E-COP สำน กงานตำรวจแห งชาต

E-COP

E-COP

คู่มือ

สำนักงานตำรวจแห่งชาติ

งานธุรการ

เมื่อพ.ศ. ๒๕๔๖ พล.ต.ท.วุฒิ วิทิตานนท ครั้งดํารงตําแหนงผูบังตับการตํารวจภูธรจังหวัดเชียงราย ไดดําริถึงแนวทางในการพัฒนาระบบสารสนเทศ E-COP โดยมุงเนนในการใชเทคโนโลยีที่เหมาะสม มี ประสิทธิภาพ และทันสมัย เมื่อพ.ศ. ๒๕๔๗ พล.ต.ท.ชลอชูวงษ ครั้งดํารงตําแหนงผูบัญชาการตํารวจภูธรภาค๕ ไดนําระบบ สารสนเทศ E-COP มาใชงานในทุกหนวยงานในสังกัด เพื่อชวยเพิ่มประสิทธิภาพในการดําเนินงานใหมี ความถูกตองและสะดวกรวดเร็ว และสามารถลดคาใชจายได โดยมีการพัฒนาระบบฐานขอมูลสารสนเทศ และปรับปรุงพัฒนาโครงสรางพื้นฐานสารสนเทศของหนวยตางๆ ในสังกัด โดยการวางระบบเครือขาย สารสนเทศเพื่อใชในการปฏิบัติงาน ตลอดจนการจัดตั้งศูนยฝกอบรม เพื่อจัดฝกอบรมความรูทางวิชาการ และจัดฝกอบรมความรูทางเทคโนโลยีสารสนเทศ จนเปนที่ยอมรับกันทั่วไป ตํารวจภูธรภาค ๕ ไดมอบระบบสารสนเทศ E-COP ใหกับทางสํานักงานตํารวจแหงชาติไวใชงาน โดยไมคิดมูลคา ผานทางพล.ต.อ.นพดล สมบูรณทรัพย ครั้งดํารงตําแหนง CIO ของสํานักงานตํารวจ แหงชาติ เมื่อปพ.ศ.๒๕๔๘ ทําใหกองบัญชาการตางๆ ในสังกัดสํานักงานตํารวจแหงชาติ สามารถ ประหยัดงบประมาณเปนจํานวนมาก ทั้งในเรื่องของการจัดหาระบบสารสนเทศ และการใชประโยชนจาก ระบบสารสนเทศ พล.ต.ท.วุฒิ วิทิตานนท ผูบัญชาการตํารวจภูธรภาค๔ ไดกําหนดนโยบายเรงดวนในการพัฒนาตอ ยอดระบบสารสนเทศ E-COP โดยไดมีการปรับเปลี่ยนโปรแกรมใหมทั้งหมด ไมวาจะเปนในเรื่องของ รูปแบบ ภาษา และเทคโนโนโลยีที่นํามาใชในการพัฒนาระบบระบบสารสนเทศ E-COP V.4 นับเปนหนวยงานแรกของประเทศไทย ที่มีการนําเอาเทคโนโลยี Web Service มาใชงานไดจริง ในการแลกเปลี่ยนขอมูล การรับ-สงไฟลตางๆ ระหวางเครื่องคอมพิวเตอรแมขาย นอกจากนี้ยังมีการนําเอาระบบภูมิศาสตรสารสนเทศ (GIS) เขามาเปนสวนหนึ่งของระบบ โดย สามารถแสดงจุดบนแผนที่ได โดยสามารถ Drill Down ขอมูลลงไปในแตละระดับได และยังมีในสวนของ ระดับผูบริหาร ใหสามารถแสดงขอมูลเพื่อการตัดสินใจ ตัวชี้วัดตางๆ ออกมาในรูปแบบตางๆ ตามที่ ตองการ เชน Cockpit Management, Graph, Thematic Map

พล.ต.ท.วุฒิ วิทิตานนท ผูบัญชาการตํารวจภูธรภาค๔

15 มิถุนายน 2551

เรื่อง

หนา

บทที่ 1

เริ่มตนการใชงาน 1

บทที่ 2

การเปลี่ยนรหัสผาน

การเปลี่ยนรหัสผานของผูใชงาน

4

การเปลี่ยนรหัสผานของหนวยงาน

6

บทที่ 3

ระบบรับ-สงเอกสาร

เริ่มการใชงาน

8

การสงเอกสาร

9

การสงเอกสารขามเครือขาย

13

การรับเอกสาร

18

ทะเบียนรับ

20

ทะเบียนสง

22

บทที่ 20

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร

การติดตั้งโปรแกรม

24

เริ่มการใชงาน

26

การเปลี่ยนรหัสผาน

29

การสืบคนหาขอมูล

30

การสแกนเอกสาร

36

ไฟลเอกสาร

41

การแกไขลบเอกสาร

43

เรื่อง

หนา

บทที่ 21

ระบบจัดเก็บเอกสาร

เริ่มการใชงาน

47

การคนหาขอมูล

49

การเพิ่ม แกไขประเภทเอกสาร

50

1. เปดโปรแกรม Internet Explorer ขึ้นมา พิมพ URL ดังภาพตัวอยาง

http://

...

http://

...

2. กดEnter หรือเอาเมาสคลิกที่ Go จะปรากฏหนาจอภาพดังภาพตัวอยาง

4. หลังจากนั้นจะเขาสูหนาจอล็อกอินสําหรับผูใชงาน ดังภาพตัวอยาง

5. ใหพิมพชื่อ นามสกุล และรหัสผาน แลวกดปุม “เขาสูระบบ” ดังภาพตัวอยาง

กอนที่จะเริ่มขั้นตอนตอไป อยากใหทําความเขาใจถึงความหมายของคําวา “รหัสหนวยงาน” และ “ชื่อผูใชงาน” วาแตละตัวมีความหมายอยางไร รหัสหนวยงาน หมายถึง ชื่อลอกอินของหนวยงาน เชน สภ.อ.เมืองเชียงราย ผูดูแลระบบได กําหนดชื่อลอกอินของหนวยงาน (สภ.อ.เมืองเชียงราย) เปน “maji” โดยมีผูรับผิดชอบ/ หัวหนางาน/ หัวหนาฝาย คือพ.ต.ท.พิชัย ใจดี ชื่อผูใชงาน หมายถึง ชื่อลอกอินของผูใชงานภายในหนวยงาน เชน สภ.อ.เมืองเชียงราย มี เจาหนาที่ จํานวน 5 ทาน ดังนั้นผูดูแลระบบจะตองกําหนดชื่อผูใชงานของหนวยงาน (สภ.อ.เมืองเชียงราย) จํานวน 5 ชื่อ คือ สมปอง นองสมชาย เพื่อทําใหสามารถรูวาชื่อผูใชงานใด ทําอะไร ที่ไหน อยางไร โดย มีผูรับผิดชอบ/ หัวหนางาน/ หัวหนาฝาย คือพ.ต.ท.พิชัย ใจดี เมื่อเขาสูระบบไดแลว สําหรับการใชงานครั้งแรก ขอแนะนําใหเปลี่ยนรหัสผานโดยทันที เพื่อความ ปลอดภัย เนื่องจากรหัสผานของชื่อลอกอินของหนวยงาน และชื่อลอกอินของผูใชงาน จะกําหนด รหัสผานเริ่มตนเปน“1234”

การเปลี่ยนรหัสผานของผูใชงาน

1. จะอยูทางดานซายมือของจอภาพ ใหเอาเมาสคลิกที่ “เปลี่ยนรหัสผาน” ดังภาพตัวอยาง

2. จะเขาสูเมนูการเปลี่ยนรหัสผานผูใชงาน ดังภาพตัวอยาง 3. พิมพรหัสผานเดิมของผูใชงานพิมพรหัสผานใหมที่ตองการเปลี่ยนและพิมพยืนยันรหัสผานใหม โดยใหใชรหัสผานเหมือนกัน รหัสผานที่ยอมใหเปลี่ยนไดนั้นจะตองมีไมต่ํากวา 4 ตัวอักษรและไม เกิน 16 ตัวอักษรเมื่อเปลี่ยนรหัสผานเสร็จแลว ใหกดปุม“เปลี่ยนรหัสผาน” ก็จะมีกรอบแสดง ขอความ ดังภาพตัวอยาง 4. ใหกดปุม“OK” เพื่อเขาสูหนาลอกอินใหมอีกครั้ง

การเปลี่ยนรหัสผานของหนวยงาน

1. ทางดานซายมือ ใหเอาเมาสคลิกที่“เปลี่ยนรหัสผาน” ดังภาพตัวอยาง 2. จะเขาสูเมนูการเปลี่ยนรหัสผานผูใชงาน ดังภาพตัวอยาง 3. ใหเอาเมาสคลิกที่ “เปลี่ยนรหัสผานหนวยงาน” เพื่อเขาสูเมนูการเปลี่ยนรหัสผานหนวยงาน ดังภาพตัวอยาง

4. พิมพรหัสผานเดิมของหนวยงาน พิมพรหัสผานใหมที่ตองการเปลี่ยนและพิมพยืนยันรหัสผาน ใหม โดยใหใชรหัสผานเหมือนกัน รหัสผานที่ยอมใหเปลี่ยนไดนั้นจะตองมีไมต่ํากวา 4 ตัวอักษร และไมเกิน 16 ตัวอักษร เมื่อเปลี่ยนรหัสผานเสร็จแลว ใหกดปุม “เปลี่ยนรหัสผาน” ก็จะมีกรอบแสดงขอความ ดังภาพตัวอยาง 5. ใหกดปุม“OK” เพื่อเขาสูหนาลอกอินใหมอีกครั้ง

บันทึก

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………

1.

เริ่มการใชงาน

การรับ-สงเอกสาร เปนระบบงานที่ใชในการรับ-สงเอกสาร ขอความ รูปภาพ ไฟลตาง ๆ โดย สามารถรับ-สงเอกสารไดทั้งในระดับตร. กองบัญชาการ และกองบังคับการ การเขาสูระบบรับ-สงเอกสาร สามารถเขาใชงานไดดังนี้ 1. ใหเอาเมาสชี้ที่ “ธุรการ” แลวเอาเมาสคลิกที่ “ระบบรับ-สงเอกสาร” เพื่อเขาสูเมนูระบบรับ -สงเอกสาร ดังภาพตัวอยาง

2.

การสงเอกสาร

การสงเอกสาร เปนระบบที่ใชสงเอกสาร ขอความ รูปภาพ ไฟลตาง ๆ ไดอยางรวดเร็วและเกิดความ ผิดพลาดนอย ดังภาพตัวอยาง

1. ใหเอาเมาสชี้ที่ “สงเอกสาร” แลวเอาเมาสคลิกที่ “สงเอกสาร เพื่อเขาสูเมนูสงเอกสาร ดัง ภาพตัวอยาง

2. เลือกหนวยงานที่ตองการจะสงเอกสาร โดยเอาเมาสคลิกที่ ดังภาพตัวอยาง

4. เลือกหนวยงานตามที่ตองการ โดยเอาเมาสคลิกที่ 5. เลือกหนวยงานที่ตองการไดแลว เอาเมาสคลิกที่ปุม“ปดหนาตาง” ดังภาพตัวอยาง 6. เลือกประเภทของเอกสาร (1. เอกสารทั่วไป 2. เอกสารดวน 3. ลับมากฯลฯ ) 7. พิมพเลขที่หนังสือสง ในชอง “เลขที่หนังสือสง” * ในกรณีที่ไมมีเลขที่หนังสือสง ใหปลอยวางไว เอกสารจะไมถูกนําเขาระบบสารบรรณ อิเลคทรอนิกส 8. เลือกวันที่ในเอกสาร (คลิกรูป เพื่อเลือกวันที่) ในชอง“หนังสือลงวันที่” 9. พิมพชื่อเรื่องของเอกสาร ในชอง “เรื่อง” 10. พิมพเรื่องเดิมของเอกสาร ในชอง “เรื่องเดิม” (ถามี) 11. เอาเมาสคลิกที่ปุม เพื่อตองการแนบไฟล ดังภาพตัวอยาง

12. เอาเมาสคลิกที่ปุม“Open” 13. พิมพรายละเอียดตางๆ ในชอง “รายละเอียดเพิ่มเติม” 14. ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม“สงเอกสาร” เพื่อทําการสงเอกสาร

บันทึก

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………

3.

การสงเอกสารขามเครือขาย

การสงเอกสารขามเครือขาย เปนระบบที่ใชสงเอกสาร ขอความ รูปภาพ ไฟลตาง ๆ ไปยัง หนวยงานตางๆ ในสังกัดของสํานักงานตํารวจแหงชาติ ดังภาพตัวอยาง 1. ใหเอาเมาสชี้ที่ “สงเอกสาร” แลวเอาเมาสคลิกที่ “สงเอกสารขามเครือขาย” เพื่อเขาสูเมนูสง เอกสาร ดังภาพตัวอยาง 2. ใหเอาเมาสคลิกที่ เพื่อตองการดูหนวยงานในสังกัด ดังภาพตัวอยาง

5. หากตองการขยายหนวยงานในสังกัด โดยเอาเมาสคลิกที่ ดังภาพตัวอยาง

6. เลือกหนวยงานตามที่ตองการ โดยเอาเมาสคลิกที่

8. เลือกประเภทของเอกสาร (1. เอกสารทั่วไป 2. เอกสารดวน 3. ลับมากฯลฯ ) 9. พิมพเลขที่หนังสือสง ในชอง “เลขที่หนังสือสง” * ในกรณีที่ไมมีเลขที่หนังสือสง ใหปลอยวางไว เอกสารจะไมถูกนําเขาระบบสารบรรณ อิเลคทรอนิกส 10. เลือกวันที่ในเอกสาร (คลิกรูป เพื่อเลือกวันที่) ในชอง“หนังสือลงวันที่” 11. พิมพชื่อเรื่องของเอกสาร ในชอง “เรื่อง” 12. พิมพเรื่องเดิมของเอกสาร ในชอง “เรื่องเดิม” (ถามี) 13. เอาเมาสคลิกที่ปุม เพื่อตองการแนบไฟล ดังภาพตัวอยาง 14. เอาเมาสคลิกที่ปุม“Open” 15. พิมพรายละเอียดตางๆ ในชอง “รายละเอียดเพิ่มเติม” 16. ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม“สงเอกสาร” เพื่อทําการสงเอกสาร

4.

การรับเอกสาร

การรับเอกสาร เปนระบบที่ใชรับเอกสาร ขอความ รูปภาพ ไฟลตาง ๆ ไดอยางรวดเร็วและเกิดความ ผิดพลาดนอย ดังภาพตัวอยาง 1. ใหเอาเมาสคลิกที่ “รับเอกสาร” เพื่อเขาสูเมนูรับเอกสาร ดังภาพตัวอยาง 2. ในชองรูปภาพ จะแสดงจํานวนของไฟลที่แนบมา 3. เมื่อตองการดูรายละเอียดของเอกสารใหเอาเมาสคลิกที่ตรงขอความ ก็จะเขาสูหนาจอแสดงราย รายละเอียดของเอกสาร ดังภาพตัวอยาง

4. หนาจอนี้จะแสดงรายละเอียด ขอมูลการสงเอกสาร จากใคร หนวยงานไหน วันที่สง มีเอกสาร แนบ หรือไมมี ถาเกิดตองการดูเอกสารที่แนบมาใหคลิกที่รูปภาพ หรือชื่อไฟล ก็จะเปด เอกสารที่แนบมาได 5. เมื่อตองการรับเอกสาร เอาเมาสคลิกที่ปุม “รับเอกสาร” 6. เมื่อรับเอกสารจนครบทุกฉบับแลว ก็จะเขาสูหนาจอแสดงรายรายละเอียดวาไมมีเอกสารสงมา ดังภาพตัวอยาง

บันทึก

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………

5.

ทะเบียนรับ

สามารถเขามาสืบคนหาขอมูลของเอกสารตางๆ ที่ไดรับไปแลว ดังภาพตัวอยาง

1. ใหเอาเมาสคลิกที่ “ทะเบียนรับ” เพื่อเขาสูเมนูทะเบียนรับเอกสาร ดังภาพตัวอยางขางลางนี้

2. เลือกเงื่อนไขตามที่ตองการคนหา (คลิกรูป เพื่อเลือกวันที่)

4. ในชองรูปภาพ จะแสดงจํานวนของไฟลที่แนบมา 5. เมื่อตองการดูรายละเอียดของเอกสารใหเอาเมาสคลิกที่ตรงขอความ ก็จะเขาสูหนาจอแสดงราย รายละเอียดของเอกสาร ดังภาพตัวอยาง 6. เมื่อตองการยอนกลับ ใหคลิกที่“ยอนกลับ”

บันทึก

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………

6.

ทะเบียนสง

สามารถเขามาสืบคนหาขอมูลของเอกสารตางๆ ที่ไดสงไปแลว ดังภาพตัวอยาง

1. ใหเอาเมาสคลิกที่ “ทะเบียนสง” เพื่อเขาสูเมนูทะเบียนสงเอกสาร ดังภาพตัวอยางขางลางนี้

2. เลือกเงื่อนไขตามที่ตองการคนหา (คลิกรูป เพื่อเลือกวันที่)

4. ในชองรูปภาพ จะแสดงจํานวนของไฟลที่แนบมา 5. เมื่อตองการดูรายละเอียดของเอกสารใหเอาเมาสคลิกที่ตรงขอความ ก็จะเขาสูหนาจอแสดงราย รายละเอียดของเอกสาร ดังภาพตัวอยาง 6. เมื่อตองการยอนกลับ ใหคลิกที่“ยอนกลับ”

บันทึก

……… ……… ……… ……… ……… ………

1.

การติดตั้งโปรแกรม

1. ใหนําเครื่องสแกนเอกสาร (Scanner) มาติดตั้งกับเครื่องคอมพิวเตอร พรอมทั้งลงโปรแกรม และไดร เวอรตางๆ ใหเรียบรอยกอนที่จะติดตั้งโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร

2. ติดตั้งโปรแกรมโดยคลิกที่ ไอคอน Setup เพื่อทําการติดตั้ง โปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร ดังภาพ ตัวอยาง

3. โปรแกรมจะทําการติดตั้งเองทั้งหมด โดยจะทําการติดตั้งโปรแกรมที่เกี่ยวของกับโปรแกรมระบบจัดเก็บ เอกสาร เสร็จเรียบรอยแลว ดังภาพตัวอยาง 4. ใหทําการรีบูตเครื่องใหม กอนที่จะเริ่มใชงาน

บันทึก

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………

2.

เริ่มตนการใชงาน

1. การใชงานโปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร โดยการดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอน Scan Document จากหนาจอ ดังภาพตัวอยาง 2. จะปรากฏหนาจอ สําหรับการใชงานครั้งแรกดังภาพตัวอยาง 3. ใหพิมพหมายเลข IP ของเครื่องคอมพิวเตอรแมขาย สอบถามไดจากผูดูแลระบบ กดปุม “OK” เพื่อ บันทึกคา 4. จะปรากฏหนาจอ ดังภาพตัวอยาง

5. ใหพิมพรหัสหนวยงาน และรหัสผาน แลวกดปุม “ลอกอิน” หลังจากนั้นจะเขาสูหนาจอล็อกอิน สําหรับผูใชงาน ดังภาพตัวอยาง

6. ใหพิมพชื่อ นามสกุล และรหัสผาน แลวกดปุม “ลอกอิน” จะปรากฏหนาจอ เพื่อเขาสูการใชงาน โปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร ดังภาพตัวอยาง

7. หากตองการเลิกการใชงานโปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “เลิกการทํางาน” ดังภาพตัวอยาง 8. จะปรากฏหนาจอเพื่อยืนยันการเลิกใชงานโปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร ดังภาพตัวอยาง 9. ใหกดปุม“No”เพื่อยกเลิก และกลับเขาสูการใชงานโปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร 10.ใหกดปุม“Yes” เพื่อยืนยันการเลิกใชงานโปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร

บันทึก

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………

3.

การเปลี่ยนรหัสผาน

1. หากตองการเปลี่ยนรหัสผาน ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “รหัสผาน” ดังภาพตัวอยาง 2. จะปรากฏหนาจอ เพื่อเขาสูการการเปลี่ยนรหัสผาน ดังภาพตัวอยาง 3. พิมพรหัสตามที่ไดกําหนดไวใหถูกตอง ในชอง “รหัสผานเดิม” 4. พิมพรหัสผานใหมตามที่ตองการ ในชอง “รหัสผานใหม” (อยางนอย 4 ตัวอักษร) 5. พิมพรหัสผานใหมตามที่ตองการซ้ําอีกครั้ง ใหเหมือนในขอ 4. ลงไปในชอง “ยืนยันรหัสผาน” 6. ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “เปลี่ยนรหัสผาน”

4.

การสืบคนหาขอมูล

1. ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “คนหาขอมูล” ดังภาพตัวอยาง 2. จะปรากฏหนาจอเพื่อทําการสืบคนหาขอมูลตางๆ ดังภาพตัวอยาง 3. เอาเมาสคลิก; หนาชอง “แผนก/ งาน/ ฝาย” เพื่อคนขอมูลจากแผนก/ งาน/ ฝาย 4. เลือกเงื่อนไขขอมูลแผนก/ งาน/ ฝายตามที่ตองการ 5. เอาเมาสคลิก; หนาชอง “ประเภทเอกสาร” เพื่อคนขอมูลจากประเภทเอกสาร 6. เลือกเงื่อนไขขอมูลประเภทเอกสารตามที่ตองการ

7. เอาเมาสคลิก; หนาชอง “รหัส/ เลขที่เอกสาร” เพื่อคนขอมูลจากรหัส/ เลขที่เอกสาร 8. พิมพรหัส/ เลขที่เอกสารที่ตองการคนหา ในชอง “รหัส/ เลขที่เอกสาร” 9. เอาเมาสคลิก; หนาชอง “ชื่อเอกสาร” เพื่อคนขอมูลจากชื่อเอกสาร 10.พิมพชื่อเอกสารที่ตองการคนหา ในชอง “ชื่อเอกสาร” 11.เอาเมาสคลิก; หนาชอง “เอกสารลงวันที่” เพื่อคนขอมูลจากเอกสารลงวันที่ 12.เลือกเงื่อนไขขอมูลเอกสารลงวันที่ตามที่ตองการ 13.เอาเมาสคลิก; หนาชอง “รหัสจัดเก็บ” เพื่อคนขอมูลจากรหัสจัดเก็บ 14.พิมพรหัสจัดเก็บที่ตองการคนหา ในชอง “รหัสจัดเก็บ” 15.เอาเมาสคลิก~ หนาชอง “วันที่” เพื่อคนขอมูลตามวันที่จัดเก็บเอกสาร หรือ 16.เอาเมาสคลิก~ หนาชอง “ตั้งแตวันที่” เพื่อคนขอมูลตามชวงเวลาวันที่จัดเก็บเอกสาร หรือ 17.เอาเมาสคลิก~ หนาชอง “ทั้งหมด” เพื่อคนขอมูลทั้งหมด 18.ใหกดปุม“คนหาขอมูล”เพื่อทําการคนหาขอมูล ดังภาพตัวอยาง

19.หากตองการดูขอมูล ใหเอาเมาสคลิกที่ขอความ ดังภาพตัวอยาง

แถบเครื่องมือ

• “ยอนกลับ” หมายถึง ยอนกลับไปหนากอน

• “ขอ” หมายถึง ยอมุมมองเอกสาร • “ขยาย” หมายถึง ขยายมุมมองเอกสาร • “หมุน” หมายถึง หมุนมุมมองเอกสาร • “พอดี” หมายถึง ปรับมุมมองเอกสารใหพอดี • “เต็มจอ” หมายถึง ปรับมุมมองเอกสารใหเต็มจอ • “คัดลอก” หมายถึง คัดลอกเอกสารในรูปแบบตางๆ • “พิมพ” หมายถึง พิมพเอกสาร • “ยกเลิก/ออก” หมายถึง ยกเลิก หรือออกจากโปรแกรม

การคัคกรองขอมูล

1. เมื่อคนหาขอมูลแลว ยังพบวามีขอมูลปรากฏมาเปนจํานวนมาก สามารถคัดกรองขอมูล ใหเหลือ นอยลงตามเงื่อนไขจามที่ตองการได จากภาพตัวอยาง 2. ใหพิมพตัวอักษร ตามที่ตองการคนหา เชน “การ” จะสามารถคัดกรองเหลือเพียง ชื่อเอกสารที่ ขึ้นตนดวย “การ” ดังภาพตัวอยาง 3. หากตองการเปลี่ยนเงื่อนไขการคัดกรอง ใหเอาเมาสคลิกที่ ดังภาพตัวอยาง

การสั่งพิมพรายงานขอมูล

2. สามารถสั่งพิมพออกทางเครื่องพิมพได ใหเอาเมาสคลิกที่ ดังภาพตัวอยาง

บันทึก

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………

5.

การสแกนเอกสาร

1. ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “เพิ่มขอมูล” แลวคลิกที่ ดังภาพตัวอยาง

3. ตั้งคาโปรไฟลของการสแกนเอกสาร ตามที่ตองการ ดังภาพตัวอยาง

4. เลือกเครื่องสแกนเอกสารตามที่ตองการ ดังภาพตัวอยาง

5. เอาเมาสคลิก; หนาชอง “Enable Feeder” เพื่อตองการสแกนเอกสารจากถาดปอนกระดาษ

7. ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “สแกนเอกสาร” เพื่อเริ่มตนสแกนเอกสาร ดังภาพตัวอยาง

9. ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “บันทึกขอมูล” เพื่อทําการจัดเก็บภาพสแกนของเอกสาร และจะปรากฏ จอภาพ เพื่อบันทึกขอมูล ดังภาพตัวอยาง

10.เมื่อบันทึกขอมูลลงไปในชองตางๆ อยางถูกตองครบถวน ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “บันทึกขอมูล”

แถบเครื่องมือ

• “ยอนกลับ” หมายถึง ยอนกลับไปหนากอน • “ลบ” หมายถึง ลบเอกสาร • “ขางหนา” หมายถึง ไปหนาถัดไป • “หมุน” หมายถึง หมุนเอกสาร • “บันทึกคา” หมายถึง บันทึกเอกสาร • “บันทึกขอมูล” หมายถึง บันทึกขอมูลเอกสาร • “ยกเลิก/ออก” หมายถึง ยกเลิก หรือออกจากโปรแกรม

บันทึก

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………

6.

ไฟลเอกสาร

1. ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “เพิ่มขอมูล” แลวคลิกที่ ดังภาพตัวอยาง

4. เพื่อเลือกไฟลเอกสารที่ตองการจัดเก็บไดแลว ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม ดังภาพตัวอยาง

5. บันทึกขอมูลลงไปในชองตางๆ อยางถูกตองครบถวน ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “บันทึกขอมูล” เพื่อทํา การจัดเก็บขอมูลลงสูระบบฐานขอมูล ดังภาพตัวอยาง

7.

การแกไข

ลบเอกสาร

1. ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “คนหาขอมูล” ดังภาพตัวอยาง

2. จะปรากฏหนาจอเพื่อทําการสืบคนหาขอมูลตางๆ ดังภาพตัวอยาง

4. เลือกเงื่อนไขขอมูลแผนก/ งาน/ ฝายตามที่ตองการ 5. เอาเมาสคลิก; หนาชอง “ประเภทเอกสาร” เพื่อคนขอมูลจากประเภทเอกสาร 6. เลือกเงื่อนไขขอมูลประเภทเอกสารตามที่ตองการ 7. เอาเมาสคลิก; หนาชอง “รหัส/ เลขที่เอกสาร” เพื่อคนขอมูลจากรหัส/ เลขที่เอกสาร 8. พิมพรหัส/ เลขที่เอกสารที่ตองการคนหา ในชอง “รหัส/ เลขที่เอกสาร” 9. เอาเมาสคลิก; หนาชอง “ชื่อเอกสาร” เพื่อคนขอมูลจากชื่อเอกสาร 10.พิมพชื่อเอกสารที่ตองการคนหา ในชอง “ชื่อเอกสาร” 11.เอาเมาสคลิก; หนาชอง “เอกสารลงวันที่” เพื่อคนขอมูลจากเอกสารลงวันที่ 12.เลือกเงื่อนไขขอมูลเอกสารลงวันที่ตามที่ตองการ 13.เอาเมาสคลิก; หนาชอง “รหัสจัดเก็บ” เพื่อคนขอมูลจากรหัสจัดเก็บ 14.พิมพรหัสจัดเก็บที่ตองการคนหา ในชอง “รหัสจัดเก็บ” 15.เอาเมาสคลิก~ หนาชอง “วันที่” เพื่อคนขอมูลตามวันที่จัดเก็บเอกสาร หรือ 16.เอาเมาสคลิก~ หนาชอง “ตั้งแตวันที่” เพื่อคนขอมูลตามชวงเวลาวันที่จัดเก็บเอกสาร หรือ 17.เอาเมาสคลิก~ หนาชอง “ทั้งหมด” เพื่อคนขอมูลทั้งหมด 18.ใหกดปุม“คนหาขอมูล”เพื่อทําการคนหาขอมูล ดังภาพตัวอยาง

19.หากตองการลบเอกสาร ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม ดังภาพตัวอยาง

20.ใหกดปุม“Cancel”เพื่อยกเลิกการลบเอกสาร 21.ใหกดปุม“OK” เพื่อยืนยันการลบเอกสาร

1.

เริ่มการใชงาน

ระบบจัดเก็บเอกสาร เปนระบบงานที่ใชในจัดเก็บเอกสาร รูปภาพ ไฟลตางๆ การเขาสูระบบ จัดเก็บเอกสาร สามารถเขาใชงานไดดังนี้

1. ใหเอาเมาสชี้ที่ “งานธุรการ” แลวเอาเมาสคลิกที่ “ระบบจัดเก็บเอกสาร” เพื่อเขาสูเมนูระบบ จัดเก็บเอกสาร ดังภาพตัวอยาง

2. การคนหาขอมูล

1. ใหเอาเมาสคลิกที่ “คนหาเอกสาร” ดังภาพตัวอยาง 2. จะเขาสูเมนูคนหาขอมูลเอกสาร ดังภาพตัวอยาง 3. เอาเมาสคลิก ; หนาชอง “แผนก/ งาน/ ฝาย” เพื่อคนขอมูลจากแผนก/ งาน/ ฝาย 4. เลือกเงื่อนไขขอมูลแผนก/ งาน/ ฝายตามที่ตองการ 5. เอาเมาสคลิก ; หนาชอง “ประเภทเอกสาร” เพื่อคนขอมูลจากประเภทเอกสาร 6. เลือกเงื่อนไขขอมูลประเภทเอกสารตามที่ตองการ 7. เอาเมาสคลิก ; หนาชอง “รหัส/ เลขที่เอกสาร” เพื่อคนขอมูลจากรหัส/ เลขที่เอกสาร 8. พิมพรหัส/ เลขที่เอกสารที่ตองการคนหา ในชอง “รหัส/ เลขที่เอกสาร” 9. เอาเมาสคลิก ; หนาชอง “ชื่อเอกสาร” เพื่อคนขอมูลจากชื่อเอกสาร

10.พิมพชื่อเอกสารที่ตองการคนหา ในชอง “ชื่อเอกสาร” 11.เอาเมาสคลิก ; หนาชอง “รหัสจัดเก็บ” เพื่อคนขอมูลจากรหัสจัดเก็บ 12.พิมพรหัสจัดเก็บที่ตองการคนหา ในชอง “รหัสจัดเก็บ” 13.เอาเมาสคลิก ~ หนาชอง “วันที่” เพื่อคนขอมูลตามวันที่จัดเก็บเอกสาร หรือ 14.เอาเมาสคลิก ~ หนาชอง “ตั้งแตวันที่” เพื่อคนขอมูลตามชวงเวลาวันที่จัดเก็บเอกสาร หรือ 15.เอาเมาสคลิก ~ หนาชอง “ทั้งหมด” เพื่อคนขอมูลทั้งหมด 16.ใหกดปุม“คนหาขอมูล”เพื่อทําการคนหาขอมูล ดังภาพตัวอยาง 1. หากตองการเปดเอกสาร ใหเอาเมาสคลิกที่“ชื่อเอกสาร” ดังภาพตัวอยาง

3. การเพิ่ม แกไขประเภทเอกสาร

1. ใหเอาเมาสชี้ที่ “ตั้งคา” แลวเอาเมาสคลิกที่ “ประเภทเอกสาร”ดังภาพตัวอยาง 2. จะปรากฏหนาจอเพื่อทําการเพิ่ม แกไข ขอมูล ประเภทเอกสาร ดังภาพตัวอยาง 3. หากตองการเพิ่มขอมูลประเภทเอกสาร ใหพิมพขอมูลตามที่ตองการ ในชอง “ชื่อประเภท เอกสาร” ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “บันทึกขอมูล” 4. หากตองการแกไขขอมูลประเภทเอกสาร ใหเอาเมาสคลิกเลือกที่ แลวใหพิมพขอมูล ตามที่ตองการแกไขใหม ในชอง “ชื่อประเภทเอกสาร” ใหเอาเมาสคลิกที่ปุม “บันทึก ขอมูล” ดังภาพตัวอยาง

บันทึก

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………