DAFTAR ISI
Daftar Isi Hal. i Kata Pengantar Hal. Iv BAB I .MEMAHAMI MANAJEMEN PROYEK Hal. 1
1.1. Pendahuluan Hal. 1 1.2 Mengapa Mengguna kan Manajemen Proyek Portofolio? Hal. 1 1.3. Peran Anda di Enterprise. Hal. 1 1.4 Ikhtisar Proses Manajemen Proyek Hal. 4 1.5. Planning, Controlling, and Managing Projects Hal. 5 1.6. Konsep Earned Value Hal. 8 1.7. Penilaian Kinerja Proyek Dengan Konsep Earned Value Hal. 9 BAB II.
MEMULAI PRIMAVERA ENTERPRISE Hal. 11
2.1. Memulai Primavera Enterprise Hal. 11 2.2. User Preferences Hal. 13 2.2.1 Formatting Time Units Hal. 14 2.2.2. Formatting Dates Hal. 14 2.2.3. Setting View Currency a nd Symbols Hal. 15 2.2.4. Setting Calculation Options for Resource and Role Assignments Hal. 15 2.3. Admin Preferences Hal. 15 2.4. Admin Categories Currencies Hal. 16 2.5. Currencies Hal. 17 2.6. Import & Export File Hal. 17 BAB III.
MEMBUAT EPS DAN FOLDER PROJECT Hal. 21
3.1. Membuat EPS Hal. 21 3.2. Membuat Folder Project Hal. 23 3.3. Layout Project Windows Hal. 27 BAB IV. OBS
(ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE) Hal. 30
4.1. OBS Hal. 30
4.2. Membuat OBS Hal. 30
BAB V. WBS
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) & CALENDAR
5.1. Membuat WBS Hal. 32
5.2. Memnuat Calendar Hal. 36
5.2.1. Calendar Global Hal. 36
membuat BAB VI.
RESOURCES & ROLES Hal. 42
6.1. Resources Hal. 42 6.2. Roles Hal. 45 6.3. Memasukkan Role ke Resource Hal. 47 BAB VII. CODES Hal. 48 7.1. Resource Codes Hal. 48 7.1.1. Memasukkan Resource Codes ke dalam Resources Hal. 51 7.2 Activity Codes Hal. 52 BAB VIII. ACTIVITIES Hal. 54 8.1. Activity Detail Hal. 54 8.2. Activity Type Hal. 55 8.3. Duration Hal. 56 8.3.1. Duration Type Hal. 56 8.4. Memasukkan daftra Aktivitas (assign Activities ) Hal. 58 8.5. Hubungan Antar Aktivitas (Relationships) Hal. 61 8.5.1. Tipe – tipe relationship Hal. 62 8.5.2. Predecessor & Successor Hal. 62 8.5.3. Lag time Hal. 63 8.5.4. Membuat relationship Hal. 63 8.6. Memasukkan Activity Codes Hal. 65 8.6.1. Mengelompokkan Aktivitas berdasarkan Activity Codes Hal. 66 8.6.2. Menyimpan Layout Hal. 68 8.7. Memasukkan Resources Ke Aktivitas Hal. 69 8.8. Expenses Hal. 71 BAB IX. CURVA Hal. 72 9.1. Activity Usage Profil Hal. 72 9.2. Resources Usage Profile Hal. 74 BAB X.
BASELINES & TRACKING PROJECT Hal. 76
10.1. Membuat Baseline Hal. 77 10.1.1. Menampilkan Baseline Bar Hal. 77 10.1.2. Memodifikasi Kolom Hal. 79 10.1.3. Menyimpan Layout Hal. 80 10.2. Update Aktivitas Hal. 81
BAB XI.
TAMPILAN & REPORT Hal. 84
11.1. Menyesuaikan Tampilan Hal. 84 11.1.1. Filter Hal. 84 11.1.2. Group & Sort Hal. 85 11.1.3. Timescale Hal. 86 11.2. Setup Halaman Hal. 87 11.3. Report Hal. 90
Terimakasih kepada rekan rekan yang telah memberikan inspirasinya kepada saya untuk membuat “buku” Primavera Enterprise step by step. Hanya sekedar untuk berbagi pengetahuan, saya memberanikan diri untuk membuat buku ini. Buku ini saya per sembahkan bagi anda yang masih awam terhadap primavera Enterprise dan disusun dengan contoh latihan yang sudah terintegrasi pada tiap babnya sehingga Anda bisa langsung mempraktekkannya. Semoga dengan buku ini Anda dapat mengoperasikan Primavera Enterprise dalam proyek yang akan anda kerjakan dan juga sebagai pengetahuan tambahan bagi mahasiswa/i.
Jika anda mempunyai pertanyaan atau ada hal‐hal yang kurang jelas dalam buku ini, anda dapat mengirimkan komentar ataupun pertanyaan ke [email protected] Salam Dedy Trianda
BAB
I
MEMAHAMI MANAJEMEN PROYEK
1.1. Pendahuluan
Perangkat lunak Primavera dirancang untuk mendukung kebutuhan organisasi manajemen proyek untuk mengelola sejumlah proyek‐ proyek besar pada satu waktu.
Aplikasi ini terintegrasi menggunakan manajemen proyek “ portofolio Portfolio Project Management” (PPM) untuk mendukung kebutuhan manajemen tim proyek di lokasi yang berbeda dan pada berbagai tingkat perusahaan.
Bab ini memberikan ikhtisar PPM, per an ( Role ) yang digunakan dalam PPM, dan konsep‐ konsep dasar untuk merencanakan, mengelola, dan mengendalikan proyek Anda.
1.2 Mengapa Menggunakan Manajemen Proyek Portofolio?
Bisnis besar biasanya memiliki ratusan‐bahkan ribuan‐ proyek berlangsung pada satu waktu untuk menciptakan produk dan layanan baru untuk membangun masa depan mereka. Proyek‐ proyek lintas hierarki bisnis, membuat proyek manajemen portofolio (PPM) merupakan tantangan bagi perusahaan‐besar. Tekanan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, dan mempertahankan keunggulan kompetitif, adalah dengan mengendalikan perusahaan untuk mengembangkan dan menerapkan proses PPM. Mereka menjauh dari struktur fungsional tradisional untuk sebuah organisasi multi‐proyek yang harus dicapai, tujuan yang mendesak, menggunakan batasan, sumber daya bersama, dan mereka membutuhkan payback bisnis yang cepat dari proyek‐proyek untuk mewujudkan potensi peningkatan pendapatan dan ekuitas pemegang saham.
PPM menyediakan informasi yang komprehensif tentang semua proyek dalam suatu organisasi dari ringkasan tingkat eksekutif untuk rencana rinci oleh proyek .
Individu disemua tingkat perusahaan dapat menganalisa, merekam, dan mengkomunikasikan informasi yang dapat dipercaya dan tepat waktu, informasi yang mendukung misi perusahaan mereka. Dengan meletakkan alat yang tepat di tangan yang tepat, PPM memungkinkan sebuah organisasi untuk:
• Membuat keputusan strategis bisnis
• Mengontrol detail berita yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek‐proyek
• Memahami kebutuhan sumber daya, menetapkan prioritas, dan mengevaluasi kebutuhan staf jangka panjang.
• Menggunakan kemampuan sumber daya secara efektif dan produktif
• Mengorganisir ulang proyek agar sesuai dengan pergeseran prioritas tanpa mengorbankan kualitas
1.3. Peran anda di Enterprise .
Menurut definisi, PPM harus memenuhi kebutuhan beberapa jenis pengguna. Bagian berikut ini menjelaskan peran perusahaan karena mereka biasanya digunakan pada aplikasi Primaver a. Peran mungkin berbeda atau tumpang tindih, tergantung pada organisasi.
Network Administrator
Network Administrator mengkonfigurasi network environment sebuah perusahaan untuk kinerja yang optimal dengan aplikasi Primavera. Mereka menginstal dan memelihara komponen server dan klien dari aplikasi. Selain itu, mereka mengelola akses ke data perusahaan dan mengembangkan dan memelihara keamanan yang komprehensif untuk memastikan bahwa data PPM dilindungi dari akses yang tidak sah, pencurian, atau kerusakan.
Network Administrator memastikan bahwa perangkat keras dan perangkat lunak dapat mendukung fungsi aplikasi Primavera untuk:
• Menyiapkan dan memelihara jaringan untuk memastikan koneksi handal dan tercepat yang memungkinkan transfer data
• Membuat dan memelihara daftar jaringan sumber daya dan pengguna sehingga masing‐ masing memiliki identitas jaringan yang unik
Database administrator
Database administrator (DBAs) bertanggung jawab untuk membuat, mengelola, dan menetapkan hak akses untuk database Primavera. Mereka menetapkan dan mengawasi atur an yang mengatur penggunaan database perusahaan, menjaga integritas data, dan menetapkan standar interoperabilitas.
Database administrator dapat diandalkan menjamin akses ke Primavera database untuk:
• Instalasi, konfigurasi, dan upgrade software database server dan produk terkait sesuai kebutuhan.
• Membuat dan mengimplementasikan database.
• Mengimplementasikan dan memelihara keamanan database, termasuk menciptakan dan mempertahankan pengguna ( user), peran (role), dan previlage pada database. • Monitoring kinerja database dan tuning yang diperlukan. • Perencanaan untuk pertumbuhan dan perubahan dan membangun dan menjaga cadangan ( maintaning backup ) dan kebijakan pemulihan dan prosedur. Operations executives Operations executives ber tanggung jawab untuk perencanaan strategis dan analisis kinerja yang sedang berlangsung. Mereka menggunakan modul Manajemen Proyek dan Portofolio bagian dari P6 Web Access untuk menganalisa jadwal, sumber daya, dan data biaya pada proyek. eksekutif senior mungkin bertanggung jawab untuk: • Memprioritaskan proyek • Laba / rugi untuk sebuah entitas bisnis yang spesifik • Pendanaan dan keputusan berlanjut/tidak ber lanjut tentang proyek‐proyek • Perencanaan strategis di masa depan dari bisnis atau divisi.
Project controls coordinators
Proyek kontrol koordinator bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aplikasi Primavera diterapkan dengan benar dan beroperasi dengan lancar. Mereka memainkan peran kunci selama pelaksanaan,yaitu:
• Bekerja dengan Operation dan program eksekutif / manajer proyekuntuk mengatur metodologi dalam manajemen metodologi modul.
• Bekerja dengan operation executive dan program manajer proyek, Organisation Breakdown Structure (OBS) , dan hierarki sumber daya, mengatur kalender dasar,
dan menetapkan bidang‐bidang khusus perusahaan dan kode dalam modul Manajemen Proyek.
• Bekerja dengan administrator proyek untuk membuat akun pengguna dan kelompok pengguna untuk modul Manajemen Proyek. • Menetapkan hak keamanan kepada pengguna dalam modul Manajemen Proyek Program Manager Program manajer mengawasi beberapa manajer proyek; mereka bertanggung jawab atas beberapa proyek dan menggunakan Manajemen Proyek dan Manajemen Metodologi modul, bersama dengan P6 Web Access untuk: • Melakukan analisis lintas‐proyek • Mengelola proyek‐proyek untuk tepat waktu dan selesai on‐budget • Pr ioritaskan sumber daya di seluruh proyek • Rencana proyek sebelum mereka didanai Project Manager Proyek manajer mengelola beberapa atau satu proyek kecil, proyek besar ataupun sebuah proyek yang kompleks. Mereka bertanggungjawab atas penyelesaian on‐time/on‐ budget proyek dan menggunakan modul Manajemen Proyek dan Akses P6 ke Web. • Mengalokasikan nama sumber daya yang spesifik untuk sebuah proyek . • Mengkomunikasikan infor masi proyek baik ke atas dan ke bawah rantai komando • Mengelola sumber daya yang berkaitan dengan proyek Resource/Cost manager
Resource/Cost manajer mengalokasikan sumber daya di seluruh proyek dan mendistribusikan beban ker ja mer eka. Mereka bertanggung jawab untuk perencanaan sumber daya, termasuk merekrut, mempekerjakan, dan sumber daya pelatihan, dan mereka dapat bertanggung jawab untuk pembebanan informasi sumber daya dalam modul Manajemen Proyek, Manajemen Metodologi modul, dan bagian Sumber Daya P6 Web Access. Cost manager melakukan analisis secara rinci keuangan pr oyek, menangani tagihan proyek, dan mengintegrasikan informasi keuangan dalam perusahaan. Program Manager
Program manajer mengawasi beberapa manajer tingkat tinggi proyek; mereka bertanggung jawab atas beberapa proyek dan menggunakan Manajemen Proyek dan Manajemen Metodologi modul, bersama dengan P6 Web Access untuk: • Melakukan analisis lintas‐proyek • Mengelola proyek‐proyek untuk tepat waktu dan selesai on‐budget • Prioritaskan sumber daya di seluruh proyek • Rencana proyek sebelum mereka didanai Project Manager
Proyek manajer mengelola beberapa atau satu proyek kecil, proyek besar ataupunsebuah proyek yang kompleks. Mereka bertanggung jawab atas penyelesaian on‐time/on‐budget proyek dan menggunakan modul Manajemen Proyek dan Akses P6 ke Web.
• Mengalokasikan nama sumber daya yang spesifik untuk sebuah proyek . • Mengkomunikasikan infor masi proyek baik ke atas dan ke bawah rantai komando
Resource/Cost manager
Resource/Cost manajer mengalokasikan sumber daya diseluruh proyek dan mendistribusikan beban kerja mereka. Mereka bertanggung jawab untuk perencanaan sumber daya, termasuk merekrut, mempekerjakan, dan sumber daya pelatihan, dan mereka dapat bertanggung jawab untuk pembebanan informasi sumber daya dalam modul Manajemen Proyek, Manajemen Metodologi modul, dan bagian Sumber Daya P6 Web Access. Cost manager melakukan analisis secara rinci keuangan proyek, menangani tagihan proyek, dan mengintegrasikan informasi keuangan dalam perusahaan. Team Leader Team Leader bekerja untuk mengelola sebagian dari proyek yang lebih besar. Mereka adalah manajer yang menghasilkan karya dan mengelola tim, dan mereka sering menggunakan Manajemen Proyek dan modul Timesheets, dan P6 Web Access, untuk memprioritaskan tugas‐tugas jangka pendek atau tujuan, biasanya pada saat jangka waktu kurang dari periode perencanaan proyek.
Team members
Anggota tim dilatih dalam sebuah keterampilan khusus yang diperlukan dalam sebuah proyek. Mereka bekerja dengan manajer mereka untuk mengembangkan aktivitas dalam jangka waktu untuk dipasang dalam jadwal. Setelah kegiatan ditambahkan ke jadwal, anggota tim pembaruan mereka menggunakan Timesheets modul untuk menunjukkan peker jaan yang mereka lakukan selama periode akuntansi yang ditunjuk. Anggota tim juga dapat menggunakan panel kontrol pr ibadi di P6 Web Access untuk mengakses proyek‐ proyek mereka, aktivitas, dokumen, dan banyak lagi.
1.4 Ikhtisar Proses Manajemen Proyek
Ketika kontraktor mengembangkan rencana untuk membangun, salah satu langkah pertama adalah meletakkan pondasi. Hal ini juga berlaku untuk membangun proyek dengan menggunakan modul Manajemen Proyek. Penataan hirarki data berfungsi sebagai landasan sebelum penambahan data proyek sebenarnya. Berikut ini adalah urutan yang disarankan untuk menyiapkan struktur ini: • Mengatur Organization Br eakdown Structure (OBS), yang merupakan pengaturan hirarkis struktur manajemen perusahaan Anda, baik sebagai peran atau individu. • Mengatur struktur proyek perusahaan ( Enterprise Project Structure/EPS), yang
merupakan struktur hirarkis yang mengidentifikasi proyek‐proyek perusahaan dan memungkinkan organisasi dalam pengelolaan proyek‐proyek dalam organisasi Anda.
• Mengatur hirarki sumber daya yang mencerminkan struktur sumber daya organisasi Anda dan mendukung penugasan sumber daya untuk aktivitas.
• Untuk setiap proyek, menyusun struktur rincian kerja (WBS), yang merupakan pengaturan hirarkis dar i produk dan jasa yang dihasilkan selama dan oleh suatu proyek.
Project Control Coordinator , bekerja dengan para operation eksekutif dan program/manajer proyek, untuk menyiapkan struktur dan hierarki OBS & EPS. Menyiapkan OBS pertama memungkinkan para manajer yang bertanggung jawab dengan daerah mereka dari EPS, baik node atau proyek, ketika EPS terstruktur. Pengguna dan hak akses ke node dan proyek dalam hirarki EPS juga dilaksanakan melalui OBS,
sehingga profil keamanan yang memantau akses data dengan peserta proyek dapat dibuat pada awal proses.
Setelah OBS dibuat, EPS dapat diatur. Sebuah EPS dapat terdiri dari beberapa node root, yang memungkinkan jenis proyek tertentu harus dikelompokkan bersama‐sama, seperti template proyek atau proyek‐proyek berisiko tinggi. Dalam setiap node root, Anda dapat lebih lanjut memecah sebuah node EPS menjadi beberapa node, seperti proyek Modal Peningkatan dan proyek Manufaktur, untuk mengkategorikan jenis template proyek.
The WBS bertindak sebagai kelanjutan dari EPS untuk proyek‐proyek individu dalam perusahaan. Sebuah WBS menyediakan organisasi dan kontrol proyek dan kegiatan informasi melalui hierarki elemen WBS. Bila Anda membuat proyek, modul Manajemen Proyek secara otomatis membuat WBS elemen pada tingkat hirar ki yang sama dan dengan nama yang sama dengan proyek. Anda dapat mengatur tanggal diantisipasi pr oyek, anggaran, dan rencana pengeluaran untuk sebuah WBS pada tingkat tinggi untuk menunjukkan bila bekerja harus terjadi dan berapa banyak anggar an yang direncanakan dan pengeluaran bulanan akan sebelum proyek ditambahkan ke EPS. Selain itu, Anda dapat menggunakan anggaran sebelum ditetapkan jumlah dan pendanaan informasi yang Anda tetapkan untuk elemen WBS untuk proyek mereka dan mitra kegiatan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana OBS, EPS, dan struktur WBS saling berhubungan dalam satu cabang dari EPS Gambar 1.1. Hubungan OBS, EPS dan WBS
1.5. Planning, Controlling, and Managing Projects
Sebelum menerapkan jadwal proyek dengan Primavera , anggota tim dan peser ta proyek lain harus memahami proses yang terlibat dalam manajemen proyek dan rekomendasi yang terkait yang membantu kelancaran pelaksanaan Primavera yang mendukung misi perusahaan Anda.
mempertimbangkan rute alternatif, dan memperkirakan waktu kedatangan. Perencanaan perjalanan sebelum Anda pergi akan membantu perjalanan Anda menjadi lebih sukses. Dan, di sepanjang jalan, seharusnya Anda temui hambatan atau keterlambatan lalu lintas, Anda pasti sudah diidentifikasikan cara alternatif untuk mencapai tujuan Anda.
Manajemen proyek berikut metodologi yang sama untuk mencapai tujuan setiap proyek, Anda perlu perencanaan diawal. Manajemen proyek yang baik tidak lagi merupakan pilihan di dunia korporasi saat ini. Ini adalah alat penting untuk membantu perusahaan Anda tetap pada target dan mencapai tujuannya. Secara sederhana, manajemen proyek adalah proses pencapaian menetapkan tujuan dalam batasan waktu, anggaran, dan pembatasan staf. Hal ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya yang tersedia. Sumber daya termasuk: • Orang (People) • Bahan (Material) • Uang (Money) • Peralatan (Equipment) • Informasi (Information) • Fasilitas (Facilities) • Peran (Roles)
Faktor Portofolio Project Management dalam semua variabel di beberapa proyek, memungkinkan manajer proyek dan eksekutif perusahaan untuk melihat gambaran yang akurat tentang bagaimana menggunakan sumber daya yang mempengaruhi setiap proyek proyek lainnya. Proses manajemen proyek dipandu oleh tiga prinsip utama: • Perencanaan ( Planning ) • Mengontrol ( Controlling ) • Mengelola ( Managing ) Perencanaan proyek Langkah pertama dalam manajemen proyek adalah untuk menentukan proyek Anda. 1. Ruang lingkup pekerjaan. Kegiatan apa yang membuat proyek dan apa hubungan mereka satu sama lain? Anda juga perlu mengidentifikasi tonggak utama (milestone) yang akan membantu Anda memantau kemajuan proyek. 2. Durasi proyek. tanggal berapa proyek akan dimulai dan berakhir? 3. Sumber Daya Untuk Proyek.
Selain tenaga kerja, berpikir tentang semua jenis sumber daya yang Anda perlukan.
4. Siapa melakukan tugas‐tugas apa.
Menentukan sumber daya tenaga kerja Anda dan workhours ketersediaan mereka adalah bagian penting dari membangun proyek yang sukses. Anda harus merencanakan downtime dan hari libur dan menentukan waktu kerja reguler untuk berbagai jenis kepegawaian.
5. Berapa banyak biaya proyek? Berapa biaya per sumber daya? Apakah ada biaya proyek tersembunyi? 6. Berapa anggaran diperkirakan? Menetapkan perkiraan anggaran proyek di muka membantu Anda memantau biaya proyek yang sedang berjalan. Jawaban untuk pertanyaan‐pertanyaan ini membentuk kerangka proyek Anda. Mengontrol proyek
Setelah Anda membangun proyek dan memperkirakan kebutuhan anggaran, Anda menyimpan rencana awal sebagai baseline, atau target, untuk membantu Anda mengendalikan proyek. Baseline menyediakan titik referensi yang solid sebagai perubahan jadwal Anda dari waktu ke waktu. Hal ini memungkinkan Anda untuk membandingkan jadwal asli dengan yang sekarang dan mengidentifikasi perubahan yang signifikan dan mengembangkan rencana. Anda mengontrol sebuah proyek untuk tetap menuju ke arah yang benar. Anda akan ingin melacak kemajuan ker ja dan biaya, membandingkannya dengan baseline Anda, dan kemudian merekomendasikan tindakan apa yang harus diambil. Mengelola proyek
Proses membimbing proyek dari awal sampai akhir adalah tanggung jawab seorang manajer proyek. Seorang manajer proyek yang baik bekerja pada berbagai waktu sebagai motivator, komunikator, koordinator, dan penasihat. Ketika Anda mengontrol kemajuan proyek, itu adalah tugas Anda untuk menjaga tim Anda menyadari perubahan jadwal dan konsekuensi yang mungkin terjadi. Dalam banyak hal, Anda adalah duta besar proyek, memastikan bahwa organisasi proyek Anda adalah melaksanakan tanggung jawabnya untuk hasil terbaik. Untuk menjadi seorang manajer proyek yang efektif juga membutuhkan konsistensi ketika Anda memperbarui proyek Anda. Pilih satu hari setiap minggu, atau dua kali seminggu, ketika Anda secara teratur akan memperbarui pr oyek. Pembaruan rutin ini akan mencakup kemajuan dalam nilai seperti: Tanggal kegiatan yang dimulai atau selesai • Tanggal ketika sumber daya yang dikonsumsi • Perubahan harga sumber daya
Menentukan kebijakan standar untuk update dan prosedur penjadwalan, serta pelaporan kemajuan. Modul Manajemen Proyek menyediakan alat untuk membantu Anda dalam laporan kemajuan untuk kedua anggota tim dan manajemen senior. Gunakan opsi Situs Web Proyek untuk membuat lokasi pusat di mana anggota tim dapat melihat kemajuan proyek. Pertimbangkan banyak sistem laporan sebagai sarana untuk berkomunikasi berubah. Selain itu, manajemen senior dapat menggunakan bagian dari P6 Portofolio Web Access untuk meringkas data proyek dan mudah ambil snapshot tentang bagaimana proyek atau kelompok proyek berjalan.
1.6. Konsep Earned Value
Earned value merupakan salah satu metode atau alat yang digunakan dalam pengelolaan proyek yang mengintegrasikan biaya dan waktu. Konsep earned value menyajikan tiga dimensi yaitu penyelesaian fisik dari proyek (the percent complete) yang mencerminkan rencana penyerapan biaya (budgeted cost), biaya aktual yang sudah dikeluarkan atau yang disebut dengan actual cost serta apa yang yang didapatkan dari biaya yang sudah dikeluarkan atau yang disebut earned value. Dari ketiga dimensi tersebut, dengan konsep earned value, dapat dihubungkan antara kinerja biaya dengan waktu yang berasal dari perhitungan varian dari biaya dan waktu.
Ada tiga elemen dasar yang menjadi acuan dalam menganalisa kinerja dari proyek berdasarkan konsep earned value, yaitu:
• Budgeted Cost for Work Scheduled (BCWS)
merupakan anggaran biaya yang dialokasikan berdasarkan rencana kerja yang telah disusun terhadap waktu. BCWS dihitung dari akumulasi anggaran biaya yang direncanakan untuk pekerjaan dalam periode waktu tertentu. BCWS pada akhir poyek (penyelesaian 100 %) disebut Budget at Completion (BAC). BCWS juga menjadi tolak ukur kinerja waktu dari pelaksanaan proyek. BCWS merefleksikan penyerapan biaya rencana secara kumulatif untuk setiap paket‐paket pekerjaan berdasarkan urutannya sesuai jadwal yang direncanakan.
• Actual Cost for Work Performed (ACWP)
adalah representasi dari keseluruhan pengeluaran yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam periode tertentu. ACWP dapat berupa kumulatif hingga periode perhitungan kinerja atau jumlah biaya pengeluaran dalam periode waktu tertentu.
• Budgeted Cost for Work Performed (BCWP)
adalah nilai yang diterima dari penyelesaian pekerjaan selama periode waktu tertentu. BCWP inilah yang disebut earned value. BCWP ini dihitung berdasarkan akumulasi dari pekerjaan‐ pekerjaan yang telah diselesaikan. Gambar 12.1. Proses Proyek Manajemen dengan Earned Value
1.7. Penilaian Kinerja Proyek Dengan Konsep Earned Value
Cost Variance (CV)
Cost variance merupakan selisih antara nilai yang diperoleh setelah menyelesaikan paket‐paket pekerjaan dengan biaya aktual yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Cost variance positif menunjukkan bahwa nilai paket‐paket pekerjaan yang diperoleh lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mengerjakan paket‐paket pekerjaan tersebut. sebaliknya nilai negatif menunjukkan bahwa nilai paket‐paket pekerjaan yang diselesaikan lebih rendah dibandingkan dengan biaya yang sudah dikeluarkan.
CV= BCWP – ACWP ... (1) Schedule Variance (SV)
Schedule variance digunakan untuk menghitung penyimpangan antara BCWS dengan BCWP. Nilai positif menunjukkan bahwa paket‐paket pekerjaan proyek yang terlaksana lebih banyak dibanding rencana. Sebaliknya nilai negatif menunjukkan kinerja pekerjaan yang buruk karena paket‐paket pekerjaan yang terlaksana lebih sedikit dari jadwal yang direncanakan.
SV = BCWP ‐ BCWS... ... (2) Cost Performance Index (CPI)
Faktor efisiensi biaya yang telah dikeluarkan dapat diperlihatkan dengan membandingkan nilai pekerjaan yang secara fisik telah diselesaikan (BCWP) dengan biaya yang telah dikeluarkan dalam periode yang sama (ACWP).
CPI= BCWP/ACWP ... (3)
Nilai CPI ini menunjukkan bobot nilai yang diperoleh (relatif terhadap nilai proyek keseluruhan) terhadap biaya yang dikeluarkan. CPI kurang dari 1 menunjukkan kinerja biaya yang buruk, karena
Schedule Performance Index (SPI)
Faktor efisiensi kinerja dalam menyelesaikan pekerjaan dapat diperlihatkan oleh perbandingan antara nilai pekerjaan yang secara fisik telah diselesaikan (BCWP) dengan rencana pengeluaran biaya yang dikeluarkan berdasar rencana pekerjaan (BCWS).
SPI= BCWP/BCWS ... (4)
Nilai SPI menunjukkan seberapa besar pekerjaan yang mampu diselesaikan (relatif terhadap proyek keseluruhan) terhadap satuan pekerjaan yang direncanakan. Nilai SPI kurang dari 1 menunjukkan bahwa kinerja pekerjaan tidak sesuai dengan yang diharapkan karena tidak mampu mencapai target pekerjaan yang sudah direncanakan.
BAB II
MEMULAI PRIMAVERA ENTERPRISE
2.1. Memulai Primavera Enterprise
Untuk memula i Primavera – klik start cari primavera dan pilih Project Management. lihat gambar dibawah ini: Gambar II.1. menjalankan P6 enterprise Kemudian akan timbul layar seperti dibawah ini: Isikan password: admin Untuk Database diabaikan. Gambar II.2. login to primavera Catatan: Setelah ada login dan telah masuk ke Primavera , Anda juga bisa merubah password melalui user preference, seperti langkah dibawah ini: Pada Menu Edit > User preferences > pilih Password
Tampilan selanjutnya adalah seba gai berikut: Gambar II.3. Tampila n Home Window dari P6 Pada Tampilan Home Window diatas, terbagi menjadi 2 bagian yaitu: Enterprise data dan Project Data.
Enterprise Data adalah Data yang berapa pada level Enterprise, diantaranya: Project,
Resources, Report dan tracking & Project Data.
Project Data adalah Data yang berada pada level project, diantaranya: WBS, Activities dan
Dokumen proyek.
Namun demikian ada juga data yang merupakan enterprise data, dan juga merupakan project data, yaitu: calendars, reports dan activity codes Jika pada saat awal anda membuka P6 dan yang tampil adalah tampilan dibawah ini, maka anda bisa meng ‐ klik Home yang ada di Navigation Bar.
Gambar II.4. Tampilan Project Window Maka Tampilan Bisa anda lihat seperti gambar II.3.
Jika anda ingin kembali ketampilan Project Window, maka anda bisa meng‐klik tombol Projet (lihat lingkaran diatas yang ada di Direktory Bar) atau pada menu Enterprise pilih Project seperti gambar dibawah ini. 2.2. User Preferences Anda dapat menyesuaikan opsi tertentu sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Sebagai contoh, menunjukkan format untuk menampilkan unit waktu dan tanggal, tentukan mata uang yang digunakan untuk biaya melihat, dan mengeset preferensi tampilan startup. Anda juga dapat menunjukkan bagaimana Anda ingin mentransfer informasi ke dan dari e‐ mail instalasi dari modul tersebut dan menentukan apakah Anda ingin menggunakan ringkasan data terbaru atau data terkini dalam Activity/Resource Usage Spreadsheets and Profiles .
Bab ini menjelaskan cara menetapkan pilihan ini.
2.2.1. Formatting Time Units
Pilih Edit – user preferences, kemudian klik Time Units tab. Gambar II.5. Format Time Unit Catatan: Untuk Merubah Hours per time priod, Menu Admin > Admin Preferences > pilih Time Priod. 2.2.2. Formatting Dates Pilih Edit, User Preferences, kemudian klick Dates tab. Gambar II.6. Format Dates
2.2.3. Setting View Currency and Symbols
Pilih Edit, User Preferences, kemudian klick Currency tab Gambar II.7. Setting View Currency & Symbols
2.2.4. Setting Calculation Options for Resource and Role Assignments
Pilih Edit, User Preferences, kemudian klik Calculation tab untuk menentukan ber apa biaya dan unit yang dialokasikan bila Anda menambahkan atau menghapus beberapa sumber daya yang ditugaskan. Anda juga dapat memilih perilaku default saat mengganti sumber daya / peran pada tugas aktivitas yang ada dengan sumber daya yang berbeda/peran (resources/role).
• Preserve the units, duration, and units/time for existing assignments
Ketika menambahkan atau menghapus tugas sumber daya beberapa kegiatan, pilih opsi ini untuk unit s, duration , dan unit/time untuk tetap konstan ketika sumber daya tambahan yang ditugaskan untuk aktivitas apapun. Terlepas dari jenis durasi aktivitas, persamaan ini selalu benar: Remaining Units = Remaining Duration x Remaining Units/Time • Recalculat e the units, duration, and units/time for existing assignments based on the activity duration type
Ketika menambahkan atau menghapus tugas sumber daya beberapa kegiatan, pilih opsi ini untuk menghitung nilai tugas sumber daya yang tersisa berdasarkan type durasi aktifitas, ditetapkan dalam Activity Details General tab. 2.3. Admin Preferences Anda juga bisa menyesuaikan kebutuhan project melalui Admin Preferences. Pada Menu Admin > Admin Preferences. Lihat Gambar dibawah ini:
II.8. Tampilan Admin Preferences 2.4. Admin Categories
Sesuai dengan namanya, pada admin categories, berisi Kategori‐kategori yang dipakai oleh Primavera, namun kategori tersebut bisa saja kurang atau tidak lengkap dan oleh karena itu pengguna bisa membuat sendiri atau menambahkan kategori yang diinginkan. Gambar II.9. Tampilan Admin Categories Tab pada Admin Preferences, Anda bisa pilih Data yang ingin anda sesuaikan Pilih Kategori yang ingin anda sesuaikan, kemudian klik Add
2.5. Currencies
Fasilitas ini memungkinkan ada merubah nilai tukar mata uang ke mata uang lain dengan memasukkan nilai tukar mata uangnya. Admin > Currencies Lihat gambar dibawah ini: Gambar II.10. Tampilan Currencies
2.6. Import & Export File
Primavera tidak mempunyai tools save file seperti program aplikasi pada umumnya, sehingga proses perpindahan file atau juga sebagai backup file project, primavera menyediakan tools Import dan Export. 2.6.1. Import file Pada Menu File >Import Untuk memasukkan file dari luar
Type File yang dapat di Import adalah: file Primavera –(XER), Microsoft Project, Primavera Pilihan Format file yang diinginkan. Note: (.xer) file hanya bisa dibuka oleh primavera saja.
Add Into Existing Project : untuk menambahkan project ke existing project Create New Project : membuat Project Baru Ignore this project : mengabaikan project yang akan di import Replace Existing Project : mengganti existing project dengan yang baru Update Existing Project : untuk meng‐update exisitng project Pilihan type data yang ingin di import Pilih Next Cari lokasi file yang akan dimasukkan. Pilih Next Klik dan pilih Lokasi tempat project nya di EPS. Pilih Next Pilih Import Action: Pilih Create New Project
Gambar II.11. Import Project 2.6.2. Export file Pada Menu File >Export Untuk mengirim file Project ke tempat lain. Catatan: Pastikan file yang akan di export sedang anda buka atau dalam keadaan open. Pilih Next Klik FINISH Klik Next
Gambar II.12. Export Project Klik FINISH Contreng file yang akan diexport Klik Next Klik NEXT
BAB III
MEMBUAT EPS DAN FOLDER PROJECT
3.1. Membuat EPS
Sebelum memulai sebuah proyek, Kita terlebih dahulu di sarankan untuk membuat sebuah struktur proyek pada level Enterprise atau didalam P6 disebut dengan EPS ( Enterprise Project Structure )
EPS adalah adalah hirarki atau tata tingkatan yang dibuat untuk membantu kita dalam meng‐ organize project‐project. Contoh sebuah EPS. Gambar III.1. Contoh EPS berdasarkan Region Gambar diatas adalah contoh EPS berdasarkan Region. EPS dengan kata lain adalah forder‐ folder untuk menyimpan file project. Semakin bagus susunan folder maka semakin mudah kita mengorganize file project. Cara membuat EPS: Pada Menu Enterprise pilih Enterprise Project Structure Kemudian akan tampil, seperti ta mpilan diba wah ini: Jika Pada Enterprise Project Structure Sudah ada, sebaiknya anda hapus, caranya: Pilih tingkatan tertinggi dari EPS kemudian Klik
Gambar III.2. EPS window Silahkan Anda coba buat seperti contoh pada Gambar III.1 atau table . Contoh EPS berdasarkan Region. Klik Add untuk menambahkan dan Navigation atau Tongle Bar untuk mengarahkan posisi EPS ID yang kita add tadi. Gambar III.3. memasukkan EPS ID dan EPS name Pilih Add maka akan muncul EPS ID dengan Nama NEWEPS,Klik navigation ke arah kanan, maka NEWEPS akan bergeser ke kanan dibawah node JKT. Perhatikan Gambar dibawa h ini. Kemudian Ganti nama NEWEPS dengan JAK‐OG dan EPS Name (New EPS) dengan Oil and Gas Project.
3.2. Membuat Folder Project
Cara membuat Forder Project: Setelah anda membuat EPS maka lihat tampilan dibawah ini: Gambar III.4. Project Window setelah EPS dibuat.
jika setelah anda membuat file EPS dan tidak timbul tampilan seperti diatas,maka yang anda harus lakukan adalah: Klik segi tiga kecil yang ditunjuk oleh tanda panah diatas, maka akan tampil pilihan Goup and Sort by – pilih EPS. Lihat gambar dibawah ini: Gambar III.5. Menampilkan Layout EPS
Langkah Pertama adalah: Pilih SUMUT‐OG – Oil and Gas Project seperti gambar dibawah ini. Kemudin pilih Add. Gambar III.6.a. Membuat folder Project. Kemudian akan tampil seperti gambar dibawah ini: Gambar III.6.b. Membuat folder Project
Anda bisa memilih next atau juga Finish. Dalam kesempatan ini saya akan mengarahkan ada untuk memilih finish.
Maka akan tampil seperti gambar dibawah ini:
Gambar III.7.a. Membuat Folder Project Maka akan menjadi seperti gambar dibawah ini: Gambar III.7.b. Gambar setelah di‐rename. Untuk membuat Folder Project selanjutya Lihat table dibawah ini dengan cara sama seperti diatas.
Berikut adalah tampilah setelah folder project selesai dibuat. Gambar III.8. Gambar setelah membuat contoh folder proyek. .
Setelah kita membuat folder Project maka kita juga perlu mengenal Bagian bagian yang ada di Project Window.
Berikut adalah Penjelasannya:
3.3. Layout Project Windows
Setelah kita membuat folder Project maka kita juga perlu mengenal Bagian bagian yang ada di Project Window. Berikut adalah Penjelasannya Gambar III. 9. Bagian Bagian Pada Project Window. Pada Bagian Bawah Project ada bagian yang disebut project detail. Untuk menampilkan dan menyembunyikannya : Menu View > sHow on bottom > project Detail (Alt + V + H + D ).
Gambar III.10. Project Detail General tab.
Pada tab ini kita bisa melihat dan me‐modify informasi informasi yang bersifat general tentang suatu project. Kita dapat mengeset Project ID, Project name dan responsible manager waktu kita membuat folder project tersebut. Jika diperlukan, kita juga bias merubah nilai nilai tersebut dari tampilan ini. Fields yang lain sudah di set dengan defaults. Dates tab. Dari tab ini kita bisa meng‐edit informasi informasi mengenai tanggal untuk suatu project. Tanggal tanggal The Planned start dan Must finish by dapat diset ketika kita membuat suatu folder project. Jika diperlukan kita juga bias merubahnya dari tampilan ini. Notebook tab. Tab ini kalau dalam P3 adalah Log. Dalam tab ini kita bisa menulis note untuk project, menambah gambar, hyperlinks, dan lain lain. Codes tab. Pada tab ini nanti kita akan meng‐assign kode kode dari project tersebut, dengan value yang kita buat dalam project codes. Defaults tab. Pada tab ini kita bisa meng‐assign nilai nilai defaultspada suatu project. Kita bisa membuat default untuk Duration type, Activity type, Calendar, dan lain lain. Setting tab.
Yang paling penting dari tab ini adalah setting untuk penentuan dari Critical Activities. Apakah berdasarkan Total float atau berdasarkan Longest path. Ini akan kita bahas lebih lanjut pada pokok bahasan monitor dan control. Calculations tab. Tab ini kita pakai untuk menentukan cara kita menghitung cost dan resources ketika kita meng‐ update activities. Tab pada project detail bisa disesuaikan dengan kebutuhan anda, oleh karena itu tab pada project detail bisa ditambah dan juga bisa disembunyikan. Perhatikan gambar dibawah ini.
Gambar III.11. Customize Project Detail
BAB IV
OBS (ORGANIZATIONAL BREAKDOWN
STRUCTURE)
4.1. OBS (ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE)
Adalah sebuah susunan hirarki dari suatu struktur manajemen proyek institusi atau perusahaan, secara umum OBS adalah daftar orang‐orang atau manager‐manager yang bertanggung jawab pada sebuah proyek maupun orang‐orang yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan proyek. Contoh sebuah OBS:
Gambar IV.1. Contoh Bagan OBS
Jika Kita mempunyai struktur sebuah organisasi, maka langkah selanjutnya adalah memasukkan atau membuat struktur organisasi tersebut ke PE (Primavera Enterprise).
4.2. Membuat OBS
Langkah langkah membuat OBS adalah sebagai berikut: Pada Menu Enterprise pilih OBS
Anda bisa langsung me‐rename Innovative GC dengan PD MY COMP. Kemudian pilih Add lalu ketik RM SUMUT. Lakukan lagi untuk RM SUMSEL dan seterusnya.
Jika masih ada OBS dari sample yang muncul, anda bisa menghapusnya dengan terlebih dahulu. Gunakan Navigation/tongle untuk mengatur posisi. Sehingga akan tampak seperti gambar dibawah ini:
Gambar IV.2 Gambar OBS setelah selesai.
Langkah selanjunya adalah meng‐assign OBS yang telah kita buat ke Folder Project, perhatikan gambar adibawah ini: Gambar IV.3. Cara Me‐assign Responsible Manager Ke Folder Project. Maksuda dari langkah ini adalah untuk menginformasikan bahwa RM SUMUT adalah orang yang bertanggung jawab terhadap Project yang kita dipilih tadi.
BAB V
WBS (WORK BREAKDOWN
STRUCTURE) & CALENDAR
5.1. Membuat WBS Pilih Project yang akan di buat WBS nya, Klik Kanan – pilih Open Project. Sebagai contoh, pilih project SUMUT‐BLD‐001 ‐ OFFICE BUILDING PROJECT klik kanan kemudian pilih Open Project. Gambar 5.1 Memulai membuat WBS Sebelum memulai membuat WBS, perhatikan tampilan diatas.Dibawah tampilan terdapat Activities Detail, sama halnya dengan Project Detail, anda bisa menambah dan menyembunyikan tab dan tampilannya.
Jendela Aktivities
Langkah Pertama dalam membuat WBS adalah anda harus membuat hirarki dari pekerjaan tersebut, pada prakteknya WBS dibuat berdasarkan gambar dan urutan – urutan pekerjaan yang Terdapat pada BoQ. berikut adalah contoh sederhana bagan sebuat WBS: Bagan V.1. Bagan WBS untuk Office Building Project Bagan yang telah dibuat kemudian di aplikasikan ke primavera, beikut caranya: Pilih Menu Project > WBS atau bisa langsung Klik WBS yang ada pada Direktori. Gambar 5.2 Menu WBS Tampilan selanjutnya adalah tampilan WBS, seperti gambar dibawah ini. Ikuti langkah‐langkah berikut dengan mengacu pada gambar atau bagan V.1. 1. Hilight Folder SUMUT‐BLD‐001 kemudian Klik Add. 2. Isikan WBS Code dan WBS Namenya. 3. Ulangi langkah 1 dan 2 untuk yang lainnya. Office Building Project
Earth Work Civil Work ME Work Architect Work
Acces Road Preparation Foundation Coloum & Beam Roof HVAC Ceilling Fire fighting Cable Installation Lighting Painting Furniture
Gambar 5.3 Tampilan WBS Gambar dibawah adalah hasil dari proses pembuatan data WBS seperti proses diatas. Gambar 5.4 WBS yang telah dibuat
Setelah Selesai membuat WBS, Klik Activities pada direktori yang ada di sebelah kiri., maka tampilan selanjutnya adalah Tampilan Activities seperti gambar dibawah ini.
1. Pilih SUMUT‐BLD‐001 2. Pilih Add untuk menambah
3. Gunakan Navigator untuk menentukan Posisi
Gambar 5.5 Menampilkan Layout WBS Berikut ini adalah tampilan dalam ClassicWBS Layout. Gambar 5.6. Tampilan Classic WBS Layout 1. Klik segitiga kecil, 2. Pilih layout 3. Open 4. Jika ada pertanyaan untuk menyimpan layout pilih No. 5. Pilih Classic WBS Layout 6. Open Layout
5.2. Membuat Kalendar Kalendar dibagi menjadi 3 jenis berdasarkan tingkatannya. 1. GLOBAL CALENDAR, Calendar ini berlaku untuk seluruh Project 2. PROJECT CALENDAR, Calendar ini berlaku hanya untuk satu Project 3. RESOURCES CALENDAR, Calendar ini berlaku untuk resource Catatan:
Dalam pembuatan calendar usahakan anda menyesuaikan dengan kondisi calendar yang sebenarnya seperti hari libur, jumlah hari kerja dalam satu minggu.
Jika anda memasukkan resources ke dalam sebuah activitas, maka aktivitas tersebut akan menggunakan calendar resource, namun jika di activitas tidak ada resourcenya maka aktivitas akan menggunakan calendar Project. 5.2.1. Calendar Global Enterprise > Calendars… Gambar 5.7. GLOBAL CALENDARS Anda juga bisa membuat Calendar baru atau tambahan pada Global Calendar, namun pada buku ini cara membuat Calendar baru akan dibahas pada Resource Calaendar. 1. Pilih Global
5.2.2. Calendars Resource
Calendar resourse bertujuan untuk memberikan jadwal kerja tiap‐tiap resources, hal ini dilakukan karena tiap resources belum tentu memiliki hari kerja yang sama satu dengan yang lainnya, sebagai contoh staff memiliki jadwal kerja 5 hari dalam satu minggu, dan pekerja ataupun field engineer mungkin memiliki jumlah hari kerja 6 hari dalam satu minggu. Membuat calendar resources 1. Pilih Resources 2. Klik Add Gambar 5.8. Resources calendar Pilih salah satu calendar dari global calendar, Contoh: pilih 7‐Day Workweek (seperti gambar diatas) Klik Tanda beri nama calendar dengan Nama : 4DAYSPERWEEK (lihat gambar dibawah) Pilih Modify Gambar 5.9. Memodifikasi Resources calendar
Gambar 5.10. Resources Calendar: 4dayperweek Gambar 5.11.calendar weekly hours sesudah di edit Maka akan tampil seperti gambar dibawah ini: Warna abu‐abu adalah hari libur. Untuk memilih hari libur secara manual anda bisa pilih tanggal yang diinginkan kemudian klik Nonwork dan sebaliknya pilih Work untuk membuat hari libur menjadi hari kerja.
Pilih workweek untuk meng edit jumlah hari dan hari libur
Coba Anda Buat Kalender Dengan Nama: 5‐DAYSWORKWEEK dan 6‐DAYSWORKWEEK, Selamat mencoba, Berikut adalah hasilnya: Gambar 5.12.Tiga buah resources calendar yang direncanakan 5.2.3. Calendars Project Cara Membuat Calendar Project sama dengan resouses calendar. Coba anda buat Project Calendar dengan Nama: 6 d/w‐sumut‐bld‐001 Dan hari libur tanggal 17 Agustus 2010.
Gambar 5.13. Project calendar dengan hari libur 17 agustus 2011 Gambar 5.14. Memasukkan project calendar ke Project 1.Pilih Project yang diinginkan 2.Pilih Default Tab 3.Pilih Calendar yang sudah dibuat tadi.
Perhatikan segi tiga kecil seperti yang ditunjuk pada anak panah, apakah masih dalam Display Global Calendar atau tidak, jika masih dalah Global Calendar, klik segi tiga kemudian pilih Project Calendar. Maka calendar project yang ada sudah buat akan muncul seperti gambar dibawah ini, kemudian pilih dan klik Gambar 5.15. Memasukkan Default project calendar ke Project
BAB VI
RESOURCES & ROLES
6.1. ResourcesResources adalah sumber daya yang dibutuhkan pada suatu proyek untuk dapat tercapainya tujuan proyek tersebut. Pada Bab I dijelaskan bahwa resources dapat berupa: • Orang (People) • Bahan (Material) • Uang (Money) • Peralatan (Equipment) • Informasi (Information) • Fasilitas (Facilities) • Peran (Roles) Namun pada primavera, type dari resource di kategorikan menjadi 3, yaitu: • Labor : untu pekerja atau orang • Non Labor : untuk selain orang dan material, seperti: mesin, peralatan dll • Material : untuk material Berikut adalah contoh resources yang dibutuhkan dalam latihan ini:
Resources ID Resources Name Price / unit Max unit /
time
Calendar
ARE‐1 Architect Engineer 100.000/day 5 6 days per week
CE‐1 Civil Engineer 100.000/day 5 6 days per week
ME‐1 Menchanical engineer 100.000/day 5 6 days per week
ELE‐1 Electrical engineer 100.000/day 5 6 days per week
STAFF STAFF 70.000/day 3 6 days per week
LABOR LABOR 60.000/day 20 6 days per week
MATERIAL MATERIAL 50.000/day 8 6 days per week
Table. 6.1. Daftar Resource Keterangan: 1. Resources ID : ID dari resources 2. Resources Name : Nama dari resources atau keterangan dari resources ID 3. Price/Unit : Harga satuan resources per unit. Unit bisa dalam hour, day, week, mouth and year. 4. Max unit/time : adalah perkiraan jumlah unit resources perwaktu. Contoh:
Max unit/time=5, artinya anda merencanakan jumlah civil engineer yang anda miliki adalah 5 day/day atau 5 orang/hari.
Namun demikian ini hanyalah acuan bagi anda, karena primavera akan menghitungkan untuk anda dan menginformasikan jumlah yang 5 day/day untuk civil engineer cukup atau tidak.
Jika data resource sudah ada, maka langkah selanjutnya adalah membuat data base resource pada Primavera, berikut adalah langkahnya:
Setelah anda berada pada Tampilan resources, maka anda bisa membuat resource baru dengan meng klik Add.
Maka akan timbul form wizard seperi dibawah ini:
Kita tidak perlu menggunakan bantuan wizard untuk memasukkan resources, maka wizard bisa dinon active kan. Gambar 6.1. New resource wizard Selanjutnya Anda bisa langsung membuat resources tanpa wizard. Berikut adalah langkah – langkah pembuatannya:
Klik Add, kemudian ikuti langkah2 seperti gambar dibawah ini mengacu pada table 6.1 daftar resources. 1.Contreng pada box do not show this wizard again 2.Klik Finish
Gambar 6.2. Langkah – Langkah membuat resource data base 1.Ketik resource ID 2.Ketik Resource Name 3.Pilih Resource Type: Labor 4.Pilih Units & Prices Tab 5.Isi: Max Unit/time: 5/d 6.Price/Unit: 100000/d 7.Pilih Detail Tab 8.Pilih Calendar yang digunakan, 9.Ganti display dari Global ke resource calendar: pilih 6 days per week
Anda juga bisa menggunakan resources Navigator, untuk menentukan posisi penempatan resources.
Jika Resource Navigator tidak muncul, anda bisa mengikuti langkah –langkah seperti gambar dibawah ini: Catatan: Perhatikan cara penulisan dalam Price/Unit: 100000/h : maksudnya adalah harga perjam 100000 10000/d : maksudnya adalah harga perhari 100000 10000/m : maksudnya adalah harga perbulan 100000. Effective Date : Jika efective date 1 Jan 2011: maksudnya adalah masa berlaku harga tersebut mulai tanggal 1 Januari 2011 sampai dengan akhir proyek. 6.2. Roles Role adalah keahlian atau kemampuan personil didalam project. Sebagai contoh: planned, quality assurance tester, engineer dan sebagainya. Anda bisa membuat sebuah standard role, sehingga anda dapat memasukkan role tersebut ke tiap – tiap resource yang ada.
Role ID Role Name Responsibilities resources
CV Architect Engineer Tugas dan Tanggung Jawab CE‐1
ME Civil Engineer Tugas dan Tanggung Jawab ME‐1
EL Menchanical engineer Tugas dan Tanggung Jawab ELE‐1
AR Electrical engineer Tugas dan Tanggung Jawab ARE
Table. 6.2. Daftar Roles
Pilih Segi tiga atau pilih View > Group and Sort By> Default
Berikut adalah langkah pembuatan Role data basenya. 1. Pilih menu Enterprise > Roles Gambar 6.3. Langkah – Langkah membuat Roles data base 2.Add 1.Ketik role id dan Role name nya 3.Pada General tab, tuliskan deskripsi dari tugas tersebut Pada Resource tab, Pilih Assign dan tambahkan resource yang relevan dari role tersebut.
Ulangi langkah diatas untuk membuat role selanjutnya. 6.3. Memasukkan role ke resources
Setelah resources dan role dibuat, tahapan selanjutnya adalah memasukkan (assign)role ke resources. Berikut adalah langkahnya: Gambar 6.4. Meng‐ assign Role ke resources
1.Pilih Roles Tab 3.Pilih Roles yg sesuai 4.Pilih assign 2.Assign
BAB VII
CODES
Seringkali pada proyek proyek yang komplek, WBS saja tidaklah cukup untuk memonitor ataupun mengelola aktivitas‐aktivitas.Banyaknya pertanyaan‐pertanyaan yang sering muncul seringkali berbeda dengan pengelompokan WBS yang sudah anda buat, sebagai contoh: berapa biaya pada phase Konstruksi?, Pertanyaan ini akan sulit dijawab jika kita tidak mendeskripsikan atau tidak memberikan kode pada aktivitas – aktivitas. Code Pada Primavera Enterprise dibedakan menjadi 3 bagian: 1. Resource Codes 2. Project Codes 3. Activity Codes 7.1. Resource Codes Berikut adalah contoh Codes yang akan di buat:
Resources Code Resources Code Name Max Length
DISC DISCIPLINE 7 PROJECT PROJECT 15 Adapun value dari DISC adalah Resource Code Value Code Description CV Civil ME Mechanical EL Electrical PP Piping MG Management AR Architect Value dari Project Resource Code Value Code Description SUMUT‐OG‐001 LNG Project SUMUT‐OG‐002 Platform Pabrication SUMUT‐BLD‐001 Office Building Project SUMUT‐BLD‐002 Hospital Project Table 7.1. Resource Codes Langkah membuat resources code. Pada Menu Enterprise > Resource Codes (Alt + N + S)
Catatan:
Jika Resources Code sudah terisi, anda bisa menghapunya terlebih dahulu dengan mengklik , delete. 1.Pilih Modify 2.Klik Add 2.Tuliskan DISC untuk discipline 3.Isikan max length nya. 4.Ulangi langkah 2 & 3 untuk Project. 5.Close jika sudah selesai 1.Klik segitiga kecil untuk memilih resources code yg dibuat tadi 2.Klik Add
Gambar 7.1. Membuat Resource Codes Ulangi langkah diatas untuk Resource Codes Project. Gambar 7.2. Resource Codes: Project 3.Ketik value dari DISC , mengacu pada table diatas 4.Klik add untuk menambah
7.1.1. Memasukkan Resource Codes ke dalam Resources
Berikut adalah langkah meng assign resource codes ke resources. Gambar 7.3. Langkah – Langkah memasukkan Resource Codes ke resources Lanjutkan lagkah diatas untuk resources yang lainnya, mengacu pada table dibawah ini.
Resources ID Resources Name DISC PROJECT
ARE‐1 Architect Engineer AR SUMUT‐BLD‐001
CE‐1 Civil Engineer CV SUMUT‐BLD‐001
ME‐1 Menchanical engineer ME SUMUT‐BLD‐001
ELE‐1 Electrical engineer EL SUMUT‐BLD‐001
STAFF STAFF SUMUT‐BLD‐001
LABOR LABOR SUMUT‐BLD‐001
Table 7.2. Distribusi Resource Code ke Resources 1.Pilih resource yang diinginkan 2.Pilih Assign 3.Pilih Code yang sesuai 4.Klik Assign 5.Pilih Code yang sesuai dalam hal ini resources codes: project 6.Klik Assign
7.2. Activity Codes Code yang diberikan kesetiap aktivitas bertujuan agar mudah dalam pengontrolan dan penyajian laporan. Berikut adalah contoh Activity Code yang akan dibuat.
Activity Code Activity Code Name Max Length
PHASE PHASE 2 Value dari PHASE Activity Code Value Code Description PR PREPARATION CN CONSTRUCTION FN FINISHING Maksud dari Activity codes diatas, bahwa activitas akan dikelompokkan dalam sebuat phase atau tahapan kegiatan yaitu tahapan persiapan, tahapan konstruksi dan tahapan akhir (Preparation, Construction & Finishing). Langkah pembuatan Activity Codes database Pada Menu Enterprice > Activity Codes Pilih Project Pilih Modify Pilih Add Tuliskan PHASE dan pada Activity code Name nya dan pada Max Length isikan 2 (dua). Kemudian Close
Langkah selanjutnya adalah: Pilih Close jika sudah selesai. Untuk memasukkan acativity codes ke activity akan dibahas pada bab VIII selanjutnya. 1.PILIH ACTIVITY CODE: PHASE 2.ADD 3.Tuliskan seperti gambar ini.
BAB
VIII
ACTIVITIES
8.1. Activity Detail
Aktivity detail adalah serangkainan form yang berfungsi untuk memasukkan dan juga sebagai informasi yang terkait dengan sebuah aktivitas.
Jumlah Form atau juga bisa disebut sebagai tab, pada activity detail dapat disesuaikan dengan kebutuhan dengan kata lain, tab – tab pada activity detail dapat di tampilkan maupun disembunyikan. Berikut cara menyembunyikan & menampilkan Activity Detail: • Menyembunyikan Aktivity Detail: Klik Kanan Pada area Activity Detail kemudian pilh Hide Detail window. • Menampilkan kembali Activity Detail Klik Pada Segitiga kecil > Show on Bottom > Activity Detail atau Menu View > Show on Bottom > Activity Detail
Tab – tab pada activity detail juga dapat di tampilkan dan disembunyikan sesuai kebutuhan. Klik Kanan pada Activity Detail > Customize Activity Detail 8.2. Ativity type Ada 6 type aktivitas pada primavera enterprise v.6: 1. Start milestone 2. Finish milestone 3. Task dependent 4. Level of effort 5. Resources dependent 6. WBS summary Berikut adalah penjelasan singkat dari masing masing type aktivitas. • Task Dependent Untuk task dependent, Jadwal resources yang dimasukkan ke sebuah aktivitas akan mengacu pada jadwal atau calendar dari aktivitas bukan menurut jadwal dari resources yang ada diaktivitas tersebut.
• Start milestone
Start milestone digunakan sebagai tanda dari awal mulainya sebuah project. Karena start milestone tidak memiliki durasi, start milestone juga dapat disebut sebagai “zero duration activity.”atau aktivitas yang mempunyai durasi 0 (nol).
• Finish milestone
Finish milestone digunakan sebagai tanda dari akhir sebuah project atau akhir dari suatu rangkaian kegiatan dalam suatu project. Resources tidak dapat dimasukkan ke aktivitas type
