แผนภ ม กราฟ ก และการพ มพ

แผนภูมิ กราฟิก และการพิมพ์

โปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงข ้อมูลตัวเลขต่าง ๆ ในตาราง ให ้ อยู่ในรูปแผนภูมิแบบต่าง ๆ ได ้ โดยง่าย นอกจากนี้ ถ ้ามีการเปลี่ยนแปลงข ้อมูล แผนภูมิก็จะปรับเปลี่ยนตามไปด ้วย ซึ่งนับว่าสะดวกรวดเร็ว สามารถน าเสนองานได ้ อย่างดี

การสร้างแผนภูมิคอล ัมน์

โปรแกรม Excel มีแผนภูมิส าเร็จรูปเตรียมไว ้พร ้อมใช ้งาน มีแผนภูมิหลาย ประเภท เช่น คอลัมน์ เส ้น วงกลม แท่ง เป็นต ้น นอกจากนี้ ยังสามารถปรับแต่ง เพิ่มเติมแผนภูมิให ้ดูสวยงาม เช่น สามารถใช ้ภาพประกอบ หรือลวดลายพื้นได ้ การตกแต่งแผนภูมิทุกประเภทใช ้เครื่องมือแผนภูมิเดียวกัน ท าให ้สามารถ ตกแต่งได ้สวยงาม และเป็นไปตามต ้องการ วิธีการสร้างแผนภูมิ มีด ังนี้ 1. เปิดไฟล์ Excel ใหม่ และพิมพ์ข ้อมูลให ้เหมือนในภาพข ้างล่างนี้

4

2. คลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในบริเวณ A1:D4 เพื่อระบุขอบเขตของข ้อมูลที่จะ น ามาจัดเป็นแผนภูมิ ข ้อมูลที่จะน ามาใช ้ต ้องอยู่ในลักษณะตาราง

3. ไปที่แท็บ แทรก กลุ่มแผนภูมิ คลิก เลือกลักษณะแผนภูมิ ดังภาพ

ส่วนประกอบของแผนภูมิคอล ัมน์ การตกแต่งแผนภูมิ เครื่องมือแผนภูมิ เป็นเครื่องมือช่วยในการตกแต่งแผนภูมิได ้อย่างมี ประสิทธิภาพ เครื่องมือนี้จะเกิดขึ้นบนแถบริบบิ้น เมื่อคลิกภายในบริเวณแผนภูมิ ที่ สร ้างขึ้น เครื่องมือแผนภูมิ ประกอบด ้วย 3 แท็บคือ ออกแบบ เค ้าโครง และรูปแบบ เครื่องมือแผนภูมิขึ้นอยู่กับประเภทของแผนภูมิ ค าสั่งบางค าสั่งใช ้ได ้กับ แผนภูมิบางประเภทเท่านั้น เช่น แผนภูมิวงกลม จะไม่สามารถก าหนดลักษณะของ แกนได ้ เนื่องจากแผนภูมิวงกลมไม่มีแกน เป็นต ้น แท็บออกแบบ ในเครื่องมือแผนภูมิ แท็บออกแบบจะมีรูปแบบส าเร็จรูปให ้เลือก สามารถใช ้ปรับแต่งได ้อย่าง รวดเร็ว ตลอดจนการจัดการข ้อมูล การเปลี่ยนประเภทของแผนภูมิ เป็นต ้น พื้นที่แผนภูมิ แกนแนวนอน ชุดข ้อมูล แกนแนวตั้ง ป้ายชื่อข ้อมูล พื้นที่การลงจุด ค าอธิบายแผนภูมิ ชื่อแผนภูมิ

 กลุ่มข ้อมูล เป็นส่วนที่ใช ้จัดการกับข ้อมูลในแผนภูมิ เช่น ต ้องการสลับข ้อมูล ระหว่างแถวกับคอลัมน์ เพื่อให ้แผนภูมิดูง่ายขึ้น หรือการแก ้ไขข ้อมูลที่น ามา แสดงในแผนภูมิ เป็นต ้น  กลุ่มเค ้าโครงแผนภูมิ เป็นแบบส าเร็จรูปที่จัดลักษณะต่าง ๆ กัน เช่น บาง แบบมีชื่อแผนภูมิ บางแบบมีข ้อมูลอยู่ด ้านล่าง บางแบบมีป้ายข ้อมูล เป็นต ้น ซึ่งสามารถเลือกใช ้ได ้อย่างรวดเร็ว  กลุ่มลักษณะแผนภูมิ เป็นการจัดลักษณะชุดข ้อมูลโดยมีสีต่าง ๆ ทั้งใน ลักษณะสองมิติ และสามมิติ สามารถเลือกใช ้ได ้อย่างรวดเร็ว ข ้อมูลเดิม เรียงตามเดือน สลับแถว/คอลัมน์ ดูตามสินค ้า

แท็บเค้าโครง ในเครื่องมือแผนภูมิ แท แท็บรูปแบบ ในเครื่องมือแผนภูมิ แท

การสร้างแผนภูมิวงกลม

การสร ้างแผนภูมิวงกลม ก็ท าเช่นเดียวกับการสร ้างแผนภูมิคอลัมน์ แต่มีข ้อระวังคือ การแสดงข ้อมูลของแผนภูมิวงกลม จะมีข ้อมูลเพียง 2 มิติ เท่านั้น เช่น ตัวอย่างการ ขายตุ๊กตา จะแสดงทั้งหมด 3 เดือน ภายในแผนภูมิวงกลมเดียวกัน ไม่ได ้ ต ้องแยก แสดงเป็นรายเดือน และถ ้าจะแสดงทั้ง 3 เดือน ต ้องแสดงถึง 3 แผนภูมิ หรืออาจจะ รวมข ้อมูลทั้ง 3 เดือนเข ้าด ้วยกัน แล ้วแสดงเป็นแผนภูมิเดียว ก็ได ้ ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะแสดงข ้อมูล การขายตุ๊กตา ทั้ง 3 อย่าง ในเดือน กุมภาพันธ์ ซึ่งท าได ้ ดังนี้

1. จากข ้อมูลเดิม จะแสดงข ้อมูลเฉพาะเดือน กุมภาพันธ์ ให ้ลากแถบสว่าง บริเวณข ้อมูลที่จะน ามาท าเป็นแผนภูมิวงกลม คือบริเวณ A2:B4 ดังภาพ

2. บนแถบริบบิ้น ให ้เลือกแท็บแทรก เลือกกลุ่มแผนภูมิ คลิกเลือกแผนภูมิ วงกลม และเลือกรูปแบบที่ต ้องการ

4. สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได ้ โดยใช ้เครื่องมือแผนภูมิ หรือคลิกขวาและเลือก ปรับแต่ง ตามต ้องการ เช่น การหมุน 3 มิติ เป็นต ้น ตัวอย่าง TIP: การคลิกขวาในแต่ละส่วนของแผนภูมิ จะมีตัวเลือกให ้ปรับแต่งไม่เหมือนกัน เช่น พื้นที่แผนภูมิ พื้นที่การลงจุด และชุดข ้อมูล ถ ้าต ้องการปรับส่วนใด ให ้คลิกเลือก ส่วนนั้นก่อน จากนั้นจึงคลิกขวาเพื่อเลือกการปรับแต่งแผนภูมิ ชุดข ้อมูลในแผนภูมิวงกลม สามารถเลือกเฉพาะชุดใดชุดหนึ่ง และดึงแยกออก จากกันได ้

ให ้ท่านน าข ้อมูลข ้างล่างนี้ สร ้างเป็นแผนภูมิคอลัมน์ พร ้อมทั้งตกแต่งให ้สวยงาม จ านวนคนไข ้ ตึกอายุรกรรม ชาย 500 หญิง 450 เด็ก 120 นักบวช 15 แบบฝึกห ัดที่ 24 ให ้ท่านให ้ท่านน าข ้อมูลข ้างล่างนี้ สร ้างเป็นแผนภูมิคอลัมน์ และตกแต่งให ้ สวยงาม จ านวนคนไข ้ ตึกอายุรกรรม จ าแนกรายเดือน ผู ้ป่วย มกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม เมษายน ชาย 1500 2100 2100 2200 หญิง 1450 2500 1600 1000 เด็ก 1120 1200 600 900 นักบวช 150 120 300 350 แบบฝึกห ัดที่ 25 ให ้ท่านให ้ท่านน าข ้อมูลข ้างล่างนี้ สร ้างเป็นแผนภูมิวงกลม แยกชิ้นส่วน ผู ้ชาย ดังภาพ จ านวนคนไข ้ ตึกอายุรกรรม ชาย 500 หญิง 450 เด็ก 120 นักบวช 15

การเลือกใช้แผนภูมิ ค าถามนี้หาค าตอบยาก หลักการกว ้าง ๆ คือ ข ้อมูลของท่าน ถ ้าจะน าเสนอ ด ้วยแผนภูมิชนิดใด จึงจะแสดงข ้อมูลได ้อย่างชัดเจน o ถ ้าข ้อมูลตัดขาดออกจากกัน และต ้องการแสดงการเปรียบเทียบ ควร ใช ้แผนภูมิคอลัมน์ o ถ ้าต ้องการแสดงสัดส่วนของข ้อมูล เช่น เปรียบเทียบค่าใช ้จ่าย ด ้าน ต่าง ๆ ว่ามีสัดส่วนเป็นอย่างไร ก็ควรใช ้แผนภูมิวงกลม ข ้อมูลที่มี หลายมิติ ไม่เหมาะส าหรับแผนภูมิวงกลม เช่น แผนภูมิแสดงน ้าหนัก ของนักเรียนชายและนักเรียนหญิง เป็นรายภาคเรียน เป็นต ้น ข ้อมูล ลักษณะนี้ ควรแสดงด ้วยแผนภูมิคอลัมน์จะดูง่ายกว่า o ถ ้าต ้องการแสดงข ้อมูลอย่างต่อเนื่อง มองเห็นการขึ้นหรือลง ควรใช ้ แผนภูมิเส ้นตรง เช่น รายได ้เฉลี่ยของคนในหมู่บ ้าน เป็นต ้น

การใช้ภาพประกอบ

ภาพประกอบที่สามารถน ามาใช ้ในโปรแกรม Excel แบ่งออกเป็น รูปภาพ ภาพตัดปะ รูปร่าง SmartArt แผนภูมิ และนอกจากนี้ ยังสามารถจับภาพหน ้าจอมา ประกอบบนแผ่นงานได ้อีกด ้วย

การใช้รูปภาพ

รูปภาพที่น ามาใช ้ประกอบในโปรแกรม Excel มีหลายชนิด เช่น BMP, JPG, PNG, WMF และ GIF เป็นต ้น ภาพประเภท Bitmap เช่น BMP, JPG, PNG และ GIF เมื่อน ามาขยายใหญ่อาจจะท าให ้สูญเสียความคมชัดของภาพได ้ แต่ภาพ ประเภท Vector เช่น WMF สามารถขยายใหญ่ได ้ โดยไม่เสียความคมชัดของภาพ การใช ้ภาพในโปรแกรม Excel จะท าให ้โปรแกรมมีขนาดใหญ่ขึ้น ท าให ้ต ้อง ใช ้หน่วยความจ ามากขึ้น และการจัดเก็บไฟล์จะใช ้เวลามากขึ้น จึงควรใช ้ตามความ เหมาะสม และความจ าเป็น การน าภาพเข้า มีข ั้นตอน ด ังนี้ 1. เลือกแท็บ แทรก บนริบบิ้น และเลือก รูปภาพ

2. เลือกภาพที่ต ้องการจากหน ้าจอ

การตกแต่งภาพ

2. คลิกแท็บ รูปแบบ ในเครื่องมือรูปภาพ จะมีกลุ่มเครื่องมือต่าง ๆ ให ้เลือก เช่น เอาพื้นหลังออก ปรับสี ปรับขนาด เลือกกรอบภาพในลักษณะต่าง ๆ กัน ตัวอย่าง 5. นอกจากนี้ยังสามารถตัดภาพบางส่วนออก โดยใช ้เครื่องมือรูปภาพ ในแท็บ รูปแบบ กลุ่มขนาด เครื่องมือครอบตัด ตัวอย่างการตัดภาพบางส่วนออก

การใช้ภาพต ัดปะ

ภาพตัดปะ หรือ Clip Art เป็นภาพลักษณะ Vector ซึ่งสามารถขยายภาพได ้ โดยไม่สูญเสียความคมชัด ภาพตัดปะสามารถหาเพิ่มเติมได ้จากเว็บไซต์ของ Microsoft ในกรณีที่คอมพิวเตอร์สามารถติดต่อกับอินเทอร์เน็ตได ้ ให ้คลิกเลือก แท็บ แทรก และเลือก ค ้นหาเพิ่มเติมที่ Office.com ดังภาพ การน ารูปร่างเข ้าใช ้งาน ให ้คลิกแท็บแทรกบนริบบิ้น และเลือก ภาพ ตัดปะ และเลือกภาพที่ต ้องการ ส าหรับการตกแต่งภาพ สามารถท าได ้เช่นเดียวกับรูปภาพ

การใช้รูปร่าง

โปรแกรม Excel มีรูปร่างอัตโนมัติให ้เลือกใช ้ เช่น เส ้นชนิดต่าง ๆ ลูกศร สี่เหลี่ยม ตลอดจนค าบรรยาย เป็นต ้น ตัวอย่างรูปร่าง

การเลือกใช้รูปร่าง คลิกแท็บแทรกบนริบบิ้น และเลือกรูปร่าง จะมีรายการให ้เลือก คลิก เลือกรูปร่างที่ต ้องการ และน ามาวาลงบริเวณที่ต ้องการให ้แสดง การตกแต่ง รูปร่าง 1. ถ ้ารูปร่างที่ต ้องการตกแต่งยังไม่ถูกเลือก ให ้คลิกเลือกรูปร่าง และที่ เครื่องมือรูปร่างบนแถบริบบิ้น ให ้คลิกรูปแบบ 2. จะเห็นกลุ่มต่าง ๆ ของรูปแบบ ให ้เลือกกลุ่มลักษณะรูปร่าง เพื่อ ปรับเปลี่ยนรูปแบบตามต ้องการ การเพิ่มข้อความในรูปร่าง 1. เมื่อต ้องการเพิ่มข ้อความ ให ้คลิกที่รูปร่างนั้น ๆ ก่อน จากนั้นจึงคลิก เมาส์ปุ่มขวา และเลือกแก ้ไขข ้อความ

2. จะเห็นเคอร์เซอร์กระพริบภายในรูปร่าง ให ้พิมพ์ข ้อความที่ต ้องการ ข ้อความจะปรากฏในรูปร่าง ถ ้าย ้ายรูปร่างไปที่ใด ข ้อความจะติดไปด ้วย การเพิ่มข้อความโดยลิงค์จากเซลล์ ถ ้าต ้องการให ้ข ้อความในรูปร่างเปลี่ยนแปลงไปตามข ้อมูล ต ้องลิงค์ ข ้อความในรูปร่างกับข ้อมูลในเซลล์ โดยใช ้สูตร และระบุต าแหน่งเซลล์ที่ต ้องการให ้ ข ้อมูลมาแสดง มีวิธีการดังนี้ 1. จากตัวอย่างต่อไปนี้ เซลล์ D9 เป็นการรวมข ้อมูลของเซลล์ D7 และ D8 เข ้าด ้วยกัน เราต ้องการน าผลรวม คือ เซลล์ D9 มาแสดงในรูปร่างดาว แต่ถ ้ามี การเปลี่ยนแปลงข ้อมูล จ านวนชาย หรือจ านวนหญิง ต ้องการให ้ข ้อมูลในรูปร่างดาว เปลี่ยนแปลงไปด ้วย

2. ไปที่แท็บแทรกในแถบริบบิ้น และเลือกรูปร่าง รูปดาว 3. ตกแต่งให ้สวยงาม 4. ในขณะที่รูปร่างก าลังถูกเลือกดังภาพ ให ้พิมพ์ระบุต าแหน่งในแถบ สูตร คือ =D9 แล ้วกดเครื่องหมายถูก หรือกด Enter 5. ข ้อมูลในช่อง D9 จะมาปรากฏในรูปร่าง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข ้อมูล ข ้อความในรูปร่างจะเปลี่ยนตามด ้วย

6. ในกรณีที่ต ้องการค าพูดประกอบ เช่น รวม 450 คน ให ้สร ้างสูตรใน เซลล์อื่น และน าเข ้ารูปร่าง โดยการเขียนสูตรท านองเดียวกับข ้อ 4 เช่น

คลิกที่เซลล์ C20 และที่แถบสูตร พิมพ์ดังนี้

การใช้ SmartArt

SmartArt เป็นกราฟิกแผนผังส าเร็จรูป ส าหรับการน าเสนองานให ้ น่าสนใจ SmartArt มีหลายแบบ เช่น ใช ้แสดงข ้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ใช ้แสดง รายการ ล าดับขั้นตอนการท างาน และอื่น ๆ เป็นต ้น การใช้งาน SmartArt 1. คลิกแท็บ แทรก บนริบบิ้น และเลือก SmarArt ในกลุ่มภาพประกอบ 2. คลิกเลือกลักษณะ และเลือกรูปแบบที่ต ้องการ ในตัวอย่างเลือก วงกลม และรูปแบบ วงกลมพื้นฐาน เพื่อแสดงวงจรการท างานที่เป็นวงกลม 3. คลิกตกลง 4. พิมพ์ข ้อความวงจรการท างาน เช่น วางแผน ปฏิบัติ ตรวจสอบ ปรับปรุง

5. จ านวนวงกลมขึ้นอยู่กับจ านวนรายการ ถ ้าขั้นตอนมี 4 ขั้นตอน ให ้ลบ รายการที่ยังไม่ได ้พิมพ์ออกไป (โดยคลิกที่หัวข ้อนั้น ๆ แล ้วกดปุ่มถอยหลัง หรือ ปุ่ม Back space) หรือถ ้ามีขั้นตอนมากกว่า 5 รายการ เมื่อพิมพ์รายการสุดท ้ายเสร็จแล ้ว ให ้กด Enter จะเพิ่มรายการอีก 1 รายการ พร ้อมกันนั้น ก็จะเพิ่มวงกลมอีก 1 วง ใน ที่นี้ มีขั้นตอนการท างานอยู่ 4 ขั้นตอน ให ้ลบรายการที่ 5 ออก จ านวนวงกลม จะ ปรับให ้เหลือ 4 วง ตามหัวข ้อที่มี 6. คลิกปุ่ม กากบาทเพื่อปิดหน ้าต่างการพิมพ์

การตกแต่ง SmartArt ในขณะที่ก าลังใช ้งาน SmartArt จะสังเกตเห็นบนแถบริบบิ้น มีเครื่องมือ SmartArt ปรากฏอยู่ สามารถเลือกแท็บ ออกแบบ และ รูปแบบ และคลิกเลือก ลักษณะที่ต ้องการในกลุ่มต่าง ๆ ของแต่ละแท็บได ้ เครื่องมือ SmartArt ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการปรับโดยเลือกตัวเลือกในกลุ่มเค ้าโครง และ ลักษณะ SmartArt ดังภาพ ภาพที่ได ้

การจ ับภาพหน้าจอ

ภาพที่ปรากฏอยู่บนหน ้าจอ สามารถน ามาประกอบในเอกสารของ Excel ได ้ โดยใช ้การจับภาพหน ้าจอ การจับภาพหน ้าจอให ้ไปที่แท็บ แทรก กลุ่มภาพประกอบ และเลือกค าสั่ง ภาพหน ้าจอ การจับภาพหน ้าจอ มี 2 ลักษณะคือ 1. จับภาพทั้งหน ้าจอ โดยโปรแกรมจะน าภาพหน ้าจอโปรแกรมที่ ก าลังเปิดมาให ้เลือก ถ ้าต ้องการหน ้าจอใด ก็เลือกหน ้าจอนั้น

2. จับภาพเฉพาะบางส่วนของหน ้าจอ ถ ้าต ้องการจับเฉพาะบางส่วน ของหน ้าจอ ให ้เลือก การคลิปหน ้าจอ จะปรากฏหน ้าจอและ เคอร์เซอร์จะ เปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ให ้เลือกเฉพาะส่วนที่ต ้องการ เช่น เมื่อเสร็จแล ้ว ภาพที่เลือกจะมาปรากฏในแผ่นงานทันที

การใช้กล่องข้อความ (Textbox)

ถ ้าต ้องการพิมพ์ข ้อความที่เป็นอิสระจากเซลล์ ต่าง ๆ และสามารถ

ข ั้นตอนการใช้กล่องข้อความ 1. บนแถบริบบิ้นเลือก แท็บ แทรก และที่กลุ่มข ้อความ เลือกกล่องข ้อความ 2. เคอร์เซอร์จะเปลียนเป็นรูป 3. ให ้น ามาคลิกและลากเป็นบริเวณที่ต ้องการสร ้างข ้อความ 4. ให ้พิมพ์ข ้อความที่ต ้องการลงในกล่องข ้อความ ดังภาพ การปร ับแต่งกล่องข้อความ กล่องข ้อความสามารถปรับแต่งได ้ เช่น ลักษณะตัวอักษร สีและลวดลายพื้น หลัง สีและเส ้นขอบ ตลอดจนสามารถเคลื่อนย ้ายไปยังที่ต่าง ๆ ได ้

1. น าเมาส์ไปวางที่เส ้นขอบ จนเคอร์เซ่อร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร สี่ทิศทาง 2. กดเมาส์ค ้างไว ้ แล ้วลากไปยังต าแหน่งที่ต ้องการ การเปลี่ยนสีพื้นและล ักษณะต ัวอ ักษร ในขณะที่กล่องข ้อความถูกเลือกอยู่ จะมีเครื่องมือการวาดปรากฏบน ริบบิ้น ให ้คลิกที่แถบ รูปแบบ ของเครื่องมือการวาด จะมีกลุ่มเครื่องมือต่าง ๆ เกิดขึ้น สามารถปรับเปลี่ยนกล่องข ้อความได ้ ตัวอย่างการปรับแต่งกล่องข ้อความ โดยใช ้กลุ่ม ลักษณะรูปร่าง (ลักษณะพิเศษ เงา/การหมุนสามมิติ) และกลุ่มลักษณะอักษรศิลป์ ร่วมกับการ ก าหนดขนาดตัวอักษร (ใช ้แท็บหน ้าแรก กลุ่มแบบอักษร)

การส ั่งพิมพ์

การสั่งพิมพ์สามารถก าหนดบริเวณข ้อมูลที่ต ้องการพิมพ์ ก าหนดภาพพื้น หลัง ก าหนดให ้พิมพ์แถวหัวตารางซ ้าเมื่อขึ้นหน ้าใหม่ ก าหนดข ้อความส าหรับหัว กระดาษ ท ้ายกระดาษ เช่นหมายเลขหน ้า วันเวลา หรือข ้อความที่ก าหนดเอง เช่น ชื่อเจ ้าของงาน ชื่อหน่วยงาน เป็นต ้น ดังนั้นก่อนการสั่งพิมพ์ควรมีการตั้งค่าหน ้ากระดาษก่อนพิมพ์เสียก่อน เช่น ก าหนดบริเวณข ้อมูลที่จะสั่งพิมพ์ ก าหนดข ้อความหัวกระดาษ ท ้ายกระดาษ และดู ตัวอย่างก่อนพิมพ์เป็นต ้น การตรวจมุมมองก่อนพิมพ์ ก่อนพิมพ์ควรตรวจดูมุมมองก่อนพิมพ์ว่า มีข ้อมูลใดที่เกินหน ้ากระดาษ หรือไม่ หรือเมื่อสั่งพิมพ์แล ้วรูปแบบจะออกมาอย่างไร ที่บริเวณแถบด ้านล่างขวาของหน ้าจอ จะเห็นมีมุมมอง 3 ลักษณะ คือ มุมมองปกติ เค ้าโครงหน ้ากระดาษ และแสดงตัวอย่างแบ่งหน ้า มุมมองปกติ ถ ้าได ้เคยดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ จะเห็นมีเส ้นประแสดงขอบเขต มุมมองปกติ เค ้าโครงหน ้ากระดาษ ตัวอย่างก่อนพิมพ์

เค ้าโครงหน ้ากระดาษ จะแสดงตัวอย่างที่จะพิมพ์ข ้อมูลจริง

ตัวอย่างก่อนพิมพ์ จะมีลายน ้าบอกหมายเลขหน ้ากระดาษและขอบเขตของ หน ้ากระดาษแสดงไว ้ให ้เห็นชัดเจน

การก าหนดบริเวณที่จะพิมพ์ ในกรณีที่ต ้องการพิมพ์เฉพาะบางส่วนของหน ้า หรือของข ้อมูล ไม่ต ้องการ พิมพ์ทั้งหน ้า ท าได ้ดังนี้ 1. ใช ้เมาส์เลือกบริเวณที่ต ้องการพิมพ์ 2. ไปที่ แท็บเค ้าโครงหน ้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน ้ากระดาษ และคลิกค าสั่ง พื้นที่การพิมพ์ และคลิกเลือก ก าหนดพื้นที่การพิมพ์ 3. จะปรากฏเส ้นประล ้อมรอบบริเวณที่เลือก แสดงขอบเขตของการพิมพ์ 4. ถ ้าต ้องการยกเลิก ให ้คลิกที่ พื้นที่การพิมพ์ และเลือก ล ้างพื้นที่การพิมพ์ การใช้ภาพพื้นหล ัง ในกรณีที่ต ้องการให ้มีภาพพื้นหลังในการพิมพ์ สามารถท าได ้ดังนี้

1. ไปที่ แท็บเค ้าโครงหน ้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน ้ากระดาษ คลิกค าสั่งพื้น หลัง 2.โปรแกรมจะเปิดหน ้าจอให ้เลือกภาพที่ต ้องการ การก าหนดห ัวตารางให้พิมพ์ซ ้า ถ ้าตารางมีหัวตาราง และตารางมีความยาวเกิน 1 หน ้า หน ้าต่อไปต ้อง ก าหนดหัวตารางให ้ มิฉะนั้นจะท าให ้ข ้อมูลดูไม่สมบูรณ์ การก าหนดหัวตารางให ้ พิมพ์ซ ้า ก าหนดก่อนการสั่งพิมพ์ ซึ่งมีวิธีการดังนี้ 1. ไปที่ แท็บเค ้าโครงหน ้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน ้ากระดาษ คลิกปุ่ม พิมพ์ ชื่อเรื่อง

2. เลือกแถบแผ่นงาน และก าหนดแถวที่จะพิมพ์ซ ้าด ้านบน การพิมพ์ห ัวกระดาษ-ท้ายกระดาษ ในกรณีที่ต ้องการพิมพ์ข ้อความเพิ่มบริเวณด ้านบน หรือด ้านล่างของทุกหน ้า เช่น ชื่อเจ ้าของงาน ชื่อหน่วยงาน และหมายเลขหน ้าเป็นต ้น มีวิธีการ ดังนี้ 1. ไปที่ แท็บเค ้าโครงหน ้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน ้ากระดาษ คลิกปุ่ม พิมพ์ ชื่อเรื่อง 2. เลือกแถบหัวกระดาษท ้ายกระดาษ 3. ที่ตัวเลือก หัวกระดาษ คลิกลูกศรคลี่ลงมา และเลือกข ้อความที่ต ้องการ

4. ในกรณีที่ไม่มีข ้อความที่ต ้องการ และต ้องการก าหนดเอง เช่น ชื่อ หน่วยงาน ให ้คลิกปุ่ม หัวกระดาษแบบก าหนดเอง

5. จะเปิดหน ้าจอให ้พิมพ์ข ้อความลงบนหัวกระดาษ โดยแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ บริเวณส่วนซ ้าย ส่วนกลาง และส่วนขวา

6. ถ ้าต ้องการ สามารถก าหนดรูปแบบตัวอักษร หมายเลขหน ้า จ านวนหน ้า ภาพ และอื่น ๆ ได ้จากปุ่มที่ก าหนดให ้ ดังนี้ จัดรูปแบบข ้อความ แทรกหมายเลขหน ้า แทรกจ านวนหน ้า แทรกวันที่ แทรกเส ้นทางแฟ้ม แทรกชื่อแฟ้ม แทรกชื่อแผ่นงาน แทรกภาพ จัดรูปแบบภาพ

7. ตัวอย่างการก าหนดหัวกระดาษ โดยเลือกวันที่ และหมายเลขหน ้าจาก เมนู และพิมพ์ข ้อความเพิ่มเติม 8. คลิกปุ่ม ตกลง 9. การก าหนดท ้ายกระดาษ ท าเช่นเดียวกับการก าหนดหัวกระดาษ การดูต ัวอย่างก่อนพิมพ์และการปร ับแต่ง ก่อนการพิมพ์ควรคลิกปุ่ม ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งอยู่บริเวณด ้านล่างของ หน ้าต่าง การตั้งค่าหน ้ากระดาษ ตัวอย่างก่อนพิมพ์สามารถปรับแต่ง โดยใช ้เมาส์เลื่อนต าแหน่งต่าง ๆ ได ้ ดัง ภาพ