South Pacific Business Development Microfinance Limited BUSINESS PLAN: YEAR

20 

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Full text

(1)

        

 

 

 

 

South Pacific Business 

Development Microfinance 

Limited 

BUSINESS PLAN: YEAR 2010 ‐ 2012  

            Contact Persons:    Lorisa Canillas  General Manager  lorisa@spbdtonga.com      Gregory F. Casagrande  President/Founder  greg@spbdtonga.com                    SPBD Microfinance Ltd. Taufa’ahau Road, Kolofo’ou  P.O. Box 21, Nuku’alofa  Kingdom of Tonga  Tel. Nos. (676) 27087 & 28103 

(2)

 

Contents

 

1.0  Executive Summary ... 3 

2.0  Institutional Background ... 3 

3.0  Markets and Clients ... 4 

4.0  Environmental Analysis ... 6 

4.1.  Historical Background, Geography and Population ... 6 

4.2.  The Economy ... 6 

4.3.  The Political Environment ... 7 

4.4.  The Financial Sector ... 7 

4.5.  The Microfinance Subsector ... 8 

4.5.1.  Tonga Development Bank ... 8 

4.5.2.  Credit Union Association ... 9 

4.5.3.  Finance Companies ... 9 

4.5.4.  Money Transfer Agencies ... 9 

5.0  Institutional Analysis ... 10 

5.1.  Product and Process ... 10 

5.1.1.  SPBD Group Loan Product ... 10 

5.1.2.  Savings Services ... 11 

5.1.3.  Training ... 11 

5.1.4.  In‐House Loan Insurance ... 12 

5.2.  Operating Systems ... 13 

5.2.1.  Management Information System ... 13 

5.2.2.  Internal Controls ... 13 

5.3.  Governance, Management and Staff ... 14 

5.4.  Financial Management ... 14 

6.0  Growth Plan (2010 to 2012) ... 15 

7.0  Financing ... 15 

9.0.  Implementation and Monitoring ... 16                     

(3)

1.0

Executive

 

Summary

 

 

Following  the success of South Pacific Business Development Foundation  in Samoa, a 

replication was successfully launched in the Kingdom of Tonga with the establishment of 

South Pacific Business Development Microfinance Ltd. in July 2009 also a microenterprise 

development organization with a mission to assist unemployed and low income women 

with financial services, training, on‐going guidance and motivation so that they can start or 

expand self‐employment ventures and improve their lives and the lives of their families.    

During its first 3 months of operations, SPBD Tonga has rolled out the program to 9 villages 

and 543 aspiring micro‐entrepreneurs have received their first SPBD loans. The clients 

actively participated in trainings and have also taken advantage of SPBD’s simple and 

convenient savings services.   

The purpose of this business plan is to provide SPBD Tonga a framework for the next 3 years 

(2010  and  2012)  to  strengthen  its  presence  and  become  the  leading  provider  of 

microenterprise development services for economically‐disadvantaged Tongan women.  The 

key strategic goals are to support 4,550 micro‐entrepreneurs by Year 2012 and attain 

financial sustainability by Year 2011. Grants or loans will be raised to support the plan. SPBD 

Tonga’s  establishment  and  initial loan capital was provided  through  the  equity of  its 

Founder, Gregory F. Casagrande, and further roll out was funded by social investors – 

Microdreams Foundation (USA) and Jasmine Charitable Trust (NZ).   

Tonga is a small archipelago of 170 islands and the only constitutional monarchy in the 

Pacific. The main sources of income are agriculture, tourism and remittances. The country is 

also heavily dependent on external aid. Economic constraints have kept productivity in the 

country low causing a serious lack of employment opportunities. Underemployment is also 

high with subsistence work a major economic source. Provision of financial services to the 

low income sector has been minimal. It is in this context that SPBD Tonga can play a very 

important  role  with  its  proven  methodology  and  experience  in  effectively  delivering 

financial services to the low income sector.     

2.0

Institutional

 

Background

 

 

South Pacific Business Development Microfinance Ltd. (hereinafter called SPBD Tonga) is a 

privately  owned  microenterprise  development  organization  with  a  mission  to  provide 

financial services to economically disadvantaged people particularly women who cannot 

access savings and loan products from traditional banks. SPBD provides unemployed women 

and low income women entrepreneurs with financial services, training, ongoing guidance 

and motivation to help them start or grow micro‐businesses.  SPBD Tonga was incorporated 

under the Companies Act 1995 on July 7, 2009 and licensed by the Ministry of Labour, 

Commerce and Industries. Its offices are located in Taufa’ahau Road, Kolofo’ou District in 

the capital Nuku’alofa.   

SPBD has its roots in Samoa. SPBD Foundation in Samoa was founded by Gregory F. 

(4)

Bangladesh.   SPBD has assisted thousands of women in over 200 villages across Samoa. 

Since its foundation, SPBD has disbursed over 27,000 loans to Samoan women amounting to 

over ST$ 30 Million. SPBD is the leading and first successful microenterprise development 

organization in the Pacific islands. Mr. Casagrande also founded SPBD Tonga which is a 

replication of the Samoan operations.    

During the first three months of operations, SPBD Tonga has assisted 543 unemployed and 

low income women in nine villages with training, unsecured credit, and convenient savings 

services.    

The specific goals of SPBD Tonga for the next three years (2010 – 2012) are:   

• Attain an outreach of at least 4,550 women micro‐entrepreneurs by Year 2012 

• Serve at least 15 new villages each year particularly in the rural areas of Tonga 

• Assist women clients and their families with financing for housing improvement and 

childhood education beginning Year 2010. 

• Develop clients’ capacity by providing on‐going guidance and business trainings.  

• Attain financial sustainability by Year 2011.     

SPBD Tonga’s launch and current operations are funded by equity from SPBD Microfinance 

Holdings/Gregory F. Casagrande, and concessional loans from Microdreams Foundation 

(USA) and Jasmine Charitable Trust (NZ).   

 

Funding Sources  Type  Amount in 

Local Currency   (TOP $)  Amount in US$ (TOP$ 1 :   US$ 0.53)  Remarks  SPBD Microfinance  Holdings 

Equity  182,282 96,607 Wholly owned  by  Gregory F. 

Casagrande 

Microdreams Foundation Loan  405,522 214,929 Various TOP$ and US$ Loans 

with a term of 3 to 5 years with 

2‐3 years grace period in 

principal payments  

Jasmine Charitable Trust Loan  500,000 265,000 TOP$ loan with a term of 4 

years with 2 year grace period 

in principal payments. Another 

tranche of TOP$ 500,000 to be 

disbursed in January 2010. 

TOTAL    1,087,804 576,536

 

3.0

Markets

 

and

 

Clients

 

 

The target outreach of SPBD are Tongan women in the lower end of the economic spectrum 

but  who have the  entrepreneurial  drive  and  livelihood skills  to  generate  income  for 

themselves and for their families. These women are unemployed (i.e. not engaged in part‐

time or full time wage labour) or already engaged in small businesses. Currently, the women 

clients of SPBD Tonga are engaged in the following businesses:   

(5)

ƒ Vegetable gardens/plantations  ƒ Fishing  ƒ Pig farms  ƒ Weaving   ƒ Sewing   ƒ Handicraft production 

ƒ Food Processing (catering, food delivery, canteen, bakery, kava) 

ƒ Tongan oil processing   

ƒ Trading, road side stands, general stores, flea markets, export  

ƒ Cleaning services, garden maintenance 

ƒ Beauty salons 

 

SPBD targets Tongan women 18 to 65 years old. Women below 18 years old are qualified to 

become SPBD members if they have a child to support. Women over 65 years old are also 

qualified if they are in good health and if they have existing businesses. The expected results 

of SPBD’s microenterprise development services are to empower women so that they can 

improve their lives and the lives of their families.    

Based on the Year 2006 Census, only 30% of Tongan women are employed and 40% of them 

are underemployed being engaged in subsistence farming, fishing and handicrafts. The table 

below provides an overview of the employment of women in Tonga:   

Total Population  101,991

Women Population   50,219 49% of total population 

Employed Women aged 15 and older  15,178 30% of total women population Employed women by type of work 

Work for pay and operating business  5,690 37% of employed women Farming, Fishing and Handicrafts for sale  3,475 23% of employed women Subsistence Farming, Fishing and handicrafts 5,998 40% of employed women  Source: Year 2006 Census of Population and Housing  

 

Tonga’s average annual household income is TOP$ 18,600. At least 13,000 households are 

earning  less  than  the  average  household  income.  If  we  assume  that  50%  of  these 

households has demand for microfinance services, the estimated market of SPBD is 6,500.   

Percentage Distribution of Households By Average Annual Cash Income

Income Group (TOP$)  Percentage No. of Households

Less than 5,000  29% 5,083 5,000 to 9,999  28% 4,908 10,000 to 14,999  17% 2,980 15,000 to 19,999  8% 1,402 20,000 – 24,999  6% 1,052 25,000 – 29,999  4% 702 30,000 and over  8% 1,402 TOTAL  100% 17,529

Source: 2001 Household Income and Expenditure Survey 

     

(6)

Minimum no. of households earning less than the 

average annual household income 

13,000 Estimated  percent  of  above  households  with 

demand for microfinance 

50%

Estimated Market  6,500

 

4.0

Environmental

 

Analysis

 

 

4.1. Historical Background, Geography and Population 

 

The Kingdom of Tonga is the sole constitutional monarchy in the South Pacific.  It is made up 

of 170 low‐lying coral and volcanic islands of which 36 are inhabited.  The total land area is 

approximately 670 km2 over a stretch of 360,000 km2 of the South Pacific Ocean. It was a 

British Protectorate in 1900 and acquired independence in 1970. Tonga succeeded against 

colonization and this is considered a factor for its strong aristocratic system and cultural 

values.    

Tonga is geographically divided into four main island groups: 1) Tongatapu and ‘Eua, (2) 

Vava’u, (3) Ha’apai, and (4) Niua Toputapu and Niua Fo’ou.   Tongatapu is Tonga’s largest 

island at 260 km2.   ‘Eua is an island within a three hour ferry ride from Tongatapu.   The 

Vava’u group is a 45 minute flight away from Tongatapu or a 24 hour ferry ride.  The two 

islands of Niua Toputapu and Niua Fo’ou are geographically closer to Upolu, Samoa than to 

Tongatapu.  Some of these outlying islands are fairly out of reach of mainstream commercial 

banking services.     

According to the Year 2006 Census, Tonga has a population of 101,991 of which two thirds is 

in the main island of Tongatapu. Majority of the population or 77% live in rural areas. The 

growth rate of the population is less than 0.5% and the number of Tongan living overseas is 

about the same as the population in Tonga. The country’s adult literacy rate is very high at 

99%.    

4.2. The Economy 

 

Although  the  economy  grew  by  1.2%  in  2007/08,  the  Tongan  economy  has  been 

underperforming for more than a decade according to a 2008 ADB report. There is a severe 

lack of employment opportunities for the increasing number of graduates resulting to the 

migration of educated and skilled Tongans to seek opportunities overseas. Productivity of 

both labor and capital has been slow resulting to low returns of investment which in turn 

slows down job creation.    

The Tongan economy is recovering from two shocks. One is the Civil Service Strike in 2005 

which closed down government for several weeks and a riot in the following year which 

destroyed 70% of the capital’s business district. These shocks created the perception that 

Tonga is a very risky place to do business. Reconstruction work however has started with 

loans from Australia, New Zealand and China although this will take some time.    

The economy of Tonga is also characterized by an oversized public sector with 17 state‐

(7)

owned  companies  has  perpetuated  low  productivity.  The  government  is  now  closely 

working with ADB on various initiatives to privatize or improve the performance of these 

companies.  

 

Poor  quality  and  expensive  infrastructure  is  another  constraint.  Tonga’s  electricity  is 

considered the most costly in the Pacific. Agriculture and tourism are not fully developed 

with poor global communication and transport links for goods and people within the 

country and international destinations.    

The agricultural sector’s output has also been declining for years. Agriculture is Tonga’s 

largest sector with a share of 25% of the country’s total output followed by Commerce, 

Restaurants and Hotels at 17%. Tonga has a climate conducive for agricultural production 

but the agricultural department does not have the capacity to provide agricultural extension 

(training) and advice to producers on how to access international markets.    

The performance of the Tongan economy will largely depend on the recovery of remittances 

and tourism. Migrants send remittances equivalent to 40% of Tonga’s GDP. In the year to 

June 2009, remittances fell by 14 percent equivalent to 4% of GDP.   The tourism industry 

also showed a decline of receipts by 5.9 percent during the same period. These declines are 

considered effects of the global financial crisis.   

Inflation is at 1.2% year‐on‐year in June 2009. This is a remarkable decline considering the 

surge of inflation rate to 12.2% in 2008 due to higher prices of fuel and food. Prices of 

imports comprise two‐thirds of the Consumer Price Index (CPI). The country’s remote 

location, weak infrastructure and vulnerability to natural disasters have discouraged the 

manufacturing sector and have kept the country import‐dependent.    

The government is indeed facing significant challenges but it has expressed willingness to 

far‐reaching reforms and will encourage a private sector led development. The latter is a key 

goal in the government’s latest Strategic Development Plan.   

4.3. The Political Environment 

 

Tonga has been a stable, undemocratic, hereditary monarchy for centuries. The nobility 

controls much of the government structure. Following the riots in 2006, democratic reform 

has become the overriding political issue in Tonga. In 2006, the King appointed a commoner 

to the post as Prime Minister. The general election in 2008 showed the strong performance 

of pro‐reforms candidates to parliament. The government is trying to promote a fine 

balance and gradual approach to democratic change but there is increasing pressure for a 

larger scale reform. It is being expected that majority of the parliament seats will be 

popularly elected in a general election in 2010.     

4.4. The Financial Sector 

 

Tonga has four 4 regulated financial institutions  ‐ ANZ Bank, Westpac Bank, Malaysian 

Banking Finance (MBf Bank) and the government‐owned Tonga Development Bank (TDB).  

(8)

The total assets of regulated financial institutions reached TOP$ 443.7 million in 2007/08, an 

increase of TOP$ 47.1 million (11.9 percent) over the year. Total net loans by the banks to 

the nonfinancial sector is TOP$ 333 million which grew by TOP$ 55.7 million (19.2 percent) 

compared with a TOP$ 16.5 million (6.0 percent) growth recorded in 2006/07. Much of the 

increase in lending is reportedly to finance construction. According to the National Reserve 

Bank of Tonga, increase in lending is an indication of stability since the 2006 riots. At the 

end of the 2007/08, the banks' outstanding loans portfolio comprised: 52.5 percent for 

industries and businesses including agriculture; 45.8 percent for private individuals mainly 

housing, and 1.7% for other types of loans. The share of agricultural lending is below 5%.    

Total deposits of the banks grew by TOP$ 34.7 million (13.8 percent) to TOP $286.0 million 

in 2007/08 and the total number of accounts reported to have decreased by 2.5 percent to 

48,920 accounts. All banks are profitably operating with a combined pre‐tax profit of 4.1% 

of average total assets. The consolidated capital adequacy ratio (CAR) is 20.4% against the 

minimum 15%.  

 

The National Reserve Bank of Tonga (NRBT) regulates foreign exchange operations. The 

authority includes licensing of foreign exchange dealers. In addition to the commercial 

banks, the NRBT has licensed four other institutions – Fund Management Ltd. (Western 

Union), Rowena Financial Services Ltd., Meili Lei Langi Money Transfer and Mana Money 

Transfers.    

4.5. The Microfinance Subsector 

 

Before  the  establishment  of  SPBD  Tonga,  the  Tonga  Development  Bank  is  the  only 

institution that is providing commercially‐based microfinance services. While there are 

credit unions and indigenous microcredit schemes, their outreach and portfolio were very 

limited.   Commercial Banks require collateral or assignment of salaries for all its lending 

services and thus have not been able to serve the low income sector for loans. The 

commercial banks however is the main provider of deposit services holding 98% of all 

savings.   

4.5.1. Tonga Development Bank 

 

TDB was established in 1977 and fully‐owned by the government. TDB has a Micro Lending 

Unit that caters to loans TOP$ 10,000 and below. It has branches on all 4 of the main 

islands.  TDB also provide business development services.    

TDB launched a new microfinance product in early 2009 and it has the following features:    Loan Amount  TOP$ 2,000 (disbursed in lump  sum or staggered)  Interest Rate  10% per annum declining  Fees  TOP$ 40  Collateral  Unsecured  Term  4 months to 24 months  depending on the project  Methodology  Individual Lending 

(9)

Target Clients  Rural clients (male or female)  with business experience of at  least 2 years 

No. of Clients as of 31/10/09  177 

 

Loans above TOP$ 2,000 must be secured. TDB also has a Women in Development loan 

product of up to TOP$ 5,000. Women in groups or individual are eligible for funding 

provided they have an asset as security for the loan and an existing working relationship 

with the women’s section of the Ministry of Agriculture.  

4.5.2. Credit Union Association 

As of September 2008, there were 37 Credit Unions (CUs) with a total 3,106 members. The 

three largest CUs have 55% of total members.  Fifteen or more people are required to form 

a credit union. Total assets of CUs amounted to TOP$ 1.3 million and loans outstanding 

were TOP$ 924,000. These credit unions only make loans to members and the maximum 

loan amounts are determined by a member’s individual savings contribution.   Members 

cannot use land or homes as collateral and no one will be given a loan above their own 

savings balance.   The CUs are restricted by the Credit Union Act to charge interest rate 

beyond 1% per month of the outstanding balance. This restriction makes it difficult for CUs 

to cover administrative expenses with revenues.     

4.5.3. Finance Companies 

 

There are 237 finance companies registered with the Ministry of Labour, Commerce and 

Industry. These finance companies are easily accessible and convenient to use since a 

person can obtain money on the spot.   Typically, these lenders require a Tongan security 

such as Tapa or a family heirloom and provide half of the fair market value of the item.  The 

interest rates are known to be extremely high in the range of 10% per month or even higher 

at 20%‐30%.  If the borrower cannot repay the loan in a timely fashion, then the lender will 

sell the security at fair market value, thereby earning even higher returns on their capital.  

These providers are known as being extremely aggressive in collecting their money as it 

comes due and have a reputation for such practices.   In most cases, these lenders are 

approached in helping to fill cultural and family obligations rather than for business pursuits.      

4.5.4. Money Transfer Agencies 

 

Remittance service is a major financial service required by Tongans with 80% of households 

reporting remittance as a source of income. Remittances largely do not pass through the 

banking system with Western Union being the leader and reportedly having a market share 

of 60% to 70%. Western Union reported an average remittance of TOP$ 400. The second 

largest agency is Meili Mei Langi, a church based money transfer agency with offices in 

Australia and New  Zealand. Moneygram  is operated  by Westpac  but  even  with its 5 

locations in Tonga it is less utilized. Albeit very costly, the use of Western Union and Meili 

Mei Langi is widespread because of the perceived speed and ease of access of these 

channels.     

(10)

5.0

Institutional

 

Analysis

 

 

5.1.  Products and Process 

 

SPBD offers the following products and services:   

1. Small unsecured loans for micro‐businesses, housing improvement and for children’s 

education; 

2. Simple and small balance savings services to build‐up funds for future needs; 

3. Training and on‐going guidance; 

4. In‐house loan insurance which covers clients’ outstanding loans with SPBD in case of 

death. 

 

5.1.1.  SPBD Group Loan Product 

  SPBD Group Loan  Minimum Loan Amount   TOP$ 1,000  Maximum Loan Amount   TOP$ 5,000  Maximum Increment Per Loan Cycle  TOP$ 500  Loan Purpose  First Loan Cycle:    Business    Second and Subsequent Loan Cycles:   Business  Housing Improvement   Childhood Education   Term  52 weeks (one year)  Repayment  Weekly  Interest Rate  25% per year flat  Development Fee (to cover for cost of training,  evaluation and monitoring) 

2%  of  loan  amount  deducted  from  loan  disbursement  

 

SPBD is using a modified Grameen group lending methodology. SPBD differs from traditional 

banks or finance companies because SPBD provides unsecured credit and does not require 

documentary  proof  of  steady  and  sizeable  income  to  secure  loan  repayment  giving 

opportunity for women who are unemployed or with low incomes to access savings and 

credit facilities.    

Potential clients undergo five pre‐membership training sessions wherein the women form 

their groups and centres, build the strength of the group and centre, understand SPBD rules 

and lending procedures, prepare a simple business plan and loan application. After loan 

disbursement, the groups/centres meet weekly with SPBD Centre Managers (loan officers) 

in their villages for repayment collections and on‐going guidance.   

An in‐house credit scoring system is used to determine the next loan sizes. For example, the 

client’s next loan amount is reduced by the number of times she is in arrears, number of 

times she did not honour group guarantee, and number of absences in weekly meetings. 

Savings balance and weekly household cash flow also determine the next loan amount.   

(11)

The interest rate policy of SPBD is to set interest rate and other charges based on market‐

related cost of funds (including inflation cost), administrative expenses, expected loan 

losses, and recapitalization needed for SPBD to become sustainable. This is evident in the 

current pricing structure which will yield an annual effective interest rate of 52.9%. The 

pricing will be regularly reviewed by SPBD in response to changes in the cost structure and 

competition.  

 

5.1.2.  Savings Services 

 

The following are the types of savings deposit:   

1. Initiation Deposit – Ten Pa’anga (TOP$ 10) paid during the training period of a new 

member.  

2. Compulsory Savings – Five percent (5%) of the loan amount which is deducted from loan 

proceeds and can be withdrawn after the loan is fully paid. 

3. Voluntary savings – Minimum of one Pa’anga (TOP$ 1) per deposit is accepted during 

the weekly meetings. Voluntary savings can be withdrawn anytime during members’ 

centre meetings to cover for loan repayments or at SPBD offices for any other purpose. 

Members have found the services of SPBD a convenient and secured way of savings and 

have motivated them to set aside small amounts from their incomes or to keep funds 

until the next business purchase. These savings can also be for building up funds for 

future needs such as marriage, childbirth, school fees, church contributions and or 

emergency needs such as medication and funeral expenses. This can also be a group 

savings to create and build up a centre guarantee fund to cover the loan repayment of a 

member who is delayed or amounts generated from group fund raising activities to be 

used for whatever purpose the group/centre may decide to undertake.   

Members with SPBD loans that are in arrears for two (2) weeks cannot be allowed to make 

withdrawals. When the arrears go beyond four (4) weeks old, SPBD reserves the right to 

deduct the amount in arrears from her savings account as full or partial settlement of those 

arrears and the savings account is considered closed. 

 

Members’ savings are not utilized by SPBD for onward lending. These savings are kept in a 

commercial bank account or term deposits in trust for SPBD members. Members’ savings 

with SPBD earns interest of 1.5% per year based on average daily balance. Each member has 

a savings passbook.  

 

5.1.3.  Training 

 

SPBD offers clients training on the following:   

1. Group/centre formation training – Involves a series of processes where members self‐

select and assess each other and build the strength of the group and centre. The 

members are also trained on SPBD policies and procedures.   

(12)

2. Business training – This is to assist members to analyze their customers/markets, assess 

their skills and existing business capacity, prepare a simple investment plan or loan 

budget and calculate expected revenues and expenses.    

5.1.4.  In‐House Loan Insurance 

 

Each member who receives an SPBD loan is required to obtain an insurance cover by SPBD. 

The loan insurance cover eliminates the burden from the member’s family and other 

group/centre members to repay the loan in case the member dies. The loan insurance fee is 

two percent (2%) of the total obligation (principal and interest) and this is deducted from 

the loan disbursement.     

 

SPBD Tonga’s performance indicators for the 3 months ending October 2009 are shown 

below. 

 

Performance Indicators  Oct‐09 

Outreach     Cumulative No. of Loans Disbursed  543 Cumulative Amount of Loans Disbursed  (TOP$)  543,000 Cumulative no.of new clients  543       Loan Portfolio     Portfolio Outstanding (TOP$)  491,623 No. of Loans Outstanding   542 Average Loan Outstanding (TOP$)  907       Savings Portfolio     No. of Savings Accounts  641 Compulsory Savings (TOP$)  33,560 Voluntary Savings (TOP$)  17,372 Average Voluntary Savings Per Client (TOP$)  27       Sustainability     Operational Sustainability  (revenues/expenses)  30%       Portfolio Quality     PAR 30 Days  0.00%              

(13)

5.2.  Operating Systems    

5.2.1.  Management Information System 

 

SPBD Tonga uses CommonCents 101 Microfinance Software. The software integrates client 

information system, loan portfolio tracking, savings tracking and general ledger system. It is 

user‐friendly and can produce accurate daily, weekly, monthly and annual portfolio and 

financial reports. The software provides security levels and security rights as well back‐up 

and recovery.    

Loan portfolio quality is monitored daily. Loan and savings portfolio levels are monitored on 

a weekly basis, and management and financial reports are prepared monthly.    

5.2.2.  Internal Controls 

 

SPBD’s internal control system is comprehensive. Members’ attendance during weekly 

meetings is mandatory to observe the collection and to make the process transparent. Since 

centre managers (CMs) handle cash, collections are recorded extensively and reconciled to 

ensure accuracy and to minimize fraud. All cash collections must be receipted. The centre 

secretary maintains a centre book where members’ payments are recorded. The CMs record 

the  payments  on  his/her  own CM  Book,  on  the  Centre  Billing  Statements, and Cash 

Collection Summary. The centre secretary signs off on all CM documents to ensure that all 

payments are recorded and their books reconcile. The collections are also read out to the 

members.     

 

The CMs turn‐over cash collections to the Finance Team everyday and physical cash are 

reconciled against all the payment records.  Cash are transferred to the safe in the General 

Manager’s office and deposited in the bank by the following day.    

Bank  accounts  are  reconciled  weekly  to  ensure  that  there  are  no  irregularities  and 

legitimate bank entries are recorded to the general ledger.   

Operational audit will be conducted on each centre at least once a year which involves a 

review of attendance and tardiness recording, cash handling, loan transaction recording, 

savings transaction recording, and check on grievances/complaints by centre members .   

Segregation  of  duties  is  practiced  for  client  initiation,  loan  booking/processing,  loan 

approval, loan disbursement and accounting. Dual control/signatures are required for all 

transactions. Loan ceilings are set, as well as limit on expenditures to be approved by the 

GM. 

 

SPBD Tonga financial statements will be audited annually. It is in the process of identifying a 

qualified and reputable auditing firm for this process.     

SPBD Tonga has comprehensive policy manuals covering credit policies, field operations, 

finance and administration, and human resources.   

(14)

5.3.  Governance, Management and Staff 

 

Governance is currently solely undertaken by SPBD Tonga’s founder Gregory F. Casagrande. 

Mr. Casagrande approves business plans, organizational policies and procedures, and other 

initiatives of SPBD Tonga. A well respected Tongan attorney, Dana Stephenson, has been 

identified to join the board and more will be selected as the organization grows.    

Mr. Casagrande is also the  founder  of Microdreams  Foundation based  in  the USA, a 

microfinance acceleration fund that has supported emerging microfinance institutions in 

Africa, South America, and the Pacific Islands. Mr. Casagrande served as director for the 

International Association of Microfinance Investors (IAMFI), Microfinance Pasifika Network, 

and Planet  Finance. He also served  on  the  United Nation's Board  of  Patrons  for  its 

International Year of Microcredit  ‐ 2005. In addition to microfinance, Mr. Casagrande also 

serves as Chairman for three New Zealand software companies: Biomatters Ltd., Calcium 

Solutions Ltd. and English to Go Ltd. Prior to these activities, Mr. Casagrande held various 

positions in Ford Motor Company, Mazda Motor Company and Coopers and Lybrand in 

product development, manufacturing, marketing, financial management and led teams in 

the United States, Japan and Europe.    

The executive position is held by an experienced expat Lorisa Canillas as General Manager 

(GM).   Ms. Canillas is responsible for implementing activities and initiatives to attain the 

organization’s strategic objectives, implement organizational policies and procedures and 

ensure  compliance  by  all  staff,  develop  and  execute  strategies  to  improve  financial 

performance, and manage the day to day operations in Tonga. Prior to joining SPBD, Ms. 

Canillas was a Technical Adviser for the Microfinance Investment and Technical Assistance 

Facility (MITAF), a project of UNDP, UNCDF and KfW to accelerate microfinance growth in 

Sierra Leone.  She has worked for the largest development bank and then with the second 

largest commercial bank in the Philippines particularly in specialized lending for small and 

medium enterprises (SMEs).  

 

The current staffing of SPBD Tonga also include 1 finance and administration officer, 4 

centre managers and 1 administrative assistant who are all Tongans. A recruitment plan is in 

place based on client caseload to ensure efficiency in operations. New staff undergoes a 

training  program  that  includes  lectures/discussions  and  hands‐on  field  work  and  the 

trainees are evaluated on the quality and quantity of output as well as knowledge of SPBD 

products and processes. SPBD Tonga pays competitive salaries and benefits including an 

incentive scheme that is heavily weighted on outreach and portfolio quality.   

5.4.  Financial Management 

 

SPBD aims for sustainability. It is ensured that performance monitoring and reporting keeps 

track of sustainability metrics. For portfolio quality, SPBD reports Portfolio at Risk (PAR) 30 

days  although for  day to day  operations PAR 1 day is  being tracked. Productivity of 

employees is  also  closely  monitored. Liquidity  forecasting  is carried out  monthly and 

quarterly. SPBD prepares 3 year business plan which will be updated annually.        

(15)

6.0

Growth

 

Plan

 

(2010

 

to

 

2012)

 

 

Tonga’s unemployed and low income sectors have been largely underserved for years. 

Following the success of SPBD Samoa, SPBD Tonga is also expected to be the leader in the 

development  of  microfinance  in  Tonga,  help  fight  poverty  and  contribute  to  the 

development of the Tongan economy and its people.    

Through  SPBD’s microenterprise development  initiatives,  unemployed  and  low  income 

Tongan women will start and grow self‐employment ventures. The plan is to reach and 

support 1,910 micro‐entrepreneurs in 2010, 3,350 in 2011 and 4,550 in 2012.     

Highlights of the growth plan are shown below.   

Growth and Outreach 

YR 2010  YR 2011  YR 2012 

Lending     Total Loan Portfolio   1,182,108 2,360,458  3,701,139 Overall growth in portfolio  115.6% 99.7%  56.8% Number of active clients  1,910 3,350  4,550 Overall growth in loans  172.9% 75.4%  35.8%      No. of New Clients   1,282 1,634  1,537      Total Loan Disbursements   2,224,000 4,491,500  7,083,000      Average loan disb. size   1,155 1,344  1,563      Average outstanding loan balance  619 705  813 Voluntary Savings     Total Voluntary Savings Deposits   62,757 126,582  197,714 Percent change in savings deposits  213.8% 101.7%  56.2% Number of voluntary depositors   1,910 3,350  4,550 Percent change in depositors  172.9% 75.4%  35.8% Compulsory Savings    Compulsory Savings as % of portfolio  9.4% 9.5%  9.6%  

The main island of Tongatapu where two thirds of the population live is expected to be 

exhaustively covered within the three‐year period. SPBD would have also helped its client 

micro‐entrepreneurs to improve their housing conditions and children’s education through 

the  housing  improvement  and  childhood  education  financing  that  SPBD  provides. 

Furthermore, clients’ savings habits will be developed so they can build their assets and 

reduce their vulnerabilities. Clients’ enterprise skills will also be developed through training 

and on‐going guidance.     

7.0

Financing

 

 

SPBD Tonga has gained a foothold in Tonga through the equity of its Founder and social 

investments. It aims to continuously attract grants and loans to fill the gap of internally 

generated funds (client loan repayments and revenues), and to achieve the outreach plan 

(16)

 

Uses of Funding 

Yr 2010  Yr 2011  Yr 2012  Loan Disbursements  2,224,000 4,491,500  7,083,000 Operating Costs  486,773 640,218  801,261 Capital Expenditures  24,361 28,721  41,565 SPBD Loan Repayments (Principal only)  0 200,000  400,000 TOTAL  2,735,134 5,360,439  8,325,826            

Sources of Funding 

  

  

  

Client Loan Repayments   1,588,352 3,309,460  5,736,108 Revenues  463,653 1,054,093  1,777,371 Grants or Loans  683,129 996,887  812,346 Total  2,735,134 5,360,439  8,325,826  

SPBD Tonga’s projected financial statements and performance indicators are shown in 

Appendix A.   

9.0.

 

Implementation

 

and

 

Monitoring

 

 

As already practiced portfolio levels and outreach as well as financial performance will be 

monitored monthly. Reports are available by the immediately following month.   Reports to 

funders can also be made available monthly or quarterly.   

SPBD Tonga is currently in the planning and design stage of social impact monitoring and 

will be shared to relevant parties once completed.                                           

(17)

Appendix

 

A

 

 

Projected

 

Income

 

Statement,

 

Balance

 

Sheet

 

and

 

Performance

 

Indicators

  

 

Income Statement

2010  2011  2012 

Financial Income 463,653 1,054,093 1,777,371

Interest on loan portfolio 348,530 833,880 1,441,943

Fee income 100,080 202,118 318,735

Financial Revenue from Investments 15,042 18,095 16,694

Financial Expense 83,573 131,988 183,639

Interest and fees on borrowed funds 81,947 128,197 177,027

Interest paid on savings deposits 1,626 3,791 6,612

Net Financial Income 380,080 922,104 1,593,732

Provision for loan losses 25,443 27,258 33,024

Net Financial Margin 354,636 894,846 1,560,708

Operating Costs 486,773 640,218 801,261

Program 301,206 414,154 543,299

Salaries and benefits 78,624 153,911 246,477

Other operational expenses 196,596 226,085 259,998

Depreciation 25,986 34,157 36,824

Administration 185,567 226,064 257,961

Salaries and benefits 92,095 119,226 138,386

Other operational expenses 85,068 97,828 112,502

Depreciation and amortization 8,404 9,009 7,073

Net Operating Income -132,137 254,629 759,447

Net Non-Operating Income/(Exp) 0 0 0

Non-Operating Revenue 0 0 0

Non-Operating Expense 0 0 0

Net Income (before taxes and donations) -132,137 254,629 759,447

Amount of taxes paid 0 63,657 189,862

Net income (after taxes and before donations) -132,137 190,971 569,586

Donations for Loan Fund Capital 0 0 0

Donations for Fixed Assets 0 0 0

Donations for Operations 0 0 0

Unrestricted Donations 0 0 0

Net Income (after taxes and donations) -132,137 190,971 569,586

(18)

 

Balance Sheet

2010  2011  2012 

        

ASSETS         

Current Assets         

Cash in Bank and Near Cash 19,400 38,700 60,650

Gross Portfolio Outstanding 1,181,624 2,359,974 3,700,655

(Less: Loan Loss Reserve) -23,642 -47,209 -74,023

Net Portfolio Outstanding 1,157,982 2,312,764 3,626,632

Short-term Investments 547,366 378,700 210,800

Savings reserves 173,957 351,157 551,864

Other Current Assets 0 0 0

Sub-total, Current Assets 1,898,705 3,081,321 4,449,945

Fixed Assets

Land 0 0 0

Buildings (gross) 0 0 0

Furniture and Equipment (gross) 129,541 158,262 121,202

(Accumulated Depreciation) -48,500 -91,667 -56,938

Net Fixed Assets 81,041 66,595 64,263

Other Long-Term Assets

Long-term Investments 0 0 0

Other long-term assets (net) 0 0 0

Sub-total, Long-term Assets 81,041 66,595 64,263

TOTAL ASSETS 1,979,745 3,147,917 4,514,209

LIABILITIES

Current Liabilities

Accrued/(Pre-paid) expenses 0 0 0

Savings deposits 173,957 351,157 551,864

Short-term Concessional Loans 200,000 404,000 0

Short-term Commercial Loans 0 0 0

Other Current Liabilities 0 0 0

Sub-total, Current Liabilities 373,957 755,157 551,864

Long-term Liabilities

Long-term Concessional Loans 1,705,526 2,301,526 2,801,526

Long-term Commercial Loans 0 0 500,000

Other long-term Liabilities 0 0 0

Sub-total, Long-term liabilities 1,705,526 2,301,526 3,301,526

TOTAL LIABILITIES 2,079,483 3,056,683 3,853,390

       

(19)

EQUITY *

Accum. Donated equity, prev. Periods 0 0 0

Donated equity, current period 0 0 0

Shareholder equity 182,282 182,282 182,282

Accumulated dividend payments 0 0 0

Accum. Net Surplus (Deficit), prev. Periods -149,883 -282,020 -91,048

Net Surplus (Deficit), current period -132,137 190,971 569,586

Equity Reserves 0 0 0

TOTAL EQUITY -99,738 91,234 660,819

TOTAL LIABILITIES AND EQUITY 1,979,746 3,147,917 4,514,209

   

Ratios

2010  2011  2012          

Portfolio Quality

         Reserve Ratio 2.0% 2.0% 2.0%

Annualized Loan Write-off Ratio 0.2% 0.2% 0.1%

Profitability

Operational Sustainability 77.8% 131.8% 174.6%

Financial Sustainability 69.1% 114.4% 147.1%

Adj. Pre-tax Return on Performing Assets -13.6% 5.1% 14.5%

Adj. Pre-tax Return on Equity (AROE) #N/A #N/A 139.6%

Solvency

Equity Multiplier #N/A 34.50 6.83

Quick Ratio 5.1 4.1 8.1

Efficiency and Productivity

Yield on Portfolio (annualized) 48.7% 55.0% 55.9%

Operating Cost Ratio 52.8% 34.0% 25.4%

Borrowers per Centre Manager 318 372 379

Portfolio per Centre Manager 197,018 262,273 308,428

Average cost of debt (annualized) 5.2% 5.2% 5.6%

Overhead percentage 38.1% 35.3% 32.2%

Centre Managers as % of total staff 60% 64% 71%

Program Other Op Costs / Portfolio 16.6% 9.6% 7.0%

Net FA per branch staff person 8,942 5,094 3,713

Head Office Other Op Exp / Portfolio 7.2% 4.1% 3.0%

Net fixed assets / Admin staff 7,401 4,731 4,451

   

(20)

References

 

 

1.) Asian  Development  Bank  (ADB),  2008.  Transforming  Tonga:  A  Private  Sector 

Assessment, Asian Development Bank, Manila. 

2.) David Lucock and Klaus Maurer, 2008. Microfinance in Tonga, Asian Development Bank, 

Manila. 

3.) National Reserve Bank of Tonga, 2008. Annual Report 2007/2008, National Reserve Bank 

of Tonga, Kingdom of Tonga. 

4.) Patrick de Fontenay and Siosiua T.T. Utoikamanu, 2009. Tonga: Economic Survey 2009. 

Pacific Economic Bulletin Volume 24 No.3 October 2009, Australian National Univerity, 

Canberra.                 

Figure

Updating...

References

Updating...

Related subjects :