บทท 2 กระบวนการประเม นค ณภาพการศ กษาภายใน

(1)

บทที่ 2

กระบวนการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน

2.1 แนวทางการจัดการกระบวนการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน จุดมุงหมายของการประเมินคุณภาพการศึกษาภายในก็เพื่อตรวจสอบและประเมินการดําเนินงานของ วิทยาลัยชุมชนตามระบบและกลไกที่วิทยาลัยชุมชนนั้นๆ ไดกําหนดขึ้น ทั้งนี้ เพื่อใหวิทยาลัยชุมชนไดทราบ สถานภาพที่แทจริง อันจะนําไปสูการกําหนดแนวทางและพัฒนาคุณภาพตามเกณฑและมาตรฐานที่ตั้งไวอยาง ตอเนื่อง การประเมินคุณภาพที่มีประสิทธิภาพนั้น ทั้งคณะผูประเมินและวิทยาลัยชุมชนที่รับการประเมิน จําเปนตองกําหนดบทบาทหนาที่ของตนเองอยางเหมาะสม และสอดคลองกับกฎกระทรวงวาดวยระบบ หลักเกณฑ และวิธีการประกันคุณภาพการศึกษา พ.ศ. 2553 ทั้งนี้ วิทยาลัยชุมชนตองวางแผนจัดกระบวนการประเมินคุณภาพการศึกษาภายในใหเสร็จกอนสิ้นป การศึกษาที่จะเริ่มวงรอบการประเมิน เพื่อประโยชนในการพัฒนาคุณภาพการศึกษาของวิทยาลัยชุมชน ดังนี้ 1) เพื่อใหสามารถนําผลการประเมินและขอเสนอแนะไปใชปรับปรุงและพัฒนาการจัดการศึกษาได ทันในปการศึกษาถัดไป และตั้งงบประมาณไดทันกอนเดือนตุลาคม 2) เพื่อใหสามารถจัดทํารายงานประจําปที่เปนรายงานประเมินคุณภาพภายในสงใหสํานัก บริหารงานวิทยาลัยชุมชน สํานักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษาและเผยแพรตอสาธารณชนได ภายใน 120 วัน นับจากวันสิ้นปการศึกษาของแตละวิทยาลัยชุมชน เพื่อใหการประกันคุณภาพการศึกษาเกิดประโยชนดังที่กลาวขางตนจึงควรมีแนวทางการจัด กระบวนการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ดังปรากฏในตารางที่ 2.1 ตารางดังกลาวสามารถแยกไดเปน 4 ขั้นตอน ตามระบบพัฒนาคุณภาพ PDCA คือ การวางแผน (Plan) การดําเนินงานและเก็บขอมูล (Do) การ ประเมินคุณภาพ (Check) และการเสนอแนวทางปรับปรุง (Act) โดยมีรายละเอียดดังนี้ P = กิจกรรมขอที่ 1 เริ่มกระบวนการวางแผนการประเมินตั้งแตตนปการศึกษา โดยนําผล การประเมินปกอนหนานี้มาใชเปนขอมูลในการวางแผนดวย กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ ประกันคุณภาพหรือตัวบงชี้หรือเกณฑการประเมิน จะตองมีการประกาศใหทุกหนวยงานใน วิทยาลัยชุมชนไดรับทราบและถือปฏิบัติโดยทั่วกันกอนเริ่มปการศึกษา เพราะตองเก็บขอมูล ตั้งแตเดือนมิถุนายน D = กิจกรรมขอที่ 2 ดําเนินงานและเก็บขอมูลบันทึกผลการดําเนินงานตั้งแตตนปการศึกษาคือ เดือนที่ 1 – เดือนที่ 12 ของปการศึกษา(เดือนมิถุนายน–เดือนพฤษภาคม ปถัดไป) C = กิจกรรมขอที่ 3-5 ดําเนินการประเมินคุณภาพในระดับภาควิชา คณะวิชาหรือหนวยงาน เทียบเทา และวิทยาลัยชุมชน ระหวางเดือนมิถุนายน–เดือนสิงหาคมของปการศึกษาถัดไป A = กิจกรรมขอที่ 9 วางแผนปรับปรุงและดําเนินการปรับปรุงตามผลการประเมินโดย คณะกรรมการบริหารงานประกันคุณภาพการศึกษาของวิทยาลัยชุมชนนําขอเสนอแนะและ ผลการประเมินของคณะกรรมการประเมินคุณภาพภายในมาวางแผนปรับปรุงการดําเนินงาน (รวมทั้งขอเสนอแนะของสภาวิทยาลัยชุมชน) มาทําแผนปฏิบัติการประจําปและเสนอตั้ง คูมือการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน วิทยาลัยชุมชน พ.ศ. 2555 หนา 13

(2)

งบประมาณปถัดไป หรือจัดทําโครงการพัฒนาและเสนอใชงบประมาณกลางปหรือ งบประมาณพิเศษก็ได สําหรับกิจกรรมขอที่ 7 ในตารางดังกลาวเปนกิจกรรมที่วิทยาลัยชุมชนทุกแหงตองดําเนินการตาม กฎหมาย เพื่อประโยชนของวิทยาลัยชุมชนในการปรับปรุงคุณภาพ และเพื่อประโยชนของสํานักงาน คณะกรรมการอุดมศึกษาและหนวยงานตนสังกัดใชเปนขอมูลประกอบการตัดสินใจเชิงนโยบาย เพื่อการ สงเสริมสนับสนุนคุณภาพและมาตรฐานการศึกษาของชาติใหทัดเทียมกับนานาอารยะประเทศและมีความเปน สากล คูมือการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน วิทยาลัยชุมชน พ.ศ. 2555 หนา 14

(3)

ตารางที่ 2.1 วงจรในการจัดกระบวนการประเมินคุณภาพภายใน เปรียบเทียบปงบประมาณกับปการศึกษา ต_พ.ค_._ค.-_. (มิเปด.ย. เทอม) ก.ค . ส..ค ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. มี.ค. เม.ย. พ.ค. มิ.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. กิจกรรมดําเนินการ ต_พ.ค_._ค.-_. (มิเปด.ย. เทอม) ก.ค . ส..ค ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. มี.ค. เม.ย. พ.ค. มิ.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. 1. วิทยาลัยชุมชนวางแผนการประเมินคุณภาพ ประจําปการศึกษาใหมโดยประกาศตัวบงชี้กอน เริ่มตนปการศึกษาใหมและประชุมชี้แจงการ จัดทํา SAR 2. วิทยาลัยเก็บขอมูลระยะ 12 เดือนตามตัว บงชี้การประกันคุณภาพการศึกษาภายใน วิทยาลัยชุมชน ปงบประมาณ (ต.ค. – ก.ย.) ปงบประมาณ (มิ.ย. – พ.ค.) (พ.ค. - มิ.ย.) ปงบประมาณถัดไป คูมือการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน วิทยาลัยชุมชน พ.ศ. 2555 หนา 15

(4)

ตารางที่ 2.1 วงจรในการจัดกระบวนการประเมินคุณภาพภายใน (ตอ) 3. วิทยาลัยชุมชนจัดทํา SAR และเตรียมการ ประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน เปรียบเทียบปงบประมาณกับปการศึกษา ต_พ._.ค_ค.-_. (มิเปด.ย. เทอม) ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. มี.ค. เม.ย. พ.ค. มิ.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. 4. คณะกรรมการประเมินตรวจสอบคุณภาพ ภายในตรวจสอบรายงานการประเมินตนเอง (SAR) 5. ประเมินคุณภาพภายในระดับวิทยาลัย และ นําผลการประเมินเสนอสภาวิทยาลัยชุมชนเพื่อ พิจารณาวางแผนพัฒนาวิทยาลัยชุมชนในป การศึกษาถัดไป 6. ผูบริหารของวิทยาลัยนําผลการประเมินและ ขอเสนอแนะของคณะกรรมการประเมินคุณภาพ ภายใน (รวมทั้งขอเสนอแนะของสภาวิทยาลัย) มาวางแผนปรับปรุงการดําเนินงาน หรือปรับ แผนกลยุทธ/แผนปฏิบัติการประจําปและเสนอ ตั้งงบประมาณปถัดไป หรือจัดทําโครงการ คูมือการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน วิทยาลัยชุมชน พ.ศ. 2555 หนา 16

(5)

พัฒนาและเสนอใชงบประมาณกลางป 7. สงรายงานประจําปที่เปนรายงานการประเมิน คุณภาพภายใน SAR ใหสํานักงาน คณะกรรมการการอุดมศึกษา และสวชช. (ภายใน 120 วันนับจากสิ้นปการศึกษา) คูมือการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน วิทยาลัยชุมชน พ.ศ. 2555 หนา 17

(6)

2.2ขั้นตอนการประเมินคุณภาพการศึกษา 2.2.1 การเตรียมการของวิทยาลัยชุมชนกอนการตรวจเยี่ยมของผูประเมิน 1) การเตรียมรายงานประจําป ก. จัดทํารายงานประจําปที่เปนรายงานการประเมินคุณภาพภายใน โดยใชรูปแบบ การจัดทํารายงานประจําปที่เปนรายงานการประเมินคุณภาพภายใน ข. จัดการเตรียมเอกสารหรือหลักฐานอางอิงในแตละองคประกอบคุณภาพ 1) เอกสารหรือหลักฐานอางอิงในแตละตัวบงชี้ตองเปนขอมูลในชวงเวลาเดียวกับ ที่นําเสนอในรายงานการประเมินตนเองตลอดจนสาระในเอกสารตองตรงกับชื่อเอกสารที่ระบุในรายงาน การประเมินตนเอง 2) การนําเสนอเอกสารในชวงเวลาตรวจเยี่ยมอาจทําไดในสองแนวทาง คือ จัด เอกสารใหอยูในที่อยูปกติตามหนวยงาน ในกรณีนี้ตองระบุใหชัดเจนวาจะเรียกดูเอกสารไดจากผูใด หนวยงานไหน ชื่อหรือหมายเลขเอกสารอะไร หรืออาจจัดในแนวทางที่สอง คือ นําเอกสารมารวมไวที่ เดียวกันในหองทํางานของคณะผูประเมิน โดยจัดใหเปนระบบที่สะดวกตอการเรียกใช การนําเสนอ เอกสารในแนวทางนี้เปนที่นิยมวาแนวทางแรก เพราะสามารถเรียกหาเอกสารไดรวดเร็วและดูความ เชื่อมโยงในเอกสารฉบับตางๆ ไดในคราวเดียว 2) การเตรียมบุคลากร ก. การเตรียมบุคลากรในวิทยาลัยชุมชน ควรมีความครอบคลุมประเด็นตางๆ ดังตอไปนี้ 1) ทําความเขาใจเกี่ยวกับการประเมินคุณภาพในประเด็นที่สําคัญๆ อาทิ การ ประเมินคุณภาพคืออะไร มีความสําคัญตอการพัฒนาอยางไร ขั้นตอนการประเมินคุณภาพเปนเชนไร 2) เนนย้ํากับบุคลากรในการใหความรวมมือการตอบคําถามหรือการสัมภาษณ โดยยึดหลักวาตอบตามสิ่งที่ปฏิบัติจริงและผลที่เกิดขึ้นจริง 3) เปดโอกาสใหมีการอภิปราย ซักถาม แสดงความคิดเห็น เพื่อสรางความ กระจางในการดําเนินงานของทุกหนวยงานในทุกประเด็น เพื่อความเขาใจที่ถูกตองของบุคลากร 4) เนนย้ําใหบุคลากรทุกคนตระหนักวาการประกันคุณภาพคือ ภารกิจประจําของ ทุกคนที่ตองรวมมือกันทําอยางตอเนื่อง ข. การเตรียมบุคลากรผูประสานงานในระหวางการตรวจเยี่ยมจําเปนตองมีบุคลากร จํานวน 1 – 3 คน ทําหนาที่ประสานงานระหวางคณะผูประเมินกับบุคคลหรือหนวยงานที่เกี่ยวของ ทั้งนี้ ผูประสานงานควรเตรียมตัวดังนี้ 1)ทําความเขาใจทุกกิจกรรมของแผนการประเมินอยางละเอียด 2) ทําความเขาใจอยางดีกับภารกิจของคณะวิชาและวิทยาลัยชุมชนเพื่อสามารถให ขอมูลตอผูประเมิน รวมทั้งตองรูวาจะตองติดตอกับใครหรือหนวยงานใด หากผูประเมินตองการขอมูล เพิ่มเติมที่ตนเองไมสามารถตอบได คูมือการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน วิทยาลัยชุมชน พ.ศ. 2555 หนา 18

(7)

3) มีรายชื่อ สถานที่ หมายเลยโทรศัพทของผูที่คณะกรรมการประเมินจะเชิญมาให ขอมูลอยางครบถวน 4)ประสานงานลวงหนากับผูที่จะใหขอมูลที่เปนบุคลากรภายในและภายนอก วิทยาลัยชุมชนวาจะเชิญมาเวลาใด หองใด หรือพบกับใครตามตารางการประเมินที่คณะกรรมการ ประเมินกําหนด 5) เมื่อมีปญหาในการอํานวยความสะดวกแกคณะผูประเมินจะตองสามารถประ สาน งานแกไขไดทันที 3)การเตรียมสถานที่สําหรับคณะผูประเมิน ก. หองทํางานของคณะผูประเมิน 1) จัดเตรียมหองทํางานและโตะที่กวางพอสําหรับวางเอกสารจํานวนมาก โดย เปนหองที่ปราศจากการรบกวนขณะทํางาน เพื่อความเปนสวนตัวของคณะกรรมการ 2) จัดเตรียมคอมพิวเตอร อุปกรณเครื่องเขียนในหองทํางานและอุปกรณเสริมอื่นๆ ให คณะผูประเมินพรอมใชงานไดตามความตองการ 3) จัดเตรียมโทรศัพทพรอมหมายเลขที่จําเปนไวในหองทํางานหรือบริเวณใกลเคียง 4) หองทํางานควรอยูใกลกับที่จัดเตรียมอาหารวาง อาหารกลางวันตลอดจนบริการ สาธารณูปโภคอื่นๆ 5) ควรประสานงานกับคณะผูประเมิน เพื่อทราบความตองการพิเศษอื่นใด เพิ่มเติม ข. หองที่ใชสัมภาษณผูบริหาร อาจารย บุคลากร นักศึกษา ฯลฯ ควรจัดไวเปนการ เฉพาะใหเหมาะสมกับการใชงาน 4) การเตรียมการประสานงานกับทีมคณะกรรมการประเมินคุณภาพ ก. วิทยาลัยชุมชนจัดทําคําสั่งแตงตั้งและจัดสงใหคณะกรรมการประเมินคุณภาพ การศึกษาภายในทราบ ทั้งนี้ แนวทางการแตงตั้งคณะกรรมการประเมิน เปนดังนี้ 1) คณะกรรมการตรวจรายงานการประเมินตนเอง (SAR)มีกรรมการประเมินฯ อยางนอย 3 คน ประกอบดวยคณะกรรมการสภาวิชาการผูแทนสถาบันอุดมศึกษา และคณะกรรมการ สภาวิทยาลัยชุมชนผูแทนสถาบันอุดมศึกษา ผูอํานวยการวิทยาลัยชุมชน รองผูอํานวยการวิทยาลัย ชุมชน และหัวหนากลุมงาน 2) คณะกรรมการประเมินภายในวิทยาลัยชุมชน มีกรรมการประเมินฯ อยางนอย 3 คน ประกอบดวย - เปนผูประเมินจากภายนอกวิทยาลัยชุมชนที่ผานการฝกอบรมหลักสูตรผู ประเมินของสกอ. อยางนอย 1 คน ในกรณีที่ผูประเมินจากภายนอกวิทยาลัยชุมชนเปนผูที่มีความรูและ ประสบการณสูง ซึ่งสามารถใหคําแนะนําที่จะเปนประโยชนอยางยิ่งตอคณะที่รับการประเมินอาจอนุโลม ใหไมตองผานการฝกอบรมหลักสูตรผูประเมินของ สกอ. ก็ได สวนผูประเมินจากภายในวิทยาลัยชุมชน คูมือการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน วิทยาลัยชุมชน พ.ศ. 2555 หนา 19

(8)

ตองผานการฝกอบรมหลักสูตรผูประเมินของ สกอ. หรือที่วิทยาลัยชุมชนจัดฝกอบรมใหโดยใชหลักสูตร ของสกอ. - ประธานคณะกรรมการประเมินฯ เปนผูประเมินจากภายนอกวิทยาลัย ชุมชนที่ขึ้นบัญชีประธานคณะกรรมการประเมินคุณภาพการศึกษาภายในของสกอ. ข. วิทยาลัยชุมชนดําเนินการสงรายงานการประเมินตนเอง (SAR) ใหคณะกรรมการ ประเมินคุณภาพภายใน เพื่อศึกษารายงานการประเมินตนเองลวงหนากอนวันรับการตรวจเยี่ยมอยาง นอย 2 สัปดาห นอกจากนั้น ใหวิทยาลัยชุมชนแจงรายชื่อผูทําหนาที่ประสานงานระหวางวิทยาลัย ชุมชนกับคณะกรรมการประเมินฯรวมทั้งเบอรโทรศัพทและ e-mail address สําหรับติดตอ ค. ประสานงานกับประธานหรือตัวแทนของคณะกรรมการประเมินคุณภาพเพื่อรวม เตรียมแผนการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน อาทิ การจัดตารางเวลาเขาตรวจเยี่ยมการใหขอมูลที่ คณะกรรมการประเมินฯ ตองการเพิ่มเติมกอนการตรวจเยี่ยม การนัดหมายตางๆ เปนตน 2.2.2การดําเนินการของวิทยาลัยชุมชนระหวางการตรวจเยี่ยมเพื่อประเมินคุณภาพ 1) เปดโอกาสใหบุคลากรทุกคนไดรวมรับฟงคณะกรรมการประเมินคุณภาพชี้แจง วัตถุประสงคและวิธีการประเมินในวันแรกของการตรวจเยี่ยม 2) บุคลากรพึงปฏิบัติงานตามปกติระหวางการตรวจเยี่ยม แตเตรียมพรอมสําหรับ การนําเยี่ยมชม หรือตอบคําถาม หรือรับการสัมภาษณจากคณะกรรมการประเมินคุณภาพ 3) จัดใหมีผูประสานงานทําหนาที่ตลอดชวงการตรวจเยี่ยม ทั้งนี้ เพื่อประสานงาน กับบุคลากรหรือหนวยงานที่คณะกรรมการประเมินฯ ตองการขอมูลและเพื่อนําการเยี่ยมชมหนวยงาน ภายใน ตลอดจนอํานวยความสะดวกอื่นๆ 4) ในกรณีที่คณะกรรมการประเมินฯ ทํางานตอหลังเวลาราชการ ควรมีผู ประสานงานสวนหนึ่งอยูอํานวยความสะดวก 5) บุคลากรทุกคนควรไดมีโอกาสรับฟงการใหขอมูลปอนกลับจากคณะกรรมการ ประเมินฯ เมื่อสิ้นสุดการตรวจเยี่ยม ตลอดจนเปดโอกาสใหซักถามหรือขอความเห็นเพิ่มเติมไดตามความ เหมาะสม 2.2.3 การดําเนินการของวิทยาลัยชุมชนภายหลังการประเมินคุณภาพ 1) ผูบริหารวิทยาลัยชุมชนนําผลการประเมินและขอเสนอแนะเขาสูการประชุมหรือ สัมมนาระดับตางๆ เพื่อวางแผนพัฒนาหรือปรับปรุงการดําเนินภารกิจอยางเปนรูปธรรมตอไป โดยอาจ จัดทําเปนแผนปฏิบัติการในการแกไขจุดที่ควรปรับปรุง และเสริมจุดแข็ง ซึ่งประกอบดวยกิจกรรมที่ตอง ดําเนินการ กําหนดเวลาเริ่มตนจนถึงเวลาสิ้นสุดกิจกรรม งบประมาณสําหรับแตละกิจกรรมตลอดจน ผูรับผิดชอบกิจกรรมเหลานั้น ทั้งนี้ เพื่อใหสามารถติดตามตรวจสอบผลการพัฒนาไดอยางตอเนื่อง 2) พิจารณาการจัดกิจกรรมเสริมสรางขวัญและกําลังใจ โดยแสดงใหเห็นวาวิทยาลัยชุมชน ชื่นชมผลสําเร็จที่เกิดขึ้น และตระหนักวาผลสําเร็จทั้งหมดมาจากความรวมมือรวมใจของทุกฝาย คูมือการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน วิทยาลัยชุมชน พ.ศ. 2555 หนา 20

(9)

3) วิทยาลัยชุมชนควรใหขอมูลยอนกลับแกคณะกรรมการประเมินคุณภาพเพื่อประโยชน ในการพัฒนาผูประเมินคุณภาพการศึกษาภายในตอไป