ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Excel 2007
ลักษณะทั่วไปของโปรแกรม Excel โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรมสเปรดชีต (Spread Sheet) หรือตารางค านวณอิเล็กทรอนิกส์ เป็น โปรแกรมที่อ านวยความสะดวกในการท างานเกี่ยวกับการค านวณข้อมูล แสดงข้อมูลในลักษณะเป็นคอลัมน์ หรือ เป็นช่องตาราง ซึ่งเราสามารถบันทึกข้อมูลต่าง ๆ โดยส่วนมากมักจะเป็นตัวเลขลงในตารางสี่เหลี่ยมที่แบ่งออกเป็น ช่องเล็ก ๆ มากมาย เรียกว่า เซลล์ (Cell) พร้อมทั้งสามารถใส่สูตรลงในเซลล์บางเซลล์เพื่อให้โปรแกรมท าการ ค านวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่1-2โปรแกรม Excel ช่วยให้เราค านวณตัวเลขในตารางได้ง่าย ๆ ตั้งแต่คณิตศาสตร์ ขั้นพื้นฐานไปจนถึงสูตรทางการเงินที่ซับซ้อน และยังสามารถใช้ Excel ในการจัดกลุ่มข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สร้างรายงาน และสร้างแผนภูมิได้อีกด้วย คุณสมบัติของโปรแกรม Excel 1.สร้างและแสดงรายงานของข้อมูล ตัวอักษร และตัวเลข โดยมีความสามารถในการ จัดรูปแบบให้ สวยงามน่าอ่าน เช่น การก าหนดสีพื้น การใส่แรเงา การก าหนดลักษณะและสีของเส้นตาราง การจัดวางต าแหน่ง ของตัวอักษร การก าหนดรูปแบบและสีตัวอักษร 2.อ านวยความสะดวกในด้านการค านวณต่าง ๆ เช่น การบวก ลบ คูณ หารตัวเลขและยังมีฟังก์ชั่นที่ใช้ใน การค านวณอีกมากมาย เข่น การหาผลรวมของตัวเลขจ านวนมาก การหาค่าทางสถิติและการเงิน การหาผลลัพธ์ ของโจทย์ทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น 3.สร้างแผนภูมิ (Chart) ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อใช้ในการแสดงและการเปรียบเทียบข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart หรือBar Chart) แผนภูมิเส้น (LineChart) แผนภูมิวงกลม (Pie Chart)4.มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) ที่จะคอยช่วยให้ค าแนะน า ช่วยให้ผู้ใช้สามารถท างานได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม หรือสงสัยเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิด หาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที 5.มีความสามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล โดยโปรแกรมจะต้องมีความสามารถในการค้นหาและ แทนที่ข้อมูล เพื่อท าการแก้ไขหรือท าการแทนที่ข้อมูลได้สะดวกและรวดเร็ว 6.มีความสามารถในการจัดเรียงล าดับข้อมูล โดยเรียงแบบตามล าดับ จาก A ไป Zหรือจาก 1 ไป 100 และเรียงย้อนกลับจาก Z ไปหา A หรือจาก 100 ไปหา 1
7.มีความสามารถในการจัดการข้อมูลและฐานข้อมูล ซึ่งเป็นกลุ่มของข้อมูลข่าวสารที่ถูกรวบรวมเข้าไว้ ด้วยกันในตารางที่อยู่ใน Worksheet ลักษณะของการเก็บข้อมูลเพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลมนโปรแกรมตารางงานจะ เก็บข้อมูลในรูปแบบของตาราง โดยแต่ละแถวของรายการจะเป็นระเบียนหรือเรคอร์ด (Record) และคอลัมน์จะ เป็นฟิลด์(Field) ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 การเลือกช่วงข้อมูล ไม่ว่าจะท าอะไรก็ตามกับข้อมูลใน Worksheet อย่างแรกที่ต้องท าคือ การเลือกช่วงข้อมูล ซึ่งมีหลายวิธี ดังนี้ วิธีการเลือก สัญลักษณ์ของเมาส์ เลือกข้อมูลแบบเป็นช่วง วางเมาส์เป็นรูป drag คลุมข้อมูลที่ต้องการ เลือกข้อมูลแบบเป็นช่วงห่างกัน Drag คลุมข้อมูลช่วงแรก กดปุ่ม Ctrl+drag คลุม ช่วงอื่นๆ
วิธีการเลือก สัญลักษณ์ของเมาส์ เลือกข้อมูลทั้งคอลัมน์ ทั้งแถว คลิกส่วน หัว คอลัมน์ หรือหัว แถวที่ต้องการ เลือกข้อมูลหมดทั้ง sheet คลิกจุดตัดระหว่างหัวคอลัมน์กับหัวแถว การใช้งานตาราง ในกรณีที่คุณท างานกับตาราง แล้วต้องการแทรกข้อมูล หรือลบตาราง มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ เช่น คอลัมน์ C ถึง E 2. คลิกขวาหัวคอลัมน์ / แถว จะปรากฏค าสั่งให้เลือก Insert แทรกคอลัมน์ / แถว Delete ลบคอลัมน์ / แถว Column Width ปรับความกว้างของคอลัมน์ Hide ซ่อนคอลัมน์ / แถว Unhide ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ / แถว หรือ ใช้ปุ่มเครื่องมือในการท างานก็ได้ ที่แท็บ Home เลือกจากหัวข้อ Cells การจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงาน เมื่อพิมพ์ข้อมูลเสร็จแล้วก็ท าการตกแต่งข้องมูลให้สวยงาม มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ 2. แถบ Ribbon ชื่อ Home คลิกปุ่มเครื่องมือบนทูลบาร์ หรือจัดรูปแบบข้อมูล ใช้ตกแต่งตัวอักษร การจัดวางข้อความ จัดรูปแบบตัวเลข
โดยการใช้เมนู มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ 2. คลิกขวาเลือกค าสั่ง Format Cells Number จัดรูปแบบตัวเลข Alignment การจัดวางข้อความ Font ชนิดของตัวอักษร Border ก าหนดเส้นขอบ Fill ก าหนดสีพื้นและลาย Protection ป้องกันการแก้ไขข้อมูล 3. ก าหนดรายละเอียดเสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK การใช้สูตรค านวณในโปรแกรม Microsoft Excel 2007 1. การค านวณโดยใช้การพิมพ์สูตรทางคณิตศาสตร์ เครื่องหมายที่ใช้ ความหมาย ( ) วงเล็บ ^ ยกก าลัง * , / คูณ , หาร + , - บวก , ลบ
1.1 หลักการพิมพ์สูตรทางคณิตศาสตร์ในเซลล์ เครื่องหมายสถานะของสูตร ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) หรือคลิกเครื่องหมายเท่ากับบนแถบสูตร จะ มีแผ่นกรอกข้อมูลให้มา โดย โปรแกรม Excel จะรู้ทันทีว่าก าลังท างานอยู่ในสถานะสูตร การพิมพ์ = ลงไปโดยตรงในเซลล์ และการคลิก = ที่แถบสูตร 1.1.2 ตัวเลขและการอ้างอิงเซลล์ เมื่อพิมพ์ = แล้ว ก็เป็นการพิมพ์สมการทางคณิตศาสตร์บรรทัดเดียว ซึ่งจะ ใช้ตัวเลขหรือเซลล์มาพิมพ์ก็ได้ ถ้าเป็น ตัวเลข Excel จะถือว่าเป็นค่าคงที่ แต่ถ้าเป็นเซลล์ จะขึ้นอยู่ กับการอ้างอิงเซลล์ โดยการพิมพ์ชื่อเซลล์ลงไป โดยตรง หรือใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ที่อ้างอิงนั้นก็ ได้ เช่น =1/2 หรือ =6*B3 หรือ =A4+B4 เป็นต้น 1.2 หลักการพิมพ์สูตรส าเร็จหรือฟังก์ชันในเซลล์ 1.2.1 เครื่องหมายสถานะของสูตร ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) หรือคลิกเครื่องหมายเท่ากับบนแถบสูตร จะ มีแผ่นกรอกข้อมูลให้มา โดย โปรแกรม Excel จะรู้ทันทีว่าขณะนี้ก าลังท างานอยู่ในสถานะสูตร 1.2.2 ชื่อสูตรส าเร็จหรือฟังก์ชัน
ให้พิมพ์ชื่อสูตรส าเร็จหรือฟังก์ชันที่รู้จักต่อจากเครื่องหมายเท่ากับ (=)ได้แก่ SUM AVERAGE COUNT MAX MIN ฯลฯ
1.2.3 การอ้างอิงเซลล์
หลังจากพิมพ์ชื่อสูตรส าเร็จหรือฟังก์ชัน จะเป็นวงเล็บที่เป็นข้อมูลการ อ้างอิงเซลล์ โดยใช้เครื่องหมาย โคลอน (:) คั่นระหว่างเซลล์ เป็นข้อมูลต่อเนื่องจากเซลล์หนึ่งถึงอีก เซลล์หนึ่ง และใช้เครื่องหมาย จุลภาคหรือคอมม่า (,) เป็นข้อมูลเว้นช่วงระยะไปอีกเซลล์หนึ่งหรือ อีกกลุ่มเซลล์หนึ่ง โดยการพิมพ์ชื่อ
เซลล์ลงไปโดยตรง หรือใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ที่อ้างอิงนั้นก็ได้ ถ้าเป็นกลุ่มเซลล์ การอ้างอิงเซลล์ ติดต่อกันให้ใช้เมาส์ลาก แต่ถ้าเป็นเซลล์หรือกลุ่มเซลล์เว้นช่วง ระยะกัน ให้ใช้ Ctrl + เมาส์คลิกหรือ ลาก ตามแต่กรณี เช่น =SUM (A1:A4, A6) เป็นต้น
การค านวณหาผลรวม
ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ต าแหน่ง ให้คุณใช้ฟังก์ชั่นของการหาผลรวมเข้ามาช่วย มีขั้นตอนดังนี้
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ต าแหน่งเซลล์อยู่ที่ H4
2. ที่แท็บ Home คลิกปุ่ม Sum บนทูลบาร์
3. จะปรากฏสูตรค านวณ =SUM(B4:G4) ให้ดูช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะค านวณว่าถูกต้องหรือไม่ สังเกตจากเส้นประ วิ่งรอบๆ ข้อมูล ถ้าถูกต้องแล้วกดปุ่ม Enter ถ้าไม่ถูกต้อง drag คลุมช่วงข้อมูลใหม่แล้ว กดปุ่ม Enter การสร้างสูตรด้วยฟังก์ชั่นที่ใช้งานบ่อย โปรแกรม Excel จะท าการแบ่งชุดของสูตรค านวณตามประเภทการใช้งาน ถ้าคุณต้องการใช้สูตรค านวณประเภท ใด คลิกเลือกปุ่มนั้นได้เลย หรือคลิกปุ่ม Insert Function ก็ได้ สูตรค านวณที่น ามายกตัวอย่างจะเป็นสูตรที่ใช้งาน บ่อยๆ มีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ต าแหน่งเซลล์อยู่ที่ C13 2. ที่แท็บ Formula จะแสดงประเภทของ สูตรค านวณให้เลือกใช้ ในที่นี้คลิกปุ่มลูกศรลง ของ AutoSum 3. จะปรากฏสูตรค านวณที่ใช้งานบ่อยๆ ให้เลือก Average สูตรการหาค่าเฉลี่ย Count Numbers สูตรการนับจ านวนข้อมูล Max สูตรการหาค่าสูงสุด Min สูตรการหาค่าต่ าสุด More Functions สูตรอื่นๆ
การสร้างกราฟและแผนภูมิ
ข้อมูลในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่จะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลข ถ้าคุณน าตัวเลขเหล่านั้นมาแสดงเป็นกราฟจะท า ให้ข้อมูลของคุณดูง่ายขึ้น มีขั้นตอนดังนี้
1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการน ามาสร้างกราฟ ในที่นี้เลือกช่วงเซลล์ A2-B5, D2-D5
2. คลิกแท็บ Insert เลือกประเภทของกราฟจากหัวข้อ Chart จากตัวอย่างเลือกแบบ Column
3. จะปรากฏรูปแบบย่อยให้คลิกเลือกได้ทันที
4. จากนั้น จะแสดงรูปกราฟที่สร้างไว้ พร้อมกับ แถบ Ribbon ชื่อ
Chart Tools หัวข้อ Design ให้
ก าหนดรายละเอียดเพิ่มเติมการเปลี่ยนชนิดของกราฟ
หลังจากสร้างกราฟเสร็จแล้ว ต้องการเปลี่ยนแบบกราฟใหม่ คุณสามารถท าได้ มีขั้นตอนดังนี้
1. เลือกกราฟที่ ต้องการเปลี่ยนรูปแบบ
Tools Design หัวข้อ Type คลิกปุ่ม 2. แถบ Chart
การลบกราฟ
กราฟที่ไม่ใช้แล้ว ต้องการลบออก มีขั้นตอนดังนี้
คลิกกราฟที่ต้องการลบ กดปุ่ม Delete ที่คีย์บอร์ด
แหล่งอ้างอิง