ค ม อการใช งาน E-Office Warin

(1)

ระบบ E-Office Warin หรือระบบทะเบียนหนังสือราชการโรงเรียนวารินชําราบ พัฒนาขึ้น ใหสามารถใชทั้งในระบบ Internet (WWW) ซึ่ง Online ไดทั่วทุกมุมโลกและในระบบ Intranet ซึ่งเปนระบบ ภายในเฉพาะเครือขาย “WARIN” สําหรับโรงเรียนวารินชําราบเทานั้น

ระบบ E-Office Warin

เนื่องจาก E-Office Warin หรือระบบทะเบียนหนังสือราชการโรงเรียนวารินชําราบ แบงเปน ระบบกึ่งเปดกึ่งปด เพื่ออํานวยความสะดวกใหกับบุคลากรทั้งภายในหรือภายนอกโรงเรียน ให สามารถเขามาดูหรือรับหนังสือราชการ หรือดูขอมูลขาวสารตางๆ ที่ทางโรงเรียนหรือผูเกี่ยวของนําขึ้นสู ระบบโดยแบงออกเปน 2 ระบบ 1. ระบบเปดหมายถึง ระบบที่เปดใหบุคคลทั่วไปรวมทั้งสมาชิกสามารถเขามาดูหรือ รับหนังสือราชการ หนังสือหรือขาวสารทั่วไปๆได และ 2. ระบบปดคือ ระบบหนังสือหรือขอความใดๆที่สงถึงกันระหวางสมาชิกเทานั้น (บุคลากรโรงเรียนวารินชําราบ) ซึ่งจะสมาชิกจะรับหนังสือหรืออานขอความใดๆ ไดตอง Login เขาระบบ กอนบุคคลอื่นๆ จะไมสามารถเห็นเรื่องราว ขอความหรือหนังสือราชการนั้นๆ ได ดังนั้นหากตองการดูหรือ รับหนังสือราชการเพียงอยางเดียวไมตองการตอบรับ หรือสง ขอมูล ขาวสาร ก็สามารถทําไดงายโดยการคลิกไมกี่ครั้ง ผาน Browser ตางๆ ไมวาจะเปน , หรือ Browser อื่นๆ ที่แตละทานใชงานอยู เปดผาน เปดผาน

(2)

การเขาสูระบบ E-Office Warin

เปด Browser อาจจะเปน , หรือ Browser อื่นๆ ก็ ไดกรณีนี้ขออนุญาตแนะนําเฉพาะ เพราะตองการแนะนําใหสมาชิกทุกทานไดใช Browser ตัวนี้ (สวน IE เทียบเคียงไดเชนกัน) เขาเว็บไซตตางๆ ไดรวดเร็วกวา หลาย เทาและที่สําคัญมีความปลอดภัยมากกวา IE อยางเทียบกันไมได การเขาใชระบบ E-Office Warin มี 2 รูปแบบคือ

1. เมื่อเปด ขึ้นมาแลวพิมพ ict.warin.ac.th/eoffice ลงในชอง Address แลวกด Enter ที่แปนพิมพ

2. คลิกเขามาผานทางเว็บไซตของโรงเรียนวารินชําราบ ที่www.warin.ac.th

(3)

การ Login เขาสูระบบสมาชิก

สมาชิกทุกทานควร Login เขาสูระบบกอนเพื่อจะไดรับสิทธิ์อยางเต็มที่เพราะบางเรื่อง จํากัดไวเฉพาะตัว สมาชิกคนอื่นจะไมสามารถมองเห็นหรือเขามาตรวจสอบไดยกเวนแตวา เขามาเพื่อดู อยางเดียวการ Login เขาสูระบบ โดยกรอก username และ Password ที่เปนสมบัติเฉพาะตัวของสมาชิกแต ละคน แลวคลิกที่ปุม GO หรือ Enter ที่แปนพิมพก็ได

(4)

ตอไปเมื่อมีการตอบรับหรือสงเรื่องราว ขาวสาร หนังสือราชการหรือขอมูลใดๆ จะปรากฏชื่อพรอมภาพของ สมาชิกที่สงหรือตอบรับ แสดงที่มุมดานซาย

หมวดหมูตางๆ ในระบบ E-Office Warin

เมื่อเขามาที่เว็บไซต E-Office Warin แลวสามารถเลือกรับขอมูล/หนังสือราชการ/ขาวสาร ตางๆ ได โดยผูพัฒนาไดจัดระบบไวเปนหมวดหมูเพื่อใหสะดวกตอการใชงาน ดังนี้ หมวดที่ 1 ทะเบียนสงหนังสือราชการถึงฝายบริหาร เปนหมวดที่จัดเตรียมไวใหครูหรือบุคลากรตางๆ ภายในโรงเรียน สงขอมูล/หนังสือ ราชการ/ขาวสารตางๆ ถึงฝายบริหาร ซึ่งสมาชิกทุกคนจะตอง Login เขาสูระบบกอน จึงจะสามารถสงได และเขามารับทราบ เรื่อง/งาน/เอกสาร/หนังสือราชการที่เสนอผานขึ้นไปที่หมวดหมูนี้เชนกัน ทะเบียนสงหนังสือราชการถึงผูอํานวยการ สําหรับทะเบียนสงหนังสือราชการถึงผูอํานวยการโรงเรียน เพื่อพิจารณา อนุมัติ สั่งการ หรือ อื่นๆ ผูตรวจสอบ:Admin Group ทะเบียนสงหนังสือราชการถึงรองผูอํานวยการกลุมอํานวยการ สําหรับทะเบียนสงหนังสือราชการถึงรองผูอํานวยการกลุมอํานวยการ เพื่อพิจารณา เห็นชอบ อนุมัติ เพื่อทราบ และอื่นๆ ผูตรวจสอบ:Admin Group

(5)

ทะเบียนสงหนังสือราชการถึงรองผูอํานวยการกลุมบริหารวิชาการ สําหรับทะเบียนสงหนังสือราชการถึงรองผูอํานวยการกลุมบริหารวิชาการ เพื่อพิจารณา เห็นชอบ อนุมัติ เพื่อทราบ และอื่นๆ ผูตรวจสอบ:Admin Group ทะเบียนสงหนังสือราชการถึงรองผูอํานวยการกลุมบริหารทั่วไป สําหรับทะเบียนสงหนังสือราชการถึงรองผูอํานวยการกลุมบริหารทั่วไป เพื่อพิจารณา เห็นชอบ อนุมัติ เพื่อทราบ และอื่นๆ ผูตรวจสอบ:Admin Group ทะเบียนสงหนังสือราชการถึงรองผูอํานวยการกลุมบริหารกิจการนักเรียน สําหรับทะเบียนสงหนังสือราชการถึงรองผูอํานวยการกลุมบริหารกิจการนักเรียน เพื่อพิจารณา เห็นชอบ อนุมัติ เพื่อทราบ และอื่นๆ ผูตรวจสอบ:Admin Group หมวดที่ 2 ทะเบียนรับหนังสือราชการ หมวดทะเบียนรับหนังสือราชการ เปนหมวดหมูที่จัดไวสําหรับเจาหนาที่หรือบุคลากร ภายในโรงเรียนที่เกี่ยวของ (ตอง Login กอน) จัดสงหนังสือราชการ/ขอมูล/เอกสารไปยังผูรับโดยผูรับ ทั้งหมด (ยกเวนฝายบริหาร) จะตองเขามารับงาน/ขอมูล/เอกสาร/หนังสือราชการใดๆ ที่นี่ รวมไปถึง การพิจารณา สั่งการตางๆ ของฝายบริหารหรือหัวหนางานที่เกี่ยวของ ไดที่นี่ ทะเบียนรับหนังสือราชการ สําหรับ บุคลากร กลุม ฝาย งาน ที่เกี่ยวของ รับหนังสือราชการ ผูตรวจสอบ:Admin Group

(6)

หมวดที่ 3 หมวดขาวสาร คูมือ กฏ ระเบียบ แนวปฏิบัติตางๆ ของทางราชการ ขาวสาร คูมือ กฏ ระเบียบ แนวปฏิบัติตางๆ ของทางราชการ สําหรับ ที่รวบรวม ขาวสาร คูมือ กฎ ระเบียบ แนวปฏิบัติตางๆ ของทางราชการ ที่ออกโดย หนวยงานตางๆ ที่เกี่ยวของ เพื่อบริการบุคลากรภายในตลอดจนผูสนใจตางๆ ผูตรวจสอบ:Admin Group

ขั้นตอนการรับสงหนังสือราชการ/ขอมูล/ขาวสาร

การรับ/และการตอบรับ ในขั้นตอนนี้สมาชิกทุกทาน ควรจะ Login เขาสูระบบ E-Office กอน หลังจากนั้นจึงไปยัง หมวดหมูที่ตองการ

(7)

หลังผานหมวดทะเบียนหนังสือรับ มาแลวจะเห็น ขอมูล/ขาวสาร/หรือหนังสือราชการที่มีการรับสงใน ระบบ ตรวจสอบ และคลิกหัวขอหรือเรื่องที่ทานตองการ เพื่อเขาไปดูเรื่องราวภายในหัวขอนั้นๆ

ขอมูล/ขาวสาร/หนังสือราชการที่มีผูสงเขามาในระบบ ตรวจสอบ ถาหากมีการแนบไฟลดวย จะแสดงให เห็นดังภาพ สามารถคลิกเพื่อดาวนโหลดหรือเปดอานเรื่องที่แนบนั้นได

(8)

หลังจากนั้นหากเครื่องคอมไมมีปญหาใดๆ ระบบจะเปดไฟลดังกลาวขึ้นมาแสดง อาจจะเปน ไฟล Word Excel, Power Point , PDF หรือไฟลบีบอัด เชน RAR, ZIP เปนตน

การสงหนังสือราชการ

เริ่มดวยการ Login เขาสูระบบกอน (สงสัยดูหัวขอ การ Login เขาสูระบบสมาชิก) เมื่อเขาสู ระบบแลว จึงจะสามารถ สงหรือรับงาน รับหนังสือราชการเฉพาะตัวสมาชิกได จากนั้นไปยังหมวดหมูที่ ตองการ เชน ตองการไปสงหนังสือเพื่อใหเพื่อนสมาชิกทานอื่นๆ ไดอาน หรือรับทราบ รวมถึงจะแนบไฟล หนังสือหรือเอกสารตางๆ (รวมไปถึงไฟลบีบอัดก็สามารถแนบได) เพื่อใหดาวนโหลดดวยมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่ทะเบียนรับหนังสือราชการ (เพื่อสงใหใหสมาชิกเขามารับที่นี่เชนกัน)

(9)

2. คลิกที่สงเรื่องใหม มุมบนขวา

3. พิมพขอความตามหัวขอ ใหครบทุกชอง ตรวจสอบความเรียบรอย และสมบูรณของ เนื้อหา ปกติหากไมมีไฟลแนบดวย ตองการแจงใหทราบเพียงอยางเดียว คลิกสงเรื่อง ใหมไดเลยเปนอันจบ

(10)

การแนบไฟล

หากประสงคจะสงไฟลไมวาจะเปน Word , Excel , PDF ฯ เพื่อใหสมาชิก สามารถทําได ดังนี้(ควรทําหลังจากพิมพขอมูลอื่นๆ เรียบรอยแลว) 1. โดยคลิกที่แนบไฟลดังภาพ 2. คลิก Browse เลือกไฟลที่จะแนบ จบดวย คลิก OK ซึ่งระบบจะใหยืนยันก็คลิก OK อีก ครั้งเปนอันจบ

(11)

3. คลิกยืนยัน การสงขอมูลอีกครั้ง

4. หากทําถูกตองจะมีลิงคไฟลที่แนบ ปรากฏขึ้น จบดวยคลิกสงเรื่องใหม

(12)

การอัพโหลด/แทรกภาพ/แทรกสัญลักษณ

การนําภาพหรือสัญลักษณประกอบเรื่อง หรืองานตางๆ มีหลายรูปแบบ แบบแรก คือ 1. การแทรกภาพสัญลักษณ ภาพสัญลักษณจะอยูมุมซาย ของบล็อก หลักการคือ เมื่อตองการสรางสีสัน ใหกับขอมูล หรือขอความที่พิมพ หรือสง วิธีการเมื่อเตรียมเนื้อหาพรอมแลว คลิกตําแหนงที่ตองการแทรกภาพ สัญลักษณ (มุมซายของบล็อก) ที่ตองการ เชน 2. การแทรกอัพโหลดรูปหรือภาพขึ้นสูระบบ เปนการนําภาพสวนตัวที่ถายจากกลองทั่วๆไป ขึ้นสูระบบ โดยมีหลักอยูวา ภาพที่นําเสนอ ไมควรจะใหญมาก เพราะจะมีผลตอการสงขึ้น หรือเมื่อเปดอาน และที่สําคัญการแสดงผลหนาจอไม สวยงาม แนะนําเต็มที่ไมเกิน 500x500 พิกเซลหากภาพขนาดใหญกวานี้ควร Resize หรือยอใหไดขนาดที่ เหมาะสมกอนที่จะนําขึ้นสูระบบเมื่อ พรอมแลว และตองการอัพโหลด หรือสงภาพขึ้นในระบบ ใหคลิกที่ สัญลักษณ

(13)

แลวทําตามลําดับ

(14)

ตัวอยางการแทรกภาพประกอบ

การตอบกลับ

เปนขั้นตอนที่ตองการแจงใหผูที่สงเรื่องหรือโรงเรียนไดทราบวา สมาชิกทานนั้นๆ ไดรับ หนังสือแลว ซึ่งวิธีการตอบกลับทําไดดังนี้

(15)

ตัวอยาง

ผูสงคือทานรองฯ อุทัย ตองการแจงไปยังเจาหนาที่ คือ ครูปาณิสรา ผูรับตอบกลับ (ครูปาณิสรา) ทําใหผูสง (ทานรองฯ อุทัย) ไดทราบ เรื่องดังกลาวถึงปลายทางและรับแลว

การแกไข

บางครั้งตองการแกไขเนื้อความ หรือตองการแนบไฟลอันใหมขึ้นระบบ สามารถทําไดโดย ขั้นแรก ตองทําการ Login เขาสูระบบกอน 1. คลิกหัวขอหรือเรื่องที่ทานเปนผูสงและตองการแกไข(หนังสือที่สมาชิกอื่นสงจะแกไข ไมได)

(16)

2. รายละเอียดที่ทานเคยพิมพ เคยสงจะแสดงดังภาพ จากนั้นคลิกที่แกไข

3. ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงแกไขกรณีตองการแนบไฟลใหมใหลบลิงคเดิมทิ้งกอน จึงแนบ ไฟลใหมขึ้น

(17)

การสงขอมูลขาวสารระหวางสมาชิก

เปนการสงขอมูล ขาวสาร หรือหนังสือราชการใดๆ ที่เปนความลับและไมตองการให สมาชิกคนอื่นๆ เห็น (จะไมปรากฏในหัวของานหรือหนังสือราชการ แตจะคลายการสงเมลหรือกระทูเขา บล็อกสมาชิกคนนั้นเปนการเฉพาะ) วิธีการ 1. สมาชิกตอง Login เขาสูระบบกอน จากนั้น คลิกที่ สงขอความระหวางสมาชิก (มุมบน ขวาของหนาจอ)

(18)

2. คลิกสงขอความ

3. พิมพขอมูลตางๆที่ตองการติดตอ ที่สําคัญคือ ชื่อสมาชิกจะตองพิมพใหถูกตอง (หาก ไมทราบดูไดที่หัวขอ ดูรายชื่อสมาชิก) จบดวยคลิกสงขอความ

(19)

4. เว็บแสดงขอความวาสงไปแลว

การรับขอมูลขาวสารระหวางสมาชิก

ปกติเมื่อสมาชิก Login เขาสูระบบเรียบรอย หากมีการสมาชิกคนใดสงขอมูลหรือเอกสาร ใดๆ มาใหจะปรากฏ กลองขอความบอกทันที 1. หากตองการเปดอาน ใหคลิก OK ที่กลองขอความ 2. คลิกที่เรื่องที่ตองการจะอาน

(20)

3. จะปรากฏ เนื้อหาแสดงใหเห็น ดังภาพ และหากตองการตอบกลับก็สามารถทําได ในทันที โดยคลิกที่ ตอบกลับ

(21)

การดูรายชื่อสมาชิก

ตองการดู รายชื่อสมาชิก (Username) ซึ่งเปนภาษาอังกฤษเทานั้น ทานสามารถดูไดโดย คลิก รายชื่อสมาชิก ที่ (อยูมุมบนขวาของหนาจอ)

(22)

ดวยความปรารถนาดี J J J