คู่มือประกอบการอบรมเชิงปฏิบัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
การปฏิบัติงาน เรื่อง
การใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการงานเอกสาร (MIS)
วันที่ 15 ธันวาคม 2554 เวลา 13.30 – 15.30 น.
ณ ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ ชั้น 2 อาคารศูนย์ภาษา
มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา
โดย
งานธุรการและสารบรรณ ส านักงานอธิการบดี
เข้าสู่เว็บไซต์มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา www.skru.ac.th
คลิกที่ MIS
ช่องที่ 2 ใส่รหัสผ่านของหน่วยงาน ไปที่เข้าสู่ระบบ
หนังสือภายนอก
หน่วยงานสามารถคลิกที่ปุ่มลง รับเอกสาร ระบบก็จะน าข้อมูล ใส่ในฐานข้อมูลของหน่วยงาน
หนังสือภายใน
ลงทะเบียนรับเอกสารให้คลิกที่ ลงทะเบียน
เลขทะเบียนรับและวันที่ ระบบจะรันให้อัตโนมัติ โดยจะเริ่มรัน 00001/55 ในวันที่ 1 ม.ค. 2555 หมายเหตุ วันที่สามารถลงรับ ย้อนหลังได้ 1 วัน แต่ในกรณีที่วัน นั้นยังไม่ได้ลงรับเรื่องใด ๆ โดยให้ เลือกที่ปุ่มไอคอนปฏิทิน หรือพิมพ์ เลขลงในช่องวันที่รับ
หนังสือภายใน
ใส่ข้อมูลผู้บันทึก ข้อความ และเรื่อง เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อย แล้ว ให้คลิกที่บันทึก แต่ในกรณีที่พิมพ์ข้อมูล ไปแล้วต้องการเคลียร์ ข้อมูลให้คลิกที่ยกเลิก
หนังสือภายใน
เมื่อคลิกที่ปุ่มบันทึกจะ ขึ้นกล่องโต้ตอบให้ผู้ พิมพ์กดที่ตกลง หรือ เครื่องหมาย x กล่องโต้ตอบจะแสดงเตือน เลขทะเบียนรับเพื่อป้องกัน ปัญหาการพิมพ์ข้อมูลลง ระบบในเวลาเดียวกันหลาย เครื่อง
หนังสือภายใน
ระบบสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูล โดยเข้าไปเลือกในรายการ ปรับปรุงข้อมูล และเลือกที่แก้ไข ข้อมูล ลบข้อมูล และข้อมูลรายวัน
เมื่อคลิกที่แก้ไขข้อมูลระบบจะ แสดงหน้าแก้ไขข้อมูล โดยมี บล็อกให้เติมค าค้นหา และปี พ.ศ. ในกรณีที่ต้องการดูข้อมูล ย้อนหลังสามารถใส่ปี พ.ศ. นั้น ๆ จากนั้นจึงกดปุ่มค้นหา หรือ กดปุ่ม Enter
หนังสือภายใน
ในช่องค าค้นหาสามารถ ใส่ค าที่เป็นคีย์หลัก หรือ ตัวเลข ก็ได้ เช่น ชื่อคน สุกัญญา ห้ามใส่นามสกุล หรือ พิมพ์เฉพาะนามสกุล หรือค าที่มีอยู่ในเรื่องที่ ต้องการค้นหา
หนังสือภายใน
เมื่อระบบแสดงข้อมูล เข้าไปคลิกที่แก้ไข เพื่อ แก้ไขข้อมูลหรือเพิ่มเติม
ระบบจะแสดงช่องรายการ ข้อเสนอแนะของ ผอ.สนอ. ค าสั่ง ของอธิการ ผู้รับไปด าเนินการ และหมายเหตุ เมื่อพิมพ์ข้อมูลใส่ในช่องต่าง ๆ เรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม ด าเนินการต่อไป แต่ในกรณีที่ พิมพ์ข้อมูลไปแล้ว และยังไม่ได้ กดปุ่มด าเนินการ แต่พิมพ์ผิดให้ กดปุ่มยกเลิก ระบบจะแสดง ข้อมูลเริ่มต้นใหม่ ผู้รับไปด าเนินการ ในที่นี้หมายถึง ผู้รับเอกสารและลง ลายมือชื่อใน ทะเบียนรับ ส่วนช่องหมายเหตุ จะใส่ข้อมูลใน กรณีที่มีการเสนอ ครั้งที่ 2 และครั้ง ต่อ ๆ ไป
หนังสือภายใน
ในกรณีใช้ค าค้นหา
ระบบสามารถแนบแฟ้ม หลักฐานได้ในกรณีที่ หน่วยงานต้องการแนบ ไฟล์เพื่อเก็บเป็นหลักฐาน หรือต้องการส่งต่อให้กับ หน่วยงานอื่น โดย หน่วยงานต้องสแกน ข้อมูลเอกสาร และตั้งชื่อ เป็นไฟล์ภาษาอังกฤษ หรือตัวเลขเท่านั้น
หนังสือภายใน
เมื่อกดด าเนินการต่อไป ระบบ จะแสดงหน้าเว็บเพื่อส่งเอกสาร แจ้งไปยังหน่วยงาน หรือบุคคล ต่าง ๆ หรือกดย้อนกลับเพื่อไป ด าเนินการแก้ไขข้อมูลอื่น ต่อไป
หนังสือภายใน
ระบบสามารถแสดงการ ค้นหาข้อมูลในรูปแบบ ก าหนดวันที่ต้องการ ทราบ ในกรณีที่ไม่ ทราบเรื่อง แต่ทราบ วันที่ โดยการกดปุ่ม ไอคอนปฏิทิน หรือ พิมพ์ตัวเลข
หนังสือภายใน
ระบบสามารถแสดง ข้อมูลในรูปแบบราย สัปดาห์ หรือทั้งหมด ตั้งแต่ต้นปี ถึงสิ้นปี
คลิกที่ปุ่มแสดงผล ออกจอภาพ หรือคลิก ที่ปุ่มเครื่องพริ้นเตอร์ เพื่อพิมพ์เอกสาร ข้อมูล
หนังสือภายใน
ใช้เมาส์ชี้ไปที่ หนังสือภายนอก จะมีรายการแสดง ให้คลิกที่ปุ่ม ลงทะเบียน
หนังสือภายนอก
การบันทึกข้อมูลหนังสือ ภายนอกมีลักษณะการท างาน ใกล้เคียงหนังสือภายใน จะ แตกต่างในส่วนของที่ต้อง เพิ่มเติมมากกว่า เลขทะเบียนส่งพิมพ์ ตัวอักษร และเลข จดหมาย ถ้าไม่มีให้ใช้ - วันที่ลงตามในจดหมาย ถ้า ไม่มีให้ลงวันที่ปัจจุบันที่ ลงรับ จาก ให้บันทึกข้อมูลต าแหน่ง ชื่อ นามสกุล ต าแหน่ง และ หน่วยงานต้นสังกัด เพื่อให้ สะดวกต่อการค้นหา ถึง ให้บันทึกเป็นต าแหน่ง หรือชื่อผู้บริหารสูงสุดใน หน่วยงานที่จดหมายระบุ เรื่อง ใส่ชื่อเรื่องของ จดหมาย เมื่อบันทึกข้อมูลเรื่องเรียบร้อย ให้กดปุ่มบันทึก
หนังสือภายนอก
เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูลให้ ชี้เมาส์ไปที่ค าว่าหนังสือ ภายนอก จะขึ้นรายการ แสดง ท าการเลือกแก้ไข ข้อมูลหนังสือภายนอก หน้า เว็บจะแสดงดังรูป
หนังสือภายนอก
คลิกที่ปุ่มแก้ไขใน แถบบรรทัดที่ ต้องการแก้ไขข้อมูล
เมื่อผู้บริหารมีการสั่งการ ให้ไปที่หนังสือภายนอก เลือกแก้ไขรายการ หนังสือภายนอก ส่วนผู้รับไปด าเนินการ และช่องหมายเหตุมีการ บันทึกข้อมูลเหมือนกับ หนังสือภายใน หากมีเอกสารแนบส่ง ทางระบบสามารถสแกน จัดเก็บเป็นไฟล์ PDF กดปุ่มเลือกไฟล์ ในช่อง ข้อมูลที่จัดเก็บ บันทึกข้อมูลค าสั่งการใน ช่องการปฏิบัติ กดปุ่มด าเนินการต่อไป
หนังสือภายนอก
หน้าเว็บจะแสดงรายการให้ เลือกส่งข้อมูลไปคณะอื่น ๆ
ภาควิชา และแจ้งบุคลากร ภายในคณะ
ในกรณีที่ผู้บันทึกเลือกส่งข้อมูลไปยังภาควิชาให้ใช้ เมาส์คลิกที่ภาควิชาหน้าเว็บจะขึ้นรายการให้เลือก แต่ละภาควิชา จากนั้นให้กดปุ่มบันทึก เมื่อจะออก
จากหน้าเว็บให้กดปุ่มปิดหน้านี้
ในกรณีที่ต้องการส่ง ข้อมูลแจ้งให้บุคลากร
ภายในคณะ
เมื่อกดปุ่มด าเนินการต่อไป หน้าเว็บ จะแสดงชื่อเรื่องจดหมาย และรายชื่อ
บุคคลในหน่วยงาน ใช้เมาส์คลิกที่ เพิ่มข้อมูลบุคคล
หน่วยงานสามารถเลือกรายชื่อบุคคลเพื่อที่จะส่งข้อมูลไปยังผู้รับโดย พิมพ์ชื่อ หรือเลือกจากรายชื่อ หลังจากนั้นกดปุ่มบันทึก ในกรณีมี รายชื่อต้องการส่งมากกว่า 1 คน ให้ไปที่เพิ่มข้อมูลบุคคล และด าเนิน
ตามขั้นตอนเดิมอีกครั้ง เมื่อจะออกจากหน้าเว็บให้คลิกปุ่มเสร็จสิ้น
หนังสือส่งออก เป็นระบบ การออกเลขจดหมายของ ส่วนราชการ เช่น ที่ ศธ 0560/225 หรือ เลขจดหมาย เวียน เช่น ที่ ศธ 0560/ว 123
หนังสือส่งออก
เลขที่ส่งออกระบบจะรัน อัตโนมัติ เริ่มจาก 0001 ใน วันที่ 1 มกราคมของทุกปี วันที่ส่งออกแสดงถึง วันที่ออกเลขจดหมาย ชื่อเรื่อง เรียน ใส่ชื่อต าแหน่ง หัวหน้าหน่วยงานที่ส่ง จดหมาย ผู้ลงนามคือผู้บริหารสูงสุด ที่มีอ านาจลงนามจดหมาย เจ้าของเรื่องคือหน่วยงาน ที่เป็นผู้รับผิดชอบเรื่องนั้น
หนังสือส่งออก
ในกรณีที่มีจดหมาย สแกนเป็นเอกสารแนบ สามารถแนบได้โดย การเลือกไฟล์ หลังจากนั้นจึงกดปุ่ม แก้ไข
หนังสือส่งออก
ส าหรับการออกเลข หนังสือเวียน มีการ บันทึกข้อมูลเหมือน หนังสือส่งออก แตกต่างตรงที่เลข ส่งออก หนังสือเวียน จะมีพยัญชนะ ว น าหน้า
หนังสือส่งออก
เมื่อต้องการแก้ไข ข้อมูลหรือลบข้อมูลให้
ใส่เลขจดหมาย หรือ ค าที่มีอยู่ในชื่อเรื่อง
หรือค้นหาระหว่าง วันที่ เมื่อเลือกวันที่
ให้คลิกที่ Close
ค าสั่งเดินทางไปราชการ เป็นค าสั่งที่ออกเป็น แบบฟอร์มการขอไป ราชการ ซึ่งผู้ขอไป ราชการได้รับการอนุมัติ ให้ไปราชการจาก ผู้บังคับบัญชา และทราบ งบประมาณการไป ราชการที่ชัดเจนแล้ว
ค าสั่งเดินทางไปราชการ
ที่ คือ เลขค าสั่งไปราชการ วันที่เขียน คือ วันที่ลงข้อมูลในระบบ เพื่อออกเลขค าสั่ง ประเภทไปราชการให้คลิกที่ปุ่ม หรือ อื่น ๆ ให้เติมข้อความ เรื่องให้ใส่เรื่องที่ไปราชการ สถานที่จัดอบรม ประชุม สัมมนา จังหวัดที่จัดอบรม ประชุม สัมมนา ระหว่างวันที่ – ถึงวันที่ ให้ใส่วันที่ อบรม ประชุม สัมมนา ประโยชน์ เช่น บริการวิชาการ เบิกค่าใช้จ่าย ให้เลือกคลิกปุ่ม ใน กรณีไม่เบิก ระบบจะให้ข้ามไป บันทึกวันที่เริ่มไปราชการ แต่หาก เบิกระบบจะให้ใส่ข้อมูลค่าใช้จ่าย
เมื่อคลิกที่ปุ่มด าเนินการต่อไป หน้าเว็บจะขึ้นให้บันทึกรายชื่อ ผู้ไปราชการ โดยเริ่มจากไปที่ ชื่อ-สกุล พิมพ์ชื่ออย่างเดียว แล้วกดปุ่มด้านข้าง
ค าสั่งเดินทางไปราชการ
หน้าเว็บจะแสดงรายชื่อที่มี ค าใกล้เคียง ให้เลือกรายชื่อ
โดยให้คลิกที่รายชื่อที่ ต้องการ
หน้าเว็บจะแสดงรายชื่อและ รายละเอียด ให้ผู้บันทึกท าการ กดปุ่มบันทึก ในกรณีที่เพิ่มให้ คลิกที่เพิ่มรายชื่อผู้ไปราชการ หน้าเว็บจะแสดงช่องว่างให้ พิมพ์รายชื่อ
ค าสั่งเดินทางไปราชการ
เมื่อต้องการแก้ไข ลบข้อมูล ลบรายชื่อ สามารถเลือกได้
จากรายการที่แสดง โดยที่ ปรับปรุงข้อมูล
หน้าเว็บจะแสดงข้อมูล ผู้บันทึกคลิกเลือกที่ปุ่ม
ที่ต้องการแก้ไข หรือดู รายละเอียด
ในกรณีค้นหาข้อมูลการไป ราชการ แต่ไม่ทราบวันที่ไปหรือ
เรื่องที่ไป สามารถค้นหาจากชื่อ โดยพิมพ์เฉพาะชื่ออย่างเดียว
พิมพ์ชื่อ จากนั้น กดปุ่ม สี่เหลี่ยมมีจุด
หน้าเว็บจะแสดงรายชื่อ ให้เลือกรายชื่อ โดยให้คลิก
ที่รายชื่อ
ให้คลิกที่ปุ่มค้นหา
หน้าเว็บจะแสดงรายการไป ราชการทุกปีที่ขอไป ราชการเรียงล าดับตามวัน
เดือน ปี ที่ขอไปราชการ
ระบบสามารถค านวณการ ใช้จ่ายงบประมาณการไป ราชการของหน่วยงานได้
หรือในระหว่างวัน เดือน ปี ที่ไปราชการ
ค าสั่งมหาวิทยาลัยเป็น ค าสั่งส าหรับออกเลขค าสั่ง ทุกค าสั่งที่อธิการบดีเป็นผู้ ลงนาม ในส่วนของคณะจะ เป็นค าสั่งที่ออกโดยคณบดี เป็นผู้ลงนาม
ค าสั่งมหาวิทยาลัย
เมื่อเลือกลงทะเบียน หน้าเว็บจะ รายการให้กรอกข้อมูล เริ่มจาก เลือกประเภทค าสั่ง ให้กดปุ่ม เลือก 1. ให้เดินทางไปราชการ จะมี รายการให้กรอกเหมือนกับการ กรอกข้อมูลไปราชการ แตกต่าง ตรงที่ สั่ง ณ วันที่ ผู้บันทึกต้องใส่ วัน เดือน ปี 2. แต่งตั้งคณะกรรมการ/ กรรมการ 3. ค าสั่งมหาวิทยาลัยอื่น ๆ
ค าสั่งมหาวิทยาลัย
เมื่อกดปุ่มเลือกแต่งตั้งคณะกรรมการ/ กรรมการ ระบบจะให้บันทึกข้อมูล เรื่อง และ สั่ง ณ วันที่ ถ้ามีเอกสารแนบ สามารถเลือกไฟล์ เพื่อแนบเป็นเอกสาร หลังจากนั้น คลิกที่บันทึกข้อมูล
ค าสั่งมหาวิทยาลัย
เมื่อกดปุ่มเลือกอื่น ๆ ระบบจะให้บันทึก ประเภทค าสั่งอื่น ๆ (ให้แต่ละหน่วยงาน บันทึกชื่อคณะ) เรื่อง และ สั่ง ณ วันที่ ถ้ามีเอกสารแนบ สามารถเลือกไฟล์ เพื่อแนบเป็นเอกสาร หลังจากนั้น คลิกที่ บันทึกข้อมูล
ค าสั่งมหาวิทยาลัย
ประกาศมหาวิทยาลัย เป็นการ บันทึกข้อมูล เรื่อง และประกาศ ณ วันที่ และแนบแฟ้มหลักฐาน เพื่อสะดวกต่อการค้นหา เมื่อมี การอ้างถึงประกาศนั้น ๆ