกสารควบคุม’

แบบรายงานที่เกี่ยวของ

7.1 คํารองขอดําเนินการดานเอกสาร 7.2 บัญชีเอกสารสิ่งแวดลอม 7.3 บัญชีรับ–เรียกคืนเอกสารสิ่งแวดลอม

การจัดเก็บเอกสาร

และบันทึก

ลําดับ เอกสารและบันทึก หนวยงานที่จัดเก็บ ระยะเวลาที่จัดเก็บ 1 มาตรฐานการปฏิบัติงานเรื่อง การควบคุมเอกสาร 2 คํารองขอดําเนินการดานเอกสาร 3 บัญชีเอกสารสิ่งแวดลอม แผนกมาตรฐานคุณภาพ และความปลอดภัย 4 บัญชีรับ - เรียกคืนเอกสารสิ่งแวดลอม ศูนยควบคุมเอกสาร และ ขอมูล อยางนอย2ป

เอกสารอางอิง

9.1 ขอกําหนดของมาตรฐานการจัดการสิ่งแวดลอมเรื่องการควบคุมเอกสาร 9.2 รูปแบบและการกําหนดรหัสเอกสาร

(7)

เรื่อง

PE - EMC - 445 - 1 - 0

:

2

8

2548

หนา

7

/

7

ประวัติการเปลี่ยนแปลง

รายละเอียดของการเปลี่ยนแปลง แกไข ครั้งที่ _{เนื้อหากอนการเปลี่ยนแปลง} _{เนื้อหาหลังการการเปลี่ยนแปลง} หนวยงานที่ขอ เปลี่ยนแปลง วันที่ ประกาศใช