ระเบ ยบงานสารบรรณ 1. ประว ต ย อ

1. ประวัติยอ พ.ศ. 2496 จัดรางระเบียบงานสารบรรณเปนครั้งแรก โดยมีพลเรือเอกหลวงชลธาร พฤติไกร เปนประธานคณะกรรมการ แบงเปน3 ตอน ตอนแรก วาดวยการรับเสนอสงและระบบการเก็บคนประกาศใชเมื่อ1 มกราคม 2497 ตอนสอง วาดวยแบบหนังสือในราชการ และมาตรฐานกระดาษ แบบพิมพ ประกาศใชเมื่อ 1 มกราคม 2497 ตอนสาม วาดวยหลักงานสารบรรณทั่วไประบบการเก็บตนแบบดัชนีการออกแบบบัตร ใหเหมาะสมกับงานเพื่อหาตัวเลขสถิติและการเขียนกราฟซึ่งคณะรัฐมนตรีเห็นชอบเมื่อ 3 มกราคม2498 พ.ศ. 2502 ไดมีการปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2497 และ พ.ศ. 2498 โดยคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบเมื่อ 24 ธันวาคม 2506 และมีผลบังคับใชตั้งแตวันที่1 มกราคม2507 2. ความหมาย ตามระเบียบขอ 6 งานสารบรรณ หมายถึง “งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแตการจัดทํา การรับการสงการเก็บรักษาการยืมจนถึงการทําลาย” ในทางปฏิบัติ งานสารบรรณ หมายถึง “การบริหารงานเอกสารทั้งปวง ตั้งแต การคิดราง เขียน อาน แตง พิมพ จดทําสําเนา สงหรือสื่อขอความ รับบันทึก จดรายงานการประชุม สรุปยอเรื่องเสนอ สั่งการ ตอบ ทํา รหัส เก็บเขาที่ คนหา ติดตาม และทําลาย ทั้งนี้ ตองเปนระบบที่ใหความสะดวก รวดเร็ว ถูกตอง และมี ประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลาแรงงานและคาใชจาย” 3. ชนิดของหนังสือ “หนังสือ” หมายความวาหนังสือราชการ “สวนราชการ” หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สํานักงาน หรือหนวยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งใน ราชการบริหารสวนกลาง สวนภูมิภาค สวนทองถิ่น หรือในตางประเทศ และใหหมายความรวมถึง คณะกรรมการดวย “คณะกรรมการ” หมายถึง คณะบุคคลที่ไดรับมอบหมายจากทางราชการใหปฏิบัติงานในเรื่องใด ๆ และใหหมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการคณะทํางานหรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกันดวย หนังสือราชการคือเอกสารที่เปนหลักฐานในราชการไดแก 1. หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก 3. หนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ 4. เอกสาร…

4. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเปน หลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมายระเบียบหรือขอบังคับ หนังสือราชการมี6 ชนิด 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4. หนังสือสั่งการ 5. หนังสือประชาสัมพันธ 6. หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานราชการ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธี โดยใชกระดาษตราครุฑ เปนหนังสือติดตอระหวางสวน ราชการหรือสวนราชการมีถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก เปนหนังสือติดตอภายในกระทรวง ทบวงกรมหรือจังหวัดเดียวกันใชกระดาษบันทึกขอความ ขอแตกตางระหวางหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือภายใน 1. ไป-มาเปนทางราชการ 2. ติดตอระหวางตําแหนงตอตําแหนง 3. ใชกระดาษตราครุฑ(หนา24) 4. สภาพหนังสือผูกมัดถาวรตลอดไป 5. รูปแบบหนังสือเปนแบบหนังสือลงนามเต็ม ฉบับและแบบประทับตรา 6. คําขึ้นตนประกอบดวยเรื่องเรียนอางถึง สิ่งที่สงมาดวย(ถามี) 7. หามใชคํายออักษรยอตองใชคําเต็มทั้งชื่อ สวนราชการวันเดือนป 8. คําลงทายใชขอแสดงความนับถือหรืออื่นๆ แลวแตกรณี 1. ไป-มาในเรื่องราชการ 2. ติดตอกับบุคคลผูดํารงตําแหนง 3. ใชกระดาษบันทึกขอความ(หนา25) 4. ไมผูกมัดเปลี่ยนแปลงได 5. ใชบันทึกแทน 6. คําขึ้นตนใชเรียนอางถึงหนังสือใสในขอความ 7. ใชคํายอของตําแหนงหรือสวนราชการวัน เดือนปได 8. ไมมีคําลงทาย หนังสือ…

หนังสือประทับตรา คือหนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ ของหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให หัวหนาสวนราชการระดับกองหรือผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป เปนผูรับผิดชอบ ลง ชื่อยอกํากับตราหนังสือประทับตราใชกระดาษตราครุฑ หนังสือสั่งการ มี3 ชนิดไดแกคําสั่งระเบียบและขอบังคับ คําสั่ง คือบรรดาขอความที่ผูบังคับบัญชาสั่งการใหปฏิบัติโดยชอบดวยกฎหมาย ระเบียบ คือบรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาที่ไดวางไวโดยจะอาศัยอํานาจของกฎหมายหรือไมก็ได เพื่อถือเปนหลักปฏิบัติงานเปนการประจํา ขอบังคับ คือบรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาที่กําหนดใหใชโดยอาศัยอํานาจของกฎหมายที่บัญญัติ ใหกระทําได คําสั่งระเบียบขอบังคับใชกระดาษตราครุฑ หนังสือประชาสัมพันธ มี3 ชนิดไดแกประกาศแถลงการณและขาว ประกาศ คือบรรดาขอความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงใหทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ แถลงการณ คือบรรดาขอความที่ทางราชการแถลง เพื่อทําความเขาใจในกิจการของทาง ราชการหรือเหตุการณหรือกรณีใดๆใหทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ขาว คือบรรดาขอความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบ ประกาศและแถลงการณใชประดาษตราครุฑ หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ คือหนังสือที่ทางราชการทําขึ้นนอกจากที่ กลาวมาแลวทั้ง5 ชนิดหรือหนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ และสวนราชการรับไวเปนหลักฐานทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่สวนราชการออกใหเพื่อรับรองแก บุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงานเพื่อ วัตถุประสงคอยางหนึ่งอยางใดใหปรากฎแกบุคคลโดยทั่วไปไมจําเพาะเจาะจงใชกระดาษตราครุฑ รายงานการประชุม คือการบันทึกความคิดเห็นของผูมาประชุมผูเขารวมประชุมและมติของ ที่ประชุมไวเปนหลักฐานควรมีรายละเอียดดังนี้ 1. รายงานการประชุม 2. ครั้งที่ประชุม 3. วันเดือนปที่ประชุม 4. สถานที่ประชุม 5. ใครมาประชุมบาง 6. ใครไมมาประชุม 7.ใครเขารวมประชุมบาง 8. เริ่มประชุมเวลาใด 9. ขอความในรายงานการประชุม 10. เลิกประชุมเวลาใด 11. ชื่อผูรายงานการประชุม บันทึก…

บันทึก คือขอความซึ่งผูใตบังคับบัญชา เสนอตอผูบังคับบัญชา หรือผูบังคับบัญชาสั่งการ แกผูใตบังคับบัญชาหรือขอความที่เจาหนาที่หรือหนวยงานระดับต่ํากวาสวนราชการระดับกรมติดตอกันในการ ปฏิบัติราชการใชกระดาษบันทึกขอความมีหัวขอสําคัญดังนี้ 1. ชื่อหรือตําแหนงที่บันทึกถึง 2. สาระสําคัญของเรื่อง 3. ชื่อและตําแหนงของผูบันทึก หนังสืออื่น คือหนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจาหนาที่เพื่อ เปนหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถาย ฟลม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพดวย หรือหนังสือของ บุคคลภายนอกที่ยื่นตอเจาหนาที่และเจาหนาที่ไดรับเขาทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแลว บทเบ็ดเตล็ด เปนสวนที่วาดวยหนังสือที่ตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติ หนังสือที่ตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติ เปนหนังสือที่ตองจัดสงและดําเนินการทางสารบรรณดวยความ รวดเร็วเปนพิเศษแบงเปน3 ประเภทคือ 1. ดวนที่สุด(ปฏิบัติทันทีที่ไดรับหนังสือ) 2. ดวนมาก(ปฏิบัติโดยเร็ว) 3. ดวน(ปฏิบัติเร็วกวาปกติเทาที่จะทําได) เรื่องราชการที่จะดําเนินการหรือสั่งการดวยหนังสือไดไมทันใหสงขอความทางเครื่องมือสื่อสาร เชน โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ โทรศัพท วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน ผูสงและผูรับ บันทึกขอความไวเปนหลักฐาน หนังสือที่จัดทําขึ้นโดยปกติ ใหมีสําเนาคูฉบับเก็บไวที่ตนเรื่อง 1 ฉบับ และใหมีสําเนาเก็บไวที่ หนวยงานสารบรรณกลาง1 ฉบับ สําเนาหนังสือ ใหมีคํารับรองวา สําเนาถูกตอง โดยใหเจาหนาที่ตั้งแตระดับ 2 หรือเทียบเทาขึ้นไปซึ่ง เปนเจาของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผูรับเปนจํานวนมาก มีใจความเดียวกัน ใหเพิ่มรหัสพยัญชนะว หนา เลขทะเบียนหนังสือสงและไมมีจุดหลัง ว ซึ่งกําหนดเปนเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแตเลข 1 เรียงเปนลําดับ ไปจนถึงสิ้นปปฏิทินหรือใชเลขที่ของหนังสือทั่วไปแบบหนังสือภายนอกอยางใดอยางหนึ่ง หนังสือภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครุฑ 4. มาตรฐานตรา มาตรฐานตราครุฑสําหรับแบบพิมพ มี2 ขนาดคือ 1. ขนาดตัวครุฑ 3 เซนติเมตร 2. ขนาดตัวครุฑ 1.5 เซนติเมตร 5. การรางหนังสือ…

5. การรางหนังสือ การรางหนังสือ คือการเรียบเรียงขอความขั้นตนตามเรื่องที่จะแจงความประสงคไปยังผูรับ หรือผูที่ตองการทราบหนังสือนั้นกอนที่จะใชจัดทําเปนตนฉบับ เหตุที่ตองรางหนังสือ เพื่อใหมีการตรวจแกไขใหเหมาะสมถูกตองตามระเบียบแบบแผน เสียกอนเวนแตหนังสือที่เปนงานประจําปกติอาจไมตองเสนอรางตรวจแกก็ได หลักการรางหนังสือ คือ ผูรางจะตองรูและเขาใจใหแจมแจง แยกประเด็นที่เปนเหตุผลและความมุง หมายที่จะทําหนังสือนั้นโดยตั้งหัวขอเกี่ยวกับเรื่องที่จะรางวาอะไรเมื่อไหร ที่ไหนใครทําไม อยางไรเปนขอ ๆไว การรางใหขึ้นตนเริ่มใจความที่เปนเหตุกอน ตอไปจึงเปนขอความที่เปนความประสงคและขอตกลง ถามีหลายขอให แยกเปนขอ ๆ เพื่อใหจัดเจนและเขาใจงายความใดอางถึงบทกฎหมาย กฎขอบังคับระเบียบคําสั่ง หรือเรื่องตัวอยาง ตองพยายามระบุใหชัดเจน พอที่ฝายผูรับจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใชถอยคําสั้นแตเขาใจงาย พยายามใชคําธรรมดาที่ไมมีความหมายไดหลายทาง สํานวนที่ไมเหมาะสมสําหรับใชเปนสํานวนหนังสือไมควรใช ควรระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันตและวรรคตอนใหถูกตองขอสําคัญตองระลึกถึงผูที่จะรับหนังสือวาเขาใจถูกตอง ตามความประสงคที่มีหนังสือไป การรางหนังสือโตตอบ จะตองรางโดยมีหัวขอตามแบบที่กําหนดไวผูรางจะตองพิจารณาดวยวา หนังสือที่รางนั้นควรจะมีถึงใครบางหรือควรจะทําสําเนาใหใครทราบบางเปนการประสานงานแลวบันทึกไวในราง ดวยการอางเทาความตองพิจารณาวาเรื่องที่จะรางนี้ผูรับหนังสือทราบมากอนหรือไมถาเคยทราบมากอนแลวความ ตอนใดที่เปนเหตุก็ยอลงไดหรือถาเปนการตอบหนังสือที่ผูรับมีมาขอความที่เปนเหตุเพียงแตอางชื่อเรื่องก็พอการราง หนังสือไมวาจะรางถึงผูใดก็ตามใหใชถอยคําสุภาพและสมกับฐานะของผูรับถาเปนการปฏิเสธคําขอควรแจงเหตุผล ในการที่ตองปฏิเสธใหผูขอเขาใจ การรางหนังสือที่มีลักษณะเปนการสั่งการ ไมวาจะเปนหนังสือสั่งการตามระเบียบหรือรางเปน หนังสือราชการประเภทอื่นตองมีขอตกลงอันเปนเหตุเปนผลเชนเดียวกับการใชคําตองใหรัดกุมอยาเปดชองใหตีความ ไดหลายนัยซึ่งอาจทําใหเกิดการเขาใจผิดและควรใชถอยที่ผูรับคําสั่งสามารถปฏิบัติไดเพื่อใหคําสั่งนั้นไดผลสมความ มุงหมายขอความที่เปนเหตุในคําสั่งจะมีประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสั่งใหชัดเพื่อสะดวกในการ ตีความเมื่อจําเปนและทําใหผูปฏิบัติรูความหมายชัดชวยใหปฏิบัติไดถูกตองและอาจพิจารณาแกไขปญหาไดเมื่อมี อุปสรรคกอนรางควรพิจารณาคนควาวามีกฎหมายใหอํานาจสั่งการไดแลวประการใดคําสั่งตองไมขัดกับกฎหมาย ระเบียบขอบังคับถาขัดกับคําสั่งเกาตองยกเลิกคําสั่งเกาเสียกอน การรางหนังสือประชาสัมพันธ เชน ประกาศ แถลงการณ และขาว จะตองรางตามแบบที่กําหนดไว สวนขอความตองสมเหตุสมผล เพื่อใหผูอานนึกคิดคลอยตามเจตนาที่ตองการ อยาใหมีขอขัดแยงกันในฉบับนั้น หรือ ขัดแยงกับฉบับกอนเวนแตเปนการแถลงแกทั้งนี้ควรใชถอยคําสุภาพ ดังนั้น….

ดังนั้น เพื่อความสะดวกในการเขียนราง ผูบังคับบัญชาอาจกําหนดตัวอยางใหถือเปนแนวทาง ปฏิบัติได แตเพื่อการประหยัด กระดาษรางจะใชกระดาษที่มีอยู แมแตกระดาษที่พิมพแลวหนาหนึ่งและไมใช อาจใช อีกหนาหนึ่งเปนกระดาษรางหนังสือก็ไดไมจําเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ ผูรางควรเขียนใหชัดเจน อานงาย เพื่อความสะดวกในการตรวจแกรางกอนพิมพ ถาจําเปนจะเขียน บรรทัดหนึ่งเวนบรรทัดหนึ่งก็ได การเขียนใหเวนเนื้อที่ของดานหนาบรรทัดประมาณ 2.5 เซนติเมตร ดานหลังบรรทัดประมาณ 2 เซนติเมตรเพื่อใชเปนที่สําหรับเขียนคําแนะนําในการพิมพ เมื่อรางเสร็จใหเสนอตัวรางและเรื่องประกอบที่สมบูรณขึ้นไปใหผูบังคับบัญชาตรวจรางและพิจารณา สั่งพิมพ เมื่อไดพิมพหนังสือฉบับนั้นและตรวจถูกตองแลว ไมจําเปนตองเก็บรักษากระดาษรางไว เวนแตเรื่อง สําคัญควรเก็บไวประกอบเรื่อง 6. หลักการเขียนจดหมายราชการ จดหมายราชการตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณเรียกวา “หนังสือภายนอก” หมายถึง หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ หรือจากหนวยราชการหนึ่งมีไปถึงหนวยราชการอื่น อาจจะมิใชสวน ราชการหรือบุคคลภายนอกเปนหนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีโดยใชกระดาษตราครุฑ กอนเขียนจดหมายราชการทุกครั้ง จะตองคํานึงถึง เขียนเรื่องอะไร เขียนถึงใคร เขียนทําไมเขียน อยางไร เขียนเรื่องอะไร นั้น เพื่อใหตรงเปาหมาย ไดสาระครบถวนตามที่ประสงค โดยการแจงและยอเรื่อง ลงหัวเรื่องของจดหมายไดรัดกุมถูกตองจัดวรรคตอนใหชัดเจนหากมีหลายกรณีที่จะกลาวถึงในจดหมายฉบับเดียวกัน เขียนถึงใคร การเขียนถึงใครนั้น เพื่อจะไดใชคําขึ้นตนสรรพนาม คําลงทาย ถอยคํา สํานวน เหมาะสมกับผูรับจดหมาย เขียนอยางไร การเขียนจดหมายราชการนั้นเปนสื่อความตองการ และความสัมพันธอันดีแลว นอกจากเปนเอกสารอางอิงเปนหลักฐานไดเวลานาน การเขียนจดหมายราชการ ตองใชกระดาษตราครุฑ (กระดาษขาว 60 กรัม ขนาด 21 มล.x297 มล) พิมพครุฑขนาดตัวครุฑสูง3 ซม. ดวยหมึกสีดํา สวนตาง ๆ ของจดหมายราชการ แยกเปน4 สวนคือ 1. หัวเรื่อง 2. เนื้อเรื่อง 3. จุดประสงคของเรื่อง 4. ทายเรื่อง ขอสังเกต…

ขอสังเกต - ในการเขียนหนังสือราชการ ถาไมไดอางถึงเรื่องที่เคยติดตอกันมากอนจะ ใชคําขึ้นตนวา ”ดวย” “เนื่องจาก” จะไมมีคําวา“นั้น” ในทายวรรค - สวนการเขียนหนังสือราชการที่มีการอางเรื่องเดิมที่เคยติดตอกันมาจะใชคําขึ้นตนวา “ตาม…..และลงทายวรรคดวยคําวา“นั้น” เสมอ ขอควรระวัง ในการเขียนหนังสือราชการที่ขึ้นตนดวยคําวา “ตาม…นั้น” มิใหตอความในวรรค 2 ดวย “จึง” เปนอัน ขาด เพราะการเขียนขึ้นตนดวย “ตาม…นั้น” เปนการทาวความเดิมเทานั้น ไมใชเปนการอางเหตุผล บังคับใหทํา ตาม ขอผิดพลาด ที่มักจะเกิดขึ้นของการเขียนหนังสือราชการ 1. เขียนอักษรยอของสวนราชการผิดหรือเขียนชื่อสวนราชการที่ออกหนังสือไมชัดเจน 2. เลือกใชชนิดของหนังสือไมถูกตอง เชน ติดตอภายในกระทรวงฯ เดียวกันจะตองใชกระดาษ บันทึกก็จะใชครุฑ 3. วางรูปแบบหนังสือสลับที่เชนเรื่องกับเรียนจะสลับที่กัน 4. เขียนคําวาอางถึงกับสิ่งที่สงมาดวยทั้งที่ไมมีความจําเปนที่จะใชเชนไมมีสิ่งที่สงมาดวย ก็ใสหรือไมตองมีการอางถึงก็อาง 5. เขียนขอความไมชัดเจนวกไปวนมาจนผูรับไมเขาใจและไมสามารถที่จะปฏิบัติตามได 6. เขียนคําขึ้นตนและคําลงทายไมถูกตองตามฐานะของผูรับ 7. ไมเขียนชื่อเต็มไวในวงเล็บใตลายมือชื่อของผูออกหนังสือ ทําใหผูเขียนไมทราบวาเปนหนังสือ ของใครลายมือชื่อใคร 8. อักษรยอประจํากระทรวง กรม จังหวัด รวมทั้งหนังสือเวียนที่ใช “ว” จะไมมีจุด สาเหตุที่ ระเบียบฯกําหนดไมใหใสจุดเพราะถาเขียนดวยมือจุดอาจจะกลายเปนตัวเลขได 7. การเขียนและการพิมพ การเขียนและการพิมพ หมายถึงการทําใหเกิดลายลักษณอักษรเปนขอความบนกระดาษ การเขียน สวนใหญจะใชในการรางหนังสือ จดรายงานการประชุมและใชในกรณีที่สวนราชการไมมีเครื่องพิมพดีด ลักษณะการเขียนทั่วไปจะตองเขียนใหอานและเขาใจงาย เอกสารบางลักษณะที่ตองเขียนเปนแบบพิเศษ เชน งานอาลักษณ ตองใชลายมือและตัวเขียน โดยเฉพาะ การพิมพ หมายถึง การพิมพโดยใชเครื่องพิมพ ปกติแลวงานใดที่เปนเอกสารทั่ว ๆ ไป สามารถใช เครื่องพิมพดีดเพื่อใหอานงายและสามารถทําสําเนาไดงาย ผูพิมพ….

ผูพิมพควรมีความระมัดระวังในการพิมพ กลาวคือ พิมพไมตก มีความรูในตัวสะกด การันต ตัวยอ และควรมีความรูรอบตัวนอกเหนือจากการพิมพหนังสืออีก เชน เขาใจขอความในหนังสือนั้น จัดวรรคตอนไดถูกตอง เมื่อจําเปนรูหลักภาษารูแบบหนังสือราชการชื่อสวนราชการชื่อและตําแหนงในวงราชการรูจักและอานลายมือผูราง ที่เกี่ยวของไดดี พิจารณาการใชกระดาษ วางรูปหนังสือ สามารถจัดลําดับและแบงงานใหเหมาะสม และรูจักรักษา เครื่องพิมพดีดใหสะอาดอยูในสภาพที่ใชการไดอยูเสมอ การพิมพหนังสือราชการภาษาไทย มีหลักเกณฑการพิมพดังนี้ 1. การพิมพหนังสือราชการที่ตองใชกระดาษตราครุฑแตใหมีคุณภาพเชนเดียวหรือใกลเคียง กับแผนแรก 2. การพิมพหัวขอตางๆใหเปนไปตามแบบหนังสือที่กําหนดไวในระเบียบ 3. การพิมพ1 หนากระดาษขนาดเอ4 โดยปกติใหพิมพ25 บรรทัดบรรทัดแรกของกระดาษ อยูหางจากขอบกระดาษดานบนประมาณ5 เซนติเมตร 4. การกั้นระยะในการพิมพ 4.1 ในบรรทัดหนึ่งใหตั้งจังหวะเคาะของพิมพดีดไว70 จังหวะเคาะ 4.2 ใหขั้นระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมือประมาณ3 เซนติเมตรเพื่อความสะดวก ในการเก็บเขาแฟม 4.3 ตัวอักษรสุดทายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา2 เซนติเมตร 5. ถาคําสุดทายของบรรทัดมีหลายพยางคไมสามารถพิมพจบคําในบรรทัดเดียวกันไดใหใช เครื่องหมายยัติภังค(-) ระหวางพยางค 6. การยอหนาซึ่งใชในกรณีที่จบประเด็นแลว จะมีการขึ้นขอความใหมใหเวนหางจากระยะ กั้นหนา10 จังหวะ 7. การเวนบรรทัดโดยทั่วไปจะตองเวนบรรทัดใหสวนสูงสุดของตัวพิมพและสวนต่ําสุดของตัว พิมพไมทับกัน 8. การเวนวรรค 8.1 การเวนวรรคโดยทั่วไปเวน2 จังหวะเคาะ 8.2 การเวนวรรคระหวางหัวขอเรื่องกับเรื่องใหเวน2 จังหวะเคาะ 8.3 การเวนวรรคในเนื้อหาเรื่องที่พิมพมีเนื้อหาเดียวกันใหเวน1 จังหวะถาเนื้อหาตางกัน ใหเวน2 จังหวะเคาะ 9. การพิมพหนังสือที่มีหลายหนาตองพิมพเลขหนาโดยใหพิมพตัวเลขหนากระดาษไวระหวาง เครื่องหมายยัติภังค(-) ที่กึ่งกลางดานบนของกระดาษหางจากขอบกระดาษทางซายมาประมาณ3 เซนติเมตร 10.การพิมพหนังสือที่มีความสําคัญและมีจํานวนหลายหนาใหพิมพคําตอเนื่องของขอความที่ จะยกไปพิมพหนาใหมไวดานลางทางมุมขวาของหนานั้นๆแลวตามดวย…(จุด3 จุด) โดยปกติใหเวนระยะหาง จากบรรทัด….

จากบรรทัดสุดทาย3 ระยะบรรทัดพิมพ และควรจะตองมี ขอความของหนังสือเหลือไปพิมพในหนาสุดทายอยาง นอย2 บรรทัดกอนพิมพคําลงทาย 8. การทําสําเนาหนังสือ สําเนาหนังสือคือเอกสารที่จัดทําขึ้นเหมือนตนฉบับไมวาจะจัดทําจากตนฉบับสําเนาคูฉบับหรือจาก สําเนาอีกชั้นหนึ่ง ในกรณีมีความจําเปนตองใชเอกสารราชการนั้น ๆ เพิ่มขึ้น และเอกสารเหลานั้นไมไดจัดทําไวหลาย ฉบับ จําเปนตองจัดทําสําเนาขึ้นเพื่อใหเปนหลักฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการ การทําสําเนาอาจทํา ไดหลายวิธีดังนี้ 1. วิธีคัดลอกออกจากตนฉบับคําตอคําใหถูกตองกับตนฉบับเดิม 2. วิธีถอดหรือจัดทําพรอมตนฉบับเชนพิมพตนฉบับพรอมสําเนาเดิมการใชกระดาษคารบอน 3. วิธีถายจากตนฉบับเชนการถายดวยเครื่องถายเอกสาร 4. วิธีสงภาพเอกสารดวยเครื่องมือสื่อสารเชนโทรสาร 5. วิธีอัดสําเนาดวยการทําใหหมึกที่กระดาษไขตนฉบับติดที่กระดาษสําเนา สําเนาแบงออกเปน 2 ประเภท คือ 1. “สําเนาคูฉบับ” เปนสําเนาที่จัดทําพรอมกับตนฉบับและเหมือนตนฉบับผูลงลายมือชื่อใน ตนฉบับจะลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อยอไว และใหผูราง ผูพิมพและผูตรวจลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อยอไวที่ขาง ทายขอบลางดานขวาของหนังสือ ในกรณีที่มีการลงชื่อในกระดาษไขใหเจาหนาที่เจาของเรื่องลงลายมือชื่อกํากับในสําเนาคู ฉบับไวเปนหลักฐาน 2. “สําเนา” เปนสําเนาที่สวนราชการหรือเจาหนาที่จัดทําขึ้น สําเนานี้อาจทําขึ้นดวยการถาย คัดอัดสําเนาหรือดวยวิธีอื่นใดสําเนาชนิดนี้โดยปกติตองมีการรับรอง การรับรองสําเนา ใหมีคํารับรองวา “สําเนาถูกตอง” และใหเจาหนาที่ตั้งแตระดับ 2 หรือเทียบเทาขึ้น ไปซึ่งเปนเจาของเรื่องที่ทําสําเนานั้นลงลายมือชื่อรับรองพรอมทั้งลงชื่อตัวบรรจงตําแหนงและวันเดือนปที่รับรอง และโดยปกติใหมีคําวา“สําเนา” ไวที่กึ่งกลางหนาเหนือบรรทัดแรกของสําเนาหนังสือดวย ตัวอยาง สําเนาถูกตอง ลงชื่อ ดวงดี เจริญผล (นายดวงดีเจริญผล) เจาหนาที่ธุรการ2 1 มกราคม2541 หนังสือเวียน…

9. หนังสือเวียน

หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผูรับจํานวนมาก มีใจความอยางเดียวกันใหเพิ่มรหัสพยัญชนะ “ว” หนาเลข ทะเบียนหนังสือสง ซึ่งจะกําหนดเปนเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแต 1 เรียงเปนลําดับไปจนสิ้นปปฏิทินหรือ จะใชเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกก็ได