2010 Law Firm E-billing Survey Report Law firms usage and satisfaction with e-billing systems

2010 Law Firm E-billing Survey Report

Law firms’ usage and satisfaction with e-billing systems

ALM Legal Intelligence

A division of

ALM Media Properties, LLC

120 Broadway, Fifth Floor

New York, NY 10271

Executive Summary 

Between January 20, 2010 and February 22, 2010, ALM Legal Intelligence conducted an online survey relating to

legal e-billing systems which was sent to ~20,000 law firm professionals. Total responses were 997 for a 5%

response rate. (See page 2)

Benefits/Drawbacks of E-billing Systems

Two in three respondents stated that the major benefit of e-billing systems is the speed with which their firm can

submit invoices to clients. Around half cited the ability to check approval status and receive faster payment as a

benefit. (See page 3)

More than half of respondents stated that having to pay a fee to use certain e-billing systems is the primary

drawback. Around half believed that waiting for client approval of timekeeper rates and adding UTBMS task and

activity codes to time entries are disadvantages of some systems. (See page 3)

Most Preferred and Most Widely Used E-billing Vendors

When asked to rank e-billing vendors based on overall satisfaction, the highest number of respondents chose

Serengeti by a margin of nearly 4-to-1. The next tier of vendors was comprised of TyMetrix, DataCert and

LexisNexis. (See page 4)

There was also a large gap between the top vendor and other vendors in the ratio of best-to-worst rankings.

Serengeti’s ratio of “Best” vendor rankings to “Worst” vendor rankings was 28:1, compared with TyMetrix at 6:1,

Bottomline at 5:1 and DataCert at 4:1. (See page 5)

The most widely used e-billing vendors were: Serengeti (69% of respondents), TyMetrix (53% of respondents),

LexisNexis (47% of respondents) and DataCert (43% of respondents). (See page 7)

Law Firm Comments

Respondents provided a wide range of comments on each of the e-billing vendors which are listed in detail at the

end of this report. (See page 8)

Survey Methodology 

Between the dates of January 20, 2010 and February 22, 2010, ALM Legal Intelligence conducted an online

survey relating to the e-billing systems used by law firms to submit invoices to their corporate clients. The survey

was administered via email invitation and a confidential, web-based questionnaire.

Respondent Demographics 

Invitations were sent to approximately 20,000 billing managers, executives/partners, IT professionals, and

administrative staff at law firms. The total number of usable responses was 997 for a 5% rate of response.

Responses were well distributed across all firm sizes, with 49% from small firms (1-49 attorneys), 37% from

medium firms (50-499 attorneys) and 14% from large firms (500-1,000+ attorneys).

Firm Size 

(based on no. attorneys firm‐wide) 

Total 

Respondents 

Percentage of 

Respondents 

Solo practice 

40 

4% 

2 to 9 attorneys 

155 

16% 

10 to 49 

288 

29% 

50 to 99 

131 

13% 

100 to 499 

236 

24% 

500 to 999 

68 

7% 

1,000 + 

70 

7% 

Grand Total 

997 

100% 

A significant number of responses came from American Lawyer and NLJ-rated “large” law firms

(AmLaw 200, NLJ 250 and Global 100 ranked firms).

Firm  Category 

(based on 2009 ALM “Lists”

) 

Total 

Respondents 

Percentage of 

Respondents 

AmLaw 200 

133 

13% 

NLJ 250 

163 

16% 

Global 100 

70 

7% 

Key Findings: Benefits of E‐billing Systems 

Two in three respondents find that the major benefit of e-billing systems is the speed with which their firm can

submit invoices to clients. Around half believe that the ability to check approval status and receive faster payment

are also benefits of some e-billing systems.

Benefits/Advantages 

Total 

Respondents 

Percentage of 

Respondents 

We are able to submit our invoices more quickly 

648 

65% 

We are able to check the status of invoice approval 

570 

57% 

We receive faster payment from our clients 

469 

47% 

We are able to resolve bill disputes more efficiently 

202 

20% 

We get fewer requests for spending reports from clients 

94 

9% 

Other (see sampling of comments below) 

148 

15% 

Note: respondents could select more than one benefit.

In addition to the advantages set forth in the questionnaire, respondents cited other advantages including:

“Ability to communicate with clients through status reports and updated budgets.”

“Provide billing information to multiple persons in client organization.”

“Saves printing and mailing costs.”

Key Findings: Drawbacks of E‐billing Systems 

More than half of the respondents find that having to pay a fee to use certain e-billing systems is the top

drawback. Just under half believe that waiting for client approval of timekeeper rates and adding UTBMS task

and activity codes to time entries are also disadvantages of some e-billing systems.

Drawbacks/Disadvantages 

Total 

Respondents 

Percentage of 

Respondents 

We are charged a fee to use the e‐billing system

534

54% 

We had to input timekeeper rates and wait for client approval 

458

46% 

We have to code all time entries (UTBMS task & activity codes)  

452

45% 

It was time consuming to set up  

424

43% 

We don’t have sufficient notice of billing problems/reductions 

306

31% 

The vendor required changes to the LEDES standard 

266

27% 

We had to retain a consultant/hire staff to implement/use

96

10% 

We have to recover e‐billing system fees indirectly from our 

clients (e.g. charging as an expense, charging higher hourly 

rates, giving lower discounts) 

93

9% 

Other (see sampling of comments below) 

288

29% 

Not

Note: respondents could select more than one disadvantage.

In addition to the disadvantages set forth in the questionnaire, respondents cited other disadvantages including:

“Downloading each invoice individually rather than in bulk.”

“Invoices rejected without notification, then too old to resubmit.”

Key Findings: Top Vendor Ranking 

When asked to rank e-billing vendors based on overall satisfaction, the highest number of respondents chose

Serengeti by a margin of about 4-to-1. The next tier of vendors was comprised of TyMetrix, DataCert and

LexisNexis.

Number of “Best” Vendor Rankings

NOTE: Chart only includes vendors that received 100+ responses.

417 

107 

100 

79 

45 

21 

13 

Serengeti

TyMetrix

DataCert

LexisNexis

BottomLine

Bridgeway

Mitratech

In addition to the list above, respondents included the following e-billing vendors who each received less than 100

responses:

Additional Vendors 

Number of “Best” Vendor Rankings 

Allegient 

33 

CSC 

8 

TrialNet 

8 

Legal Solutions Group 

5 

Visibillity 

5 

Key Findings: Ratio of “Best” to “Worst” Vendor Ranking 

There was also a large gap between the top vendor and other vendors in the ratio of best-to-worst rankings.

Serengeti’s ratio of “Best” vendor rankings to “Worst” vendor rankings was 28:1, compared with TyMetrix at 6:1,

Bottomline at 5:1 and DataCert at 4:1. Some vendors had more “Worst” rankings than “Best” rankings.

Ratio of “Best” to “Worst” Vendor Rankings

28:1 

6:1 

5:1 

4:1 

3:1 

1:1 

0.5:1 

Serengeti

TyMetrix

Bottomline

DataCert

LexisNexis

Bridgeway

Mitratech

NOTE: Chart only includes vendors that received 100+ responses.

In addition to the list above, respondents included the following e-billing vendors who each received less than 100

responses:

Additional Vendors 

Ratio of “Best” to “Worst” Vendor 

Rankings 

Allegient Systems 

17:1 

Legal Solutions Group 

5:1 

Visibillity 

5:1 

CSC 

4:1 

TrialNet 

4:1 

Key Findings: Average Vendor Ranking 

The average vendor rankings were consistent with the “Best” vendor rankings: Serengeti (1.8), TyMetrix (2.5),

Bottomline (2.5) and DataCert (2.8).

Average Ranking (1=”Best” Vendor / 6=”Worst” Vendor)

NOTE: Chart only includes vendors that received 100+ responses.

In addition to the list above, respondents included the following e-billing vendors who each received less than 100

responses:

Additional Vendors 

Average Rankings 

TrialNet (14 responses) 

2.2 

Visibillity (12 responses) 

2.4 

Allegient Systems (99 responses) 

2.5 

CSC (27 responses) 

2.9 

Legal Solutions Group (25 responses) 

2.9 

1.8 

2.5 

2.5 

2.8 

2.9 

3.6 

4.0 

Serengeti (687 responses)

TyMetrix (532 responses) 

BottomLine (156 responses) 

DataCert (432 responses) 

LexisNexis (466 responses) 

Bridgeway (196 responses) 

Mitratech (173 responses) 

Key Findings: Most Widely Used System 

The most widely used e-billing vendor was Serengeti (69%), followed by TyMetrix (53%), LexisNexis (47%) and

DataCert (43%).

When broken down by firm size, there were significant variations in the use of certain systems. For example, the

use of TyMetrix, LexisNexis and DataCert by small firms (1-49 attorneys) is roughly half the rate such systems are

used at large law firms.

All Firms

Total: 997 responses

Large Firms (500+ attorneys)

Total: 138 responses

Medium Firms (50‐499 attorneys)

Total: 367 responses

Small Firms (1‐49 attorneys)

Total: 483 responses

Vendor Comments 

Respondents provided the specific comments regarding the following e-billing vendors that received more than

100 responses.

Bottomline 

We have just been set up on this system recently. One of the drawbacks is that you have to check back in to see if invoices are approved rather than  receiving notification by e‐mail if it was approved or if there is a problem. I think we do have it set up now though where we are notified if there is  an error. But, you still have to check back in for approval.     

Bridgeway 

DataCert 

Awful, least amount of information, it is like a DOS system with a windows front that we have to pay for! Big charge, no status info, can't easily tell whether an invoice is even submitted. By far. The most easy to navigate, quick in & out, set‐up's are not bad at all. And now with their new "report" web site to check on invoice status it's  even better. Although I think it should be mandatory for all client to participate and show this kind of information on the "reports web site.  Currently about half of clients participate. We are still in the dark on those who choose not to use this second system.  Cannot track invoice status and we are charged a fee  Cannot review detailed billing history  Can't check on the status of anything  Can't track invoices except for a few clients that use the reports features

Certificate requirement per PC is not helpful for multi‐office usage. Certain Browsers are not compatible. Invoice status follow‐up is not available. Submission detail is not available.  Charged for the service ‐ we used it for one client in the past (not using at the moment) Charges everyone for the privilege to use their system and does nothing to add value to the ebilling system Charges vendors to submit invoices, very expensive.   Not much information obtained after submitting the invoice.  Control is with client which saves time if client is efficient. Fees charged to us are outrageous. Cost of per client fee per year is high.  DataCert does not have very good reporting capabilities. Otherwise, the system runs decently. DataCert is easy enough to use but we don't like that you can't go back in to view historical data. DataCert is very easy to use and provides instant feedback when invoices are submitted. They also send alerts when our invoices are approved or  reduced.  I do have a couple of issues with this system.  My primary issue is the $3k that we are charged yearly to use this system for each client.   We have had situations where we actually billed less than $3k to a client (several times) so we end up paying to do work for the client.  Because of  this we have actually stopped working for a couple of clients that require that we use this system.  My other issue is that I am unable to check the  status of our invoices that are submitted through DataCert on their site.  DataCert seems to be easier than the other listed service we use. DataCert support is incredibly helpful and friendly.  They respond in a timely manner. Dead tie for last place with DataCert!  Awful system!  From the law firm's perspective you can't see any of the invoices once they are uploaded, they  send you a text based error report that are generally not easily translated.  And it costs money!  difficult to get information on bill, no reporting capability Dislike the high flat fee just to submit our invoices with no consideration as to amount of billing we do with the client  Do not have access to invoice / matter / timekeeper information for most clients Do not use anymore, but liked.  Disliked how hard it was to view any information on the invoice once submitted.  Does not accept back up documentation, charges upwards of 2.25% based upon invoices submitted. Does not do much which makes process easier  Drawback‐Individual invoice submittal‐can not research invoices/history Easiest system to use with fewer rejections than most.  However, we have no view into the invoice status. Easy set up.  Good communication but poor ability to review status electronically. Easy submission process, immediate on‐line information about bill rejection and reasons. Easy to submit ‐ but becomes a problem if a timekeeper isn't already set up and you can't just set them up but have to contact the client and wait  for who knows how long for that to happen.  Easy to upload but no feedback about the status of the invoices submitted. Easy to upload, but found it hard to submit invoices as numbers on DataCerts end took too long to come into effect  Easy to upload, but would like to be able to see invoice status. Easy to use and understand  Easy to use but no details, history, reports, etc.  Easy to use but the log function is a little confusing. No options for reports unless the client purchases it. Easy to use but there is no way to check on information like timekeepers and matters. Easy to use but very expensive  Easy to use, but there's no way to track anything once the invoice is delivered. This system has little to no benefit to the law firms, like the  introduction of the graduated/limited subscription option.  Easy to use, don't have matter and timekeeper maintenance, but expensive, the only one who charges. Easy to use, hard to look up info.  Easy to use, instant feedback, fast 

Easy to use, once we get client side setup.  Immediate verification of successful uploads. Easy to work with  Everything is manual as we have to adhere to their LEEDS file format, can not upload any other type of doc i.e Word, Excel  Excellent  Except that they charge us for the PRIVILEGE (not)!  Expensive  Expensive to use, no report capabilities available  extremely easy to use  Fairly easy to use.  Fast processing and reasonably clear messages. The best information in emails of all systems, clear and thorough.  If I could see invoice status  directly, the only thing keeping it from neck‐and‐neck with Serengeti on my list would be the cost difference.  Wonderful support people.  Fastest system ‐ immediate feedback, can't follow status of submitted invoices. Fees extremely high and no screens to view status of payment Generally pretty easy as long as the client takes care of their end of the deal (adding matters, setting up timekeepers)  Good system but doesn't have a status screen to search for errors/rejections & they don't provide sufficient notice of errors and reductions. Hassle to use  Have not used in awhile ‐ when we did use it, it was not user friendly Horrible system  I dislike the additional charge for cumulative submissions, the reporting features need improving, i.e. download of active matters, sometime there is  descrepancy between pending, approved or rejected invoices reports.  It takes awhile for the reports to update.  I like the fact that I get an immediate approval from DataCert. The system is simple to use and the tech support was excellent.  I loved these guys, we haven't used them in years  It costs $3,000 per year and requires too many codes, but is very user friendly. It costs us, and we do not have the ability to check the status of the invoices It is just for submitting invoices so it is simply but I wish I can check older submitted invoices. It’s okay.  Just signed up, haven't started using yet, but it is expensive. Know immediately if accepted, but no way to check on approval status. Large fees  like the ease of use, but no options other than submitting invoices Little to no information regarding invoices or payments. low maintenance for user, problems relatively easy to resolve with their drill down method most expense to use, easy to upload to  Never get an error message. Very fast to submit.  No feedback on invoice status  NO INVOICE VALIDATION REPORTING AND OBSCENE FEES No knowledge of this vendor  No way to track invoices after submission to see status  not as many bells and whistle with this program  Not preferred at all  not very user friendly  Once set up ‐ easy to use.  Trouble remembering what steps needed to be done to resolve issues though ‐ help section not expansive enough. One of my most disliked e‐billing vendors of all.  Charges to use them and do not provide any information in their system.  Only 30 days of history available online.  No access to see available matters or timekeepers. Only E‐billing service used.  Too expensive!!  osos numbers required and not always supplied or easy to obtain Process time is better than the other vendor used but response from Customer Service response time is quite slow and some reps have been rude  as well.  Quick and easy.  Help desk does a good job communicating. Rates #1 because you attach and it goes, very little effort from the biller, and we have yet to encounter much in the way of problems or rejections.  It lets you know status of transmission and notifies when invoice is approved ‐ which is good since you can't get into the "guts". 

Seems easiest to use and no fee is charged to the best of my knowledge. If there is a problem with an invoice, I can work it out with the client  instead of it simply being denied  ShareDoc QuickInvoice ‐ manual input of amounts. Not preferable for high volumes. Simple and easy.  You get notified immediately of any rejections and can usually fix yourself. Simply if all you want to do is submit an invoice.  No control or access to what has been submitted. Solid system.  Needs to add/improve tracking and reporting capabilities. Submission is easy but provides no additional information. Any information regarding the rates, matters and status of submissions is usually difficult  to get from the client 

submit the bill ‐ no set up work required ‐ ease of use, no matter set up ‐ basically emailing bill ‐ no rates

The vendor charges us a high fee for use of the system, and the system provides no useful information to firms. Cretinous.  This is the absolute worst.  They charge you for the privilege of billing for services you've rendered, and the client (a Fortune 50 Company) will not  reimburse the cost or allow us to recoup the expenses indirectly. Also, the program is terrible and doesn't even allow us to track submitted invoices,  payments, and so on.  The User Interface is the worst.  This one charged a fee.  We have since discontinued using. Too complicated to use  Too expensive and way behind the times given the expense, however, their system is easy to use, gives excellent communication regarding  problems with the invoice and has finally started having reporting options for timekeepers and invoice status (although it's primitive)  TOO EXPENSIVE!!!!  unable to appeal or check status ‐‐ only use for submission of invoices Uploading an invoice in DataCert is easy once you have done the first part. Turning the invoice into LEDES format. The complicated of this process is  the codes list since it is confused and also there are limitations for the timekeepers.  Very difficult when used because client used it like a VPN connection VERY EASY BILLING ‐ UPLOADING INVOICES  Very Expensive service, but since our client uses this Vendor, we were required to use them. Very limited benefits and functions on our end  Very user friendly, have multiple clients  Very user friendly, submission is quick  We know right away if there is a problem  We only upload invoices on this website, it's easy to use. wish we could imput more than one invoice at a time.  Works well with various billing systems and across various platforms. Would like to be able to have better tracking of bills, at this point really only able to upload bills and not able to track. 

LexisNexis 

CounselLink support has been found wanting whenever we have questions. Cumbersome site (fee offer protocol) and block billing protocols always enforced. Good part is editing online. Difficult to use  Do not like the redundant requirements for timekeeper lists, i.e. fee offer plus staffing list. Don't like at all ‐ have not been able to get a bill to submit through this system since my arrival at this firm. Still email my invoices to them. Don't like the activation step ‐ too time consuming.  The site takes longer to navigate than others. don't like this one at all  Don't use very frequently, seems the receiving end (insurance adjusters) can't get it together downside is you have to re‐access system to get status of invoice approval/payment. Drawback no Invoice recap‐must search for any reductions Dreadful "Fee Offer" set up, like cutting teeth to get new timekeepers approved!! Difficult time narrative constraints (time increments required for  each phrase of a time entry)!  Easiest to use  Easiest to use and make corrections when necessary ‐ Support staff very helpful.   You can view the invoice without having to open the LEDES file. Easy set up.  Good support services  easy to use  Easy to use and understand  Efficient. Drawback is: charge for usage.  Emails confirming receipt aren't always sent to me and some bills get stuck in the system. Bill submission process itself is OK.  Excellent  Extremely convoluted system.  One must navigate through multiple screens and expend a great deal of time to accomplish any change, however  minor.  I have had good experiences with their support, which is the only factor that merits a rank of 2.  Fairly intuitive, problematic when billing is done by a user in one office for a matter in another office. Fairly user friendly.  fast, efficient, good tech support  getting better  Good Invoice Tracking, Fair: Appeal Process Drawback: Matter Notification/Missing Matters Good system but is sometimes not to user friendly  Great site, while we have to enter timekeeper rates, at least we can see who is approved. Hard to navigate, does not notify you of problems with invoices or timekeeper rates, customer service is sometimes rude and indifferent to your  problems.  Has improved with upgrades  Hate it!  Have had nothing but issues with this vendor.  Hawaii GET tax causes several extra steps  high maintenance.  I do not use this one as much and find it not as user friendly. I like the ability to explain questionable entries/tasks at the time of submitting the invoice in order to clear up questions, or to withdraw the invoice,  if necessary.  The appeal process is not efficient ‐ often takes months for a resolution.  If you are not used to this software, navigation can be difficult. In general, I am usually disappointed when I hear that a client is using CounselLink for their ebilling process. Our clients tend to have issues with  using this system.  I also find that the ebilling process is very slow on CounselLink.  The timekeeper validation system in CounselLink is very slow and  it can take up to a month to get an invoice posted in this system if there is a new timekeeper.  It also takes much longer for our firm to be paid for  invoices that are posted in CounselLink.  I find that our clients often reduce our bills by time and costs that should actually be paid quite often.  indifferent‐ not a great site but adequate.  I would not recommend to a client looking into ebilling solutions. Invoice Submission and Review is good.  Rate submission is time consuming, and doesn't allow for mid‐stream changes  It seems that it requires a lot to initially set up matters or clients Just started using it, it looks ok so far. It was time consuming to Set up the system. we will see ... Legal Precision‐‐Travelers, the best I have used!  love CounselLink  marginal  Most work needed to get timekeepers added, rates and approved fee schedules accepted.

no charges, extra maintenance in fee offers, Pending issue‐ have to keep checking as to status, good status info No fee charged.  Payments are made promptly.  Not as user friendly, but improving  Not difficult and good for reports but not too sure about appeals. Not very user friendly  not very user friendly, too many issues with not being able to activate the invoice. ok to use.  OK to work with  OK.  Support is unresponsive, though.  Only drawback is waiting for fee to be approved.  Poor customer service  Provides the most information regarding the billing statement's billing status towards payment. quick setup and easy to use.  Seems like they are trying to build it as they go.  Lack of transparency in terms of how they are actually handling things.  Make big promises  regarding functionality but fail to execute.  Terrible ‐‐ Too many clicks.  The fee offer system is a horrible means to manage timekeeper and rates, from the law firm's perspective. We have lost a lot of money because of  this terrible system.  The system is very redundant and somewhat confusing. Could be streamlined to make it more efficient for larger firms with multiple offices. The system rejects invoices inconsistently for wording but will accept others worded exactly the same. Their most recent upgrade put them on my preferred list. Prior to their new look & functions I was not to crazy about it.  this is the worst program I have ever used  This one requires a lot of client involvement and delays.  Timekeepers have to be set up per matter, by the client, which is time consuming. This one seems to work the best  This system is beyond cumbersome.  I have yet to be able to find a benefit for using it. This system is easy to operate and it only demands a case number to submit the invoice. To complicated  Too complicated to use  TO COMPLICATED!!!  Updating rate versions a pain, interface is confusing to most users user friendly, have multiple clients on site  Very cumbersome to set up, and the "fee offer" process is horrible. It is not a very intuitive system from a user standpoint. However, lots of "stuff"  that you can get to ‐ if you can figure it out. Seems to me like no end users were involved in the development of this product. Good notification, and  editing on the fly.  Very difficult to find your way around the system  Very good system  Very quick and efficient.  I like this one very much.  Very Slow Website, Don't like having to maintain a timekeeper data base very time consuming  Very user friendly, plenty of information, keeps records, easy editing. 2nd choice We do not pay for it, but they use morons to review our time entries such that a time entry with a comma will pass, but the same entry with a  semicolon does not get paid. I do not know if this is the vendor or the client. The system is much less workable than Serengeti, though.  We have only used for one client but found the website quite clunky With continued changes and updates this is becoming much more user friendly with exception of fee offers, this is a pretty good system You can fix entries to the Ledes file in the system itself. 

Mitratech 

Serengeti 

Easy to use and see status  Easy to use but the status reports requests are too often. Easy to use once the matters and timekeepers are set up. Can be a hassle setting up timekeepers Easy to use, good amount of information available about the status of the invoices, but need to input timekeepers  Easy to use, takes multiple formats which is nice if you only have one matter and have the option of .pdf. It also lets you edit and move invoices  if you've posted to the wrong file. A little top‐heavy on the set up, and it would be nice to be able to navigate away from a file set‐up and return  to finish it. We have recommended this program to clients. Also ‐ no fees to us. Apparently no appeal mechanism  Enforces LEDES standards, attorneys hate having to do budgets and updates before bills are processed Excellent  Excellent ‐‐ easy to learn, easy to use, client pays fee 

Fast processing, understandable error messages, and easy tracking. Emails for new matters as well as invoice reductions/rejections. As long as I  don't have problems, it's fantastic.  Good feedback, easy to use, intuitive  Good, but reporting is time‐consuming.  Good, but to flexible. Customer can use different setups and preferences. Drawback: customers can create user IDs for vendor companies. great system  Great to use with no LEDES editing.  The Delegation process is cumbersome and can slow down the bill process. Horrible administrative task requirements (Matter Profiles, Status Reports, etc.) that are assigned to attorneys only. Uploaded invoices are held  until tasks are completed which can be a tremendous hassle.  I like to be able to reprint the invoice as a PDF and upload it to Serengeti Law. It was an easy program to learn when I first started.  It is the  better of the two programs I work with  It's free, allows you to submit in multiple formats, does require internal client number for LEDES files, allows you to check invoice status, no  timekeeper listing to maintain & is very easy to use. This site still ranks low on in my book. All the features I just mentioned are dream features  making my life a lot easier. BUT  none of all that matters or is any good to me if I can't submit my  invoices. When the matter profile. matter  status reports & new matter information is due and you don't have access to update this information & can't get access or support through the  system I don't care how awesome any system maybe it's no good to a law firm. As just mentioned the most painful process is updating matter  information because the client only gives access to the responsible attorney here at the firm who in turn must give access to the rest of us. I  completely understand it's a security issue as matter information is confidential but when system also prevents submission of our invoices or  puts them on hold until the matter information is updated. That is no longer a security issue as legal work still continues by our attorneys for  these matters yet we lose the ability to submit our invoices and get paid for it. We get penalized by the system but we aren't given the tools to  do something about it. If the lead attorney is tied up in heavy litigation the last thing he or she is worried about is going into the web site & login  in the system and enter the information it's hard enough just getting them to send me the information so I can enter it. They need to think of a  way around this recurring problem. The more clients & matters you have on this system the worst it gets. I'm the firm administrator for this site  & have a very hard time getting our attorneys to update their matter information. The system will not take any invoices until this information is  updated so my bills start stacking up as I follow up and gather the needed information. My solution to this has been that the moment I'm  notified of a new matter or client is in this site for our firm.  I immediately contact the responsible attorney and request that they give me there  access information or make me a delegate for them so I'm able to participate in all of their matters. From then on I monitor all activity and when  the Status, budgets, profiles ,etc etc... become due. I personally ask the attorney to provide me with what I need and enter the information  myself. If I had to wait on them my invoices would be 6 months late. If the attorney refuses to give me access or is not cooperating I go straight  to head of our finance committee or office chair and inform him or her and trust me they take action. I've had to go to extreme measures with  this system and more & more our attorneys are realizing that every time this happens the affects on our bottom dollar become more apparent.  When asked about Serengeti I NEVER recommend.  I use this one the most so I find it the easiest to work with.

Invoice Submission is great (Speed Post) Allows for different invoice formats, and requirements. Client contact information is available. Budget  submission for attorneys is challenging.  Unbilled accurals:  I'd be curious as to the benefit, and how the due date requirements effect law firms. It is free to the person submitting the invoice, but is not so user friendly. It is very simply system for submitting invoices.  I had only one deducted invoice so I haven't experienced any difficulty so far.  It was the easiest to upload the bills, and didn't run into avoidable issues Just starting using it and it seems to have alot of information for attorney that is not needed for billing purposes.  Lack of automatic code enforcement is good, but structure that forces attorneys to log in wastes tremendous time internally.  Least amount of administrative overhead required from the law firm. Very clean look. Has additional features such as Accruals and Budgeting, if  desired.  least issues.  Less errors rec'd.  like the ease of use, doc management, no ledes req., no task based billing req. Love standard ledes file 

Mainly because we don't have to use the UTBMS codes  Most user friendly and least amount of delays.  I can submit my invoice and not have to check back to make sure it wasn't rejected.  My most preferred system.  Good reporting methods and easy user friendly system. If ask, I recommend this e‐billing vendor over all the  others.  Nice system!  no charges, good invoice status info, pain with notion that lawyers are going to spend time on this, they won't, some require budgets and  matter profiles, have to make myself a delegate to update this info.  No cost to us and has the ability to check the status of the invoices No fees charged. Some clients require budgets and additional information to be submitted before invoices are approved, so that is sometimes a  drawback.  No personal experience with ebilling platforms other than Serengeti. I am not wowed by it. No problems at all  No task codes required!  not easy to use or follow.  Not just a billing system ‐ "case/matter management"  not thrilled  One of the Best systems to use by all users  Only use LEDES billing through Serengeti  Overall very user friendly and ease of use.  pros: streamline user‐interface and vivid access into available matters, also no UTBMS coding required, cons: none I can think of  Provides good training and direct connection to both client contact and vendor support Quick and easy.  Ranked first bc you can submit LEDES or .pdf  Reasonably easy to use, however slightly more difficult than mailing. Relatively easy to submit because they don't require task codes. relatively easy to submit statements, cumbersome to determine nature of problem/reject Relatively easy to use and to track invoices and payments afterwards. The User Interface could be improved, but overall it's better than the  others that we've sued so far.  Says it supports LEDES, doesn't really.  Cannot handle alternative billing arrangements. Serengeti employs automatic notification of errors.  The errors are easily defined and easily corrected. There is little delay in processing a  flawed invoice.  Clients are automatically added.  Easy maneuverability on website.  Serengeti is by far my favorite system to use.  I know instantly if there are any issues with our invoices whether the issues come up during  submission or review.  It is easy to find information regarding our pending or approved invoices. I find that when charges are rejected in this  system there is generally a valid reason for the adjustment.  Finally, they do not charge us to use the system  Serengeti is by far the superior product. It is geared with both law firms and the client in mind. It allows a very dynamic environment that gives  both the law firm and the client the benefit of an appropriate level of transparency. It allows client level and matter level access to be managed  quite well. From a collections POV, the reporting is dynamic and wonderful. It allows us to find not just invoice status, but invoice history,  matter contact, and other information. The vetting and confirmation and notice of errors is online and nearly instantaneous. Their site is well‐ written. Reports are exportable to excel. The speed of the site is excellent. There is no fee to the firm. The Serengeti staff actively solicit both  client and law firm feedback and take their suggestions and thoughts into consideration with improvements.  Serengeti is much more user friendly but expects too much from the timekeepers and they don't like it Serengeti is user friendly and has streamlined the firm's billing process. Serengeti is very user friendly.  We don't need to enter tkpr rates (Requiring every tkpr (including clerks, students, etc..) entered with a client  approved rate prior to submission is time consuming as it delays invoice submission waiting for approvals) and we can submit multiple invoice  formats (pdfs, ledes).  Simple and user friendly.  Simple line item entry for invoice  Somewhat user friendly, not as quick, more work involved in getting matters set up for invoicing Staff has always been helpful‐don't use the system too much and can be difficult remembering how to use it! Still user friendly, but not as much as others  submit the bill ‐ minimal law firm set up required, fairly easy to use, no rates Super easy to use.  Love it!  Take PDF files or word files, extremely easy.  Terrible. 

The best ‐ very simple and easy to use  The program is very useful, however, it does not have the ability to explain any "red flag" entries, however, we have not had to appeal any fee  reduction decisions.  There is no one to contact regarding technical support issues. These people are far superior to any other billing system They don't charge us anything.  This is a great system. We are allowed to upload budgets, post status reports and also important documents. This is actually the only one I've used, but it is very user‐friendly and efficient. This is also a great program.  This is my all time favorite e‐billing site!  It's perfect in every way! This is the standard other electronic billing systems should be modeled after. This system is easy to use and navigate  This system only requests a number of case and an invoice in PDF format which makes Serengeti be a fast and easy system.  This vendor is the best of all e‐billing vendors, in my opinion. Their website is very easy to use, and it sends out reminder e‐mails when activities  are due, and you know immediately if there is an issue with an invoice.  Great service too!  time consuming to get clients set up  Two problems or annoyances, if the client has a set price for duplicating, for example, the system does not alert the user of a discrepancy. 2. Do not have the capability to turn off the e‐mail alerts to attorneys for new matters and rejections. Otherwise, very easy to use and the  reporting features are great.  Used Serengeti once ‐ did not like it.  used these guys for one client, don't remember to many problems. User friendly  User friendly  User‐friendly, but their need to have attorneys involved (including setting them up as the primary contact) is problematic ‐‐ the Billing  Department should always be the primary contact and have all‐access to all matters.  Very basic but includes case related info for attorneys  Very easy system to navigate  Very easy to submit, very few problems, easy to do searches very easy to use  very easy to use and find all of the information you need regarding payment Very easy to use and navigate. Reports reasonably easy to obtain Very easy to use, great site, scaleable,  Very easy to use.  Reflects what the deductions are.  Very poor for small bills.  Very simple and easy to use ‐ no need for ledes unless client wants it Very user friendly  Very user Friendly  Very user friendly!  Very user friendly, doesn't require task/activity codes, provides clear notification of errors Very user friendly, reports good, history available  way too many requirements\reports We do not like using this package although we have noticed more clients migrating to it. Not very user‐friendly or intuitive.  Help is virtually  non‐existent.  We do not pay Serengeti, it provides considerable useful information to the firm, and its interface is easy to use. We have limited experience with Serengeti, but it has been very user friendly We love Serengeti, the site is easy to navigate through, it is very self‐explanatory. We aren't fond of the budgets and status reports that are due  but not all cases require this.  Well‐organized, easy to use interface, easy to obtain information on invoice status, who to contact for different issues, etc.  What I saw I did not like.  When a vendor blanketly requires budgets for each ongoing matter, the process becomes troublesome. Wish the system would require alternate browsers.  Currently will only run on Internet Explorer.

TyMetrix 

Nice layout, though have issues with communication and resolution. No clear rejection reasons are given.  Unless you keep bugging them the support line is not very helpful. No experience with this program.  No fee to use system, good email alerts about invoice approval, reductions or other issues, easy to navigate system  Not hard to use, just dislike the fee.  Not TyMetrix360 but the original TyMetrix get's this ranking. T360 was good but now is only second last behind only Serengeti. To many fancy  feature make it to slow now & plus the ever changing requirements for law firms that are becoming mandatory on the T360 system. I think this  system is over kill of what was intended or needed.  Not very intuitive  Not very user friendly  Not very user friendly and a little confusing to navigate between clients and timekeeper set‐up. once rate and timekeepers are established ‐ easy to use  One of the easiest systems to navigate.  Only If this is the same as CTTyMetrix360  only one we use at the moment  Our billing contact at our client knows his stuff, which makes navigating the eBilling system easier, if not easy. PAIN TO SUBMIT  Poor ‐‐ difficult and time‐consuming to learn, demanding precision, firm charged % fee Poor set up  Pretty easy to use.  They email right away with which invoices were accepted and which weren't which is a significant help so you can fix any  errors and get them submitted.  Provides a lot of information, but difficult to navigate. Too expensive. Quick and easy.  After submitting an invoice and receiving an email regarding status is extremely helpful. I wish all vendors did that. Quick feedback re: status of submission.  Rather arbitrary auditing though & don't like the fee. Quick turn around of approval  Re T360, complexity and variation getting timekeepers in from client to client. Rules and requirements are too extensive  second easiest to use  Slow navigation, cumbersome setting up timekeepers/rates and matters Some clients charge us a 2% fee on each invoice submitted to pay for the use of the vendor Specific client requirements have delayed or slowed down processing, not vendor issues. Started using it again ‐ no comments yet  System is hard to naviagate, Directions for setting up are far to hidden, and most I wasn't able to access T‐360 A bit cumbersome to navigate, and apparently no mechanism to appeal invoices. Good status notification system, and at least with the  big client we have, you can see what invoices are being paid by batch. This thing is huge and powerful  T360 is a pretty nice system so long as the client puts our agreed‐to rates into the system. The older version of TyMetrix is pretty easy to use,  and has the advantage of allowing the firm to email invoices as attachments.  T360 specifically  Technical Support for TyMetrix is inconsistent.  Sometimes the support is quick and helpful and other times it's not.  terrible is all I can say  The problems with the timekeeper module (including supposedly impossible multiple‐entries for some timekeepers) outweighs most of the  positives of this system.  Quick to process, easy to search for matters and invoices are big pluses, just not big enough.  The vendor doesn't seem  to understand how much time we spend on timekeeper issues.  The cost doesn't help, either.  They charge a fee.  The fee may ultimately be worth it given the quick turnaround on payment, but I haven't been able to assess that yet. This is a great program.  This is the only system I'm familiar with.  Our current billing system is not compatable. This system has m