Surveillance & Informatics Epidemiologist. Illinois Department of Public Health. Division Chief, Patient Safety and Quality

Download (0)

Full text

(1)

Assignment Location:  Illinois Department of Public Health 

      Chicago, Illinois  

   

Primary Mentor:  Stacey Hoferka, MPH, MSIS 

      Surveillance & Informatics Epidemiologist 

      Illinois Department of Public Health   

 

Secondary Mentor:  Mary Driscolll, RN, MPH    

      Division Chief, Patient Safety and Quality 

      Illinois Department of Public Health   

        Mentor Information    Stacey Hoferka received her MPH from the University of Illinois at Chicago in infectious disease  epidemiology and a MS in Information Science, with a concentration in geoinformatics from the  University of Pittsburgh. She has been the Surveillance and Informatics Epidemiologist for the Illinois  Department of Public Health since 2012.  In this role, she works with both state and local health  department staff in communicable disease, environmental health, chronic disease and emergency  preparedness to increase their utilization of surveillance data at IDPH. Prior to taking the position at  IDPH, she worked at the DuPage County Health Department in Wheaton , IL,  from 2007‐2012 as the  Manager of the Communicable Disease and Epidemiology Program.     She has worked on syndromic surveillance systems for several years using various analytic tools  including BioSense, ESSENCE and RODS. Her informatics experience includes the review and evaluation  of Electronic Laboratory Reporting and syndromic surveillance data. She is a current member of the  BioSense 2.0 Governance Group. She is actively involved with the International Society for Disease  Surveillance presenting on topics from data sharing, emerging trends in Enterovirus D68, collaboration  among BioSense user workgroups, heat‐related morbidity and record linkage supported by the Health  Information Exchange.     She is a current mentor to an Applied Public Health Informatics Fellow for the class of 2014. She  supports the APHI fellow’s informatics training on tools, such as R, Rhapsody and HL7, encouraged her  participation in national conferences, including the International Society for Disease Surveillance and  provides opportunities for joint collaboration with Northwestern University, the other fellowship site in  2014. In her role as Manager of CD and Epidemiology at DuPage, Ms. Hoferka supervised  epidemiologists, CD specialists and interns that supported absenteeism, mandatory reportable disease,  syndromic and BMI surveillance system. Staff and interns that she managed were elevated to roles of  manager or full‐time positions.    Publications:  Hoferka S, Handler I, Linthicum S, Jovanov D, Trick W, Kauerauf J. Leveraging the Master Patient Index in  Public Health Surveillance through Collaboration between Illinois Department of Public Health and the  Illinois Health Information Exchange. 2014 International Society for Disease Surveillance Conference.  Hoferka S, Rennick M, Austin E, Burke A, Ergas R, Fiedler J, Streichert L. Community Engagement among 

(2)

Hoferka S, Wiedeman C, Lall R, Coletta M, Burkom H. Tractable Use Case Problems to Foster  Collaboration for the Advancement of Public Health Surveillance. 2014 International Society for Disease  Surveillance Conference.    Mary Driscoll is currently the Division Chief, Division of Patient Safety and Quality at the Illinois  Department of Public Health.  Driscoll is responsible for advising the Department on all issues of Patient  Safety and Quality Health Care, as well as for the implementation of mandated patient safety and  quality initiatives, like the consumer guide to Health Care, the Hospital Report Card, and Adverse Event  Reporting.  She is also the IDPH liaison to the state Health Information Exchange (HIE) and chair of the  Public Health Committee of the HIE. The Hospital Discharge Data, which hospitals report to IDPH by law,  resides in Driscoll’s Division.  Using the discharge data, she has produced IDPH papers on MRSA,  Clostridium difficile, and the rise in Caesarean section deliveries. Driscoll has worked closely with HRSA  and the CDC on a number of health initiatives such as building electronic infrastructure and capacity to  refer the uninsured and underinsured into specialty care services, universal HIV testing, counseling and  education for pregnant women, immunization and flu vaccine initiatives, and organizing Illinois hospitals  to participate in infection surveillance through the CDC National Health Safety Network (NHSN  Driscoll  is part of Illinois overall strategic planning on implementation of Health Reform and service delivery  change. She is also one of the developers of the public health node which accepts provider data for  meaningful use.     Driscoll has worked in health care services for over 30 years, recently leaving the service arena for a  more policy focused position at Illinois Department of Public Health.  Her extensive background in  service delivery, particularly for the underserved, and her current role in quality and patient safety will  serve to assist the team in promoting use of data to promote both primary and secondary prevention in  clinical settings.     Selected publications:    Henderson H, German V, Panter A. T, Huba J, Driscoll M, et al.  “Systems Change Resulting From  HIV/AIDS Education and Training”.  Evaluation & The Health Professions December 1999.    Panter A. T, Huba J, Melchior L. A, Driscoll M, et al.  “Trainee Characteristics And Perceptions Of  HIV/AIDS Training Quality”  Evaluation & The Health Professions  June 2000.      Fischer, BS, Martinez, E., Driscoll, M., Conway, T. “ Smarter, Faster, Fairer – an Electronic Referral System  for the Urban Safety Net”  In Press  Health Affairs  May 2010.      Assignment Description   

The fellow will work at Illinois Department of Public Health (IDPH) in the Office of Health Protection and  Division of Patient Safety and Quality. IDPH has a strong collaboration with the Governor’s Office of  Health Innovation and Technology (GOHIT) that administers the Illinois Health Information Exchange  (ILHIE) and the Medical Research Analytics and Informatics Alliance (MRAIA) which supports the Public  Health Node (PHN). IDPH is working with both these entities to implement Meaningful Use public health  reporting requirements.  

(3)

This placement provides a fellow with hands‐on learning opportunities in public health informatics  working with both a mature, well‐established disease surveillance system and one or more innovative,  less‐developed, surveillance system(s). The Illinois‐National Electronic Disease Surveillance System (I‐ NEDSS) was established in 2004 to collect data on mandatory communicable disease reporting in Illinois.  Improving the timeliness and completeness of data into I‐NEDSS involves the expansion of Electronic  Laboratory Reporting (ELR) to hospitals and the collection of relevant clinical data from provider 

Electronic Health Records. State‐wide, syndromic surveillance is a new initiative for IDPH, and the fellow  will work extensively on the implementation of syndromic surveillance while gaining insight into the  challenges faced when developing new systems. 

 

The projects proposed in this application will provide opportunities to work collaboratively as follows:  For syndromic surveillance, the community of practice through the International Society of Disease  Surveillance offers numerous opportunities to engage with other jurisdictions nationally. The primary  mentor is actively involved in this community.  

The STD registry was initially developed through healthcare partners with the Alliance of Chicago  (http://www.alliancechicago.org/front), a network of Community Health Centers, Federally Qualified  Health Centers and safety net providers that provide care to hard‐to‐reach populations. The mission of  the Alliance is to share resources and integrate services in order to more efficiently and effectively  deliver accessible quality health care to the communities we serve. The Alliance’s strategic vision is to  continue promoting the thoughtful use of Health Information Technology (HIT) in the Safety Net to  promote access, improve quality, and efficiency. As the fellow works on the projects, they will engage  this organization along with the Chicago Health IT Regional Extension Center http://chitrec.org/.   

   

Day‐to‐ Day Activities    •  Participate in conference calls and webinars about Meaningful Use, syndromic surveillance,  health information exchange and Electronic Laboratory Reporting   •  Conduct on‐boarding activities that include validation of HL7 messages for quality,  recommending corrections, evaluating timeliness and completeness of data, conducting calls  with hospital staff as needed and monitoring continuous submissions of data  •  Support Meaningful Use Stage 2 requirements including registration of providers,  acknowledgment of data submissions and maintenance of web content and documentation for  public health reporting   •  Assist with the establishment of an ambulatory care surveillance system   •  Conduct analysis of syndromic surveillance data to characterize public‐health related events,  such as influenza trends, heat‐related illness or health visits due to a unique event or emergency  using SAS and GIS  •  Review the data in BioSense to identify any lapses in submission or incorrect processing of data.   •  Participate in stakeholder meetings that include staff from IL‐HIE, PHN, Department of  Healthcare and Family Services and the IDPH informatics team         Potential Projects include:   

1.

Ambulatory

 

Surveillance

 

(4)

IDPH

 

is

 

accepting

 

data

 

from

 

Eligible

 

Professionals

 

that

 

will

 

satisfy

 

the

 

Meaningful

 

Use

 

Stage

 

2

 

public

 

health

 

reporting

 

objective

 

for

 

syndromic

 

surveillance.

 

Collection

 

of

 

this

 

data

 

into

 

a

 

surveillance

 

system

 

will

 

be

 

supported

 

using

 

a

 

model

 

of

 

the

 

Chicago

 

Health

 

Atlas,

 

a

 

project

 

developed

 

by

 

the

 

primary

 

mentor,

 

Abel

 

Kho,

 

for

 

exchanging

 

patient

 

health

 

data

 

confidentially

 

while

 

applying

 

an

 

algorithm

 

that

 

manages

 

patient

 

identity.

 

The

 

fellow

 

will

 

support

 

the

 

system

 

development

 

and

 

initial

 

on

boarding

 

of

 

a

 

limited

 

number

 

of

 

health

 

system

 

providers.

 

Various

 

formats

 

for

 

exchange

 

of

 

health

 

data

 

will

 

be

 

considered

 

including,

 

HL7,

 

CDA/C32

 

and

 

flat

 

files.

 

The

 

data

 

collected

 

in

 

this

 

pilot

 

will

 

be

 

analyzed

 

for

 

quality,

 

completeness,

 

public

 

health

 

value

 

and

 

representativeness

 

of

 

the

 

data.

 

 

Project

 

Activities

 

and

 

deliverables:

 

Understand

 

and

 

perform

 

ETL

 

(extract,

 

transform,

 

load)

 

services

 

that

 

convert

 

data

 

from

 

an

 

HL7

 

message

 

standard

 

into

 

a

 

state

maintained

 

database.

 

Analyze

 

data

 

using

 

SAS

 

or

 

R

 

for

 

disease

 

trends

 

or

 

prevalence

 

rates

 

 

Public

 

Health

 

impact:

  

Outpatient

 

data

 

from

 

500

 ‐ 

100

 

physicians

 

will

 

be

 

submitted

 

routinely

 

to

 

the

 

IDPH

 

and

 

assessed

 

for

 

data

 

quality

 

and

 

disease

 

trends.

 

 

2.

Hospital

 

Syndromic

 

Surveillance

 

  All hospitals in Illinois will be required to participate in emergency department syndromic  surveillance reporting in 2014. Up to 100 new HL7 data feeds will be established and need to be  validated during testing. The data are submitted to the Centers for Disease Control and  Prevention’s BioSense 2.0 syndromic surveillance system and reviewed weekly to assure  completeness of reporting for all hospitals in Illinois. Analysis of data from BioSense will be  performed to support public health situational awareness and response activities. Independent  epidemiological projects will be supported if the fellow is interested in evaluating specific public  health problems using syndromic surveillance data.     

Project

 

Activities

 

and

 

deliverables:

 

Analyze

 

data

 

using

 

R

 

to

 

understand

 

disease

 

trends

 

and

 

data

 

quality.

 

Engage

 

hospitals

 

for

 

continuous

 

quality

 

improvement

 

Present

 

results

 

of

 

analysis

 

in

 

reports,

 

conference

 

presentations

 

and

 

publications.

 

 

Public

 

Health

 

impact:

  

Continuous monitor data from 185 emergency departments in Illinois for disease trends   

3.

Specialized

 

Registry

 

for

 

reporting

 

clinical

 

data

 

on

 

Sexually

 

Transmitted

 

Infections.

 

 

(5)

Sexually transmitted infections represent the largest volume of communicable disease cases reported  each year in Illinois. In addition to ELR, clinical information on treatment and symptoms must be  reported by the provider. If this data is contained in the EHR, then it can be reported electronically into  INEDSS, saving hours of provider and local health department time performing manual entry and  improving the timeliness and completeness of this data. A pilot has already been completed for STI  reporting from one health group using the electronic transmission of data from a CDA document to I‐ NEDSS. This project would expand STI reporting to all Eligible Professionals using the menu option in  Meaningful Use Stage 2 for specialized registry reporting.  Project Activities and deliverables: 

Communicate

 

with

 

providers

 

about

 

reporting

 

specifications

  

Perform

 

data

 

validations

 

Analyze

 

STI

 

data.

 

 

Public Health impact:  

Expand public health capacity to receive case reports directly from the Electronic Medical Records into  the communicable disease database, I‐NEDSS 

4.

PopHealth

 

PopHealth

 

is

 

an

 

open

 

source

 

reference

 

implementation

 

software

 

service

 

that

 

automates

 

the

 

reporting

 

of

 

Meaningful

 

Use

 

quality

 

measures.

 

PopHealth

 

integrates

 

with

 

a

 

healthcare

 

provider's

 

electronic

 

health

 

record

 

(EHR)

 

system

 

using

 

continuity

 

of

 

care

 

records.

 

PopHealth

 

streamlines

 

the

 

automated

 

generation

 

of

 

summary

 

quality

 

measure

 

reports

 

on

 

the

 

provider's

 

patient

 

population.

 

 

PopHealth

 

is

 

designed

 

to

 

simplify

 

the

 

reporting

 

of

 

summary

 

quality

 

measures,

 

and

 

streamline

 

the

 

exchange

 

of

 

summary

 

quality

 

data.

 

Demonstration

 

of

 

Meaningful

 

Use

 

requires

 

the

 

reporting

 

of

 

quality

 

measure

 

data.

  

 

PopHealth

 

supports

 

healthcare

 

providers

 

and

 

EHR

 

vendors

 

by

 

reporting

 

clinical

 

quality

 

measures

 

from

 

electronic

 

health

 

record

 

continuity

 

of

 

care

 

files.

  

 

PopHealth

 

runs

 

on

 

the

 

Ruby

 

on

 

Rails

 

web

 

framework,

 

the

 

MongoDB

 

open

 

source

 

document

 

database,

 

JavaScript,

 

and

 

Redis.

 

 

Enhancement:

 

 

To

 

be

 

able

 

to

 

measure

 

2014

 

CQM,s

 

the

 

providers

 

needs

 

to

 

be

 

able

 

to

 

produce

 

a

 

QRDA

 

cat

 

I

  

Clinical

 

Care

 

Documents

 

from

 

EMR

 

which

 

then

 

will

 

be

 

imported

 

to

 

the

 

popHealth

 

tool

 

to

 

produce

 

QRDA

 

cat

 

III

 

reports

 

for

 

CMS.

 

(6)

Most

 

of

 

the

 

providers

 

are

 

not

 

able

 

to

 

do

 

that

 

from

 

various

 

reasons:

  

 

 

 

Don’t

 

record

 

all

 

the

 

data

 

elements

 

 

Their

 

EMR

 

is

 

not

 

capable

 

of

 

creating

 

the

 

QRDA

 

cat

 

I

 

reports

  

 

The

 

versions

 

of

 

the

 

EMR

 

they

 

are

 

operating

 

are

 

not

 

upgraded

 

to

 

the

 

most

 

recent

 

version.

 

 

Technical

 

part

 

of

 

this

 

project

 

encompasses

 

development,

 

evaluation

 

and

 

implementation

 

of

 

data

 

processing

 

mechanisms

 

and

 

tools

 

to

 

support

 

near

 

real

 

time

 

extraction,

 

transformation

 

and

 

loading

 

of

 

required

 

data

 

sets

 

to

 

the

  

Pophealth

 

measuring

 

engine.

 

 

Project

 

Activities

 

and

 

deliverables:

 

Working

 

with

 

participating

 

Clinics

 

and

 

clinicians

 

to

 

identify

 

and

  

fix

 

the

  

patient

 

care

 

workflow

 

gaps

  

to

  

ensure

 

the

 

data

 

recorded

 

are

 

compliant

 

with

 

the

 

CQM,s

 

measures

 

and

 

requirements

 

Making

 

data

 

available

 

for

 

analytical

 

and

 

reports

 

use,

 

and

 

developing/modifying/transitioning

 

tools

 

for

 

analyst

 

and

 

report

 

use.

 

Identify,

 

evaluate,

 

and

 

apply

 

new

 

software

 

technologies

 

for

 

developing,

 

and

 

deployment

 

new

 

mechanism

 

and

 

tools

 

into

 

PopHealth

 

 

Public Health impact:  

Identify

 

and

 

engage

  

3

 

pilot

 

sites

  

in

 

the

 

first

 

3

 

month

 

Find

  

the

 

missing

 

elements

  

in

 

the

 

pilot

 

sites

 

(4

 

month)

  

Propose

 

the

 

changes

 

in

 

the

 

workflow

 

to

 

start

 

capturing

 

the

 

elements

 

(5

 

month)

 

Help

 

the

 

technical

 

team

 

to

 

spec

 

and

 

develop

 

a

 

transformation

 

engine(12

 

month)

 

 

5.

XDRO

 

Registry

 

development

 

  Carbapenem‐resistant Enterobacteriaceae (CRE) are deadly infections that have few treatment options.  Since 2008, CRE infections in Illinois have increased across the spectrum of healthcare facilities. The  Centers for Disease Control and Prevention (CDC) identified CRE as one of its top priorities for public  health, and created a CRE toolkit that emphasizes regional surveillance and improvement of inter‐facility  communication. To address these strategies, the Illinois Department of Public Health (IDPH) and the  Chicago CDC Prevention Epicenter (CDC Epicenter) combined expertise in CRE epidemiology,  informatics, and public health to create a novel, web‐based informatics tool: the Extensively Drug‐ Resistant Organism (XDRO) registry. Since November 1, 2013, all acute‐care hospitals, long‐term care  facilities, and laboratories have been required to report CRE isolates to this registry.  

(7)

  The current XDRO registry allows for inter‐facility communication via manual querying, whereby staff at  a healthcare facility can type a patient’s name and date of birth into the XDRO registry website to query  the patient’s CRE history. However, manual querying is only feasible for smaller facilities that admit 1 to  25 patients per day. Larger facilities, such as hospitals, require an automated alert of a patient’s CRE  status at the time of admission, to effectively assess the CRE status of all patients who are admitted. A  pilot is currently underway to develop this automated alerting system at two major hospitals. An APHIF  Fellow could work with IDPH and the CDC Epicenter to fully develop this notification system, and  possibly expand automated alerting to facilities across the state.     Concurrently, IDPH and the CDC Epicenter are exploring the uses of the XDRO registry as a surveillance  and outbreak detection tool. Software, such as SatScan, is being integrated with GIS mapping technology  to track geographic and social network clusters of CRE over time. The APHIF Fellow would have ample  opportunities to further refine this process and participate in developing more sophisticated approaches  to outbreak detection and response of CRE.       Project Activities and deliverables:  Goal 1: Develop a system to automatically search the XDRO registry and send electronic alerts to  healthcare facilities where CRE‐positive patients recently have been admitted, to facilitate timely  implementation of infection control practices.  Objective 1: In the next year, a process for securely notifying appropriate facility personnel will be  developed.   Objective 2: In the next year, the electronic alert system will be piloted with at least two hospitals.  Objective 3: Over the next two years, the alert system will be expanded to additional large healthcare  facilities in the state.    Goal 2: Integrate SaTScan and ArcGIS software with the XDRO registry to help identify CRE clusters.  Objective 1: In the next year, parameters will be identified to determine the best methods to detect  geographic clusters.  Objective 2: Over the next two years, the best methods to detect patient sharing clusters using hospital  discharge data will be identified. 

(8)

 

Public Health impact:  

Create a bi‐directional surveillance system that can notify healthcare facilities of potential cases of  eXtensively drug‐resistant organisms. 

Figure

Updating...

References