การใช งานโปรแกรม Microsoft Word ร น 2002 และ 2003

โปรแกรมพิมพ์เอกสารที่นิยมใช้งานในปัจจุบันคือโปรแกรม Microsoft Word รุ่น 2002 หรือ 2003 ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมชุดสํานักงาน (Microsoft Office) โดยขอเสนอเทคนิค และวิธีการประยุกต์ใช้งานด้านต่างๆดังนี้ 1. การกําหนดหน่วยวัด (เซนติเมตรหรือนิ้ว) วิธีทํา เลือกเมนู เครื่องมือ / ตัวเลือก / เลือกหน้าทั่วไป / หน่วยการวัด (เปลี่ยนตาม ความต้องการ) / ตกลง

2. การกําหนดระยะขอบกระดาษและหัว/ท้ายกระดาษ

วิธีทํา เลือกเมนู แฟ้ม / ตั้งค่าหน้ากระดาษ / เลือกหน้าระยะขอบ / เปลี่ยนระยะขอบ ตามที่ต้องการแนะนําบนและซ้ายขนาด1.5นิ้ว ล่างและขวาขนาด1 นิ้ว / เลือกหน้าเค้าโครง เปลี่ยนระยะหัวกระดาษ แนะนําขนาด1นิ้ว / กดปุ่มค่าเริ่มต้น (เพื่อให้โปรแกรมตั้งเป็นค่าเริ่มต้น ทุกครั้งที่เรียกใช้งาน) / ตกลง

กรณีที่ต้องการให้เอกสารบางหน้าเป็นแนวนอนสามารถเลือกการวางแนว ให้เป็น แนวนอน จากนั้นให้ไปกําหนดแสดงตัวอย่างจุดนี้เป็นต้นไป ส่วนถ้าต้องการให้หน้าถัดไปเป็น แนวตั้งให้ทําในลักษณะเดียวกัน 3. การกําหนดรูปแบบและขนาดตัวอักษร วิธีทํา เลือกเมนู รูปแบบ / แบบอักษร / เปลี่ยนทั้งภาษาไทยและภาษาอื่นๆ และข้อความ ละตินเป็นแบบอักษรAngsana New / ลักษณะแบบอักษรธรรมดา / ขนาด16 / กดปุ่มค่าเริ่มต้น (เพื่อให้โปรแกรมตั้งเป็นค่าเริ่มต้นทุกครั้งที่เรียกใช้งาน) / ตกลง

4. การเปิด-ปิดแถบเครื่องมือ

วิธีทํา เลือกเมนูมุมมอง / แถบเครื่องมือ / เลือกแถบเครื่องมือที่ต้องการแนะนํา มาตรฐาน จัดรูปแบบและรูปวาด (ถ้ามีเครื่องหมาย แสดงว่าเลือกแถบดังกล่าวเพื่อใช้งานบน หน้าจอภาพ) โดยแนะนําว่าควรใช้แถบเครื่องมือที่ชื่อว่า “มาตรฐาน” “จัดรูปแบบ” และ “รูปวาด”

5. การทําเลขหน้าของเอกสาร วิธีทํา เลือกเมนูมุมมอง / หัวกระดาษและท้ายกระดาษ / สามารถพิมพ์ข้อความใน ช่องหัวกระดาษหรือกําหนดให้แสดงเลขหน้า (เพิ่มเลขหน้าอัตโนมัติ) โดยข้อความในหัวกระดาษ จะปรากฏทุกแผ่นที่อยู่ในแฟ้มข้อมูลเดียวกัน (ยกเว้นจะกําหนดไม่ให้แสดงหน้าแรก) กด เพื่อแทรกเลขหน้า กดเพื่อแทรกเลขหน้าโดยจะเริ่มจากหน้า 1 เสมอ (สามารถเปลี่ยนหน้าเริ่มต้นได้) กด เพื่อจัดรูปแบบหมายเลขหน้า โดยสามารถกําหนดเลขหน้าเริ่มต้นโดย ส า ม า ร ถ พิ ม พ์ตัว เ ล ข ที่ ต้อ ง ก า ร ใ ห้ แ ส ด ง เ ป็ น ห น้ า แ ร ก ข อ ง แ ฟ้ ม ข้อ มู ล ใ น ช่ อ ง นอกจากนี้เลขหน้าสามารถเปลี่ยนรูปแบบลําดับจาก 1 2 3 เป็นก ข คหรือรายการที่มีให้เลือก

กด เพื่อตั้งค่าหน้ากระดาษ กรณีที่ต้องการให้หน้าแรกของแฟ้มข้อมูลไม่แสดง เลขหน้า (แต่นับหน้า) โดยให้เลือก หน้าแรกต่างกัน 6. การค้นหาข้อความและการค้นหาแบบแทนที่ วิธีทํา เลือกเมนูแก้ไข / ค้นหา / พิมพ์ข้อความที่ต้องการค้นหาในช่องสิ่งที่ค้นหา / กดปุ่ม ส่วนการค้นหาและแทนที่ทําในลักษณะเดียวกัน โดยพิมพ์ข้อความที่ต้องการค้นหา ในช่องสิ่งที่ค้นหา และพิมพ์ข้อความที่ต้องการแทนที่ ในช่องแทนที่ด้วย จากนั้นสามารถเลือกกด ปุ่มได้ทั้ง หรือ หรือ

7. การพิมพ์สัญลักษณ์พิเศษเช่น Ω π χ เป็นต้น

วิธีทํา เลือกเมนูแทรก / สัญลักษณ์ / เลือกแบบอักษรเป็นSymbol / เลือกสัญลักษณ์ที่ ต้องการแล้วกดปุ่ม เมื่อใช้งานเสร็จแล้วให้กดปุ่ม

8. การพิมพ์สัญลักษณ์พิเศษเช่น) ; 8 o เป็นต้น วิธีทํา เลือกเมนูแทรก / สัญลักษณ์ / เลือกแบบอักษรเป็นWingdings / เลือก สัญลักษณ์ที่ต้องการแล้วกดปุ่ม เมื่อใช้งานเสร็จแล้วให้กดปุ่ม 9. การพิมพ์ตัวยกกําลังและตัวห้อยแบบรวดเร็ว วิธีทํา ตัวยกกําลัง กดปุ่ม Ctrl และ Shift ค้างไว้จากนั้นให้กดปุ่ม = ตัวห้อย กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้จากนั้นให้กดปุ่ม = หมายเหตุ เมื่อเลิกใช้ตัวยกกําลังหรือตัวห้อยให้กดเหมือนเดิมเพื่อคืนสภาวะปกติ

10. การเปลี่ยนที่ตั้งแฟ้ม

วิธีทํา เลือกเมนูเครื่องมือ / ตัวเลือก / เลือกหน้าตําแหน่งที่ตั้งแฟ้ม / เลือกชนิด ของแฟ้มที่ต้องการเปลี่ยนที่ตั้งเช่นเอกสาร / กดปุ่ม / หาที่ตั้งแฟ้มตามที่ต้องการ

11. การแทรกรูปภาพ

วิธีทํา เลือกเมนูแทรก / รูปภาพ / เลือกความต้องการที่จะแทรกเช่นภาพตัดปะ

(อยู่ในโปรแกรม Microsoft Office อยู่แล้ว) หรือจากแฟ้ม (ภาพที่อยู่ในแหล่งเก็บข้อมูลอื่นเช่น

CD-ROM Thumb Drive เป็นต้น) ในกรณีนี้ขอยกตัวอย่างภาพตัดปะ

สามารถกําหนดรายละเอียดต่างๆในการค้นหาและแสดงรูปภาพจากนั้นให้กดปุ่ม

จากนั้นเลือกรูปภาพที่ต้องการใช้งานแล้วกดคลิก

หรือสามารถเลือกรูปภาพที่ต้องการโดยกดที่ แล้วเลือก รายการคอลเลกชันที่ต้องการ จากนั้นเลือกรูปภาพที่ต้องการใช้งาน

12. การพิมพ์สมการคณิตศาสตร์

วิธีทํา เลือกเมนูแทรก / วัตถุ / Microsoft Equation 3.0 / ตกลง

เลือกรูปแบบ Equation ที่ต้องการพิมพ์

เมื่อพิมพ์ข้อความหรือสูตรเสร็จแล้วให้คลิกนอกกรอบข้อความที่พิมพ์ สักครู่จะกลับสู่ หน้าต่าง Microsoft Word ปกติ และถ้าต้องการแก้ไขข้อความ หรือสูตรที่อยู่ในวัตถุ (Object)

สามารถกดดับเบิ้ลคลิกตรงตําแหน่งข้อความหรือสูตรดังกล่าวสักครู่จะเปลี่ยนไปสู่หน้าต่างวัตถุ เพื่อให้แก้ไข 13. การเปลี่ยนรูปแบบเส้นและขนาดเส้น วิธีทํา เปิดใช้แถบเครื่องมือที่ชื่อว่า “รูปวาด” (Drawing) จากเมนูมุมมอง / แถบ เครื่องมือ / รูปวาด จากนั้นสามารถคลิกเพื่อเลือกเส้น หรือลูกศร จากแถบเครื่องมือ จากนั้นให้ทําการลากเส้นโดยคลิกเมาส์ที่จุดเริ่มตนและกดค้างไว้โดยลากไปยังจุดปลายทางแล้ว จึงปล่อยมือ - ถ้าต้องการขนาดเส้น (เล็กกลางใหญ่) สามารถเปลี่ยนได้ที่ลักษณะเส้น - ถ้าต้องการเปลี่ยนเป็นเส้นประสามารถเปลี่ยนได้ที่ลักษณะเส้นประ - ถ้าต้องการเปลี่ยนทิศทางหรือรูปแบบของลูกศรสามารถเปลี่ยนได้ที่ลักษณะ ลูกศร 14. การสร้างกรอบคําบรรยาย วิธีทํา เปิดใช้แถบเครื่องมือที่ชื่อว่า “รูปวาด” จากนั้นให้คลิก แล้วเลือก โดยจะมีลักษณะของกรอบคําบรรยายแบบต่างๆ ให้ เลือกใช้งาน

เมื่อคลิกเลือกรูปแบบของคําบรรยายแล้ว ให้คลิกเมาส์จุดเริ่มต้น โดยกดเมาส์ค้างไว้แล้ว ลากจนได้ขนาดที่ต้องการจากนั้นจึงปล่อยมือ เมื่อได้กรอบคําบรรยายแล้วสามารถปรับเปลี่ยนขนาดใหญ่เล็กได้ตามความต้องการหรือ สามารถเปลี่ยนจุดแหลมโดยต้องคลิกไปที่เส้นรอบกรอบคําบรรยายสังเกตจุดสีเหลืองสามารถ คลิกเมาส์ที่จุดสีเหลืองกดค้างไว้แล้วเลื่อนไปยังจุดที่ต้องการจากนั้นจึงปล่อยมือ 15. การจัดระยะห่างระหว่างบรรทัดที่มากกว่าปกติ วิธีทํา กรณีที่ต้องการให้มีการเว้นระยะบรรทัดมากกว่าการกดปุ่ม Enter 1 ครั้ง และไม่กว้างมากถึงกด Enter 2 ครั้ง ที่หลายๆคนเรียกว่า “ปัดหนึ่งบิดสอง” เมื่อเทียบกับเครื่อง พิมพ์ดีด สามารถทําได้โดยเลือกเมนู รูปแบบ / ย่อหน้า

โดยสามารถปรับระยะห่างได้ที่ 16. การเรียงลําดับตัวอักษรตามตัวอักษรนํา วิธีทํา การจัดทําบรรณานุกรมปกติจะให้เรียงตามลําดับอักษรจากกไปถึงฮ และจาก A ไปถึง Z โดยจะเลือกจากตัวอักษรตัวแรกของบรรทัด การเรียงลําดับสามารถกระทํา โดยการลากเมาส์ให้คลุมบรรทัดที่ต้องการเรียงลําดับอักษร จากนั้นให้เลือกเมนตาราง / เรียงลําดับ จากนั้นให้กดปุ่ม

17. การเปลี่ยนสัญลักษณ์หัวข้อย่อย วิธีทํา การเปลี่ยนสัญลักษณ์หัวข้อย่อยสามารถทําได้ 2 กรณีคือ 1. พิมพ์งานพร้อมสัญลักษณ์หัวข้อย่อย แล้วเปลี่ยนภายหลัง 2. เปลี่ยนหรือเลือกสัญลักษณ์หัวข้อย่อยแล้วจึงพิมพ์งาน การเปลี่ยนสัญลักษณ์หัวข้อย่อยสามารถทําได้โดยการเลือกเมนูรูปแบบ / สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและเลขลําดับ จากรูปจะมีสัญลักษณ์หัวข้อย่อยให้เลือก 8 แบบ (รวมไม่มี) แต่ถ้าต้องการรูปอื่นให้เลือกที่ / / เลือกแบบอักษร / / /

18. วิธีการทําเลขลําดับหัวข้อย่อย วิธีทํา เลือกเมนูรูปแบบ / สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและเลขลําดับ... / เลือก หน้า เค้าร่างลําดับเลข จากนั้นให้เลือกรูปแบบลําดับเลขที่ต้องการ / นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มการเยื้อง (จาก 1 เป็น 1.1 เป็น 1.1.1) โดยกดปุ่ม หรือลดการเยื้อง (1.1.1 เป็น 1.1 เป็น 1.) โดยกดปุ่ม ถ้ามีลําดับเลขอยู่แล้ว แต่ต้องการให้เริ่มลําดับใหม่ ให้ทําการลากเมาส์ให้คลุม พื้นที่ที่มีเลขลําดับของเก่าอยู่ จากนั้นให้เลือกทําตามขั้นตอนเหมือนเดิม จากนั้นให้คลิกเลือกที่ แล้วจึงกด

19. วิธีการจัดรูปแบบข้อความที่มากกว่า 1 บรรทัดที่ใช้งานร่วมกับเลขลําดับหัวข้อย่อย ตัวอย่างที่ได้จากเลขลําดับหัวข้อย่อย ผลที่ได้จากการแก้ไข วิธีทํา สามารถปรับรายละเอียดต่างๆได้ที่ คือการกําหนดให้เยื้องบรรทัดแรก แยก 2 ส่วนโดยที่ (บน) คือกั้นหน้าลอย และ (ล่าง) คือ เยื้องซ้าย (แนะนําให้วางเม้าส์บน แล้วจึงลากไปยังตําแหน่งที่ต้องการ) คือแท็บซ้าย

20. การแสดงข้อความเต็มจอภาพ วิธีทํา การแสดงข้อความเต็มจอภาพอาจมีความจําเป็นเพื่อนําข้อมูลที่สร้างจาก Microsoft Word นําเสนอผลงานแต่ไม่ต้องการให้มีแถบเครื่องมือต่างๆมาแสดงบนจอภาพ สามารถกระทําได้โดยการเลือกเมนูมุมมอง / เต็มจอ (แนะนําให้ขยาย 150%) แล้วจึง สั่งแสดงข้อความเต็มจอภาพจึงเหมาะสมกว่า เมื่อเลิกใช้งานให้กดปิดภาพเต็มจอ สักครู่จะกลับสู่สภาวะเดิม 21. การสร้างปุ่มหรือเพิ่มคําสั่งให้แถบเครื่องมือ วิธีทํา เลือกเมนูเครื่องมือ / กําหนดเอง / เลือกประเภท / เลือกคําสั่งที่ต้องการ เช่นต้องการสร้างปุ่มเรียงลําดับจากน้อยไปมาก ให้ทําการเลือกประเภทตารางและกดเมาส์ค้างที่ เรียงลําดับจากน้อยไปมากค้างไว้พร้อมลากไปวางบนแถบเครื่องมือตามตําแหน่งที่ต้องการแล้วจึง ปล่อยมือ / กดปุ่ม

22. วิธีการเปลี่ยนภาษา (ไทย / อังกฤษ) ของแถบรายการเลือก (Menu Bar) วิธีทํา การเปลี่ยนภาษาของแถบรายการเลือก จะเปลี่ยนได้ก็ต่อเมื่อเครื่อง คอมพิวเตอร์นั้นลงโปรแกรม Microsoft Office ทั้งรุ่นที่เป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษ หมายเหตุ ขณะที่ทําการเปลี่ยนภาษาของแถบรายการเลือกต้องปิดโปรแกรมต่างๆ ที่อยู่ในชุดโปรแกรมของ Microsoft Office 2003 ก่อน

สามารถเปลี่ยนภาษาโดยเข้าไปที่เมนูเริ่ม (Start Menu) / Program / Microsoft Office / Microsoft Office Tools / การตั้งค่าภาษา Microsoft Office 2003

การกําหนดค่าต่างๆ สําหรับ Microsoft Office 2007 (เมนูภาษาไทย)

1. การกําหนดหน่วยการวัด 1.1 เลื่อนเมาส์ไปที่แถบเครื่องมือ 1.2 คลิกเมาส์ซ้ายที่ จากนั้นให้คลิกเลือกที่เมนูคําสั่งเพิ่มเติม.... 1.3 สักครู่จะปรากฏกล่องโต้ตอบของคําสั่งเพิ่มเติมที่ชื่อว่า “ตัวเลือของ Word” โดย กําหนดให้เลือกแถบด้านที่ที่ขั้นสูง ส่วนด้านขวาที่เป็นตัวเลือกขั้นสูงให้เลื่อน Scroll Bar (เลื่อนลงล่าง) โดยเลื่อนไปที่แสดง จากนั้นบริเวณแสดงการวัดในหน่วยให้ เปลี่ยนเป็นนิ้ว

1.4 จากนั้นตอบ

2. การตั้งค่าขอบกระดาษและหัวกระดาษ

2.1 เลือกเมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ / ระยะขอบ / ระยะขอบกําหนดเอง

2.3 การตั้งค่าหัวกระดาษสําหรับใส่เลขหน้า ให้เลือกหน้าเค้าโครง

2.4 จากนั้นให้กด และ 3. การกําหนดแบบอักษร

3.2 จากนั้นให้เลือกหน้าแบบอักษรเพื่อกําหนดรูปแบบและขนาด ตามที่ต้องการ

3.3 จากนั้นให้กด และ

4. การจัดระยะห่างระหว่างบรรทัด

4.2 จากนั้นให้เลือกหน้าการเยื้องและระยะห่าง พร้อมกําหนดตัวเลขระยะห่างตาม ต้องการ