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(1)-126. Roldan duarte Consultoria entrenamiento. Roldán Duarte Holguín Tel. 0424 956 6728 0416 686 6317 0286 961 5664 [email protected] [email protected] Apartado 496, Puerto Ordaz, Venezuela. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(2) -2Project 2013, Nivel 1 - Copyright © 2016 All rights reserved. No part of this book may reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system without permission in writing from the author, Roldán Duarte Holguín. Sugerencias Si usted tiene sugerencias sobre mejoras que pueden ser hechas a este libro, le agradezco me las haga llegar por correo [email protected] o [email protected] por teléfono 0424 956 6728 0416 686 6317 0286 961 5664. Si le gustó el libro y le ha sido de provecho para su profesión, recomiéndelo a sus amigos, colegas y compañeros de trabajo. Otros Libros del mismo Autor Están a su disposición libros sobre, AutoCAD, AutoLISP, Visual Basic para AutoCAD, Visual Basic para Excel, Control de Proyectos con Project, Primavera, Access, Word, Power Point, Stat Graphics, Windows, Visual Basic .NET, Cálculos Hidráulicos, Termodinámica, Ingeniería del Ambiente, Cálculo de Correas Transportadoras, IsoCAD, Matlab, Femlab, LabVIEW, AutoCAD Plant 3D, AutoCAD Civil 3D, Revit Architecture, Revit MEP, 3D Studio MAX, Inventor, AutoCAD Architecture, AutoCAD MEP, AutoCAD Civil 3D, Gemcom, SAP2000, ETABS, Visio Technical, Sintonización de Lazos de Control, Análisis de Precios Unitarios Libros preparados de acuerdo a sus necesidades Si usted, su Empresa, Universidad, Colegio, Escuela, Junta de Vecinos o Asociación Profesional requieren un libro diseñado exactamente a sus necesidades, comuníquense conmigo por teléfono, fax, email o por carta. Llegaremos a un acuerdo conveniente en costo y en tiempo de entrega. Pago del Costo de este Libro Si usted no ha pagado el costo de este libro, $50 (cincuenta dólares), le sugerimos que lo haga, para que su conciencia pueda estar tranquila, y para que el autor pueda continuar ofreciéndole a usted, a sus hijos, colegas y amigos los libros que necesitan para su mejoramiento profesional. Teléfono 0424 956 6728 0416 686 6317 0286 961 5664 Email [email protected] [email protected] Apartado: 496, Puerto Ordaz, Venezuela Cuenta Corriente 0134 0348 12 3483 002067 en Banesco de Roldán Duarte H. Cuenta Corriente 0105 0231 46 1231 000848 en Mercantil de Roldán Duarte H.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(3) -3Control de Proyectos – MS Project 2013 Qué es un Proyecto Proyecto es un conjunto de actividades o tareas que deben ser realizadas dentro de un período de tiempo, dentro de un presupuesto y utilizando cierta cantidad de recursos disponibles. Los parámetros claves en la ejecución de un proyecto son tiempo y costo; el proyecto debe estar terminado para una fecha prevista, sin exceder el costo estimado, utilizando los recursos disponibles y cumpliendo con la calidad exigida por las normas y especificaciones establecidas. Además debe cumplir con todas las normas de Seguridad, Calidad, Control Ambiental y Constructibilidad. Tipos de Proyectos Los proyectos pueden ser de cualquier tipo: Construcción (casa, edificio, urbanización, complejo industrial, ciudad, puente, centro espacial), Montaje (Planta de Procesos Químicos, Refinería, Siderúrgica, Desarrollo Minero, Hidroeléctrica, Central Termonuclear, Exposición Industrial), Mantenimiento (Parada de Planta Planificada, Mantenimiento Preventivo, Parada de Emergencia), Desarrollo de un nuevo Producto, Mercadeo, Política (ganar la Presidencia, la Gobernación, la Alcaldía), Investigación, Genoma Humano, Desarrollo Software, Salud (prevención de epidemias, vacunación). Los proyectos pueden ser tan pequeños, como mudar una oficina, o tan grandes como enviar una nave tripulada al Planeta Marte y traerla de regreso a la Tierra, habilitar otro Planeta para que pueda ser habitado por el Hombre. Fases de un Proyecto Es frecuente ver en las oficinas de Control de Proyectos un afiche que contiene las cinco fases de un Proyecto: 1. 2. 3. 4. 5.. Entusiasmo para lograr la meta Desilusión con el avance Búsqueda de los culpables Castigo a los inocentes Premio a los que no participaron. Para que el contenido de este afiche no represente la situación real de la Gerencia de Proyectos, muchas Empresas hacen uso de las herramientas modernas de control de Proyectos, como MS Project, Artemis, Primavera, Open Plan, Time Line, Harvard Project Manager, etc.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(4) -4Los programas de control del Proyectos, como MS Project, hacen uso de técnicas estándares como el PERT (Program Evaluation and Review Technique: Técnica para Evaluación y Revisión del Programa), CPM (Critical Path Method: Método de la Ruta Crítica), Diagramas de Gantt, desglose de tareas, etc. Entre los aspectos que deben ser controlados en un Proyecto están:  . Fecha de Comienzo del Proyecto. Fecha de Terminación del Proyecto Costo del Proyecto.. A medida que transcurre un Proyecto es necesario presentar informes que incluyan la siguiente información:     . Costo Actual vs. Costo Programado Avance Real vs. Avance Programado Asignación de los Equipos Asignación de la Mano de Obra Utilización de los Materiales. Productividad, Eficiencia. Ahora es posible, con una Computadora Personal, tener disponibles las herramientas de Control de Proyectos que anteriormente sólo estaban disponibles en los Mainframes del Gobierno y de las grandes Corporaciones. Subproyectos, Tareas o Actividades Para el manejo eficiente de un Proyecto es necesario dividirlo en Subproyectos, Tareas Principales, Tareas Subalternas o Actividades. Es necesario conocer la dependencia entre las tareas; cuáles tareas deben ser terminadas antes de comenzar otras; cuáles tareas pueden ser realizadas simultáneamente; cuáles actividades pueden traslaparse, cuáles tareas deben esperar. Project calcula la fecha de Comienzo y de finalización de cada tarea en base a la duración y a los vínculos entre las tareas. Usted asigna los Recursos necesarios (personal, equipo, materiales) para realizar cada tarea. Es necesario saber cuáles tareas pueden atrasarse sin retrasar la fecha de terminación del Proyecto. Cuándo es necesario contratar personal adicional. Cuáles deben ser las fechas de entrega de equipos y materiales. Qué persona o cuál equipo va a ejecutar cada tarea. Qué, Cómo, Cuándo, Dónde son las preguntas básicas que deben ser contestadas para controlar cada fase del Proyecto. En esta época de Economía Globalizada, la mayoría de los proyectos grandes son multinacionales: intervienen empresas de distintos países.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(5) -5Conceptos Básicos sobre Proyectos y Presupuestos Proyecto  Objetivo  Tareas  Recursos P E M Listado de Tareas, Agrupar por Disciplinas, Jerarquizar, Vincular Tipos de Vínculos. Lag o Retardo Quiénes establecen los Vínculos entre las Tareas de un Proyecto Se debe contar con un Equipo Multidisciplinario para planificar y ejecutar un proyecto: debe haber especialistas en Obras Civiles, Mecánica, Electricidad, Instrumentación, Electrónica, Arquitectura, Soldaduras, Pruebas de todo tipo, etc. Los Vínculos entre las tareas que conforman un proyecto deben ser establecidos por Especialistas en cada tipo de tarea. Duración de una Tarea, Fase de Planificación Duración de una Tarea, Fase de Ejecución Cantidad cómo se calcula la Cantidad Calcular la Cantidad de cada tarea: Cómputos Métricos, AutoCAD Civil 3D, Autodesk Infrastructure Suite, AutoCAD Plant 3D, Autodesk Plant Design Suite, Inventor, Solid Edge, Nastran, Matlab, LabVIEW, Femlab, SAP2000, AutoCAD Architecture, Revit Architecture, AutoCAD MEP, Revit MEP, Ansys y otros. Rendimiento. Cuadrillas Típicas. Trabajo cómo se calcula el Trabajo realizado por Personas y Equipos Costo cómo se calcula el Costo del Trabajo realizado por Personas y Equipos; cómo se calcula el Costo de los Materiales. Cómo se calcula el Costo de una Tarea. Cómo se calcula el Costo de una Tarea de Resumen. Cómo se calcula el Costo de un Proyecto Qué consecuencias trae el retraso de una o varias Tareas; cómo afecta el Trabajo; cómo afecta el Costo de Personal y Equipos. Cómo afecta el Costo del Proyecto. En qué casos el retraso de una Tarea puede afectar el Costo de los Materiales Cómo se puede recuperar el tiempo perdido en una o varias Tareas.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(6) -6Objetivo de este Libro El objetivo del libro es enseñar al lector a utilizar eficientemente MS Project, como herramienta para controlar uno o varios Proyectos simultáneamente. El enfoque es netamente práctico: desarrollar un Proyecto real, desde el inicio hasta el final. Pasos para Planificar un Proyecto 1.. Definir el objetivo del Proyecto; cuál es el resultado final: Planta Hidroeléctrica de 10 Gigawatios, Planta de Briquetas de un millón de toneladas por año, Hotel de 600 habitaciones, nuevo Puente sobre el río Orinoco, aumentar la Producción de un Pozo Petrolero, etc.. 2.. Hacer un listado de todas las actividades necesarias para lograr el objetivo del Proyecto. Incluir Tareas Repetitivas, como Reunión Semanal de Control de Avance, Reunión Mensual del Comité Directivo del Proyecto.. 3.. Determinar los recursos necesarios para ejecutar cada actividad (personal, equipo, materiales).. 4.. Determinar el precio unitario de cada recurso; para el personal y los equipos, el precio unitario se expresa en Moneda/Unidad Tiempo: Bolívares por hora o Bolívares por día. Para los materiales el precio unitario se da en: Bs./m3, Bs./m2, Bs./kg. Bs./ton, Bs./barril, Bs./pieza, etc.. 5.. Dividir o clasificar por tópicos o disciplinas las actividades que conforman el Proyecto: movimiento de tierra, civil, mecánica, electricidad, instrumentación.. 6.. Determinar la duración de cada partida; conociendo la cantidad y el rendimiento, se puede calcular cuánto tiempo tarda la ejecución de cada partida.. 7.. Calcular el Costo del Proyecto; conociendo las partidas que conforman el proyecto, la cantidad, el rendimiento y los recursos requeridos en cada una de ellas, se calcula el precio unitario de cada partida, el costo total de la partida y el costo del Proyecto completo.. 8.. Jerarquizar las actividades: determinar cuáles son las actividades principales y cuáles son las actividades subalternas; esto es lo que se llama EDT Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS: Work Breakdown Structure). 9.. Establecer los Hitos (Milestones) del Proyecto: Luz Verde, Firma del Contrato, Fin Obras Civiles, Fin Estructura Mecánica, Fin Montaje Reactores, Fin Áreas de Servicios, Fin Instrumentación, Fin Pruebas, Aceptación Proyecto.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(7) -710. Establecer los códigos de las actividades del proyecto; esto es necesario cuando el software para control de Proyectos es “Primavera”; en MS Project 2013 no es necesario crear los códigos de las actividades, pero si el Cliente o el Jefe lo exigen, se pueden crear los códigos EDT ó WBS. 11. Determinar las relaciones entre las actividades: secuencia en que deben ser ejecutadas las actividades que conforman el Proyecto. Cuáles partidas deben estar terminadas para poder comenzar la ejecución de otras. Cuáles partidas pueden ser ejecutadas simultáneamente. De las actividades que deben ser ejecutadas en forma secuencial, cuáles pueden ser traslapadas, cuáles deben esperar (Retardo o Lag > 0) 12. Crear los Calendarios requeridos por los distintos recursos que intervienen en el Proyecto: un Calendario para el personal administrativo, otro Calendario para el personal Ejecutivo, que debe estar disponible las 24 horas del día, otro Calendario para el personal que trabaja por turnos (7-3, 3-11, 11-7), otro Calendario para personal que trabaja a tiempo parcial, otro Calendario para personal Asesor, Equipos que operan 24 horas, etc. 13. Definir los parámetros de MS Project: jornada diaria (h/d), jornada semanal (h/s), Tarifa Normal (Bs./h), Tarifa Sobretiempo (Bs./h), unidad predefinida para medir la duración de las actividades, Tipo de Tarea (Unidades Fijas, Trabajo Fijo, Duración Fija) 14. Introducir todas las actividades que conforman el Proyecto, junto con la duración de cada actividad. Puede utilizar varios métodos, incluyendo la importación de datos de dBASE, de Excel o del Análisis de Precios Unitarios. 15. Crear en Project el Fondo de Recursos o Fondo de Recursos del Proyecto. 16. Asignar a cada actividad los Recursos necesarios para su ejecución; solucionar los problemas de sobreasignación de Recursos que se puedan presentar. 17. Evaluar las situaciones de riesgo que pueden presentarse durante el período de ejecución del proyecto (huelgas, lluvias, inundaciones, muelle bajo, falta de dólares, escasez de materiales, equipos o personal, tsunamis, huracanes, tornados, problemas sociales y sindicales, racionamiento eléctrico, agua, gas, escasez de alimentos, repuestos, insumos, inseguridad, etc.) 18. Establecer los procedimientos de control: cada cuánto deben presentarse informes de avance del proyecto, contenido de cada informe, Software a usar. 19. Después que haya introducido toda la información del proyecto y haya optimizado la planificación del mismo (solucionar problemas de sobreasignación de recursos), debe crear el Plan de Referencia (Baseline), el cual servirá de base para medir el avance y clarificar reclamos o litigios sobre tardanzas, sobreprecios, etc. 20. Al terminar la fase de planificación viene la fase de ejecución y control del Proyecto: tomar los correctivos necesarios para terminar el proyecto en la fecha prevista y dentro del costo previsto.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(8) -8Project 2013 - Método de Aprendizaje Para aprender a usar Project 2013, seguiremos el siguiente método:  . . Usaremos la Introducción que trae Project, para tener una visión global de algunas de las cosas que pueden ser hechas en Project: diferentes Vistas, Pantallas, Informes, etc. Luego usaremos uno de los Proyectos modelos que vienen contenidos en el directorio Microsoft Office\Plantillas\Project (Lanzamiento de Producto, Celebraciones Especiales, Proyecto Aerospacial, Intranet, Renovación) para familiarizarnos con los elementos de la pantalla de Project: Menús, Barras de Herramientas, Botones, Informes, Gráficos, Ayuda en línea y Directorio de Archivos de Project etc. Desarrollaremos un Proyecto real, ejecutado en una Empresa de Guayana. Presentación de Project 2013. Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Características: Project 2013 permite mostrar datos de proyectos en nuevos informes, asimismo, permite hablar con el equipo sin tener que salir de Project y resaltar rutas de acceso a tareas para mostrar sus gráficos de Gantt. Project 2013 le lleva a un centro de parada para iniciar el proyecto, en el cual encontrará plantillas predefinidas, o iniciar proyectos importando información desde Excel o un sitio de SharePoint. También puede abrir proyectos anteriores desde el equipo o ir a SkyDrive desde ahí. Con Project 2013, puede crear nuevos informes profesionales sin tener que exportar los datos a otro programa, por lo que no tendrá que exportar información a otros programas para generar informes a sus clientes, accionistas o miembros de su equipo. Se puede integrar Project con Excel, Word, Access, Power Point, AutoCAD, Análisis de Precios Unitarios. Se pueden automatizar las tareas rutinarias mediante Macros y Visual Basic. Generar un Plan de Proyecto A medida que genera un plan de proyecto, Project calcula y crea una programación de trabajo basada en la información que proporciona acerca de las tareas a realizar, las personas que trabajan en ellas, el equipamiento y los suministros utilizados para realizarlas y los costos que suponen.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(9) -9Para introducir información, ahora puede beneficiarse de funciones como:    . Códigos de Esquema Personalizados para crear una estructura de esquema con códigos personalizados que coincidan con los códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) de su organización. Fechas Límite para establecer fechas de vencimiento en las que deben completarse las tareas. Calendarios de Tareas para programar cuándo se puede o no trabajar en las tareas, por ejemplo, debido a que el equipamiento no está operativo. Recursos Materiales para calcular el costo de los materiales, como suministros y otros elementos consumibles.. Planificar el Proyecto: listado de actividades, duraciones, recursos, relaciones. Utilizando la información que usted suministre, Project replanifica el Proyecto y le muestra las fechas de terminación del Proyecto y de cada actividad en cada momento. También recalcula la Ruta Crítica del Proyecto. Administrar un Proyecto Una vez que se genera un plan de proyecto, es necesario administrarlo. Revisando y analizando periódicamente el proyecto y su progreso, puede realizar los cambios necesarios para mantenerlo según lo previsto y de acuerdo al presupuesto. Cuando administra un proyecto, puede utilizar funciones como:    . Campos personalizados para identificar información específica en campos. Vistas y tablas para mostrar la información exacta que desee revisar. Filtros y grupos para centrarse en la información que requiere su atención. Mejoras en el diagrama de red para personalizar la presentación del Diagrama de Red, conocido anteriormente como Diagrama PERT, para poder ver información específica sin necesidad de utilizar herramientas complementarias.. Comunicar Información del Proyecto a otras Personas Después de generar el plan de proyecto y durante la fase de administración, puede ser necesario comunicar información del proyecto, por ejemplo, a inversores o a personas que haya asignado para realizar el trabajo. Para la comunicación, puede utilizar funciones como:   . Impresión y generación de informes para presentar información del proyecto en papel a otras personas. Publicar en HTML o guardar un plan de proyecto en un servidor Web para que otros puedan tener acceso a la información del proyecto en un sitio Web. A través del software Lync 2013, Ud. puede compartir información con los demás miembros del equipo del proyecto, mantener reuniones, conferencias, realizar llamadas telefónicas y video llamadas.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(10) - 10 . Integración de Microsoft Outlook para que otras personas vean las tareas en sus listas de tareas de Outlook, donde se les puede recordar las fechas de vencimiento.. Administrar los Recursos Asignar Personal y Equipos, programar el trabajo de cada recurso. Project calcula la duración restante de cada actividad, en base a la duración inicial, al % de avance y al número de recursos asignados. Controlar el Presupuesto Project calcula el costo individual de cada actividad, multiplicando el trabajo de cada recurso por su tarifa. También calcula el Flujo de Caja Semanal y Mensual; usted puede comparar en cada momento el costo real con el costo planificado, del Proyecto completo y de cada tarea. Información del Proyecto Diagrama de Gantt, PERT, Calendario, Hoja de Tareas, Hoja de Recursos, Gráfico y Tabla de Uso de los Recursos, Uso de Tareas, Ruta Crítica. El uso de Filtros permite buscar información específica sobre actividades críticas, retrasadas, sobregiradas en costo, etc. Detectar Problemas: para llamar su atención, las actividades que tengan delimitaciones de fechas o notas aparecen con el icono correspondiente, como se muestra en esta figura. Al colocar el ratón sobre el icono, aparece la nota o la delimitación de fecha. Formatos del Diagrama de Gantt Puede hacer que las barras de las actividades críticas y los nombres de las mismas aparezcan en color rojo, para detectar más fácilmente la ruta crítica del proyecto. También puede enfatizar y darle un color diferente a los nombres de las Tareas de Resumen (Summary Tasks). Puede insertar gráficos de Excel dentro de cualquier vista de Project; también puede insertar el logo de su Empresa en todos los informes.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(11) - 11 -. En este diagrama de Gantt, las barras y los nombres de las actividades críticas aparecen de color rojo. Los nombres de las actividades principales aparecen de color azul enfatizado. En la parte derecha he insertado el logo de mi Empresa. Informes: puede imprimir más de 20 informes predefinidos, adaptándolos a sus necesidades específicas. También puede diseñar sus propios informes, todo esto sin necesidad de exportar información a otros programas. Programación del Proyecto: durante la ejecución del Proyecto, ajuste la programación de acuerdo a la situación real, para cumplir con la fecha y el presupuesto previstos. Project le informa de conflictos de sobreasignación de Recursos; también le informa cuándo hay subutilización de Recursos. Múltiples Proyectos: puede consolidar hasta 1000 proyectos en un megaproyecto. Puede compartir los Recursos entre todos los proyectos. Puede tener una visión global de todo el megaproyecto o detalles de cada actividad. Trabajar en Red: usando la Intranet de su Empresa o a través de Internet, puede asignar trabajo a los miembros de su equipo de trabajo, y obtener información de ellos en cualquier parte del mundo. Puede colocar en la Web el Proyecto en formato HTML y el diagrama de Gantt en formato GIF (usando el botón Copiar Imagen, de la barra de herramientas Estándar) Integrar Project con Office: puede importar y exportar información desde y hacia Office. Excel es un compañero de trabajo de Project; puede utilizar todas las facilidades de cálculo de Excel y reexportar la información a Project. Puede usar Visual Basic y el Editor de Macros para automatizar la generación de Informes y en intercambio de información.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(12) - 12 Ayuda en Línea y Asistente de Project: la Ayuda en línea y el Knowledge Base de Project en Internet son una gran enciclopedia sobre todos los detalles en el manejo de Project. El Asistente de Planificación trabaja con usted 24 horas al día, 365 días al año, para asesorarle sobre conflictos de asignación de recursos, dependencias entre tareas, técnicas para mejorar el uso de Project. Trabajar desde casi cualquier Sitio Si dispone de Project Online, puede acceder a una versión completa de Project desde casi cualquier sitio, incluso en los PC que no tengan Project 2013 instalado. Todo lo que necesita es una conexión a Internet y un PC que ejecute Windows 7 (o posterior). Siempre tendrá la versión más reciente porque las actualizaciones son automáticas. Uso de la Ayuda en Línea Cuando usted hace clic sobre el botón ? en el extremo superior derecho de la pantalla aparece la ayuda en línea de Project, como se muestra en la figura de la izquierda. Ayuda sobre Ruta Crítica Si hace clic sobre Ruta Crítica aparecen dos artículos sobre este tema, como se muestra en la siguiente figura.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(13) - 13 -. Plantillas de Project 2003 a 2013 Usted puede guardar las Plantillas de las versiones anteriores de Project y utilizarlas en la versión 2013. En esta figura se muestran las 12 Plantilla que vienen con Project 2007; estas plantillas pueden ser utilizadas como modelos para un Proyecto nuevo que usted vaya a controlar. En la Ayuda en Línea puede escribir Plantillas en el cuadro Buscar y aparece un listado de Plantillas del Project 2010. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(14) - 14 Pantalla de Project 2013 Figura 1 Pantalla de Project 2013 con la nueva Interfaz. Project 2013 reemplazó las Barras de Herramientas por los Menús, Paneles y Comandos. Los Menús disponibles son: Archivo, Tarea, Recurso, Crear un Informe, Proyecto y Vista Archivo El menú Archivo tiene los siguientes comandos: Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta, Opciones Tarea. El menú Tarea tiene los siguientes Paneles: Ver, Portapapeles, Fuente, Programación, Tareas, Insertar, Propiedades, Edición. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(15) - 15 El panel Ver tiene los comandos: Calendario, Diagrama de Red, Uso de Recursos, Diagrama de Gantt, Escala de Tiempo, Formulario de Tareas, Gantt de Seguimiento, Gráfico de Recursos, Hoja de Recursos, Hoja de Tareas El panel Portapapeles tiene los comandos: Pegar, Cortar, Copiar, Copiar Formato El panel Programación tiene los comandos: % Avance 0 25 50 75 100 Promover (Anular Sangría) Degradar (Aplicar Sangría) Dividir Tarea, Vincular Tareas, Desvincular Tareas Actualizar según Programación, Actualizar Tareas, Respetar Vínculos, Desactivar. El panel Tareas tiene los comandos: Programar Manualmente, Autoprogramar, Inspeccionar (Inspeccionar Tarea, Mostrar Advertencias, Mostrar Sugerencias, Mostrar Problemas Omitidos), Mover (Posponer Tareas 1 día 1 semana 4 semanas Personalizado Partes Incompletas a la Fecha de Estado, Adelantar Tareas 1 día 1 semana 4 semanas Personalizado, Partes Completadas a la Fecha de Estado, Reprogramar Tareas Cuando los Recursos están Disponibles Modo (Autoprogramar, Programar Manualmente) El panel Insertar tiene los comandos: Tarea (Tarea, Tarea Periódica, Fila en Blanco, Importar Tareas de Outlook) Resumen, Hito, Entrega (para usar este comando hay que tener instalado Project Web App) El panel Propiedades tiene los comandos: Información, Notas de Tarea, Muestra Detalles de la Tarea, Agrega la Tarea a la Escala de Tiempo El panel Edición tiene los comandos: Desplazarse a Tarea, Buscar (Buscar, Reemplazar), Borrar (Borrar Hipervínculo, Notas, Toda la Fila, Borrar Formato, Borrar todo), Rellenar (Hacia Abajo, Hacia Izquierda, Hacia Derecha, Hacia Arriba) Recurso. El menú Recurso tiene los siguientes Paneles: Ver (Organizador de Equipo), Asignaciones, Insertar, Propiedades, Redistribuir El panel Ver tiene los comandos: Organizador de Equipo El panel Asignaciones tiene los comandos: Asignar Recursos, Grupo de Recursos (Recursos Compartidos, Actualizar Grupo de Recursos, Actualizar Recursos, Grupo de Recursos de la Empresa). Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(16) - 16 El panel Insertar tiene los comandos: Agregar Recursos (Crear Equipo desde la Empresa, Active Directory, Libreta de Direcciones, Recurso de Trabajo, Recurso Material, Recurso de Costo, Importar Recursos a la Empresa) El panel Propiedades tiene los comandos: Información, Notas, Detalles El panel Redistribuir tiene los comandos: Redistribuir Selección, Redistribuir Recurso, Redistribuir Todo, Opciones de Redistribución, Borrar Redistribución, Ir a la Sobreasignación siguiente Crear un Informe El menú Crear un Informe tiene los siguientes Paneles: Proyecto, Ver los Informes, Exportar. El panel Proyecto tiene el comando: Comparar Proyectos El panel Ver los Informes tiene los comandos: Nuevo Informe (En Blanco, Gráfico, Tabla, Comparación), Panel (Evolución, Información General de Costos, Información General del Proyecto, Información General del Trabajo, Próximas Tareas, Más Informes), Recursos (Recursos Sobreasignados, Visión General de los Recursos), Costos (Flujo de Caja, Información General de Costos de la Tarea, Informe de Valor Acumulado, Sobrecostos, Visión General de Costo de Recursos), En Curso (Informe de Hito, Tareas Críticas, Tareas Pospuestas, Tareas Retrasadas), Introducción (Best Practice Analyzer, Compartir con su Equipo, Crear Informes, Introducción a Project, Organizar Tareas), Personalizar, Recientes El panel Exportar tiene el comando: Informes Visuales Proyecto El menú Proyecto tiene los siguientes Paneles: Insertar, Aplicaciones, Propiedades, Programación, Estado, Revisión El panel Insertar tiene el comando: Subproyecto El panel Aplicaciones tiene los comandos: Tienda, Mis Aplicaciones El panel Propiedades tiene los comandos: Información del Proyecto, Campos Personalizados, Vínculos entre Proyectos, EDT (Definir Código, Volver a Numerar), Cambiar Tiempo de Trabajo.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(17) - 17 El panel Programación tiene los comandos: Calcular Proyecto, Establecer Línea Base (Establecer Línea Base, Borrar Línea Base), Mover Proyecto El panel Estado tiene los comandos: Fecha de Estado, Actualizar Proyecto El panel Revisión tiene el comando: Ortografía Vista. El menú Vista tiene los siguientes Paneles: Vistas de Tareas, Vistas de Recursos, Datos, Zoom, Vista en dos Paneles, Ventana, Macros El panel Vistas de Tareas tiene los comandos: Diagrama de Gantt, Uso de Tareas, Diagrama de Red, Calendario, Otras Vistas (Personalizada, Integrada: Diagrama de Relaciones, Escala de Tiempo, Formulario de Tareas, Hoja de Tareas, Restablecer Valores Predeterminados, Guardar Vista, Más Vistas El panel Vistas de Recursos tiene los comandos: Organizador de Equipo, Uso de Recursos, Hoja de Recursos, Otras Vistas (Formulario de Recursos, Formulario Nombre de Recursos, Gráfico de Recursos) El panel Datos tiene los comandos: Ordenar (Por Costo, Por Nombre, Por Identificador, Ordenar por…), Esquema (Mostrar Subtareas, Ocultar Subtareas, Todas las Subtareas, Nivel 1, Nivel 2,… Nivel 9), Tablas (Costo, Entrada, Trabajo, Uso, Hipervínculo, Programación, Resumen, Seguimiento, Variación, Restablecer Valores Predeterminados, Guardar Campos como Nueva Tabla, Más Tablas), Resaltar, Filtro, Agrupar por. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(18) - 18 El panel Zoom tiene los comandos: Escala Temporal, Zoom (Alejar, Acercar, Zoom), Proyecto Completo, Tareas Seleccionadas. El panel Vista en dos Paneles tiene los comandos: Escala de Tiempo, Detalles El panel Ventana tiene los comandos: Nueva Ventana, Cambiar Ventanas, Organizar todo, Ocultar Ventana El panel Macros tiene el comando Macros (Ver Macros, Grabar Macro, Visual Basic, Seguridad de Macros) Pantalla Inicial de Project 2013 Al abrir Project 2013 aparecen varias opciones para comenzar a trabajar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.. Proyecto en blanco Nuevo a partir de un Proyecto Existente Nuevo del Libro de Excel Nuevo de la Lista de Tareas de SharePoint Primeros Pasos Administrador de Proyecto Ágil Crear un Presupuesto Valor Acumulado Instalar Project Server 2013 Plan de Proyecto Sencillo Actualizar Project Server 2013 Crear Plan Empresarial Preparación del Informe Anual Planeación de Campaña de Marketing Fusión o Evaluación de la Adquisición Ciclo DMAIC Seis Sigma Tecnología y Cumplimiento de SOX Servicio de Atención al Cliente Lanzamiento de Nuevo Producto. Valor Acumulado La administración del valor acumulado le ayuda a cuantificar el rendimiento de un proyecto. Compara los costos y las programaciones para una línea de base para determinar si el proyecto progresa. Si el aspecto de los gráficos no es correcto, asegúrese de que ha establecido una línea de base, ha asignado los costos a tareas o recursos, y ha introducido el progreso.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(19) - 19 Valor Acumulado en el Tiempo El valor acumulado del proyecto basado en la fecha de estado. Si el costo real (CRTR) es superior al valor acumulado (CPTR), el proyecto está por encima del presupuesto. Si el valor planeado (CPTP) es mayor que el valor acumulado, el proyecto está atrasado respecto a la programación. Variación en el Tiempo Variaciones de costo y calendario para el proyecto basadas en la fecha de Estado. Si el CV es negativo, el costo del proyecto es más de lo presupuestado. Si el VP es positivo el proyecto está retrasado con respecto a la programación. Índices en el Tiempo Índices de rendimiento de costo y programación para el proyecto basados en la fecha de estado. Cuanto mayor sea el índice de rendimiento, más avanzado en la programación y el ahorro de costos estará el proyecto. Tareas Programadas Automáticamente y Manualmente La mayoría de las tareas de un proyecto son programadas automáticamente: la fecha Comienzo y la fecha Fin son calculadas por Project utilizando las ecuaciones que vimos al comienzo. Las tareas que figuran con un marcador son tareas programadas manualmente. Úselas cuando no desee que el proyecto mueva la tarea. Además, puede introducir texto de forma libre en la duración, iniciar y finalizar campos o dejarlos en blanco si todavía no tiene la información.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(20) - 20 Añadir Botones a la Barra de Acceso Rápido. La Barra de Acceso Rápido trae solamente tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. Para aumentar su eficiencia y productividad, le recomiendo añadir los comandos que se muestran en esta figura. Haga un clic derecho sobre el botón Guardar (el Disquete)  Personalizar Barra de Acceso Rápido. En la lista Comandos Disponibles, seleccione Todos los Comandos. Escriba N para buscar el comando Nuevo; cuando lo encuentre haga clic sobre Agregar Verifique que el comando Nuevo esté debajo del comando Rehacer; de ser necesario utilice las flechas para mover los botones. Coloque todos los comandos que se muestran en esta figura. Coloque la Barra de Acceso Rápido debajo de la Cinta de Opciones para que estén visibles todos los botones. Haga clic sobre Aceptar. En la ventana principal, haga clic derecho sobre la Barra de Acceso Rápido y seleccione Mostrar la Barra de Herramientas por debajo de la cinta de Opciones. Al terminar de colocar los botones, cierre Project 2013 y vuelva abrirlo. A partir de ahora, estos comandos estarán disponibles en la Barra de Acceso Rápido en esta computadora en esta versión de Project 2013.. Grabar la Configuración de una Computadora para utilizarla en otra Puede grabar un archivo que contenga la configuración de una computadora para ser utilizado en otra computadora: haga un clic derecho sobre la Barra de Acceso Rápido  Personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido  Importar o Exportar  Exportar todas las Personalizaciones. Escriba Personalizaciones Project 2013 Comp 45 en Nombre de Archivo  C:\Temp  Guardar  Aceptar. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(21) - 21 -. Planificar y Controlar el Avance un Proyecto Real Para familiarizarnos con el uso de MS Project, crearemos un Proyecto Real, ejecutado en una de las Empresas de Guayana. El Proyecto consiste en la construcción de una Planta de Tratamiento de Agua. El primer paso es definir el Proyecto; este Proyecto incluye las siguientes fases o Subproyectos: 1. 2. 3. 4. 5.. Obras Civiles Montaje de Equipos Electricidad Instrumentación Puesta en Marcha. Las Obras Civiles de este Proyecto fueron tomadas del Análisis de Precios Unitarios. Las partidas que conforman el Sub-Proyecto Obras Civiles aparecen en la Tabla 1, en la siguiente página. Desactivar la Opción “Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto” Para que el nombre del proyecto no aparezca como una Tarea de Resumen, en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, haga clic sobre el botón Opciones de Proyecto (el tercero de derecha a izquierda). En el lado izquierdo haga clic sobre Avanzado, en la sección Mostrar opciones para este proyecto, desactive la casilla Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(22) - 22 Tabla 1.. Planta Tratamiento Agua - Obras Civiles. Núm. Partida. Cant. Durac. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31. Preparación Área Relleno Compactado. Preparación Vía Acceso. Caseta Servicios Concreto Zapatas Caseta Servicios Concreto Pedestales Caseta Servicios Concreto Vigas Riostra Caseta Servicios Concreto Columnas Caseta Servicios Concreto Vigas Carga Caseta Servicios Concreto Pobre Zapatas Caseta Servicios Concreto Piso Paredes de Bloque Gris Friso liso Paredes y Techo Pintura Paredes y Techo Impermeabilización Techo Tuberías Aguas Lluvias Losa Nervada Techo Suministro y Colocación de acero:D=3/8” Suministro y Colocación de acero:D=1/2” Suministro y Colocación de acero:D=5/8” Malla Electrosoldada Miniblocks Concreto Fundaciones Miniblocks Acero ½” Miniblocks Malla Electrosoldada Miniblocks Concreto Pobre Fundaciones Miniblocks Concreto Piso Miniblocks Concreto Muros Miniblocks Acero 3/8” Lechos Secado- Concreto Zapatas Lechos Secado- Concreto Pobre Zapatas Lechos Secado- Concreto Pedestales Lechos Secado- Concreto Vigas Riostra. Unid Rend M2 M3 M2 M3 M3 M3 M3 M3 M2 M3 M2 M2 M2 M2 ML M2 KG KG KG M2 M3 KG M2 M2 M3 M2 KG M2 M3 M3 M3. 144 420.00 157 420.00 199 150.00 12 4.41 5 0.82 6 2.67 4 0.99 5 2.67 50 17.64 10 13.50 20 10.00 15 68.00 30 68.00 1 94.72 20 6.00 16 48.00 300 505.00 350 305.00 400 245.00 360 5.00 10 40.00 350 2730.00 360 70.00 50 100.00 10 2.75 4 3.20 300 570.00 50 4.00 12 1.50 5 0.60 6 2.07. 2.92 2.68 0.75 0.37 0.16 0.45 0.25 0.53 0.35 1.35 0.50 4.53 2.27 94.72 0.30 3.00 1.68 0.87 0.61 0.01 4.00 7.80 0.19 2.00 0.28 0.80 1.90 0.08 0.13 0.12 0.35. 32 33 34 35 36 37 38 39 40. Suministro y Colocación de acero:D=3/8” Suministro y Colocación de acero:D=1/2” Suministro y Colocación de acero:D=5/8” Malla Electrosoldada Tubería de Concreto Malla Geotextil Paredes Bloques de Concreto Lecho de Arena Lecho de Grava. KG KG KG M2 ML C/U M2 M3 M3. 300 350 400 360 18 1 20 12 12. 350.00 100.00 155.00 1.50 10.00 1.00 22.00 3.50 5.00. 1.17 0.29 0.39 0.50 0.56 1.00 1.10 0.29 0.42. Esta información fue importada del “Análisis de Precios Unitarios”. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(23) - 23 Pasos Preliminares para Crear el Proyecto Antes de comenzar a introducir las tareas, es necesario cumplir los siguientes pasos preliminares para crear el Proyecto: Definir el Calendario del Proyecto, Horario de Trabajo, Días No Laborables, Parámetros de Microsoft Project, modificar algunos Parámetros Prefijados: Horas/Día, Horas/Semana, Costo de una Hora de Trabajo, Información del Proyecto: Nombre del Proyecto, Nombre de la Empresa, Nombre del Gerente del Proyecto, Fecha de Comienzo del Proyecto. Horario de Trabajo: el horario de Trabajo para la Empresa que realiza las Obras Civiles es el siguiente: Lunes a Jueves: 7:00 a.m. - 12:00 MD Viernes: 7:00 a.m. - 12:00 MD. 1:00 p.m. - 5:00 PM 1:00 p.m. - 4:00 PM. Días No Laborables: Los días Sábado y Domingo son días No Laborables. Además durante el año 1994 los siguientes días fueron No Laborables: 14 y 15 de Febrero, 31 Marzo y 1 de Abril, 19 de Abril, 24 de Junio, 5 de Julio, 12 de Octubre. Cierre el proyecto que tiene abierto: Haga clic sobre el botón Cerrar en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. No guarde los cambios hechos en este proyecto. Comience un nuevo Proyecto: haga clic sobre Nuevo  Proyecto en Blanco Si no aparece el cuadro de diálogo Información del Proyecto: 1. 2. 3. 4.. Haga clic sobre Proyecto  Información del Proyecto Escriba 15/05/1994 en el cuadro Fecha de Comienzo. Acepte la opción Programar a partir de: Fecha de Comienzo del Proyecto Acepte los datos predefinidos en los cuadros Fecha de Hoy, Fecha de Estado y Calendario. Haga clic sobre Aceptar. Project permite crear un Proyecto con una fecha de Comienzo igual a la fecha de hoy, anterior a la fecha de hoy o posterior a la fecha de hoy. Guardar el Archivo del Proyecto Para guardar el archivo, haga clic sobre Archivo  Guardar como  Equipo  Examinar  C:\Temp  PTA  Guardar Si aparece el mensaje “PTA.MPP ya existe. ¿Desea reemplazarlo?” Haga clic sobre Sí. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(24) - 24 Calendario del Proyecto Para definir el Calendario Básico del Proyecto, proceda así: 1.. Haga clic sobre Proyecto  Cambiar Tiempo de Trabajo Aparece el Calendario en la fecha de hoy (la fecha que tenga su Computadora). 2. 3. 4. 5. 6. 7.. Haga clic sobre Crear Calendario, en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo Cambiar Calendario Laboral. Escriba PTA, en el cuadro Nombre, para darle este nombre al Calendario de la Planta de Tratamiento de Agua Active la opción “Hacer una copia del”. Seleccione Estándar Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre la flecha arriba  en la barra de desplazamiento del Calendario, hasta llegar a Enero de 1994 Haga clic sobre Semanas Laborables Horario de Trabajo. Ahora vamos a definir las horas laborables de Lunes a Jueves: Haga clic sobre Detalles Mantenga presionada la tecla Shift seleccione desde el Lunes hasta el Jueves:. Active la tercera opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos 1. 2. 3. 4. 5.. Escriba 7 en el cuadro Desde. Aparece 07:00 a.m. Escriba 12 en el cuadro Hasta. Aparece 12:00 p.m. Escriba 1 en el cuadro Desde, el cuadro inferior Aparece 1:00 p.m. Escriba 5, en el cuadro Hasta, el cuadro inferior Aparece 5:00 p.m. Haga clic sobre Aceptar. Haga clic sobre cualquier día del Calendario, de Lunes a Jueves. Verifique que tiene el horario correcto: 7:00 a 12:00 y 1:00 a 5:00 De esta manera han quedado definidas las horas laborables, de los días Lunes a Jueves, para todo el año 1994 y para los años subsiguientes.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(25) - 25 Haga clic sobre el día 3 que es un Lunes: verifique que el horario es el que hemos establecido (7-12, 1-5) 6.. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.. Haga clic sobre el día 7 que es un Viernes: aparece el horario del Calendario Estándar. Debemos modificar el horario del día Viernes: la hora de salida, en la tarde es: 4:00 p.m. Haga clic sobre Detalles Seleccione el día Viernes Active la tercera opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos Escriba 7 en el cuadro Desde Aparece 07:00 a.m. Escriba 12 en el cuadro Hasta Aparece 12:00 p.m. Escriba 1 en el cuadro Desde, el cuadro inferior. Aparece 1:00 p.m. Escriba 4, en el cuadro Hasta, el cuadro inferior. Aparece 4:00 p.m. Haga clic sobre Aceptar. Haga clic sobre el día 28 que es Viernes: verifique que en los otros Viernes el horario es el que hemos establecido (7-12, 1-4) De esta manera hemos establecido el horario de trabajo de todos los Viernes del año 1994 y para los años subsiguientes.. 15. Seleccione el día 1 de enero que a pesar de ser sábado vamos a establecerlo como un día no laborable para el año 1994 y para los años subsiguientes. Haga clic sobre Excepciones para establecer este día como No Laborable. 16. Haga clic sobre la primera casilla debajo de Nombre y escriba Año Nuevo y presione Enter. 17. Haga clic sobre Detalles, aparece un cuadro de diálogo Detalles de “Año Nuevo”. En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual 18. Verifique que la fecha Comienzo es 01/01/94 19. En la parte Intervalo de repetición Active la opción Terminar el y escriba 01/01/2149 y haga clic sobre Aceptar. 20. Haga clic sobre cualquier día del Calendario. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(26) - 26 21. 22. 23. 24.. Presione la tecla AvancePágina, para avanzar al mes de Febrero Con la tecla Shift presionada, haga clic sobre los días 14 y 15 para seleccionar Haga clic sobre Excepciones para establecer estos días como No Laborable. Haga clic sobre la casilla debajo de Año Nuevo, escriba Carnaval y presione Enter. 25. Haga clic sobre Detalles. Verifique que el Patrón de repetición es Diario Comienza el 14/02/94 y termina el 15/02/94. Haga clic sobre Aceptar Los días 14 y 15 de Febrero aparecen enfatizados, subrayados y con la sombra correspondiente a Día de Excepción según la leyenda; esto indica que no son laborables (Lunes y Martes de Carnaval). 26. Presione la tecla AvancePágina, para llegar al mes de Marzo 27. Seleccione el día 31. Haga clic sobre Excepciones para establecer este día como No Laborable 28. Haga clic sobre la casilla debajo de Carnaval y escriba Jueves Santo y presione Enter. Haga clic sobre cualquier día del Calendario 29. Haga clic sobre Detalles. Verifique que el Patrón de repetición es Diario: Comienza el 31/03/94 y termina el 31/03/94. Haga clic sobre Aceptar 30. Presione la tecla AvancePágina, para llegar al mes de Abril 1994 31. Haga clic sobre el día 1°. Haga clic sobre Excepciones. 32. Haga clic sobre la cuarta casilla debajo de Nombre y escriba Viernes Santo y presione Enter 33. Haga clic sobre Detalles. Verifique que el Patrón de repetición es Diario. Comienza el 01/04/94 y termina el 01/04/94. Haga clic sobre Aceptar 34. Haga clic sobre el día 19. Haga clic sobre Excepciones. 35. Haga clic sobre la quinta casilla debajo de Nombre y escriba Declaración de la Independencia y presione Enter 36. Haga clic sobre cualquier día del Calendario. Haga clic sobre Detalles 37. En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 19/04/1994. En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 19/04/2149 y haga clic sobre Aceptar 38. Haga clic sobre cualquier día del Calendario 39. Presione la tecla AvancePágina, para llegar al mes de Mayo 1994 40. Haga clic sobre el día 1. Haga clic sobre la sexta casilla debajo de Nombre y escriba Día del Trabajador y presione Enter. Haga clic sobre el día 1 del Calendario 41. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 01/05/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 01/05//2149 y haga clic sobre Aceptar 42. Haga clic sobre cualquier día del Calendario 43. Presione la tecla AvancePágina, para llegar al mes de Junio 1994. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(27) - 27 44. Haga clic sobre el 24. Haga clic sobre la séptima casilla debajo de Nombre y escriba Batalla de Carabobo y presione Enter. 45. Haga clic sobre el día 24 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 24/06/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 24/06/2149 y haga clic sobre Aceptar 46. 47. 48. 49.. Haga clic sobre cualquier día del Calendario Presione la tecla AvancePágina para llegar al mes de Julio 1994 Haga clic sobre el 5, que es un Martes. Haga clic sobre la octava casilla debajo de Nombre y escriba Firma del Acta de la Independencia y presione Enter 50. Haga clic sobre el día 5 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 05/07/94. En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 05/07/2149 y haga clic sobre Aceptar 51. Seleccione el día 24 que es un Domingo 52. Haga clic sobre la novena casilla debajo de Nombre y escriba Natalicio del Libertador y presione Enter. 53. Haga clic sobre el día 24 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 24/07/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 24/07/2149 y haga clic sobre Aceptar 54. 55. 56. 57.. Haga clic sobre cualquier día del Calendario. Presione la tecla AvancePágina tres veces, para llegar al mes de Octubre Haga clic sobre el 12 que es un Miércoles. Haga clic sobre la décima casilla debajo de Nombre y escriba Día de la Hispanidad y presione Enter. 58. Haga clic sobre el día 12 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 12/10/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 12/10/2149 y haga clic sobre Aceptar 59. Haga clic sobre cualquier día del Calendario 60. Presione la tecla AvancePágina dos veces, para llegar al mes de Diciembre El 25 de Diciembre de 1994 es Domingo; por ser Domingo aparece como día No Laborable, porque los días laborables que hemos establecido son de Lunes a Viernes. Pero de igual manera vamos a establecerlo como Día de Excepción (No Laborable) para todos los años subsiguientes. 61. Haga clic sobre el día 25. Haga clic sobre la undécima casilla debajo de Nombre y escriba Navidad y presione Enter.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(28) - 28 62. Haga clic sobre el día 25 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es 25/12/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y escriba 25/12/2149 y haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre cualquier día del Calendario. Si pulsa la tecla AvancePágina, aparece Enero de 1995: observe que el horario de trabajo para todos los días de la semana es el mismo que hemos establecido para el año 1994 Verifique los Días No Laborables fijos: 01 de Enero, 19 de Abril, 1 de Mayo, 24 de Junio, 5 de Julio, 24 de Julio, 12 de Octubre, 25 de Diciembre 63. Haga clic sobre el botón Opciones, en la esquina inferior derecha. 64. Escriba 07:00 a.m. en el cuadro Hora de comienzo Predeterminada. Escriba 5:00 p.m. en el cuadro Hora de fin Predeterminada. 65. Escriba 9 en el cuadro Horas por día. 66. Escriba 44 en el cuadro Horas por Semana. Escriba 22 en el cuadro Días por Mes). Haga clic sobre Aceptar. Haga clic sobre Aceptar. De esta manera hemos definido algunos de los parámetros que afectan la duración del proyecto. Estos parámetros están en la pestaña Programación Otros Parámetros de Programación de Project Ahora continuamos definiendo otros parámetros de Project relacionados con la Programación. Active las casillas que se muestran en esta figura. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(29) - 29 En Opciones de Alertas de Programación, active las casillas y opciones que se muestran en la siguiente figura:. Los costos fijos del proyecto (nómina administrativa, alquileres, servicios, impuestos, teléfono, electricidad, gas, etc.) son cargados a las tareas en forma prorrateada: si una tarea tiene un 15% de avance, Project carga el 15% de los costos fijos que le corresponden a esa tarea. Los costos fijos totales del proyecto son distribuidos proporcionalmente a cada tarea de acuerdo a la duración de la tarea y trabajo. Ahora debemos modificar otros parámetros preestablecidos (default) de MS Project Haga clic sobre General Coloque la información que se muestra en esta figura Haga clic sobre Avanzado en el listado de la izquierda. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(30) - 30 Active las casillas que se muestran en esta figura. Escriba Bs.60/h, en el cuadro Tasa Estándar Predeterminada (Costo de una Hora Normal de Trabajo) En cada Proyecto debe calcularse el costo de una hora de trabajo, basado en el Salario promedio de los Obreros; en este Proyecto hemos tomado Bs.540/día, el Salario promedio de la Industria de la Construcción el año 1994. Escriba Bs.90/h, en el cuadro Tasa de Horas Extra Predeterminada. En la sección Asistente para Planeamiento, mantenga activadas las cuatro casillas: Consejos del Asistente para el Planeamiento, Consejos sobre Cómo usar Project, Consejos sobre Programación, Consejos sobre Errores. En Editar active las casillas que se muestran en las siguientes figuras.. Utilice las siguientes abreviaturas. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(31) - 31 Seleccione m abreviatura de minutos. Seleccione h abreviatura de horas. Seleccione d abreviatura de días. Seleccione s abreviatura de semanas. Seleccione ms abreviatura de meses. Seleccione “a”, abreviatura de años.. Calcular varias Rutas Críticas Calcula y muestra una ruta crítica para cada red de tareas independiente dentro del proyecto. Cuando se activa esta casilla, las fechas límite de finalización de las tareas sin sucesoras o restricciones se establecen en las fechas de finalización anticipadas, lo que convierte a estas tareas en críticas. Se debe dejar desactivado. Configuración de Macros Haga clic sobre Centro de Confianza en el listado de la izquierda Haga clic sobre Configuración de Centro de Confianza  Configuración de Macros. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(32) - 32 Active la segunda opción para evitar daños ocasionados por virus que vengan como macros de Project. Haga clic sobre Aceptar En el listado de la izquierda, haga clic sobre Mostrar Mostrar Barra de Fórmulas o Barra de Entrada. Project 2013 no muestra en forma predeterminada la Barra de Fórmulas o Barra de Entrada. Para mostrar esta barra, active la casilla Barra de Entrada Ajuste a 0 los decimales; active las casillas que se muestran en esta figura. Haga clic sobre Aceptar dos veces. Presione las teclas Ctrl g para guardar el archivo del proyecto De esta manera hemos modificado algunos de los parámetros predeterminados (default) de Microsoft Project, para ajustarlos a nuestras necesidades. Información del Proyecto Para definir la información del Proyecto, proceda así: 1. 2. 3. 4.. 5. 6.. Haga clic sobre Proyecto  Información del Proyecto Verifique que la Fecha de Comienzo es el 15/05/94 07:00, en el cuadro Fecha de Comienzo Verifique que está seleccionado Fecha de Comienzo del Proyecto, en el cuadro Programar a partir de Seleccione PTA en Calendario, para asignar el Calendario PTA a nuestro Proyecto. Acepte 500 como Prioridad predeterminada; puede variar entre 1 y 1000 el valor de la prioridad de las tareas que conforman el Proyecto. Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre Archivo  Información del Proyecto. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(33) - 33 Haga clic sobre  Haga clic sobre Propiedades Avanzadas  Resumen Escriba Planta Tratamiento Agua, en el cuadro Título Escriba SICAR, en el cuadro Organización Escriba Juan Pérez, en el cuadro Administrador Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre  en la esquina superior izquierda para regresar a la pantalla principal. Guarde el archivo con el nombre PTA, en el directorio C:\Temp Cada vez que modifique el proyecto, presione las teclas Ctrl g para guardar Entrada de Tareas Ahora que hemos definido el horario de trabajo, los días no laborables, hemos asignado el Calendario por el cual se va a regir el Proyecto, podemos comenzar a introducir las Tareas que aparecen en la Tabla 1 (página 19). Haga clic sobre Vista  Otras Vistas  Más Vistas. Haga clic sobre Entrada de Tareas. Haga clic sobre Aplicar Aparece la vista Entrada de Tareas, que es una vista combinada: en la parte superior aparece el diagrama de Gantt, y en la parte inferior aparece el Formulario de Tareas. Escriba Preparación Área en la celda Nombre de Tarea de la tarea 1, y Presione la flecha derecha. Escriba 2.92 en la celda Duración de la tarea 1, y Presione la tecla Enter En el diagrama de Gantt aparece dibujada la barra que indica la duración de esta tarea. Observe, en la parte inferior de la pantalla, que la fecha de Comienzo de esta tarea es el 16/05/94 07:00 a.m., el día laborable más cercano a la fecha de Comienzo del Proyecto (15/05/94) que establecimos en “Información del Proyecto”. El 15/05/94 es un Domingo, y es día No Laborable, según el Calendario PTA que hemos asignado al Proyecto.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(34) - 34 La fecha de finalización de la tarea (18/05/94 4:17 PM) ha sido calculada por MS Project, en base a la duración que hemos asignado a la tarea. Fin = Comienzo + Duración + Días No Laborales + Restricción 1. 2. 3. 4. 5. 6.. Escriba Relleno - Compactado en la celda Nombre de Tarea de la tarea 2, y Presione la flecha derecha. Escriba 2.68 en la celda Duración de la tarea 2, y Presione la tecla Enter. Escriba Preparación Vía Acceso en la celda Nombre de Tarea 3, y Presione la flecha derecha. Escriba 0.75 en la celda Duración de la tarea 3, y Presione la tecla Enter. Escriba Caseta Servicios Concreto Zapatas en la celda Nombre de la tarea 4, y Presione la flecha derecha. Escriba 0.37 en la celda Duración de la tarea 4 y Presione la tecla Enter Copiar Tareas. En la página 22 están las tareas como se escriben en LuloWin; en la página 40 están las tareas como se escriben en Project Para facilitar la entrada de las tareas 5 - 10, haga clic sobre la esquina inferior derecha de la celda Nombre de Tarea de la tarea 4 y arrastre el ratón hasta la celda 10 Guardar el Archivo del Proyecto Para grabar el archivo del Proyecto, proceda así: 1. 2. 3. 4. 5.. Haga clic sobre Archivo. Haga clic sobre Guardar como Escriba PTA en el cuadro Nombre de Archivo, para decirle a Project que el archivo va a ser guardado con el nombre PTA: Planta Tratamiento Agua Seleccione C:\Temp en el cuadro Guardar en Haga clic sobre Guardar Haga clic sobre Aceptar. En la barra de título aparece Project - PTA.mpp. La extensión de los archivos de Project es mpp De ahora en adelante, puede continuar guardando el archivo del Proyecto, cada 2 minutos o cada vez que haga algo nuevo, pulsando las teclas Ctrl S (si está trabajando con la versión en Inglés) o Ctrl G (si está trabajando con la versión en Español). Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(35) - 35 Convertir en Principal la tarea 4 “Caseta de Servicios” Observe que las tareas 4 - 10 pertenecen a un trabajo específico, Caseta de Servicios, por lo tanto podemos convertir la tarea 4 Caseta de Servicios en Tarea Principal ó Tarea de Resumen y las tareas 5 - 11 en Subtareas de la tarea 4 Para convertir en principal la Tarea 4, vamos a insertar una fila en blanco, entre las tareas 4 y 5. Proceda así: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.. Haga clic sobre el número 4 que identifica la fila 4. Toda la fila 4 aparece sombreada de negro; esto indica que ha sido seleccionada. Presione la tecla Insert. Aparece en blanco la fila 4 Coloque el cursor en el Nombre de la Tarea 5 y presione Ctrl C Coloque el cursor en el Nombre de la Tarea 4 y presione Ctrl V Seleccione las tareas desde la 5 hasta la 11 Haga clic sobre el botón Aplica Sangría a la Tarea, en el Menú Tarea. Modifique la descripción de las tareas 4 - 11 para que aparezcan como en la Figura 2 de la página 40. Modificar la Descripción de las Tareas 4 - 11. Uso del Comando Reemplazar Una manera rápida de borrar una o varias palabras de un grupo de celdas en Project, Excel, Word, Access es utilizando el comando Reemplazar, del menú Edición. 1. 2. 3. 4.. Haga clic sobre la tarea 5. En barra de Entrada seleccione Caseta Servicios – Presione las teclas Ctrl C para copiar estas palabras en el Portapapeles Selecciones las tareas desde la 5 hasta la 11. 5. 6.. Presione las teclas Ctrl L para activar el comando Reemplazar Presione las teclas Ctrl V para pegar las palabras Caseta Servicios – en el cuadro Buscar Haga clic sobre Reemplazar para ir reemplazando desde la celda 5 hasta la celda 11. Haga clic sobre Cerrar. 7.. El resultado de esta operación es que hemos borrado las palabras Caseta Servicios – de siete celdas; reemplazamos estas palabras con nada, lo que es equivalente a borrar estas palabras. El comando Reemplazar apareció por primera vez en la versión 98 de Project; las versiones anteriores no tenían este comando. La adición de este comando, fue una de 75 sugerencias hechas a Microsoft para mejorar Project.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(36) - 36 Formato de las Barras del Diagrama de Gantt Las barras del diagrama de Gantt de Project 2013 son diferentes a las barras del diagrama de Gantt de las versiones 2003 y 2007 Para cambiar el formato de las barras del diagrama de Gantt, haga un doble clic en un sitio vacío del diagrama de Gantt. Aparece el cuadro de diálogo Estilo de Barra Seleccione Resumen en la columna Nombre Ajuste las barras de las tareas Resumen como se muestra en estas dos figuras:. Establecer Vínculos entre Tareas Hasta este momento, todas las 10 tareas que hemos introducido al Proyecto están comenzando todas el mismo día: 16/05/94, el día laborable más cercano a la fecha de Comienzo del Proyecto, que establecimos en Información del Proyecto Vamos a establecer un vínculo FS (FC) (Finish to Start: Fin Comienzo) entre las primeras cuatro tareas del Proyecto; esto significa que la tarea 2 no puede comenzar antes que la tarea 1 haya sido terminada. La tarea 3 no puede comenzar hasta que la tarea 2 haya sido terminada, y así sucesivamente. Para establecer el vínculo FS (FC) entre las cuatro primeras tareas, proceda así: 1. 2.. Seleccione las cuatro primeras tareas Haga clic sobre el botón Vincular Tareas, (dos eslabones de cadena). Inmediatamente el Diagrama de Gantt se actualiza: las barras de duración de las tareas 2, 3 y 4 son desplazadas hacia la derecha.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(37) - 37 Eliminar Vínculos existentes entre Tareas Si quiere eliminar el vínculo FS (FC) que tenemos en este momento entre las cuatro primeras tareas del Proyecto, haga clic sobre el botón Desvincular Tareas, (eslabones rotos). Las barras de las tareas 2, 3 y 4 regresan al Lunes 16 de Mayo. Deje establecida la relación FS (FC) entre las cuatro primeras tareas del Proyecto. Nota: si no tiene visible la semana del 15 de Mayo, use las flechas de la Barra de Desplazamiento Horizontal, o presione la tecla F5 (Ir a), Presione la tecla Tab, escriba 15/05/1994 y presione Enter Ubicar Rápidamente la Barra del Diagrama de Gantt de una Tarea Si quiere tener visible la barra del diagrama de Gantt de una tarea, seleccione la tarea y luego haga clic sobre el botón Desplazarse a Tarea (Go to Selected Task). También puede presionar las teclas Ctrl Shift F5 Ir Rápidamente a una Tarea o una Fecha cualquiera Si usted tiene un Proyecto que contiene cientos o miles de actividades y quiere ir rápidamente a la tarea 875, presione la tecla F5 (Ir a), escriba 875 y presione Enter. El cursor se coloca inmediatamente en la tarea 875. Si usted tiene un Proyecto que dura diez años y quiere ir rápidamente al 15 de Mayo del año 2014, presione la tecla F5 (Ir a), Presione la tecla Tab, escriba 15/05/2014 y presione Enter. El cursor se coloca inmediatamente en la fecha especificada. La parte inferior de la pantalla muestra el “Formulario de Tareas”: Nombre Tarea, Duración, Fecha Comienzo y Fin, Tipo de Duración, % Completado, Recursos Asignados, Predecesoras, Tipo de Dependencia, Retardo (Lag). Modificar la Escala de Tiempo del Diagrama Gantt Si quiere ver con más detalle las barras del Diagrama de Gantt, debe disminuir la escala de tiempo. En este momento la escala de tiempo del Nivel Inferior es días; observe que las fechas que aparecen junto con los meses corresponden al día Domingo de cada semana.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(38) - 38 Para Project, la semana comienza el Domingo y termina el Sábado; si usted quiere, puede hacer que la semana comience en Lunes, haga clic derecho sobre la Barra de Acceso Rápido  Personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido Programación  La semana comienza en Lunes Haga clic sobre Cancelar para mantener el Domingo como fecha de inicio de la semana. Para disminuir la Escala de Tiempo, en la Barra de Acceso Rápido, haga un clic sobre Zoom In (Acercar), la lupa con el signo +. Ahora la escala de tiempo es 6 horas. Si hace clic una segunda vez, la escala de tiempo es 2 horas. Si hace clic una tercera vez, la escala de tiempo es 15 minutos. Para aumentar la Escala de Tiempo, haga clic sobre el botón Alejar, la lupa con el signo -, hasta llegar a días. Si hace clic una segunda vez, la escala de tiempo es 3 días. Si hace clic una tercera vez, la escala de tiempo es 1 semana. Si hace clic una cuarta vez, la escala de tiempo es 1 mes. Si hace clic una quinta vez, la escala de tiempo es 1 trimestre. Si hace clic una sexta vez, la escala de tiempo es 1 año. Otro método para disminuir la Escala de Tiempo: haga doble clic sobre la Escala Temporal, la franja gris encima de las barras del diagrama de Gantt. Aparece el cuadro de diálogo Escala Temporal. Aparecen tres escalas: Nivel Superior, Nivel Intermedio y Nivel Inferior. Haga clic sobre la flecha abajo  en el cuadro Unidades, en Formato del Nivel Intermedio.. En cualquiera de las tres escalas puede seleccionar entre: años, semestres, trimestres, meses, períodos de 10 días, días, horas, minutos.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(39) - 39 Puede combinar semanas/días, horas/minutos, meses/semanas, trimestres/meses, años/trimestres, trimestres/semanas, etc. En el cuadro Etiquetas puede seleccionar cómo se va a identificar cada una de las escalas de tiempo. En el mismo cuadro de diálogo Escala Temporal, en la pestaña Período No Laborable, debe seleccionar el Calendario que va a estar vigente en Diagrama de Gantt. Seleccione el calendario PTA, para estar seguro que la información que aparece en el Diagrama de Gantt es real. También puede seleccionar cómo aparecen las barras verticales que señalan los días no laborables (Detrás o Delante de las Barras de Tareas, o que no aparezcan las barras). Regrese a Semanas/Días las escalas de tiempo Intermedio/Inferior Verifique que el 24 de Junio y el 5 de Julio aparecen como días no laborables.. Nota: nunca imprima un Diagrama de Gantt sin haber asignado el Calendario del Proyecto, como lo hemos hecho aquí, para que se vean los días no laborables que hayan sido definidos en el proyecto. Fecha de Finalización del Proyecto Si quiere saber en este momento cuándo va a finalizar el Proyecto, de acuerdo a las Tareas que han sido introducidas, a las duraciones y a los vínculos entre tareas, proceda así: Haga clic sobre Proyecto  Estadísticas del Proyecto. Según Project, el Proyecto terminará el 25/05/94 a las 3:18 p.m. La duración actual y restante es de 7.7 días. El Trabajo es 0 y el Costo es 0 porque no hemos asignado recursos a las tareas. Ahora establezca una relación FS (FC) entre las tareas 5,6,7,8,9,10,11 Seleccione las tareas 5,6,7,8,9,10,11. Haga clic sobre el botón Vincular Tareas Automáticamente se actualiza el Diagrama de Gantt: la duración de la tarea 4 aumenta de 1.35 a 3.46 días, debido a que las tareas 5 - 11 no van a ser realizadas en forma simultánea sino en forma sucesiva: ninguna tarea puede ser comenzada antes que la anterior haya sido terminada.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(40) - 40 La fecha de finalización del Proyecto cambia del 25 al 30 de Mayo; este aumento se debe a que las tareas 5 a 11 no pueden ser comenzadas hasta que la tarea predecesora haya sido terminada.. La duración actual y restante es de 9.81 días. El Trabajo es 0 y el Costo es 0 porque no hemos asignado recursos a las tareas. Observe que la duración actual es de 9.81 días laborables; esto equivale a una duración de 15 días calendario, desde el 15 hasta el 30 de Mayo; dentro de los 15 días calendario hay 4 días no laborables (2 Domingos y 2 Sábados). Haga clic sobre Cerrar, para cerrar la Estadística del Proyecto.. Figura 2: Vista “Entrada de Tareas”. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

(41) - 41 Verifique que la fecha de finalización del Proyecto coincide con la fecha de finalización de la tarea 11 (la última tarea que hemos introducido al Proyecto). Estando en la vista Task Entry (Entrada de Tareas) seleccione la tarea 11 en la parte superior de la pantalla; observe en la parte inferior de la pantalla la fecha Fin de la tarea 11: el 30/05/94 a las 7:17 a.m. Tener más Área Visible para el Diagrama Gantt Si quiere tener mayor área visible para el Diagrama de Gantt, arrastre hacia abajo la barra divisoria que divide la pantalla en dos ventanas. Formato de la Vista “Formulario de Tareas” Haga clic derecho en la parte inferior de la pantalla. Seleccione Recursos y Predecesoras para cambiar a este formato el Formulario de Tareas. En la ventana superior, haga clic sobre Pedestales, la tarea 6. Observe que en la parte inferior de la pantalla, en el campo Nombre de la Predecesora, aparece Zapatas. En el campo Tipo, aparece FC: Fin Comienzo. Esto significa que la tarea 6 no puede comenzar hasta que su predecesora, la tarea 5 Zapatas haya sido terminada. Nota: en un Proyecto es importante definir exactamente, cuáles tareas deben estar relacionadas con un vínculo FC. El colocar vínculos FC en tareas que no lo necesitan, aumenta innecesariamente la duración del Proyecto. El no colocar relaciones FC entre tareas que sí requieren este tipo de vínculo, puede ocasionar fallas estructurales de las edificaciones, accidentes que pueden ser muy costosos cuando hay daños a personas, equipos o materiales. Usted como Gerente de Proyecto a través de los especialistas en cada tipo de tarea es quien decide cuáles vínculos o dependencias deben existir entre las tareas que conforman el Proyecto; cuándo traslapar tareas que tienen vínculos FC, cuánto puede ser el traslape en tiempo o en porcentaje de duración (sin correr riesgos de seguridad o riesgos de fallas estructurales). Los vínculos entre las tareas de un proyecto deben ser establecidos por especialistas en cada tipo de tarea. El proyecto debe contar con un equipo multidisciplinario: especialistas en movimiento de tierra, especialistas en concreto, asfalto, fundaciones, estructuras, soldaduras, tuberías, electricidad, instrumentación, pruebas, montaje de equipos mecánicos, eléctricos, electrónicos y otros.. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento [email protected] +58 424 956 6728.

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