บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส

(1)

บทที่

8

ระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาอิเล็กทรอนิกส์

8.1 เริ่มรู้จักกับโปรแกรม

ระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา คือ โปรแกรมระบบงานที่สนับสนุนการทํางานเกี่ยวกับการขอใช้ บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา โดยสามารถสร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ การแนบไฟล์ การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ รวมไป จนถึงการติดตามการขอใช้บริการ เพื่อทําให้ผู้ใช้งานสามารถขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาได้สะดวก รวดเร็ว และ ประหยัดเวลาในการขอใช้บริการ ระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนามีขั้นตอนการใช้งานอยู่ 6 ขั้นตอนคือ 1. ขั้นตอนในการสร้างแบบฟอร์มขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาเป็นขั้นตอนในการกรอกรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาเช่นชื่อเรื่องจํานวนหน้าต้นฉบับจํานวนที่ต้องการไฟล์แนบและ รายละเอียดอื่นๆเป็นต้น 2. ขั้นตอนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์และการส่งข้อมูลการขอใช้บริการฯตามเส้นทางของระบบฯเป็นขั้นตอนในการลง นามและส่งเอกสารไปยังผู้บังคับบัญชาเพื่อลงนามแบบขอใช้บริการและส่งไปยังเจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์ต่อไป 3. ขั้นตอนการขอยกเลิกการใช้บริการกรณีที่ต้องการยกเลิกและแบบขอใช้บริการได้บันทึกรับงานจากเจ้าหน้าที่สํานักการ พิมพ์เรียบร้อยแล้ว 4. ขั้นตอนการติดตามการขอใช้บริการเป็นขั้นตอนในการตรวจสอบการดําเนินการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาที่ขอใช้บริการ โดยเจ้าหน้าสํานักการพิมพ์จะทําการบันทึกข้อมูลให้ผู้ขอใช้บริการติดตามได้ทุกขั้นตอนการทํางาน 5. ขั้นตอนการลงนามเอกสารแบบขอใช้บริการการพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ (สําหรับผู้อํานวยการทุกสํานัก/กลุ่มงาน)เป็น ขั้นตอนที่ผู้อํานวยการทุกสํานัก/กลุ่มงานลงนามอิเล็กทรอนิกส์ใบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 6. ขั้นตอนการดูรายงานต่าง ๆด้านการใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาระบบสามารถออกรายงานเกี่ยวกับการขอใช้

(2)

8.2 การเข้าสู่โปรแกรม

ผู้ใช้สามารถเข้าสู่โปรแกรมได้โดยใช้เว็บบราว์เซอร์ Microsoft Internet Explorer (IE) โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเปิดโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) ที่สัญลักษณ์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน

2. กรอก

http://eoffice.parliament.go.th

จากนั้นกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ดโปรแกรมจะแสดงหน้าจอ Login

ดังภาพที่ 8.2-1 3. ป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน 4. คลิกปุ่ม “เข้าสู่ระบบ” หรือกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ดเพื่อเข้าสู่โปรแกรมระบบขอใช้บริการการพิมพ์ดังภาพที่ 8.2-2 5. คลิกเลือกเมนู “ขอใช้บริการการพิมพ์” (เมนูด้านบน) ภาพที่ 8.2-1 ภาพแสดงหน้าจอ Login เข้าสู่โปรแกรม กรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน

(3)

หน้าจอหลักของโปรแกรม เมื่อผู้ใช้งานทําการ Login และทําการเลือกเมนู “ขอใช้บริการการพิมพ์” (เมนูด้านบน) ซึ่งจะแสดงเมนูย่อย (เมนู ด้านข้าง) ของระบบขอใช้บริการการพิมพ์ดังภาพที่ 8.2-2 ภาพที่ 8.2-2 ภาพแสดงหน้าจอหลักของโปรแกรม ระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วย 4 เมนูดังนี้ 1. เอกสารเข้าระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา จะเป็นเมนูที่ใช้ในการดูเอกสารที่เข้ามาหาผู้ใช้งานของระบบ ขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา เช่น แบบฟอร์มขอใช้บริการการพิมพ์ แบบฟอร์มขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัด สําเนาหนังสือแจ้งผลการขอใช้บริการการพิมพ์และหนังสือแจ้งการตีกลับการขอใช้บริการดังภาพที่ 8.2-3 แสดงรายการเอกสารเข้าของระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา แสดงเมนูด้านข้าง เมนูด้านบน (เลือกเมนูขอใช้บริการการพิมพ์)

(4)

ภาพที่ 8-3 ภาพแสดงเมนูเอกสารเข้าระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 2. ขอใช้บริการการพิมพ์จะเป็นเมนูที่ใช้ในการสร้างแบบฟอร์มขอใช้บริการการพิมพ์ซึ่งจะแสดงรายการขอใช้บริการที่ ผู้ใช้งานสร้างไว้ทั้งหมดซึ่งสามารถทําการสร้างเอกสารใหม่แก้ไขเอกสารเดิมหรือยกเลิกการขอใช้บริการได้ดังภาพที่ 8.2-4 ภาพที่ 8.2-4 ภาพแสดงเมนูขอใช้บริการการพิมพ์ แสดงรายการเอกสารเข้าของระบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา แสดงรายการแบบขอใช้บริการการพิมพ์ที่เคยสร้างไว้ คลิกเมื่อต้องการสร้างเอกสารใหม่ แสดงสถานะการดําเนินการ แสดงรูปสถานะเอกสาร

(5)

3. ขอใช้บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนาจะเป็นเมนูที่ใช้ในการสร้างแบบฟอร์มขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาซึ่งจะ แสดงรายการขอใช้บริการที่ผู้ใช้งานสร้างไว้ทั้งหมดซึ่งสามารถทําการสร้างเอกสารใหม่แก้ไขเอกสารเดิมหรือยกเลิกการ ขอใช้บริการได้ดังภาพที่ 8.2-5 ภาพที่ 8.2-5 ภาพแสดงเมนูขอใช้บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา 4. ติดตามสถานะการขอใช้บริการจะเป็นเมนูที่สําหรับติดตามการขอใช้บริการการพิมพ์ถ่ายเอกสารและอัดสําเนาโดย สามารถติดตามการขอใช้บริการของผู้ขอใช้บริการตามเงื่อนไขที่ต้องการโดยจะแสดงขั้นตอนการทําการดําเนินการและ วันที่การดําเนินการแล้วเสร็จดังภาพที่ 8.2-6 ภาพที่ 8.2-6 ภาพแสดงเมนูติดตามสถานะการขอใช้บริการ คลิกเมื่อต้องการสร้างเอกสารใหม่ แสดงสถานะการดําเนินการ แสดงรูปสถานะเอกสาร แสดงรายการแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสาร/ อัดสําเนาที่เคยสร้างไว้ ผลการติดตามเอกสาร เงื่อนไขการติดตามเอกสาร

(6)

8.3 การขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาด้วยแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์

ระบบสามารถจัดทําแบบฟอร์มขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาอิเล็กทรอนิกส์เพื่อส่งไปยังเจ้าหน้าปฏิบัติงานได้ อย่างรวดเร็วรวมทั้งสามารถติดตามงานได้งานง่ายยิ่งขึ้นซึ่งมีขั้นตอนการดําเนินการดังนี้คือ 1.1 คลิกเลือกที่เมนู “ขอใช้บริการการพิมพ์” (เมนูด้านบน) แล้วคลิกเมนู “แบบฟอร์มเอกสาร” จากนั้นคลิกเมนู “ขอใช้บริการ ถ่ายเอกสารและอัดสําเนา” (เมนูด้านซ้ายมือ) 1.2 คลิก เพื่อสร้างแบบฟอร์มขอใช้บริการถ่าย เอกสารและอัดสําเนาจะได้หน้าจอดังภาพที่ 8.3-1 1.3 ทําการกรอกรายละเอียดการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาซึ่งมีรายละเอียดต่างๆดังนี้คือ - ส่วนราชการ คือหน่วยงานเจ้าของเอกสาร - สมุดทะเบียนเลือกสมุดทะเบียนว่าเอกสารฉบับนี้ออกเลขที่สมุดทะเบียนใดโดยตัวเลือกของสมุดทะเบียนนั้นจะขึ้นอยู่ กับส่วนราชการทางด้านบน - สถานที่ เลือกสถานที่ที่ต้องการใช้บริการ - วันที่เลือกวันที่ของเอกสารสามารถแก้ไขได้หากสร้างเอกสารย้อนหลัง - เรื่อง กรอกชื่อเรื่องของแบบขอใช้บริการการพิมพ์ - เรียน กรอกตําแหน่งผู้อํานวยการสํานักการพิมพ์ - เนื้อหา กรอกรายละเอียดเช่นวัตถุประสงค์ในการขอใช้บริการการพิมพ์และรายละเอียดเพิ่มเติมต่างๆ - รายละเอียดการขอใช้บริการ จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ 1.) พิมพ์สําเนาคือจํานวนที่ขอใช้บริการมีจํานวน 100 ชุดขึ้นไป 2.) ถ่ายเอกสารคือจํานวนที่ขอใช้บริการมีจํานวนต่ํากว่า 100 ชุด ซึ่งรายละเอียดการขอใช้บริการในแต่ละส่วนจะประกอบด้วย - เอกสารเรื่อง กรอกชื่อเรื่องเอกสารที่ต้องการขอใช้บริการ - จํานวนต้นฉบับที่ส่งมา กรอกจํานวนหน้าต้นฉบับที่ส่งมาด้วย - หน้าคู่ / หน้าเดี่ยวเลือกประเภทหน้าจัดพิมพ์ ว่าต้องการจัดพิมพ์แบบหน้าเดี่ยวคือด้านหน้าด้าน เดียวหรือหน้าคู่คือจัดพิมพ์แบบหน้า-หลัง - จํานวนที่ต้องการกรอกจํานวนที่ต้องการจัดพิมพ์และเลือกหน่วยที่ต้องการว่าเป็นหน้าชุดเล่มหรือ แผ่น - กรอกรายละเอียดอื่นๆ กรอกรายละเอียดอื่นๆตามที่สํานักการพิมพ์กําหนดเช่นขนาดกระดาษ วิธีการเย็บและแนวกระดาษ - วันที่ขอรับงาน ระบุวันที่ต้องการรับงานเพื่อแจ้งแก่เจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์ทราบหากมีกําหนดที่แน่นอนแต่ข้อความ จะไม่ปรากฏในเอกสาร - คําลงท้าย กรอกคําลงท้ายเอกสารหรือกรอกข้อมูลเพิ่มเติมท้ายเอกสาร - ผู้รับผิดชอบ/ผู้ประสานงาน ระบบจะดึงชื่อผู้สร้างเอกสารขึ้นมาให้แต่หากต้องการให้บุคคลอื่นเป็นผู้ประสานงาน สามารถคลิก เพื่อและเลือกบุคคลที่เป็นผู้ประสานงานเพื่อแจ้งแก่เจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์ติดต่อประสานงาน

(7)

ต่อไปและหากเจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์ดําเนินการงานพิมพ์เรียบร้อยแล้วจะมีหนังสือแจ้งมายังผู้รับผิดชอบ / ผู้ ประสานงาน - โทร กรอกเบอร์โทรศัพท์ผู้รับผิดชอบ / ประสานงานโดยครั้งแรกระบบจะดึงข้อมูลเบอร์โทรศัพท์จากในระบบแต่ ผู้จัดทําเอกสารสามารถแก้ไขได้ เมื่อผู้ใช้งานสามารถเพิ่มรายการขอใช้บริการโดยคลิก หากมีรายการขอใช้บริการหลายรายการ และสามารถลบรายการได้โดยคลิก

ระบบจะสามารถลบได้ทีละรายการโดยลบจากด้านล่างขึ้นมา และเมื่อทําการกรอกข้อมูลการขอใช้บริการครบถ้วนแล้วให้คลิกปุ่ม เพื่อทําการบันทึกข้อมูล

(8)

ภาพที่ 8.3-1 ภาพแสดงการสร้างแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา คลิกเมื่อต้องการบันทึก คลิกเพื่อกลับไปหน้ารายการเอกสาร คลิกเพื่อเพิ่ม / ลบ รายละเอียดส่วนหัวเอกสาร เนื้อหาเอกสาร วันที่ขอรับงาน ส่วนท้ายเอกสาร คลิกเพื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ รายละเอียดการถ่ายเอกสาร รายละเอียดส่วนของพิมพ์สําเนา

(9)

1.4 เมื่อกรอกข้อมูลการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาแล้วหากต้นฉบับเป็นไฟล์ข้อมูลสามารถแนบไฟล์เอกสารต้นฉบับ ไปกับแบบฟอร์มขอใช้บริการการพิมพ์ได้โดยคลิก

ระบบจะขึ้นหน้าต่างเพื่อแนบเอกสารดังภาพที่

8.3-2 จากนั้น คลิก เพื่อค้นหาไฟล์ที่ต้องการและคลิกปุ่ม เพื่อแนบไฟล์และคลิก เมื่อทําการแนบไฟล์เรียบร้อยแล้ว ภาพที่ 8.3-2 ภาพแสดงการแนบเอกสารต้นฉบับ คลิกเพื่อแนบไฟล์ คลิกเพื่อแนบเอกสาร คลิกเพื่อค้นหาไฟล์ที่ต้องการแนบ

(10)

8.4 การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ และการส่งข้อมูลการขอใช้บริการฯ ตามเส้นทางของระบบฯ

เมื่อกรอกรายละเอียดการขอใช้บริการครบถ้วนแล้ว ต้องทําการส่งเอกสารไปยังผู้อํานวยการกลุ่มงานที่ผู้ขอใช้บริการ สังกัดอยู่ โดยคลิกที่ปุ่ม เพื่อส่งเอกสารตามเส้นทาง ดังภาพที่ 8.4-1 จากนั้นระบบจะดึงเจ้าหน้าที่ สํานักงานพิมพ์ที่อยู่ตามสถานที่ที่ผู้ขอใช้บริการเลือกไว้มาใส่ในเส้นทางการเดินเอกสารอัตโนมัติ ดังภาพที่ 8.4-2 คลิก เพื่อส่งเอกสารไปตามเส้นทาง ภาพที่ 8.4-1 ภาพแสดงส่งเอกสารไปลงนาม ภาพที่ 8.4-2 ภาพแสดงเส้นทางส่งไปลงนามแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา คลิกเพื่อส่งเอกสารไปลงนามตามเส้นทาง ปุ่มลงนามเอกสาร เส้นทางการส่งเอกสาร เปลี่ยนผู้รับเอกสาร

(11)

8.5 การปรับปรุงแก้ไขข้อมูลแบบฟอร์มการขอใช้บริการฯ ก่อนบันทึกรับงาน

ผู้ขอใช้บริการสามารถปรับปรุงแก้ไขข้อมูลแบบฟอร์มการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาได้ 2 กรณีคือ กรณีที่ 1 กรณีผู้ขอใช้บริการยังไม่ได้ส่งเอกสาร 1. ไปยังเมนูด้านบน “ขอใช้บริการการพิมพ์” >> “ขอใช้บริการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา” คลิกเลือกรายการที่ ต้องการแก้ไขซึ่งจะเป็นสถานะเป็นรูป คือสถานะกําลังสร้างเอกสารจะได้หน้าจอดังภาพที่ 8.5-1 ภาพที่ 8.5-1 ภาพแสดงหน้าจอแก้ไขแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา คลิกปุ่มนี้เพื่อลบเอกสาร คลิกปุ่มนี้เพื่อแก้ไขเอกสาร คลิกปุ่มนี้เพื่อคัดลอกเอกสาร

(12)

2. คลิกปุ่ม จะได้หน้าจอดังภาพที่ 8.5-1 ซึ่งจะมีข้อมูลการขอใช้บริการที่เคยทําการกรอก ไว้ซึ่งจะสามารถแก้ไขข้อมูลต่างๆเหล่านี้ได้เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยให้คลิกปุ่มเพื่อทําการบันทึกข้อมูลและ ส่งข้อมูลตามเส้นทางดังข้างต้น กรณีที่ 2 กรณีส่งเอกสารไปตามเส้นทางแล้ว 1. ไปยังเมนูด้านบน “ขอใช้บริการการพิมพ์” และเมนูซ้ายส่วนของแบบฟอร์มเอกสารคลิกที่เมนู “ขอใช้บริการ ถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา” เอกสารที่สามารถดึงกลับมาแก้ไขได้จะต้องเป็นเอกสารที่เจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์ยัง ไม่ดําเนินการรับงานขอใช้บริการโดยสามารถดูได้ที่คอลัมน์ “สถานะการดําเนินการ” ต้องเป็นสถานะ “ยัง ไม่ได้รับงาน” ดังภาพที่ 8.5-2 ให้คลิกไปที่เรื่องที่ต้องการระบบจะแสดงหน้าจอดังภาพที่ 8.5-2 ภาพที่ 8.5-2 ภาพแสดงหน้าจอรายการแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา 2. จากนั้นคลิก เพื่อดึงเอกสารกลับมาแก้ไขดังภาพที่ 8.5-3 3. ระบบจะขึ้นหน้าต่างเพื่อให้กรอกเหตุผลการดึงกลับและต้องการลบเส้นทางหรือไม่กรณีที่เอกสารที่มีเลขที่ เอกสารนั้นจะมีช่องให้เลือกว่าต้องการลบเลขที่เอกสารเพื่อทําการออกเลขใหม่หรือยังคงเลขที่เอกสารเดิมไว้ ดังภาพที่ 8.5-4 จากนั้นคลิก

ระบบจะทําการดึงกลับเอกสารและแสดงหน้าจอดังภาพที่

8.5-4 4. คลิก เพื่อดําเนินการเอกสารต่อไป ดูสถานะการดําเนินการ คลิกเรื่องที่ต้องการแก้ไขเอกสาร

(13)

ภาพที่ 8.5-3 ภาพแสดงหน้าจอแบบฟอร์มขอใช้บริการการพิมพ์ที่ส่งเอกสารแล้ว

(14)

ภาพที่ 8.5-4 ภาพแสดงหน้าจอการดึงกลับเอกสาร คลิกเพื่อดึงกลับเอกสาร เลือกว่าต้องการลบเส้นทางหรือไม่ เลือกว่าต้องการลบเลขที่

เอกสารหรือไม่

(15)

8.6 การยกเลิกการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

การยกเลิกการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาหากเจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์ได้ทําการรับงานของแบบขอใช้ บริการฯแล้วในรายการเอกสารของผู้ใช้จะมีปุ่ม

ขึ้นมา

ในกรณีที่ต้องการยกเลิกการดําเนินการดังภาพที่ 8.6-1 ภาพที่ 8.6-1 ภาพแสดงรายการเอกสารที่ต้องการยกเลิก เมื่อคลิกปุ่มแล้วระบบจะแสดงหน้าจอดังภาพที่ 8.6-1 พร้อมทั้งแจ้งสถานการณ์ดําเนินการว่าได้ดําเนินการถึงขั้นตอน ใดให้ดําเนินการดังนี้ 1. กรอกเหตุผลการยกเลิกการขอใช้บริการ 2. คลิก เพื่อทําการบันทึกข้อมูลแต่ข้อมูลยังไม่ได้ส่งไปยังเจ้าหน้าที่ 3. จากนั้นเมื่อแน่ใจว่าต้องการยกเลิกแล้วคลิก เพื่อยืนยันอีกครั้งจากนั้นการขอยกเลิกขอใช้ บริการจะถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่สํานักการพิมพ์จากนั้นหากมีค่าใช้จ่ายในการดําเนินการไปแล้วนั้นเจ้าหน้าที่จะส่งใบ ต้นทุนการผลิตมายังเจ้าของเรื่องอีกครั้ง คลิกเพื่อยกเลิกเอกสาร

(16)

ภาพที่ 8.5-2 ภาพแสดงหน้าจอการขอยกเลิกการขอใช้บริการการพิมพ์

8.7 การติดตามสถานะการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

ผู้ขอใช้บริการสามารถติดตามการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาได้โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่เมนูด้านบน “ขอใช้บริการการพิมพ์” เมนูซ้ายส่วนของรายงานคลิกเมนู “ติดตามสถานะการขอใช้บริการ” ระบบจะแสดงหน้าจอดังภาพที่ 8.7-1 2. เลือกเงื่อนไขในการติดตามการขอใช้บริการโดยมีเงื่อนไขดังนี้ - ประเภทการขอใช้บริการสามารถขอใช้บริการได้ 2 ประเภทคือขอใช้บริการการพิมพ์และขอใช้บริการ ถ่ายเอกสารและอัดสําเนา - ชื่อเรื่องการขอใช้บริการสามารถค้นหาตามชื่อเรื่องของแบบฟอร์มการขอใช้บริการ - วันที่ขอใช้บริการสามารถเลือกช่วงวันที่ขอใช้บริการ - สถานะการดําเนินการสามารถค้นหาจากสถานะการทํางานขอการขอใช้เช่นรับงานแล้วกําลังดําเนินการ ดําเนินการแล้วเสร็จเป็นต้น 3. เมื่อเลือกเงื่อนไขการค้นหาแล้วคลิกปุ่ม จะปรากฏผลการค้นหาหน้าดังรูปที่ 8.7-2 4. ยืนยันการยกเลิก 3. บันทึกข้อมูล 2. กรอกเหตุผลการยกเลิก 1. เลือกรายการที่ต้องการ

(17)

ภาพที่ 8.7-1 ภาพแสดงหน้าจอติดตามสถานะการขอใช้บริการ

ภาพที่ 8.5-2 ภาพแสดงผลการติดตามสถานะการขอใช้บริการ

เลือกเงื่อนไขการค้นหา

(18)

8.8 การลงนามเอกสารแบบขอใช้บริการการพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์

(สําหรับผู้อํานวยการทุกสํานัก/กลุ่มงาน) เมื่อมีผู้ขอใช้บริการทําการสร้างแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาส่งเอกสารมายังผู้อํานวยการกลุ่มงาน หรือผู้อํานวยการสํานักลงนามเอกสารและส่งเอกสารเอกสารแบบขอใช้บริการการพิมพ์จะถูกส่งมายังผู้อํานวยการกลุ่มงานของ ผู้ขอใช้บริการ (จะอยู่ที่เมนูเอกสารเข้าระบบขอใช้บริการการพิมพ์ (เมนูด้านข้าง)) ซึ่งผู้อํานวยการกลุ่มงานต้องทําการลงนาม เอกสารก่อนเอกสารจึงจะดําเนินการต่อไปได้ซึ่งมีขั้นตอนการลงนามมีดังนี้ 1. คลิกเลือกเมนู “เอกสารเข้าระบบขอใช้บริการการพิมพ์” ดังภาพที่ 8.8-1 จะมีรายการขอใช้บริการรออยู่ให้เลือก รายการเอกสารที่ต้องการลงนามเอกสาร (ถ้าเป็นเอกสารที่เข้าใหม่จะมีสีเป็น ) ภาพที่ 8.8-1 ภาพแสดงรายการเอกสารแบบขอใช้บริการงานพิมพ์ที่รอลงนามเอกสาร ความหมายของภาพสัญลักษณ์ที่ใช้ในหน้าแสดงรายการเอกสารแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา หมายถึงเอกสารใหม่ หมายถึงเอกสารถูกเปิดอ่านแล้ว หมายถึงเอกสารถูกส่งต่อตามเส้นทางแล้ว (ส่งเอกสาร) หมายถึงเอกสารมีการส่งออกนอกเส้นทาง (ส่งต่อ) แสดงประเภทเอกสาร แสดงรายการเอกสารที่รอลงนามเอกสาร คลิกเมนูเอกสารเข้าระบบขอใช้บริการการพิมพ์

(19)

หมายถึงเอกสารมีเอกสารแนบมาด้วย หมายถึงเอกสารเข้าใหม่ หมายถึงเอกสารเร่งรัด หมายถึงเอกสารเกินกําหนดเวลาแล้วเสร็จ ความหมายของภาพสัญลักษณ์สถานะเอกสารที่ใช้ในหน้ารายการเอกสารแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา หมายถึงเอกสารขอใช้บริการที่อยู่ระหว่างดําเนินการ หมายถึงเอกสารขอใช้บริการที่รับงานแล้ว หมายถึงเอกสารขอใช้บริการที่ได้รับอนุมัติแล้ว หมายถึงเอกสารขอใช้บริการที่ไม่อนุมัติแล้ว หมายถึงเอกสารขอใช้บริการที่รอออกเลข หมายถึงเอกสารขอใช้บริการที่ถูกยกเลิก หมายถึงเอกสารขอใช้บริการที่ดําเนินการเอกสารเรียบร้อยแล้ว 2. คลิกที่ชื่อเรื่องเอกสารที่ต้องการลงนามเอกสารจากนั้นทําการเลือกว่าจะเห็นชอบหรือไม่เห็นชอบที่จะลงนาม เอกสารดังภาพที่ 8.8-2 หรือคลิก เพื่อแก้ไขเอกสารเองระบบจะแสดงหน้าจอเพื่อแก้ไขเอกสาร เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วคลิก เพื่อบันทีกรายการที่แก้ไข ภาพที่ 8.8-2 ภาพแสดงการลงนามเอกสารแบบขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา คลิกเพื่อลงนามเอกสาร เลือกเห็นชอบหรือไม่เห็นชอบในการลงนามเอกสาร คลิกเพื่อแก้ไขเอง

(20)

ความหมายของภาพสัญลักษณ์ที่ใช้ในหน้าแสดงรายละเอียดเอกสาร หมายถึงส่งต่อ หมายถึงตอบกลับ หมายถึงทําการตีกลับเอกสาร หมายถึงทําการดึงเอกสารกลับ หมายถึงทําการเปิดเอกสาร หมายถึงทําการปิดเอกสาร หมายถึงปุ่มกลับไปหน้าแสดงรายการเอกสาร หมายถึงปุ่มติดตามเอกสาร 3. คลิกปุ่ม เพื่อทําการลงนามเอกสารซึ่งเอกสารจะถูกส่งไปตามเส้นทาง ต่อไป

(21)

8.9 การดูรายงานการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

(เฉพาะผู้บริหารสํานักการพิมพ์) ผู้บริหารสํานักการพิมพ์สามารถดูรายงานด้านการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาได้แบบ Real Time และ สามารถดูรายงานได้ตามเงื่อนไขที่กําหนดโดยคลิกเมนู “ขอใช้บริการการพิมพ์” >> “รายงาน” ดังภาพที่ 8.9-1 ภาพที่ 8.9-1 ภาพแสดงเมนูรายงานต่างๆ 8.9.1 ติดตามสถานะการขอใช้บริการ ผู้บริหารสํานักพิมพ์จะสามารถติดตามสถานะการขอใช้บริการทั้งหมดขององค์กรได้ดังภาพที่ 8.9-1 โดย เลือกเงื่อนไขที่ต้องการได้แก่ - ประเภทการขอใช้บริการจะมี 2 ประเภทได้แก่ขอใช้บริการการพิมพ์และขอใช้บริการถ่ายเอกสารและ อัดสําเนา - ชื่อเรื่องขอใช้บริการสามารถค้นหาตามชื่อเรื่องของแบบฟอร์มขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา - หน่วยงานที่ขอใช้บริการสามารถค้นหาตามหน่วยงานที่ขอใช้บริการได้ - วันที่ขอใช้บริการสามารถค้นหาตามช่วงวันที่ขอใช้บริการได้ - สถานะการดําเนินการสามารค้นหาได้ตามสถานะการดําเนินการได้เช่นรับงานแล้วกําลังดําเนินการ ดําเนินการแล้วเสร็จหรือยกเลิกเป็นต้น เมื่อกรอกเงื่อนไขตามที่ต้องการแล้วคลิก จากนั้นระบบจะแสดงผลการค้นหาดังภาพที่ 8.9-1 2. แสดงเมนูรายงานต่างๆ 1. คลิกขอใช้บริการการพิมพ์

(22)

ภาพที่ 8.9-1 ภาพแสดงหน้าจอการติดตามสถานะการขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา

3. ผลการค้นหา

1. เลือกเงื่อนไขในการค้นหา

(23)

8.9.2 รายงานปฏิบัติงานการถ่ายเอกสาร/อัดสําเนา ผู้บริหารสํานักพิมพ์จะสามารถดูรายงานการปฏิบัติงานการถ่ายเอกสารและอัดสําเนาได้ที่เมนู “ขอ ใช้บริการการพิมพ์” >> “รายงาน” >> “รายงานการปฏิบัติงานการถ่ายเอกสาร” ดังภาพที่ 8.9-2 โดยเลือก เงื่อนไขที่ต้องการได้แก่ - ประเภทการปฏิบัติงาน สามารถเลือกได้ 2 ประเภทคือถ่ายเอกสารและอัดสําเนา - เลือกสถานที่ใช้บริการสามารถออกรายงานได้ตามสถานที่ที่ขอใช้บริการถ่ายเอกสารและอัดสําเนา - หน่วยงานที่ขอใช้บริการสามารถค้นหาตามหน่วยงานที่ขอใช้บริการได้ - ช่วงวันที่ขอใช้บริการสามารถค้นหารายงานได้จากช่วงวันที่ขอใช้บริการโดยสามารถออกรายงานได้ ประจําวันและประจําเดือน - ผู้ปฏิบัติงานสามารถค้นหารายงานการปฏิบัติงานได้เป็นรายบุคคล จากนั้นคลิกปุ่ม ดังภาพที่ 8.9-2 ภาพที่ 8.9-2 ภาพแสดงหน้าจอเงื่อนไขรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา ระบบจะแสดงรายงานตามเงื่อนไขที่เลือกดังภาพที่ 8.9-3 โดยสามารถจัดพิมพ์ได้ 3 แบบคือ 1. จัดพิมพ์ทันทีผ่าน browser คลิก

2. จัดพิมพ์โดยผ่าน Microsoft Word คลิกปุ่ม

3. จัดพิมพ์โดยผ่าน Microsoft Excel คลิกปุ่ม 1. คลิกเมนูรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสาร 3. คลิกค้นหา 2. เลือกเงื่อนไขในการออกรายงาน

(24)

ภาพที่ 8.9-3 ภาพแสดงรายงานการปฏิบัติงานถ่ายเอกสารและอัดสําเนา คลิกเพื่อพิมพ์ผ่าน Browser