CPT Codes Defined and Demystified

CPT Codes Defined and Demystified    Office Visits, E&M, Evaluation and Management:   Distinguish New or Established patient   Must have a Diagnosis   Charting reflects: Problem Focus, Complexity of History and Exam, Decision Making, and Time  Spent with Patient    (Exam always includes vital signs)   2009 CPT spiral bound code book pgs. 9 to 10    

New  Established  Must have:   

99201   99211    Problem focused history  10 min  5 min    Problem focused examination 

      Straightforward medical decision making        (Charting reflects CC + Brief HPI and Exam)   

99202  99212    Expanded problem focused history  20 min  10 min    Expanded problem focused examination        Straightforward medical decision making 

      (Charting reflects CC + Brief HPI and Exam + Pertinent ROS)   

99203  99213    Detailed history  30 min  15 min    Detailed examination 

      Medical decision making of low complexity 

      (Charting reflects CC + Detailed HPI and Exam + Additional ROS)   

99204  99214    Comprehensive history  45 min  25 min    Comprehensive examination 

      Medical decision making of moderate complexity  

      (Charting reflects CC + Comprehensive HPI and Exam + Complete ROS)   

99205  99215    Comprehensive history  60 min  40 min    Comprehensive examination 

      Medical decision making of high complexity        (Charting reflects CC + Comprehensive HPI and Exam + Complete ROS)      Prolonged Office Visit   (+) Coded in addition to an E&M Code (Office Visit)   *Some feel these should only be used in unusual circumstances and that if used too often, it  will trigger an audit.   2009 CPT spiral bound code book pgs. 25‐27     Direct (Face to Face): Reflects total time spent with patient that is beyond the time usually associated  with the coded service.  This reflects an Increase in time but not increase in complexity.  This does not  include time spent doing procedures, as those have their own time allotments.  

  +99354      30‐74 minutes total time spent directly with patient  +99355  75‐104 minutes total time spent directly with patient (must be coded as the  following: E&M Code + 99354 + 99355)    Indirect (without Face to Face): Reflects total time spent before and after direct (face‐to‐face) time  spent with the patient that was still related to patient care (eg. Review of extensive medical records or  test results, communicating with other professionals/ family members)    +99358     30‐74 minutes total time spent indirectly regarding patient care  +99359  75‐104 minutes total time spent indirectly regarding patient care (must be  coded as the following: E&M code + 99358 + 99359)      Preventive Medicine Services   Includes “Well Child,”  “Screening Gyn Exam,” “Screening Men’s Health Exam,” “Screening  Physical”   NO Diagnosis addressed at length other than need for screening   Distinguish between New and Established patients   If an abnormality is discovered requiring additional work perform the key components of an  appropriate E&M visit, code for that E&M visit as well and use the ‐25 modifier to indicate this  was done in addition to the screening exam.   Not for Vaccine risk/benefit counseling and/or administration visits which are coded  differently using 90465‐90474.   Extent of focus depends on the age and sex of the patient   Charting reflects: evaluation and management including age/gender appropriate history,  exam, counseling/risk factor reduction interventions, ordering of lab/diagnostic procedures   2009 CPT spiral bound codebook pgs. 29‐30    New  Established    99381  99391    Infant younger than 1 year  99382  99392    Early Childhood age 1‐4 years  99383  99393    Late Childhood age 5‐11 years  99384  99394    Adolescent age 12‐17 years  99385  99395    18‐39 years  99386  99396    40‐64 years  99387  99397    65 + years      Consultations    Must be requested by another physician or other appropriate source (not initiated by patient or  patient family)   Physician has been requested to give opinion regarding evaluation or management of patient    Chart notes must reflect communication back to original referral source via letter or phone call   If mandated by third party use modifier ‐32    No distinguishing between New or Established patient   

99241      Problem focused, 15 minutes  99242      Expanded problem – focused, 30 minutes  99243      Detailed, 40 minutes  99244      Comprehensive, 60 minutes  99245      High comprehension, 80 minutes      Telephone Services:   Established patients only   Not billed if office visit happened during previous 7 days   Not billed if followed up with office visit within next 24 hours   Count only the time related to medical discussion   Must be supported by chart note detailing discussion and time spent on phone   2009 CPT code book pgs. 31 and 444    Physician  Non Physician  99441    98966      5‐10 minutes  99442    98967      11‐20 minutes  99443    98968      21‐30 minutes      On–Line Medical Evaluation:  99444   Online evaluation and management service provided by a physician to an  established patient, guardian, or health care provider not originating from a  related E/M service provided within the previous 7 days, using the Internet or  similar electronic communications network. (Do not report 99444 when using  99339–99340, 99374–99380 for the same communication)      Gynecology Procedures (other than screening annual exam)   Screening annual exam coded as Preventive Medicine Services    Coding depends on SPECIFIC AREA Examined and Treated   2009 CPT spiral bound code book pgs. 246‐249    Colposcopy of vagina and cervix if present          57420    With biopsy of vagina or cervix            57421    ‐51 modifier for each additional biopsy site    Colposcopy of cervix and endocervix including upper/adjacent vagina    57452    With biopsy of cervix           57455    With biopsy of endometrial tissue           + 58110    (use in conjunction with 57420, 57421, 57452‐57461)    Endometrial biopsy without colposcopy           58100    Escharotic treatment  (verifying 57061 vagina chem. Tx or 17000 minor surgery chem. Application)    

Diaphragm (or cervical cap) fitting and instructions        57170    IUD placement          58300    IUD removal        58301    Fitting and insertion of pessary or any other intravaginal support device   57160      IV Therapy   All codes include time required to monitor vital signs and perform periodic patient assessment   If Evaluation and Management of patient is performed outside of routine vital signs and  monitoring during therapy, code for additional appropriate E&M service   If hydration is incidental to administration of another fluid, it is not reported separately    IV Push, 1 substance        96374    Additional push of new substances        +96375    Additional push of same substance        +96376    IV Infusion (chart should specify substance or drug)    Up to first hour       96365    Each additional hour      +96366    Additional sequential infusion up to 1 hour      +96367    Concurrent infusion      +96368    IV Hydration (do not report if under 30 minutes)    31 minutes to first hour       96360    Each additional hour      96361      Injectibles   Given correct J Code according to content of IV     Injection    IM and Sub Q              96372     Single tendon      20550    Tendon/origin      20551    Trigger Point Injection    1‐2 muscles      20552    3+ muscles      20553    Arthrocentesis    Small Joint (hand, wrist, foot, ankle, TMJ)      20600    Medium joint (elbow, shoulder, sacroiliac occasionally ankle)  20601    Large joint (knee, hip, occasionally shoulder or sacroiliac)  20605    Cervical/thoracic facet injection          64470 

  Cervical/thoracic facet injection, additional injection    +64472    Lumbar facet injection              64475    Lumbar facet additional injection        +64476        Hydrotherapy   Code for the individual components of the specific hydrotherapy performed    Constitutional Hydrotherapy:    E/M as appropriate      (99211)    Hot/Cold (not measured in units)        97010    E stimulation (unattended, not measured in units)    97014    E stimulation (attended, measured in 15 minutes units)    97032    Hot Fomentation:    E/M as appropriate      (99211)    Hot/Cold (not measured in units)        97010    Lymphatic drainage, manual therapy        97140    Russian Steam Bath:    Contrast bath (by 15 minute units)        97034    Colonic Irrigation:    Unlisted therapeutic procedure (by 15 minute units)    97139    (specify activity in chart)    (More hydrotherapy procedures will be added as needed)      Physical Medicine:   3 potential codes for any type of touch therapy    Manual Therapy (highest reimbursement potential d/t highest level of training required):   97140  Includes joint mobilization, manipulation and lymphatic drainage, manual traction, myofascial release  (billed by 15 minute increments, usually billed up to 4 units)    Neuromuscular Re‐education                  97112  Movement, balance coordination, kinesthetic sense, posture and/or proprioception (billed by 15 minute  increments, usually billed up to 4 units)      Massage                      97124  Effleurage, petrissage and/or tapotement (billed by 15 minute increments, usually billed up to 4 units)          Authors:  Marnie Loomis and Karen Frangos  9/2/09, rev. 10/4/09