• No results found

Building Managers EDGEWOOD COMMUNITY

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Building Managers EDGEWOOD COMMUNITY"

Copied!
9
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

 

Building Managers 

 

Annual Report 

January 2010 – December 2010 

       

EDGEWOOD 

COMMUNITY  

 

Building Manager: Joshua Earl 

1 Edgewood Crescent  

Cabarita NSW 2137 

Mobile: 0408 649 554 

Telephone: 9743 4800 

24/7 Number: 1300 761 610 

Email: 

edgewood@pacificbmg.com.au

 

 

(2)

Introduction to EDGEWOOD COMMUNITY 

Pacific building Management Group has been managing the Edgewood Community scheme since stage 1 was  first  constructed  and  occupied  along  with  the  Bayside  Apartments.  Originally  the  office  for  the  Building  Manager was located in the basement of the Bayside Apartment block. The Building Manager now operates  from  the  Community  ‘Correy’s  House’  in  a  central  location  for  all  residents  to  access  from  the  3  apartment  blocks and the houses within the scheme.  

 

The  Community  Scheme  currently  receives  a  number  of  services  from  Pacific  Building  Management  Group,  which include;  • Building Management  • Cleaning  • Gardening  • Pool maintenance  • Security    The Building Manager is currently available onsite 45 hours per week between the hours of 8am – 4pm Monday  to  Friday.  The  cleaners  are  available  for  the  Community 8hours  per  week  to  look  after  the  bins  and  also  complete the required cleaning tasks particularly with the gym and Correy’s House. While the gardener’s hours  are seasonal, they are usually available for 2 days per week with a number of working attending each day. The  pools are tested and cleaned once per week to make sure they are kept to a high standard and ready for use by  the residents at any moment. A random security patrol is organised for twice per night to patrol the area and  report any suspicious activity.      Josh Earl is the current Building Manager who began working for Pacific Building Management in June 2008 at  the site at Cabarita and has become familiar with all operations during this time.   

Generally  we  have  found  the  residents  within  the  Community  to  be  helpful  and  co‐operative  by  assisted  the  Building Manager pick up on any issues and faults around the area. Due to these good relationships that have  been established the Community has been able to benefit in a functional way and continue to operate to the  highest standards. 

(3)

Maintenance Performance 

 

There have been a number of issues which have been tackled over the year to keep the peace and harmony of  the  building  and  have  everything  operating  correctly  for  the  residents.  A  few  of  the  main  issues  that  were  raised were:  • Tree trimming and management plan  • Correy’s House rising damp  • Pool Renovations  • Roofing Around Correy’s House  • Damaged stone sign  • Water leak outside 2 Regatta Way  • By‐Law Breaches – Approvals  • Change of gardeners   

Tree Trimming and Management Plan 

It was raised that a number of the trees within the estate have very invasive root systems and these should be  investigated  before  they  cause  any  issues  and  cost  to  the  Community.  An  arborist  was  contracted  and  conducted  a  site  survey  and  provided  a  report  particularly  on  the  trees  that  will  cause  an  issue  for  the  Community.  

 

Along  with  this  report  a  detailed  6  year  plan  was  submitted  to  the  council  with  the  proposed  changes  and  replacements based upon the arborist’s report. Council approved the plan and a number of trees were removed  and a number trimmed. Replacement trees have been ordered and are due to be planted in the early stages of  2011. 

Correy’s House – Rising Damp 

A  number  of  consultants  have  attended  throughout  this  year  to  suggest  improvements  that  can  be  done  to  reduce  the  dampness under  Correy’s  House.  One  item  raised  for  an  immediate  fix  was  the  down  pipes  were  fixed to stop additional water around the base of the building as they had been damaged from the gardeners.     The Committee is continuing to pursue Mirvac to participate in the repairs for the house and contribute and this  will continue into 2011. It has been decided that it is better to begin some action while we are still waiting ona  final agreement with Mirvac.      

Pool Renovations  

It was noted the surface of the pool was beginning to fade away in sections, particularly where there was high  traffic areas. This was the fibre glass coating being worn away. Quotes were obtained and the it was decided to  proceed with the pool renovations to get the pool recoated in fibreglass.     The options were raised to either paint or tile the pool, but it was decided best to remain with the current finish  which is considered a mid range finish. Once all the quotes had come through and the work scheduled it was  decided that it was getting too close to the peak summer season.     It was therefore arranged to delay the commencement of shutting the pool for renovations until mid 2011 once  the peak summer season was over.    

(4)

Roofing around Correy’s House 

A section of roofing was installed on the frame on the Eastern side of Correy’s House. This greatly improved this  area and prevented water getting in under the door which had previously caused a real issue with mould on the  carpet.     Due to the success in keeping the water away from the building, it was decide that the current entire frame  should be covered in the same sheeting to keep the water away from the building. This has helped improve the  situation for the building and also provide shelter for residents around the exterior during the rain. Ity has also  made the area much more usable for the residents that book the house for functions. 

Damaged Stone Sign 

It was found that a truck had reversed into the stone sign at the end of Bayside Terrace. It was arranged for the  stone pieces to be replaced and get the stone back into a correct form as an insurance claim.      

Water leak outside 2 Regatta Way 

The garden bed outside 2 Regatta Way was found to be very wet with water overflowing down the drain. It  was  investigated  and  found  that  the  piping  outside  the  property  line  had  broken  and  was  leaking.  Sydney  Water were called and attended to fix the problem.     They had some real issues finding the fault. When they did it turned out to be a connection between 2 different  types of pipe which had broken most likely due to ground movement. Once it was repaired they replaced the  previous dirt and garden, but the plants did not fair so well. This garden and a number of others in the street  were upgraded to improve the appearance.      

By­Law Breaches ­ Approvals 

The Building Manager and Approvals Committee have continued to check on residents throughout the year and  keep  them  in check with the  current  by‐laws. A number of  areas  have  greatly improved,  although a  number  have continued to ignore the letters causing applications to the tribunal late in the year. 

 

This  will  be  an  ongoing  issue  to  keep  on  top  of  the  arising  issues  and  keep  the  estate  in  a  uniform  and  presentable  manner.  The  Approvals  Committee  have  also  provided  advise  to  a  number  of  applicants  throughout the year and there are more people recognising the fact that they live within a Community Estate  and have to abide by the by‐laws and apply before making changes.      

Change of gardeners 

In August 2010 Pacific changed the gardening contractors to employees who work directly for Pacific. This has  improved the accountability and the standard of work completed around the sites. With the new gardeners as  would  be  expected  there  were  some  teething  issues,  but  overall  many  residents  have  been  happy  with  the  improved quality of work.                       

(5)

DP270282 COMMUNITY BUDGET 

Pacific Building Management Group endeavours to provide the best services at the best available rate to keep  within  the  budget  for  the  Community  Scheme.  A  number  of  contracts  have  been  set  in  place  for  the  preventative  maintenance  of  service  items.  This  ensures  serviceable  items  are  operating  at  their  peak  and  should be less likely to break down.   Some new agreements and items were considered this year along with some additional once off services.   These include:  ƒ Garden upgrades  ƒ Termite inspection  ƒ New Years Eve Security  ƒ Park seats re‐coated  ƒ Foxtel Upgrades   

 

Garden Upgrades 

A number of sections of the gardens have continued to be upgraded to improve the appearance. The garden  committee  now  assists  the  Building  Manager  regularly  helping  to  identify  areas  which  need  attention  and  suggestions of replacement plants.  

 

Areas  have  been  chosen  and  works  are  continuing  around  the  entire  site  to  improve  areas  and  make  the  garden more manageable. This will continue in years to come.      

Termite inspection 

It was noted that there were no regular termite inspections being carried out for Correy’s House. Particularly  with the rising damp creating a great atmosphere for termites to grow and breed it had been thought best to  have this annually checked. A thermal inspection was carried out this year along with the regular tap test.   There weren’t any termites identified in any areas of the building.    

A  number  of  wooden  exterior  fences  were  also  checked  this  year  as  these  are  common  fences.  No  termite  activity  was found  in these areas  either which  is good  news  for  the  Community. These  areas will  need to  be  continued to be checked on an annual basis.      

New Years Eve Security 

It was decided to have it set to have Security guards for every New Years Eve, to help control vehicles entering  the estate and patrol later in the night in case of any mischievous people hanging around. It was discovered  this year that a number of people became quite abusive to the Security Guards. As a future note it is thought  best for a notice to go to all residents within the estate advising them of the upcoming guards and what this  means for their residence.    

(6)

Park Seats recoated 

A schedule has been put in place to make sure the park seats get oiled on an annual basis. If they are not oiled  this will cost the scheme more in the long run as the timber will deteriorate and require replacement. This year  they were sanded and oiled twice over a 6 month period to get them ready for the summer months.      

Foxtel Upgrades 

A  number  of  additional  Foxtel  Channels  were  released  this  year.  To  receive  the  additional  channels  it  was  required  for  an  upgrade  of  the  TDT  Head  End  system.  After  much  debate  with  Foxtel  an  agreement  was  reached and the upgrade was completed bringing the full package back online for the Community residents.      

Security  

There have been a number of security concerns throughout the year. Some of which are addressed below.    ISSUE  RECTIFICATION  A number of break‐ins have been reported to the  Community Manager with a number of different  methods of entry being used  Residents were notified through notices about the  break ins and to be wary. As residents are improving  the security of their own residence it is noted that  these places are no longer targeted and the thieves  generally move onto a nearby easier target.   A group of boys entering the pool area unauthorised  Residents were advised that they should contact the  Police if they see unauthorised entry and use of the  pool out of hours.   During hours the Building Manager noted the same  thing a few times and confronted the group of boys.  The boys left the area once the threat of Police was  raised.              

(7)

Occupational Health & Safety 

Safety Issues 

A couple of safety issues in particular have arisen this year and been addressed accordingly.    ISSUE  RECTIFICATION  Parking incorrectly on gardens and grass areas  causing an issue for cars driving past.   A number of Bollards or trees have been installed to  help prevent these breaches and keep cars parking  where they are supposed to. This is an ongoing issue,  as it may improve in one area and then become an  issue in another area. This will be an ongoing  challenge for the estate.  The residents in 41 Edgewood Crescent made a  complaint that they could not access their front door  of path due to plants and vehicles parking over the  path.  It was arranged that an extension of the path be laid  out so there was more access points to their front  path. The residents were very happy with this  improvement.   Limited visibility in Correy’s Square from the  southern entry  It was arranged to have the end tree removed to  improve the visibility around this corner. Vehicles still  speed around the corner but the improved visibility  has greatly improved the safety for the pedestrians.  Council footpath along Cabarita Road towards the  park had lifted  The building manager contacted the council and  within the week the council had removed the lifted  section and arranged for it’s prompt replacement.   Traffic management issues after an incident at the  Bayside car park exit  A quote was obtained for a traffic management  report to be completed for the site. This is still pending  a decision and further discussion with the Committee.   A number of areas along the path were lifting and  could cause trip hazards  Quotes were obtained to replace the peth sections,  but it thought best to have the raised edges ground  down to save on cost. If the paths sections raise again  down the track it will be worth considering the  replacement, as there is a limit to the depth of the  concrete as to how much can be ground down.    Loose cords in the gym could cause a trip hazard The Building Manager arranged to purchase and  place down safety cord covers. These Velcro to the  carpet and blend with the colour to prevent these  remaining as a trip hazard.   A number of pavers have worked their way loose on Regatta Way, the cobblestone road  The Handyman was arranged and the stones were  glued back down. This time the area was coned off to  prevent vehicles driving over the wet stones. Once set  these have help firm.        

(8)

Environmental Management 

Improving  the  Community  Scheme  to  be  more  environmentally  friendly  and  more  cost  effective  is  an  aim  of  Pacific Building Management Group. A number of things have been considered throughout the year to keep the  Community  performing  for  the  residents  within  and  improve  the  environmental  impact  the  community  has.  Some additional tasks that were performed this year were:  ƒ Consideration for Pool changed to salt water  ƒ Ventilation for the sub floor under Correy’s House  ƒ Leaking taps  ƒ Lawn Care Program – reduced watering   

Consideration for pool change to salt water 

It was raised by some residents to change the pool to salt water chlorine. The committee considered the costs  and  benefits  and  decided  that  the  current  system  with  the  automatic  feeder  was  more  appropriate  for  this  commercial type setting.  

   

Ventilation for the sub­floor under Correy’s House 

As  the  rising  damp  continues  at  Correy’s  House,  it  was  thought  best  that  the  committee  start  to  act  on  this  matter. Ventilation was installed in the form of 2 x ducted fans under the floor. The dampness in the timber has  been measured and will be monitored through the electrician who has a dampness meter.   This is the start of the repairs needing to be completed to Corry’s House. Mirvac is still being negotiated with to  contribute to the repairs.      

Pool area tap 

It was noted that the pool area tap was leaking and wasting a lot of water. This tap was changed to save on  the wasted water.      

Lawn Care Program –Reduced Watering 

It was decided to engage a professional to come and treat the lawn every 3 months. The correct measure of  fertilizers, weed treatment and pest control is used to get the lawns in the best healthy state as possible. After  the  first  visit  the  lawn  improved  greatly  with  the  weed  infestation  being  heavily  reduced.  This  will  be  an  ongoing preventative maintenance put in place to keep the lawns looking healthy.   Once the weeds have died off and the lawn is in a much healthier state, the rate of watering should reduce as  the lawn will be maintained as a healthy lawn. This will save on the watering costs for the Community.              

(9)

Summary  

Overall the Community Scheme has been running effectively for the past year.   Correy’s House will be a focus next year with works to continue around the house and hopefully find closure for  a long ongoing issue, along with focus on the traffic management of the estate.   Theft in the area reduced greatly but unfortunately there were a few big hits towards the end of this year. The  tree management plan being put in place has given some focus and direction for the ongoing maintenance of  the larger trees within the estate and a basic plan is set out for the next few years.   Pacific Building Management Group look forward to a continued relationship with the residents and building on  the good foundations that are already in place to make the Edgewood Community a desirable place to reside. 

References

Related documents

Selected soil properties, plant growth characteristics, biochemical contents, yield, nutrient accumulation patterns and scanning electron micrographs (SEM) were measured on the

DRYPOINT ® RA HT compressed air refrigeration dryers are designed for application in environments with high ambient temperatures and for inlet temperatures up to 100 °C. The HT

This effective procedure brings considerable advantages for practice operation, saving time and optimizing energy efficiency, all with the best-possible sterilization results..

There will be less evaporation during the subsequent boiling process so there is less need to overfill (see also text in box on food preparation) Total dosage efficiency of

Barrier Lift System with electro-hydraulic drive in separate drive cabinet, guide posts, anchor baskets, horizontal crash beam and ground frame for installation in roadway.

attached Quote form and faxing it through to Silvan Customer Service on 1800 745 826 (08 9240 1832 for all wA enquires) or emailing to our dedicated Custom Build team

Centrifugal pumps are the correct product for closed-circuit circulation systems, such as livewell circulation, washdown, central heating and other flooded suction

C7.01. If this congregation ceases to exist, title to undisposed property shaII pass to the Eastern Washington-Idaho Synod of the Evangelical Lutheran Church in America. If