ค ม อการใช งาน ระบบร บ-ส งหน งส ออ เล กทรอน กส คานา

(1)

คู่มือการใช้งาน

ระบบรับ-ส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์

ค าน า

เอกสารฉบับนี้ เป็นเอกสารในลักษณะของคู่มือการใช้งานระบบรับ-ส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (E-Filing) โรงเรียนอนุบาลสตูล ซึ่งระบบนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้ รับ-ส่งหนังสือระหว่างครู-บุคลากร ภายใน โรงเรียนอนุบาลสตูล คู่มือฉบับนี้ได้จัดท าเพื่อแนะน าวิธีการใช้งานต่างๆ ในระบบ อาทิเช่น การส่งหนังสือ การรับหนังสือ รวมไปถึงแนะน าข้อจ ากัด และเงื่อนไขต่างๆ ของการรับ-ส่ง หนังสือ นอกจากนั้นคู่มือฉบับ นี้ ยังแนะน าขั้นตอนการแปลงไฟล์เป็น PDF ในการส่งเอกสารอีกด้วย ฝ่ายงานพัฒนาระบบเครือข่ายข้อมูลสารสนเทศ (งานบริหารงานทั่วไป) จัดท าคู่มือการใช้งาน E-Filing ฉบับนี้ เพื่อมอบให้แก่ผู้ใช้งานระบบ ได้แก่ ครู-บุคลากร โรงเรียนอนุบาลสตูล ฝ่ายงานพัฒนาระบบเครือข่ายข้อมูลสารสนเทศ (งานบริหารงานทั่วไป) หวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือ ฉบับนี้ จะเป็นประโยชน์ส าหรับผู้ใช้งานในระบบได้อย่างดี หากมีข้อผิดพลาดประการใด ฝ่ายงานพัฒนา ระบบเครือข่ายข้อมูลสารสนเทศ (งานบริหารงานทั่วไป) ขออภัยมา ณ โอกาสนี้ด้วย งานพัฒนาระบบเครือข่ายข้อมูลสารสนเทศ งานบริหารงานทั่วไป โรงเรียนอนุบาลสตูล

(2)

1.ความต้องการของระบบ

ความต้องของระบบ ในที่นี้หมายถึง การใช้งานระบบ E-Filing ครู-บุคลากร อนุบาลสตูล จะต้องมี คุณสมบัติ ดังนี้ - มีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ทได้ - มีเครื่องพิมพ์ หรือเครื่องแสกนเอกสาร - มีบุคลากรที่มีความสามารถในการใช้งานคอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ท ระบบ E-Filing และพิมพ์ งานได้ - มีซอฟต์แวร์ที่จ าเป็นส าหรับการใช้งานกับระบบ E-Filing ได้แก่ * โปรแกรมเว็บบราวเซอร์ส าหรับเปิดหน้าเว็บเพจ เช่น IE หรือ FireFox * โปรแกรมส าหรับเปิดอ่าน และสร้างเอกสาร ได้แก่ Microsoft Word, Excel และ Powerpoint

* โปรแกรมส าหรับอ่าน หรือสร้างไฟล์ PDF เช่น Acrobat Reader, Foxit, PDF Creator เป็นต้น

(3)

2.การเข้าใช้ระบบ

วิธีการเข้าใช้ระบบ E-Filing ครู-บุคลากร อนุบาลสตูล ดังนี้ 2.1 เปิดโปรแกรมเวปบราวเซอร์ เข้าเวปโรงเรียนอนุบาลสตูล http://www.anbsatun.ac.th (ดังรูปที่ 1) รูปที่ 1 เวปไซด์โรงเรียนอนุบาลสตูล 2.2 คลิกเมนู E-Filing จากนั้นจะปรากฏ (ดังรูปที่ 2) รูปที่ 2 แบบฟอร์ม login เข้าสู่ระบบ

(4)

2.2 พิมพ์ ชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน (ทางผู้ดูแลระบบก าหนดไว้ให้แล้ว) ลงใน ฟอร์ม (ดังรูปที่ 3) แล้วกดปุ่ม เข้าสู่ระบบ รูปที่ 3 แสดงการกรอกชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน เข้าสู่ระบบ กรณีชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน ที่ใส่ไม่ถูกต้อง ระบบจะแสดงกล่องข้อความสีแดง เขียนว่า “กรุณา ป้อนชื่อและรหัสผ่าน ใหม่ครับ” (ดังรูปที่ 4) ให้ผู้ใช้ท าการพิมพ์ ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ที่ถูกต้องลงในฟอร์ม แล้วกด ปุ่มเข้าสู่ระบบอีกครั้ง รูปที่ 4 แสดงข้อความ กรณีกรอกชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่าน ผิด

(5)

เมื่อ ชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน ถูกต้อง ให้สังเกตชื่อผู้ใช้ ว่าเป็นชื่อเราหรือไม่ และระบบจะเข้าสู่หน้า หนังสือเข้า (ดังรูปที่ 5,6)

รูปที่ 5 แสดงชื่อผู้เข้าระบบ

(6)

การจัดเตรียมไฟล์เป็น ไฟล์ PDF เพื่อท าการส่งไฟล์ 1. เปิดไฟล์งานต้นฉบับ ที่ต้องการส่ง 2. บันทึกไฟล์ใหม่ดังนี้โดยน าเมาส์ไปชี้ที่บันทึกเป็น แล้วคลิกเลือกชนิดไฟล์เป็น PDF หรือ XPS… ดังนี้ [3.จะปรากฏหน้าต่างนี้ ให้เลือก Drive ที่จะเก็บ ใช้ชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษหรือตัวเลข แล้วคลิกปุ่ม 1. เลือก Drive ที่จะเก็บ 2.พิมพ์ชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษหรือตัวเลข 3.ชนิดเอกสาร เป็น PDF 4.คลิก จัดพิมพ์ 1 2 3

(7)

4. จะได้ไฟล์ PDF ดังนี้

3.การส่งหนังสือ

3.1 ให้ผู้ใช้ท าคลิกเลือกที่ เมนูส่งหนังสือ จากนั้นจะปรากฏแบบฟอร์มส่งหนังสือ (ดังรูปที่ 7)

(8)

3.2 ให้ผู้ใช้ท าการกรอกข้อมูลดังต่อไปนี้ลงในแบบฟอร์ม 3.2.1 ข้อมูลที่หนังสือ (เป็นส่วนที่จ าเป็นต้องกรอกทุกครั้งที่ท าการส่ง) 3.2.2 ข้อมูลชื่อเรื่อง (เป็นส่วนที่จ าเป็นต้องกรอกทุกครั้งที่ท าการส่ง) 3.2.3 เรื่องโดยย่อ (ส่วนนี้ผู้ส่งอาจจะไม่ต้องกรอก ก็ได้) 3.2.4 ข้อมูลผู้รับหนังสือ (เป็นส่วนที่จ าเป็นต้องกรอกทุกครั้งที่ท าการส่ง) ในส่วนข้อมูล ผู้รับ ผู้ส่งสามารถส่งเป็นรายสายชั้น หรือรายบุคคล ก็ได้ ในระบบ E-Filing ครู-บุคลากร อนุบาลสตูล ได้จัดกลุ่มไว้ทั้งหมด 12 กลุ่ม ได้แก่ 1. ผู้บริหาร 2. สายชั้นอนุบาล 1 3. สายชั้นอนุบาล 2 4. สายชั้นประถมฯ 1 5. สายชั้นประถมฯ 2 6. สายชั้นประถมฯ 3 7. สายชั้นประถมฯ 4 8. สายชั้นประถมฯ 5 9. สายชั้นประถมฯ 6 10. เจ้าหน้าที่ห้องพิเศษ 11. เจ้าหน้าที่ธุรการ 12. ผู้ดูแลระบบ

(9)

ในส่วนที่จ าเป็นต้องกรอกทุกครั้งที่ท าการส่ง หากเมื่อใดผู้ส่งลืม หรือไม่กรอกข้อมูล ระบบจะไม่ ด าเนินการส่งหนังสือให้ และระบบจะแสดงข้อความเตือนให้ผู้ใช้ ระบุข้อมูลในส่วนที่ยังไม่ได้กรอก ตัวอย่างฟอร์มหนังสือส่ง (ดังรูปที่ 8) รูปที่ 8 ตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์มส่งหนังสือ ที่ครบถ้วนถูกต้อง หลังจากกรอกข้อมูล ลงฟอร์มหนังสือส่งเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มถัดไป (ดังรูปที่ 9) รูปที่ 9 คลิกปุ่มถัดไป คลิก ปุ่ม ถัดไป

(10)

3.3 ให้ผู้ใช้ท าการส่งหนังสือ หรือเอกสารแนบ (ดังรูปที่ 10-13) 3.3.1 เลือกประเภทหนังสือ หรือเอกสารแนบ 3.3.2 จากนั้นระบุหมายเลขหน้า 3.3.3 เลือกไฟล์ที่ต้องการส่ง โดยคลิกปุ่ม Browse… รูปที่ 10 ฟอร์มแนบเอกสาร รูปที่ 11 ฟอร์มเอกสารที่ต้องการแนบ คลิก ปุ่ม Browse… 1. เลือก Drive ที่เก็บ เอกสาร _{2. เลือกไฟล์ที่ต้องการ} จัดส่ง 3. คลิก ที่นี่

(11)

เงื่อนไขในการส่งหนังสือ และเอกสารแนบ มีดังนี้ -หนังสือ หรือเอกสารแนบที่ส่งแต่ละครั้งจะต้องมีขนาดของไฟล์ไม่เกิน 4 MB -การส่งหนังสือ และเอกสารแนบสามารถท าได้หลายครั้งตามต้องการ -การส่งหนังสือ และเอกสารแนบ ต้องระบุหมายเลขหน้าทุกครั้ง ตัวอย่างเช่น 1, 1-15 เป็นต้น หากไม่ กรอกข้อมูลส่วนนี้จะไม่สามารถท าการส่งหนังสือ และเอกสารแนบได้ -ไฟล์หนังสือ หรือเอกสารแนบ ชนิดไฟล์ที่สามารถส่งได้ ได้แก่ ไฟล์ภาพ (เช่น .jpeg, .png, .gif, .bmp) ไฟล์เอกสาร จาก Word, Excel และ PDF รูปที่ 12 ฟอร์ม ส่งเอกสารแนบ หลังจากที่คลิก ปุ่มส่งเอกสารแนบเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏรายการไฟล์แนบที่ส่งแล้ว (ดังรูปที่ 13) คลิก ปุ่มส่งเอกสารแนบ

(12)

รูปที่ 13 หน้าต่างแสดงรายการไฟล์หนังสือ หรือเอกสารแนบที่ได้ท าการส่ง เงื่อนไขในการส่งหนังสือ และเอกสารแนบ มีดังนี้ - หนังสือ หรือเอกสารแนบที่ส่งแต่ละครั้งจะต้องมีขนาดของไฟล์ไม่เกิน 4 MB (เมกะไบต์) - การส่งหนังสือ และเอกสารแนบสามารถท าได้หลายครั้งตามต้องการ - การส่งหนังสือ และเอกสารแนบ ต้องระบุหมายเลขหน้าทุกครั้ง โดยสามารถพิมพ์เป็นข้อความก็ได้ ตัวอย่างการกรอกข้อมูล เช่น 1, 1-5, หรือพิมพ์ข้อความว่า ทุกหน้า ก็ได้ หากไม่กรอกข้อมูลส่วนนี้ผู้ใช้ ไม่สามารถท าการส่งหนังสือ และเอกสารแนบได้ - ไฟล์หนังสือ หรือเอกสารแนบ ชนิดไฟล์ที่สามารถส่งได้ ได้แก่ * ไฟล์ภาพ (เช่น .jpg .png .gif .bmp) * ไฟล์เอกสาร จาก Word, Excel หรือ PDF

(13)

เมื่อไม่มีการส่งเอกสารแนบแล้ว ให้กดปุ่มเสร็จสิ้นการส่งเอกสาร จากนั้นจะปรากฏหน้าหนังสือ ออก (ดังรูปที่ 14) รูปที่ 14 ฟอร์มหน้าต่างหนังสือออก และหนังสือที่ท าการส่งออกไป สามารถตรวจสอบได้ที่เมนู หนังสือออก (ดังรูปที่ 15) รูปที่ 15 ฟอร์มหน้าต่างหนังสือออก คลิก เมนูหนังสือออก หนังสือที่พึ่งถูกส่งออกไป

(14)

4.การรับหนังสือ

ขั้นตอนการรับหนังสือ ดังนี้ 4.1 หลังจากที่กรอกชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านเรียบร้อย ถ้ามีหนังสือเข้ามาใหม่ และยังไม่ได้เปิดอ่าน จะมี Icon ล่าสุด กระพริบ ที่หลังหนังสือเข้า และที่เมนูหนังสือเข้าจะมีเลขแสดงบอกว่ามีกี่ฉบับที่เข้ามา ใหม่ (ดังรูปที่ 16) รูปที่ 16 ฟอร์มหน้าต่างหนังสือเข้า 4.2 สามารถเปิดหนังสืออ่านได้ ตามลูกศรชี้ 2 ต าแหน่ง (ดังรูปที่ 17) รูปที่ 17 ฟอร์มต าแหน่งเปิดหนังสือ

(15)

4.3 หลังสือคลิกเปิดอ่านหนังสือแล้ว จะได้หน้าต่างรายละเอียดหนังสือราชการ และให้ท าการคลิก ที่ หนังสือ (ดังรูปที่ 18) รูปที่ 18 ฟอร์มเปิดหนังสือราชการ จะปรากฏรายละเอียดต่าง ๆ ของเอกสาร สามารถคลิกดูเอกสารจากไฟล์ได้ทันที โดยจะบันทึก หรือจะเปิดไฟล์โดยไม่บันทึกลงเครื่องก็ได้ 4.4 ให้ดูที่ จ านวนชื่อผู้รับ จะมี ที่มีสิทธิ์กี่คน ที่รับแล้วกี่คน ที่ยังไม่ได้รับกี่คน จะแสดงให้เราเห็น (ดังรูปที่ 19) รูปที่ 19 ฟอร์มต าแหน่งเปิดหนังสือ คลิกดูที่ตัวเลข คลิกที่นี่เพื่อดูหนังสือ

(16)

4.5 ภาพแสดงตัวอย่างบุคคลที่มีสิทธิรับหนังสือ (ดังรูปที่ 20) รูปที่ 20 ฟอร์มรายชื่อผู้มีสิทธิ์รับ

5.การปิดระบบ

ขั้นตอนการปิดระบบ หลังเลิกใช้งาน มี 2 วิธีดังนี้ (ดังรูปที่ 21) วิธีที่ 1 รูปที่ 21 ออกจากระบบ (Logout) วิธีที่ 1 คลิกปุ่ม ออกจากระบบ

(17)

วิธีที่ 2 รูปที่ 22 ปิดระบบออกจากโปรแกรม e-filing วิธีที่ 2 คลิกเมนู ปิดระบบ วิธีนี้ เป็นการออกจากระบบ (Logout) พร้อมกับปิดหน้าต่างโปรแกรม หลังจากคลิกปุ่ม ปิดระบบ จะมี หน้าต่างเตือนว่า “คุณต้องการปิด หน้าต่างนี้หรือไม่” ให้เราคลิก ปุ่ม YES