• No results found

Review Date 01/01/2017 Director of Finance and Information Director of Strategy and Transformation Expiry Date 27/01/2018 Withdrawn Date

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Review Date 01/01/2017 Director of Finance and Information Director of Strategy and Transformation Expiry Date 27/01/2018 Withdrawn Date"

Copied!
31
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

 

 

 

        Policy No:  OP04    Version:  5.0                Name of Policy:  Charitable Funds Policy      Effective From:  05/02/2015                  Date Ratified  28/01/2015  Ratified  Trust Board  Review Date  01/01/2017  Sponsor  Director of Finance and Information  Director of Strategy and Transformation  Expiry Date  27/01/2018  Withdrawn Date          This policy supersedes all previous issues.     

(2)

Version Control   

  Version  Release  Author/Reviewer  Ratified 

by/Authorised  by  Date  Changes   (Please identify page no.)  1.0  February  2002      Trust Board  February  2002    2.0  February  2006      Trust Board  February  2006    3.0  December  2009  Pam Oliver  Director of  Finance and  Information    November  2009    4.0  24/10/2012  Angela Green/  Tracey Preece  Charitable  Funds  Committee    September  2012  Minor changes and  amends throughout  5.0  05/02/2015  Lucia Hiden/  Angela Green  Trust Board  28/01/2015 Re‐writing of original  policy in line with new  strategic direction for  charity       

(3)

Contents    Section  Page    1  Introduction ... 5    2   Policy scope ... 5    3  Aim of policy ... 6    4  Duties (Roles and responsibilities) ... 6    5  Definitions ... 7    6  Charitable Funds Policy ... 7  6.1  Opening a charitable fund and merging and deleting existing accounts ... 7  6.2  Restricted, unrestricted and designated funds ... 8  6.3  Principles that apply to the stewardship of funds ... 8  6.4  Income from charitable trading ... 8  6.5  Application of funds (expenditure) ... 9  6.6  Purchasing/ donation of goods ... 9  6.6.1   VAT ... 10  6.7  Purchasing staff training ... 10  6.8  Spending approval process and limits ... 10  6.9  Authorising officers and the charitable funds accountant ... 10  6.10  The reserve policy and annual spending plans ... 11  6.11  Cash management ... 11  6.12  Fundraising ... 11  6.13  Charitable collections ... 12  6.14  Raffles and lotteries... 12  6.15  Donations from external companies ... 12  6.16   Fee waivering/donation of personal income ... 13  6.17  Paying donations in ... 13  6.17.1  Gift Aid ... 13  6.18  Reserves of charitable funds ... 14  6.19  Fund signatories changes to funds ... 14  6.20  Reclassification or closure of funds ... 14  6.21  Investment policy ... 14  6.22  Management and administration services ... 15  6.23  Reporting ... 15  6.24  Insurance ... 15  6.25  Complaints and concerns ... 15  6.26  Legacies ... 15    7  Training ... 16    8  Equality and diversity ... 16    9  Monitoring compliance with the policy ... 16    10  Consultation and review  ... 17    11  Implementation of policy (including raising awareness) ... 17   

(4)

12  References ... 17    13  Associated documentation (policies) ... 17    Appendices    APPENDIX ONE   Charitable Funds Committee Terms of Reference ... 18  APPENDIX TWO   Confirmation of Publication of Results from Charitable Research ... 20  APPENDIX THREE   Request for Charitable Funds expenditure form ... 21  APPENDIX FOUR   Donation form ... 23  APPENDIX FIVE   Charitable Funds authorised signatory form ... 24  APPENDIX SIX   Application to merge Charitable Funds ... 25  APPENDIX SEVEN   Charitable Funds Committee reporting structures ... 26  APPENDIX EIGHT  Approval for expenditure at charitable funds committee form ... 27  APPENDIX NINE  Charitable Funds Operational Group Terms of Reference ... 30   

(5)

Charitable Funds Policy    Introduction    The Trust runs a charity under the name of Gateshead Health NHS Foundation Trust Charitable  Funds with a charity registration number of 1086145. The objective of the charity is to hold funds  for any charitable purpose relating to the NHS wholly or mainly for the services provided by the  Trust. The charity was established in 2001 following the merger of Gateshead Hospitals NHS trust  charitable fund and Gateshead Healthcare NHS Trust charitable fund. It was given the name  Gateshead Health NHS charitable fund until April 2005 when it was amended to reflect the trust’s  new foundation trust status.     The charitable fund is administrated and managed by the Trust as a corporate trustee. This means  that the directors of the Trust, acting collectively, exercise the duties of the Trustee. Executive and  non‐executive directors become trustees of the charity upon appointment. Information about the  charity and advice on the role of a trustee is provided in recruitment packs for these roles. The  responsibility to manage the charity has been delegated to the charitable funds sub‐ committee.    The Trust manages the charity by setting up individual funds for wards and departments which are  managed locally by a fund manager and signatories under delegated authority from the charity.  Each fund is classed as an ear‐marked fund of the charity.    The main sources of income are donations, legacies, investments income and proceeds of  fundraising activity. Monetary donation/ contributions are gifts given ‘free from consideration’ to  the Trust in recognition of the treatment/ care provided. Specifically excluded from this are private  patient fees, NHS Category 11 income, sponsorships of drugs trials or any contribution which is  given in return for a service provided (or to be provided) in return for the contribution. Monies  must not be accepted for the personal benefit of any individual staff member.     1.1  Charitable purpose    Health Service bodies are not themselves charities, only the funds and property they hold  on trust for exclusively charitable purposes constitute charities.    Section 3 of the Charities Act 2011 states that for a fund to be a charity it must have  purposes which are exclusively charitable. Charities administered by health bodies fall into  the category of the advancement of health or the saving of lives.    QE Gateshead Charitable Funds is not set up for the relief of financial need.    A purpose is not charitable unless it is for the public benefit. It must be of actual benefit,  and must benefit the public as a whole or a sufficient section of the public. A purpose is not  charitable if it is wholly or mainly for the benefit of specific individuals.    Policy scope    The purpose of the policy is to:  • Give general information on charitable funds to all staff within the Trust   • Give guidance on how to apply to open a fund and the general management arrangements  for running a charitable fund  • Give information on how further information can be obtained for charitable funds.   

(6)

Aim of policy    The aim of the policy is to:  • Ensure that charitable funds are managed in a consistent manner across the Trust in  accordance with charity legislation  • Ensure that proper financial controls, governance and procedures are adhered to  • Support in the objectives of the charity to enhance the services and facilities provided by  the Trust to patients and staff.    Duties ‐ roles and responsibilities    Trust Board  The Trust Board is the corporate trustee (see definition in section six) and takes responsibility for  the charity.    Charitable Funds Committee  This is a sub committee of the Trust, which oversees the Charitable Funds activity within the  organisation. It has powers to recommend changes in the way Charitable Funds are invested and  spent, and reviews the systems in operation.    The Terms of Reference of the Charitable Funds Committee are attached at Appendix 1 of this  document.    Chief Executive  The chief executive is a trustee of the charity and has a duty to ensure that team members who are  fund managers know and understand their responsibilities and execute their duties accordingly in  line with this policy.    Executive Director  The executive directors are trustees of the charity and in some cases are signatories to funds or  fund managers. The director of finance and information and the director of transformation and  compliance are jointly responsible for the charity. The executive directors have a duty to ensure  that their teams who are fund managers know and understand their responsibilities and execute  their duties accordingly in line with this policy.    Heads of Department  Heads of department have a duty to ensure that they and their teams who are fund managers  know and understand their responsibilities and execute their duties accordingly in line with this  policy.    Fund managers  The fund manager can be any member of staff who accepts delegated responsibility for an ear‐ marked fund in accordance with the Trust’s guidance for managing charitable funds. This is  available on the charitable funds section of the Trust intranet at  http://staffzone/charitablefunds/ifm.php. The income and property of the fund must be applied in  furtherance of the purpose of the charity and for no other purpose.    All staff  Staff need to be aware of the role of the charity within the hospital and understand where to direct  members of the public who wish to make a donation and other fundraisers.   

(7)

Definitions    Charitable Fund: A specific ear‐marked fund created to benefit patients, staff or both. Earmarked  funds are unrestricted in nature but are to be used within a specific ward or department at the  discretion of the trustees who ultimately have responsibility for the fund.    Fund Manager: A member of staff with delegated responsibility for an individual fund.    Charitable purpose: The charitable purpose of the charity is the advancement of health or the  saving of life (Charities Act 2011).     Corporate Trustee: If an NHS body holds charitable funds as sole corporate trustee the board  members of that body are jointly responsible for the management of those charitable funds.  Members of both the Trust Board and Charitable Funds Committee are not individual trustees  under charity law but act as agents on behalf of the corporate trustee.    Charitable Funds policy    A guide for managers, which aims to answer some of the everyday questions fund managers may  have about running a fund, is available on the charitable funds section of the Trust intranet at  http://staffzone/charitablefunds/ifm.php    6.1  Opening a charitable fund and merging and deleting existing accounts    Any manager wishing to open a charitable fund should write to the charitable fund  manager for approval. The letter should include a brief description of the purpose of the  fund and the names of the people who will manage the fund. There should be at least  three members of staff who will take responsibility for the fund. These should be a medical  representative, a nursing representative and the service line manager or equivalent. Any  variation to these representatives must be authorised by the Charitable Funds Operational  Group.    The form “Application for the creation of a new charitable fund” (available from the charity  office) should be completed. The form will be returned if it has not been fully completed  and a new fund will not be created unless a material amount of funding is to be paid in.  Care should be taken to ensure the charitable purpose of the proposed new fund is not  already covered by an existing fund.    The purpose of the fund should be specific enough to ensure that the funds are used in  accordance with the original aims but at the same time should not be too restrictive in case  it limits future use of the fund. If the fund is to be used for research purposes a special  declaration form needs to be signed. A copy is attached at appendix two. This will confirm  that the outcome of the research will be published in a recognised journal and publicised to  demonstrate accountability to Gateshead residents.    When it is agreed that a new fund is appropriate (at the Charitable Funds Operational  Group), the finance department must be informed as each charitable fund must be  allocated a separate accounting cost centre.    The merger of existing funds is encouraged by the Charity Commission where funds have  very similar purposes. Where the purposes of a fund have been met and there is no need  to continue the fund, it should be closed. The fund manager should continually monitor  funds and inform the charitable funds manager if there is a case for the merger or deletion  of a fund. 

(8)

  Funds that have continuously had a balance of less than £500 will be merged with another  fund of a similar purpose providing that there is no restriction applied to the fund for  purpose.    6.2  Restricted, unrestricted and designated funds    Restricted funds are funds which either:  • Must be used for specific purposes (set out by, for example, donor(s) at the point  of donation (including legacies) or by the terms of a public appeal or a grant or  • Are subject to a restriction on expenditure (also known as ‘permanent endowment’  or ‘expendable endowment’ depending on the exact terms of the restriction).    Unrestricted funds are those funds which are given to the charity (whether solicited or  unsolicited) without any restrictions imposed by the particular donor or grant maker and  may be spent at the discretion of the trustees, in furtherance of the objects of the charity  in which the funds are held, without any distinction between capital and income.    Designated funds for the majority of the Trust’s funds where unrestricted funds are set  aside for designated purposes in relation to a particular ward, department, speciality or  service. Designation of funds is used where donors have expressed a preference without  imposing a formal restriction. Designated funds are recorded within the summary of  unrestricted funds in the charity’s accounts.    6.3  Principles that apply to the stewardship of funds    Charitable funds must be applied for the purposes set out (to provide additional support  for patients and staff, to buy capital items and support medical research and support staff  training in some circumstances).The following principles apply:  • The income and property of the charity must be applied with fairness and to  persons who are properly qualified to benefit from it  • The Trustee must act reasonably and prudently in all matters relating to the charity  and must always bear in mind the interests of the charity  • Personal views or prejudices must not affect conduct  • The same degree of care in dealing with the administration of the charity should be  exercised as would be exercised managing the Trust Board’s affairs  • Fund managers and signatories are actively encouraged to spend in line with the  purpose of the charity as funds will not be permitted to merely accumulate income.   • Anybody wishing to apply for spending from within charitable funds must have the  approval of the fund manager for that spend before a bid is submitted.    6.4  Income from charitable trading    Income received whilst carrying out the purposes of the charity is regarded as charitable  trading. This includes income from training and lectures connected to the charity and  income from coffee shops or similar directly provided by the charity as a service to  patients, relatives and staff.    

(9)

6.5  Application of funds (expenditure)    Before deciding to apply to spend charitable funds, fund managers must consider:  • Whether alternative sources of funding are appropriate. As a general guide it is not  appropriate where a Trust revenue budget is normally used for the expenditure or  where the expenditure is in respect of goods and services that are funded through  service level agreements  • Whether the expenditure is for a charitable purpose in line with the criteria stated,  most notably that it will be of benefit to patients  • The wishes of the donor, and any restriction or designation placed on the fund  • Whether charitable funds may be used where Trust funds have been used to  partially fund a project. This can include additions to basic levels of goods, services,  equipment where the needs and requirements of patients are only partially met  through exchequer funding  • The number of individuals who will benefit from any expenditure. A purpose is not  charitable if it is wholly or mainly for the benefit of specific individuals.    Further information is provided in the application to access charitable funds form which is  attached as appendix three.    All requests for charitable funding must be completed in advance of the purchase of goods  or services. Retrospective applications will not be accepted and the funding for those items  will need to come from revenue budgets.    It is expected that income generated is spent within two years. If it is not spent, funds may  be subject to scrutiny by the charity which may decide to merge or close a fund.    6.6  Purchasing/ donation of goods    Official orders must be raised for all goods and services purchased from charitable funds  except for small items bought out of petty cash. The normal system for procuring goods  and services for the Trust should be applied when buying items from charitable funds i.e.  raise an e‐requisition. The only difference is that the requisition should be approved by an  authorised signatory of the charitable fund (note this may be different to the normal  approved signatures for departmental items) and the value/ estimated value of the goods  or service should be added. Once an e‐requisition has been approved by a fund manager it  will be checked by the finance team to ensure that there are enough funds and it has been  appropriately authorised. They will then allocate an approval number and forward to the  supplies department for processing.     It is important that when items are purchased from charitable funds or when families/  friends wish to purchase items for ward usage that the appropriate health and safety  standards are applied before completing requisitions. The supplies department will provide  a list of approved hospital suppliers that meet health and safety standards and/ or put  requisitioners in touch with those personnel who can answer any queries, e.g. estates for  electrical goods, ergonomics advisor or the infection control team for furniture and fittings,  clinical staff or medical devices team for medical equipment or the IT department for IT  equipment. This will help prevent the purchase of goods that cannot be used in both  clinical and non‐clinical areas.    All purchases made from charitable funds belong to the Trust. All equipment etc purchased  by the charity remains with the Trust should a member of staff leave.   

(10)

E‐requisitions and study leave forms will not be processed until the finance department has  received a fully completed request for expenditure form.      6.6.1   VAT    The charity is allowed to claim zero rating of VAT from the purchase of medical,  scientific, computer, video, sterilising, laboratory or refrigeration equipment for the  use in medical research, training, diagnosis or treatment. These forms are  completed and authorised by the supplies department.      The charity can also claim contracted out VAT (the same as for purchases from the  foundation trust) for items purchased using charitable funds.    6.7  Purchasing staff training    Charitable Funds may be used to partially or fully fund educational or training courses for  staff where this is in addition to the provision ordinarily afforded by the NHS. The training  must show demonstrable patient benefit. Staff must complete the standard study leave  form and forward to the finance department for approval. For further guidance, please  refer to policy PP29 Education, Training and Development policy and study leave  procedures.     The charity will contribute to the costs of the annual staff awards event as recognition of  the achievements of staff.    6.8  Spending approval process and limits    The application to access charitable funds form, attached as appendix three, must be  completed and full authorisation obtained for all charitable funds expenditure before any  commitment is made.     Charitable Funds signatory  Up to £24,999  Charitable Funds Committee  Over £25,000    The form also includes information on the appeals process should the requestor or the  finance team disagree with the decision made by the spending authoriser.     Expenditure over £25k must go through the Charitable Funds Operational Group with a  completed approval for authorisation of funding for (attached as appendix eight). Please  contact the charitable funds manager with any further queries and to arrange the  presentation at the charitable funds committee.    6.9  Authorising officers and the charitable funds accountant    For each charitable fund within the Trust, day to day responsibility must be rest with a fund  manager with two co‐signatories. These must be staff of a reasonable level of  responsibility. The Charity Commission allows delegation but only to the extent that  responsibility for exchequer budgets is delegated.    The Standing Financial Instructions (SFI’s) set out the rules which regulate the financial  arrangements within the Trust. The SFI’s apply equally to Charitable Funds and, therefore,  must be understood and applied by the Authorising Officers. In addition, members of staff  should apply normal ordering, receipting and payment for goods and services procedures  to charitable fund purchases. Disbursements from Petty Cash may be made for Charitable 

(11)

Funds expenditure when adequate supporting documentation is provided ie. receipts. The  hospital cashier will verify such requests and contact the Assistant Director of Finance if  specific verification is required. Examples of relevant petty cash disbursements would be  individual food items for palliative care patients, small items such as newspapers or fish  and chips, art sessions and music therapy or purchases for dementia patients.    6.10  The reserve policy and annual spending plans    The charity is expected to ensure that charitable funds are spent, on the purpose for which  they were donated, within a reasonable timescale, unless funds are being amassed for a  large piece of expenditure. Delays in spending funds may result in a breach of trust and  therefore account balances are continuously monitored. The Charity Commission can hold  the trustees in breach of trust if funds accumulate without good reason.    Fund managers are required to forward their spending plans for the next financial year to  the charitable funds manager in line with the requested deadline, for collation and  presentation to the Charitable Funds Operational Group.    6.11  Cash management    In general there should not be a mix between charitable funds and exchequer funds.  Separate bank accounts exist for both funds.    Where the exchequer account makes payments on behalf of charitable funds a  reimbursement must be made by the Director of Finance from charitable funds as soon as  practicable. This should be on a monthly basis as a minimum.     Ideally fund managers should indicate any known timing of expenditure so that cash  forecasts for charitable funds can be carried out by the Director of Finance or his  nominated officer to ensure the liquidity of the total charitable funds cash. This will identify  any funds that could be safely added to the charitable funds investment portfolio or  alternatively identify funds that need to be returned from the portfolio. The forecasts must  include all outstanding reimbursements due to Exchequer funds and any grants, donations,  fund‐raising receipts or legacies which have not been received but which are certain.    The information highlighted at section 6.8 above will provide the information needed to  assist the process of cash and investment management.    6.12  Fundraising    Anyone wishing to raise funds or carry out sponsorship must have the approval of the  charitable funds manager prior to carrying out this work. The charitable funds manager will  officially log the fundraising activity in accordance with the Charity Commission regulations  (this applies equally to internal events on wards and departments). The charitable funds  manager will then issue the appropriate agreements and sponsorship forms alongside a  fundraising pack and offer further support such as social media and poster templates.  Larger fundraising projects will be considered by the Charitable Funds Committee.      In all instances, risk assessment and reputational standing should be considered before  events are undertaken. It is important money handling is secure and processes are  implemented to ensure that staff or volunteers are not put at risk of suspicion.   

(12)

6.13  Charitable collections    There are many different forms of fundraising collections and all have different rules. Some  of the most common are:    • Street collections: require a licence from the local authority  Private collections: if a collection is open to the public but being held on private  property such as a shopping centre or railway station, permission must be obtained  from the landowner or manager  • Static collection boxes: Boxes must be secure and tamper proof and require the  permission of the business owner  • House‐to‐house collections: Licences must be obtained from the local authority.    The Metropolitan Police states: “No collection shall be in such a manner as to cause, or be  likely to cause, danger, obstruction, inconvenience or annoyance to any person.”    When collecting in person, identity badges that contain details of the licence and the  charity should be worn. These will be made available through the charity office.    6.14  Raffles and lotteries    Raffles are a form of lottery and are widely used by fundraising organisations of all sizes,  whether organised internally or by volunteers.    There are strict laws governing raffles and lotteries. Small lotteries (including raffles and  tombola’s) are only allowed in the following circumstances:  • The value of the prizes does not exceed a total of £50   • No cash prizes are given  • The sale and issue of tickets is restricted to Trust premises  • The results must be announced at the place where the tickets were sold.    Any lottery/ raffle/ tombola exceeding the above perimeters must be registered with the  local authority. Failure to observe these rules means the charity has carried out an illegal  action. The Charity Commission has the power to revoke charitable status if the charity fails  to observe the rules/ laws governing the administration of charitable funds.    All wards and departments must register lotteries/ tombola’s/ raffles with the the  charitable funds manager. Further guidance can be sought from the charity team on  extensions 6451 or 5323. Tombolas, raffles and other events cannot be publicised openly  on wards or throughout the hospital because of security. Promotion must be done directly  with patients and their families.    6.15  Donations from external companies    Companies that the Trust works with may on occasion be invited and asked to participate  in fundraising and charitable donations. Other companies may choose proactively to make  a donation. Both of these ways of generating income for the charity are acceptable on the  understanding that this is an altruistic gift only. Any members of Trust staff or companies  trying to use charitable funds as a way to promote a product outside of the Trust’s supplies  processes may find their fund signatory status removed and companies may be barred  from working with the Trust in future.   

(13)

6.16  Fee waivering/donation of personal income    Some consultants use charitable funds as a way to offset additional income. Any member  of staff donating money to the charity does so altruistically. This does not give that person  an increased influence on how that fund is spent, regardless of whether they are a fund  manager or signatory. All funds remain under the governance of the charity and the  charitable funds committee may choose to remove a fund manager if it feels there is a  conflict of interests.    For tax reasons, individuals wishing to donate personal income must inform the finance  team in advance and they will be required to sign an appropriate declaration form.  If  reports or additional work  are carried out during normal working hours the fees payable  must be credited to the Foundation Trust and not the charity.    6.17  Paying donations in    Cheques paid into the charity should be made payable to “Gateshead Health NHS FT  Charitable Funds”.    The fund number/ name of the fund should accompany the cheque to ensure that the  money is credited to the appropriate fund.    All donations received in wards and departments should be paid into the hospital cashier  on the day of receipt, or in the case of a weekend or Bank Holiday on the next working  day. It should quote the name and number of the fund. An official receipt will be given.  Staff must not hold any monies relating to the charity, even if donated for the use of their  department.    Donor forms and donor envelopes should be made available in every ward and department  and these gift aid opportunities must be encouraged by all ward and departmental staff. No  staff should ever take receipt of donations in cash without completing paperwork and  taking to the hospital cashier. No “ward funds” are allowed within the hospital or any of its  departments.    The cashiers’ office, located at the main entrance of the Queen Elizabeth Hospital, is open  between 9.30am and 1pm and 1.30pm to 4.30pm Monday to Friday. A night safe is  available outside of these hours to the right of the cashiers’ window where charity money  can be deposited. Staff should ensure that the details of the donations are included with  the deposits.    Donations can also be made through the Trust’s Just Giving website page at  www.justgiving.com/qegateshead or through the charity’s own website  www.qegatesheadcharitablefunds.org.uk     6.17.1  Gift Aid    If a person donating money pays income tax in the UK then the charity is allowed to  reclaim the equivalent of the basic rate of income tax from the Inland Revenue. Gift  Aid messages are now incorporated in the donor forms (attached as appendix four)  which should be used wherever possible and within the donation envelopes. Both  of these documents are available on wards and departments with further copies  available through the charity office.   

(14)

6.18  Reserves of charitable funds    Trustees are under a legal duty to apply charity funds within a reasonable time of receiving  them. Trustees need to consider, and regularly review, what level of reserves it is  appropriate for them to hold. If reserves are too high, the charity is retaining funds without  justification and this could constitute a breach of trust. The reserves policy is attached as  appendix eight TBC    The charity requests that annual spending plans are produced. If funds build too high  reserves with little or no track of income and expenditure, they may be subject to review.    6.19  Fund signatories changes to funds    The financial accounting team should be advised, in writing, of any changes to the funds.  An authorised signatory form should be completed by all managers and nominated officers  of the funds. This can be found on the charitable funds intranet section at  http://staffzone/charitablefunds/ifm.php and is attached as appendix five.    An up to date record of these members of staff must be held by the Charitable Funds  Accountant, who must be informed of required changes to fund signatories before a new  signatory starts authorising expenditure. This should include the names, designation and  sample signatures.  The Charitable Funds Accountant simply verifies expenditure and is  NOT an Authorising Officer.    There should be at least three members of staff who will take responsibility for the fund.  These should be a medical representative, a nursing representative and the service line  manager or equivalent. Any variation to these representatives must be authorised by the  Charitable Funds Operational Group.    6.20  Reclassification or closure of funds    When the purpose of a fund has ceased to be relevant or the balance has been spent or  reduced to below £500, the charity’s operational group will decide if the fund should be  closed with the remaining balance transferred to another appropriate fund. This will be  decided through a monthly programme of analysis and tracking of every fund within the  charity and through identification of any plans highlighted in the spending proforma which  each fund manager will be asked to complete on an annual basis. The final decision to close  and realign a fund will be made by the Charitable Funds Committee. The application form  to merge charitable funds is attached as appendix six.    6.121  Investment policy    Under the Trustee Act 2000, trustees are required to have a written investment policy  which demonstrates effective management of charitable funds, whether these are invested  or held as liquid assets to meet forecast current expenditure.     This should be incorporated into the existing operating cash and investment policy with a  new section on charitable fund investments.    The objective of the charitable funds investments is to generate enough income to cover  the cost of administering the funds and over the long term to maintain the real capital  value of the portfolio. The policy is in place and was last reviewed by a working group and  ratified at the Charitable Funds Committee in January 2015. It is available on the charitable  funds section of the intranet at http://staffzone/charitablefunds/ifm.php  

(15)

  The charity has determined that no investments should be made in companies whose main  business is related to profit from tobacco products, alcohol, pornography, gambling,  armaments or energy coal extraction.    The charity has adopted a cautious approach to risk, whilst seeking a high and growing  income which allows us to maintain the real value of funds held and support the overall  objective of expediting the beneficial nature of the funds.    6.22  Management and administration services    The charity obtains management and administration services from the Trust for a charge  agreed each year. This includes the charitable funds manager’s post, financial  administration, audit fees, the financial ledger system and Just Giving fees recharged.   These charges will be apportioned across the funds at the end of the financial year on a  proportional basis alongside the investment income received. Any change is agreed  through the Charitable Funds Committee.     6.23  Reporting    The Charitable Funds Committee meets quarterly and receives updates on the work of the  charitable funds manager, performance of the charity, financial updates regarding income,  expenditure and investments. Charitable fund financial reports are sent to fund managers  monthly by the finance department. Accounts are produced annually and undergo a full  audit from external auditors following this. The charity also produces an annual report  which contains the published accounts and provides an annual update presentation to the  trustees at the Board.    The charity also submits an annual report and annual accounts to the Charity Commission.    There are two sub groups which feed into the charitable funds committee; a flow chart for  these is attached as appendix seven.    6.24  Insurance    The charity does not directly hold any indemnity insurance; however the Trust does have  director’s indemnity insurance, which covers their responsibilities as trustees.     6.25  Complaints and concerns    Any complaints or concerns around the decision making process for applications for  spending will be handled following the process identified in appendix three.    Any concerns regarding members of the charitable funds operational group or committee  should be raised through the deputy chief executive and the Charitable Funds Committee.    6.26  Legacies    The charity is informed of an incoming legacy through the financial services team. The  charitable funds manager then makes contact with the solicitor to learn more about the  reason for the legacy and a thank you and condolence letter is sent to next of kin or  executors as appropriate. This is signed personally by the chief executive. Fund managers  will receive regular support from the charity team to help them identify where, when and  how the money can be spent and to ensure this is done in a timely manner. This is 

(16)

particular important for those legacies which have set restrictions on how this money can  be spent. A spending plan should be submitted to the charity within six months of receiving  a legacy to indicate where and how the money will be used.    Where the money cannot be spent in a reasonable timescale (two years from receiving the  legacy), an application will be made to the executors and the Charity Commission to release  the funding to another area of the Trust. Every effort will be made to ensure this is done in  an area which related to the legator’s care within the Trust.     If an enquiry is received from an individual who wishes to make a bequest for the benefit of  a speciality or ward area in their will, please refer them or their solicitor to the charity  finance team on ext. 5323.  It is most important that the wording in a will is correct when  leaving money to a charity.  This could avoid possible complications at a later stage.    All cheques and other assets received from a deceased person’s estate, either from a  solicitor or an individual must be forwarded together will all correspondence to the charity  finance team, which will deal with the formalities that need to be completed with this type  of income.  In no circumstances should a fund manager or signatory attempt to deal with  the administration of a legacy.    Training    Appropriate staff within the finance department and the corporate affairs team as well as fund  managers and trustees will be trained on this policy.    No other formal training is required in relation to this policy. Staff are advised to contact the  financial accounting team or the charitable funds manager for advice in relation to this policy or to  obtain further guidance on the operation of charitable funds.    Equality and diversity    The Trust is committed to ensuring that, as far as is practicable, the way we provide services to the  public and the way we treat our staff reflects their individual need and does not discriminate  against individuals or groups on the grounds of any protected characteristic (Equality Act 2010). An  equality analysis has been undertaken for this policy in accordance with the Equality Act 2010.    Process(s) for monitoring compliance with the policy    Standard / process /  issue  Monitoring and audit 

Method  By  Committee  Frequency 

All funds an  expenditure are of a  charitable nature  Review of  applications and  requisitions.    Annual  independent  examination    Finance  team      External  auditors  Charitable Funds  Committee       Charitable Funds  Committee  In line with  Charitable Funds  Committee meeting  schedule  Annual  Ensure that all  expenditure is  approved by an  appropriate fund  manager  Authorised  signatory    Internal audit  review    Finance  team    Internal  None      Audit Committee  In line with  Charitable Funds  meeting schedule  Annual 

(17)

  10  Consultation and review    This policy has been reviewed in consultation with the Charitable Funds Operational Group, the  Charitable Funds Committee, Internal Audit, External Audit, finance staff involved with the  operation of charitable funds and the Trust counter fraud specialist. It has also been sent to  individual fund managers for comment.    11  Policy implementation (including awareness raising)    This policy will be circulated by the membership co‐ordinator and will then be available on the  Trust intranet. It has also been presented to the Business Service and Development Committee, the  Charitable Funds Committee and the Trust Board.     12  References    • Charities Act 2011 (http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2011/25)   • Charity Commission for England and Wales (http://www.charitycommission.gov.uk)   • Equality Act 2010 (http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2010/15/contents)   • HMRC charity guidance (http://www.hmrc.gov.uk/charities)     13  Associated documentation    • OP27 Policy for the development, management and authorisation of policies  • PP29 Education, training and development policy and study leave procedure  • PP20 Policy on hospitality, gifts, inducements, social networking and standards of business  conduct for NHS staff  • PP36 Fraud and Corruption policy  • Trust Corporate Governance Manual.   

(18)

APPENDIX ONE    Charitable Funds Committee terms of reference  Reviewed at the Charitable Funds Committee December 2014  Approved at the Trust Board January 2015  Next review due September 2017    The Terms of Reference for the Charitable Funds Committee attached to Gateshead Health NHS Foundation  Trust are as follows:    1a:  The composition of the committee is as follows:  • Trust Director of Finance  • Trust Medical Director  • Trust Deputy Director of Nursing and Midwifery  • Three non‐executive members of the Trust Board  • Representation from the Council of Governors.    1b:  The committee will be supported by the following officers who will act as advisors:  • Deputy Director of Finance  • Charitable Funds Manager  • Financial Services Manager.    2:  The committee will meet at least three times per annum. The investment advisor will attend at  least one of these meetings.    3:  A quorum will exist when two members are present, one of which must be an executive member  and one a non‐executive member.    4:  The committee is a committee established by the Board of Gateshead Health NHS Foundation Trust  and has delegated executive powers to manage the Trust’s charitable funds in accordance with the  law and best practice, and in the best interests of the Trust, its staff, patients and donors.    5:  The committee shall advise the Board in all matters relating to the charity. Final authority rests with  the Trust Board who are the appointed trustees.    6:  The committee is responsible for advising the Trust Board on all matters relating to the investment  of funds. This will include the appointment, and subsequent performance monitoring of any official  investment advisors where appropriate.   

(19)

7:  The charity has a written investment policy and regularly reviews it, and the performance of its  investment advisors, to ensure the funds are being managed in the best interest of all connected  parties.    8:  The committee is responsible for ensuring that the charity is managed in line with all statutory  requirements from the charity Commission and Department of Health.    9:  The financial administration of charitable funds will be subject to internal and external audit and  there will be a formal external audit undertaken on the annual report and accounts prior to its  adoption by the Board and submission to the Charity Commission.    10:  The committee will advise the Trust Board on the appointment of trustees.    11:  At every meeting the committee will review the following finance reports  • Executive Summary for the preceding three month period  • Investment Report from the investment advisor  • Fund Movements and Balances  • Income and Expenditure over £1k  • Balance of all Cash and Investments.    12:  The Charitable Funds Operational Group will authorise the establishment of any news funds via the  charitable funds manager.    13:  The Trust’s formal registration is as an umbrella/ special purposes charity. Individual funds within  the charity are for internal management/ identification only. The committee will have the ability (in  exceptional circumstances only) to move funds around within the charity if it is considered  appropriate. This in no way should prejudice the wishes of donors.    14:  The committee will oversee the administration arrangements for the charity. 

(20)

APPENDIX TWO    Gateshead Health NHS Foundation Trust  Charitable Funds Regn.No. 1086145    CONFIRMATION OF PUBLICATION OF RESULTS FROM CHARITABLE RESEARCH    This form should be completed by all charitable funds managers where they intend to use their fund for  research purposes.  The charity commissioners require that if charitable funds are used for research then  the results are published.  Failure to publish results could result in the Trust losing its charitable status.    Name of Fund_______________________________________________________    Fund Number_____________________    Name of Fund Manager_______________________________________________    Summarised details of research carried out by the fund.    _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________      Please enter details of where you intend to publish the results of the research.    _______________________________________________________________________________________ ___________________________________________________    Expected date of issuing the results. _______________________      Signed_____________________________    Date___________________________    Fund manager   

(21)

APPENDIX THREE    Request for Charitable Funds expenditure form    Name of person completing the form: ……….………..  Fund No: ………..………    Name: ………..……  Current fund balance: ………...      Amount being requested: ………      Other signatories on the fund: ……….             ………...             ………    Are the other signatories aware of this application? ………..  Evidence of agreement/disagreement on bid (note: your application will not progress further without this):  ……….    Brief overview of what the money is being requested for                Demonstrate how the request will meet one or more of the aims of the charity outlined below:  ‐ Enhance the patient experience over and above statutory and advisable requirements which would  come through revenue budgets.  ‐ Did staff training and development above mandatory requirements through training budgets ( you  must include a completed study leave form authorised by OD & Training)  ‐ Contribute do a registered research programme (demonstrate it is registered)   

(22)

Demonstrate how the request meets the aims and objectives of your department and wider division      Any other information you think would help     

(23)

APPENDIX FOUR  Donation form    Thank you for donating to the Queen Elizabeth Hospital – your kindness is very much appreciated. Please  complete this form to register your donation.      Name ………...  Address:………  ………  Post Code ………..  Email ……….  Donation Amount ………..  Purpose ………..  ………...  ………...      Gift Aid    Did you know that by ticking the Gift Aid box, we can claim the tax back from your donation and it  doesn’t cost you a penny?    Please treat the enclosed gift of £……… as a Gift Aid donation.         Yes      No    I confirm I have paid or will pay an amount of Income Tax and or Capital Gains Tax for the current tax year  (6th April to 5th April) that is at least equal to the amount of tax that all the charities that I donate to will  reclaim on my gifts for the current tax year. I understand that other taxes such as VAT and Council Tax do  not qualify. I understand the charity will reclaim 25p of tax on every £1 I have given.    Please notify the charity if you:  ‐ Want to cancel this declaration.  ‐ Change your name or home address.  ‐ No longer pay sufficient tax on your income.    Signature ………..  Date ………                 

(24)

APPENDIX FIVE    Charitable Funds authorised signatory form    Directorate……….………  Fund No: ………..………    Name: ………..……    Fund manager  Name ………...    Position ………    Email ……….    Telephone ……….    Signature ………..    Date ………    Additional signatory (at least two)    Name ……….    Signature ………...  Name ……….    Signature ………  Name ……….    Signature ………  Name ……….    Signature ………    Signatories to be removed:  ……….          ……….          ……….            Authorised by associate director:    Name ………...    Signature ……….. 

(25)

APPENDIX SIX  Application to merge Charitable Funds    Funds to be merged        Reason for merging funds          New fund name………   

Fund Manager:    Name……….   Signature……… 

Additional Signatures  Name……….   Signature……… 

(Minimum 2)    Name……….   Signature………... 

      Name……….   Signature……… 

 

Authorisation from associate director: 

Name………  Signature……….  Date……… 

  Finance use  Actioned by……….    Date……….  Authorisation………    Date……….       

(26)

APPENDIX SEVEN    Charitable Funds Committee reporting structures          

(27)

APPENDIX EIGHT: Approval for expenditure at charitable funds committee form    Approval for expenditure at charitable funds committee    Basic information:  Name of the person making the application    Appropriate fund name(s) and numbers    Department    Division    Project title or name relating to this bid    Contact telephone number      About your bid to date:  How much are you seeking to use?    Are the funds wholly available within the  department? If not, please explain where you  would seek additional funding from    Has your bid been approved at BSDC and/ or  new procedures committee? Please provide an  overview of any comments made at these  meetings    Has your bid been approved by the Supplies and  Procurement Committee?        Will this include the procurement of  goods/services? For all procurement of  goods/services the following thresholds apply:  £5k> 3 Competitive quotations must be obtained. £50k> Formal tenders or further competition via  a Framework must be undertaken, this must also  be reported to and approved by Supply  Procurement Committee.    Are all the fund managers and signatories signed  up to the application?    Are the service line manager and associate  director signed up to the application?     

(28)

Your bid:  Please provide an overview of your project                               How will this bid improve and enhance the  patient experience?                How will this bid improve staff skills? Are there  any training implications? Are there any financial  implications for the charity as a result of this        Will this project contribute to any research  programmes?            Why are charitable funds being requested for  this project?            What are the ongoing revenue implications  attached to this project?              Is it expected that ongoing financial costs will be  met by the charity or revenue? If the charity,  please outline the cost implications and where  this will be resourced from including impact on  the appropriate fund (ensuring that it is also  covered in the fund spending plan)     

(29)

What are the timescales for this project?          Are there any reasons why this project could not  be fully marketed and promoted as a charity  achievement?           

(30)

APPENDIX NINE: Charitable Funds Operational Group terms of reference    Charitable Funds Operational Group terms of reference    Reviewed at the Charitable Funds Operational Group December 2014  Approved at the Charitable Funds Committee December 2014  Next review due December 2017    The Terms of Reference for the Charitable Funds Operational Group are as follows:    1:  The composition of the group is as follows:  • Trust Deputy Director of Finance  • Director of Strategy and Transformation  • Assistant Director of Finance (Financial Services)  • Charitable Funds Manager  • Charitable Funds Accountant.  2:  Other people may be asked to attend the group on an ad hoc basis.    3:  The group will meet every six weeks.    4:  A quorum will exist when two members are present, one of which must be the deputy director of  finance or the director of transformation and compliance.    5:  The operational group will be where officers of the Trust supporting the charity and the committee  can discuss and take forward operational issues relating to the management and development of  the charity. It will be chaired by the deputy director of finance and administrated by the charitable  funds manager.    6:  The group will take responsibility for decision making which advances and maintains the  operational management of the charity, compliance with governance and the charitable funds  policy and to maximise fundraising opportunities. Projects amounting to expenditure in excess of  £25k will come to the operational group before presentation at charitable funds committee.  Projects with lower expenditure than this will also be required to come to Charitable Funds  Committee if there are revenue consequences, the project exhausts the charitable fund or there  are other implications from the purchase of equipment.    7:  Actions requiring a swift authorisation from the committee will be done via email to the chair of  the charitable funds committee and henceforth to any member of the committee as the chair sees  fit and the scheme of delegation.   

(31)

8:  Requests for agenda items will be sent to members two weeks before the meeting with papers  distributed one week before the meeting.    9:  The minutes of the meeting and items which require decisions from the committee will be  presented at the subsequent charitable funds committee with a verbal update on highlights and  matters of attention to be presented by the deputy director of finance and the charitable funds  manager.    10:  The group is established by the Charitable Funds Committee, a sub‐committee of Gateshead Health  NHS Foundation Trust. It has delegated executive powers to operate the Trust’s charitable funds in  accordance with the law and best practice, and in the best interests of the Trust, its staff, patients  and donors.    11:  The group shall advise the committee in all matters relating to the charity. Final authority rests with  the Trust Board who are the appointed trustees.    12:  The group will ensure that expenditure from the charity is in line with the purpose of the  appropriate fund and the strategic priorities of the foundation trust.    13:  Items will be escalated to the Charitable Funds Committee in line with agreed financial approval  limits and as the operational group sees fit particularly for information and assurance.    14:  The group will be responsible for the training of and provision of workshops for fund managers.       

References

Related documents

Page 13 Medical Transportation Provider Enrollment Application Revised Date: 01/27/2016 | Effective Date: 03/01/2016 MTP Principal Information Form (MTP-PIF1) For Entities. Page

A patient whose household income (as calculated on the Statement of Financial Condition) is equal to or less than 200% of the most recent Federal Poverty Guidelines

This policy gives details of how staff should claim reimbursement of their expenses using the on-line Expenses system which was introduced to control the payment of all

A direct object is the word or words in a sentence designating the person or thing receiving the action of a transitive verb: The boy broke the dish. An indirect object comes

Date Name Address City State Zip Purpose Amount.. 01/29/18

Author: Donna Lansing Disposition Date: 03/03/2008 Date Submitted: 02/28/2008 Disposition Status: Approved Effective Date Requested (New): 01/01/2008 Effective Date (New):

What is the HTTP status code and phrase returned from the server in response to this second HTTP GET?. Did the server explicitly return the contents of

The second part of the paper provides a simple search model of the housing market to show how a small number of optimistic investors can have a large effect on prices without buying