Joining SportsWareOnLine

July 20, 2015    Dear new/returning JC Athlete:  Prior to participating on an athletic team for Jefferson College, athletes must provide the Athletic Department  with current address, emergency contact, insurance, medical alert and health history information. To  expedite this process Jefferson College uses an online data entry system to keep your electronic medical  records (EMR’s) and personal health records (PHR’s). 

To enter your information, visit _​www.swol123.net_​. The first time you visit the website you will need to click  the “Join SportsWare” and follow the instructions below.   

If you have already sent us your medical packet, you will still need to “Join SportsWare” and set  up your login and password.  You are not required to fill out any _​on line_​ forms at this time. 

Joining SportsWareOnLine

Then click the _​Next_​ button 

Enter your First Name, Last  Name, Email address and Group  (SportsWare College)  

click the _​Send_​ button.   

Your request to join SportsWare  will then be sent to the Athletic  Trainer for review.    *You will be approved within a 24  hour period. You do not get  approved immediately.        Once your request is accepted  you will receive an e­mail with the  Subject _​“SportsWare request  accepted”.    Open the e­mail and click the  www.swol123.net_​ link to continue  to SportsWareOnLine.    Remember your login and password information for future use.  This will be how to access your PHR’s for  the entirety of your JeffCo student­athlete career.   

Setting Your Password

▪ _​Primary Emergency Contact Section:   *International Student­Athletes please provide us with his/her full mailing address in this section; State = N/A  if not applicable; Zip Code = Postal Code   ● First = First Name   ● Last = Last Name   ● Relationship = His/her relationship to you   ● Address = Street number and name, PO Box   ● City = City/Town   ● State = State   ● Zip = Zip code   ● Country = Country     Emergency contact must have at least one phone number to be reached at.    _​Home Phone = House phone # or N/A if he/she does not have a landline    _​Work Phone = Work phone # with extension or N/A if he/she does not have one    _​Cell Phone = Cell Phone # or N/A if he/she does not have one    _​E­mail = E­mail. If they do not have an email, type [email protected]     ▪ _​Secondary Emergency Contact Section:   *International Student­Athletes please provide us with his/her full mailing address in this section; State = N/A  if not applicable; Zip Code = Postal Code   ● First = First Name   ● Last = Last Name   ● Relationship = His/her relationship to you   ● Address = Street number and name, PO Box   ● City = City/Town   ● State = State   ● Zip = Zip code   ● Country = Country   Emergency contact must have at least one phone number to be reached at.   ● Home Phone = House phone # or N/A if he/she does not have a landline   ● Work Phone = Work phone # with extension or N/A if he/she does not have one   ● Cell Phone = Cell Phone # or N/A if he/she does not have one   ● E­mail = E­mail. If they do not have an email, type [email protected]    

  ● Forms Tab (on the Menu Bar):   o ​All forms will be verified using electronic signatures (except your physical, see below)  ▪ _​The Student­Athlete’s electronic signature is needed on all forms EXCEPT the       Authorization of Information Form. Your parent/guardian and your electronic signature is       needed for this form.