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Canada Economic Development for Quebec Regions – Développement économique Canada pour les régions du Québec
Departmental Finances Branch – Direction des finances ministérielles
800, boul. René-Lévesque Ouest, #500 Téléphone : (514) 706-8715
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SOLICITATION AMENDMENT MODIFICATION DE L’INVITATION
Quotation to: Canada Economic Development for Quebec Regions
The referenced document is hereby revised; unless otherwise indicated, all other terms and conditions of the Solicitation remain the same.
Soumission à: Développement économique Canada pour les régions du Québec
Ce document est par la présente révisé; sauf indication contraire, les modalités de l’invitation demeurent les mêmes.
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THIS DOCUMENT CONTAINS A SECURITY REQUIREMENT – CE DOCUMENT COMPORTE DES EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ.
Issuing Office – Bureau de distribution
Canada Economic Development for Quebec Regions – Développement économique Canada pour les régions du Québec
Departmental Finances Branch – Direction des finances ministérielles
800, boul. René-Lévesque Ouest, #500 Téléphone : (514) 706-8715
Title — Sujet: Revamp of DEC’s Website Refonte du site Web de DEC Solicitation No. — No. de l’invitation : 9K001-S20-0118
Solicitation Amendment No. — No. de modification de l’invitation :
006
Date:
2 octobre 2019 October 2, 2019 GETS Reference No. — No. de Référence de SEAG : PW-19-00887040
Solicitation Closes — L’invitation prend fin at /à : 14h00 EDT|HAE
on / le : October 21st, 2019 21 octobre 2019 F.O.B. — F.A.B. :
Plant – Usine: Destination: X Other-Autre:
Address Enquiries to — Soumettre toutes questions à:
Gabrielle St-Hilaire Castonguay
A/ Contracting and Procurement Officer / Agente des approvisionnements et des contrats int.
[email protected] Telephone No. – No de
téléphone: (514) 706-8715
Fax No. – No de télécopieur:
N/A
Destination of Goods, Services and Construction:
Destination des biens, services et construction:
Canada Economic Canada for Quebec Regions Communications Directorate
800, René-Lévesque blvd, Office 600 Montreal (Quebec) H3B 1X9
Canada
Instructions: See Herein Instructions : Voir aux présentes
Solicitation Amendment 006 is issued to
1. Respond to questions 27 through 32 received during the solicitation period.
______________________________________________________________________________
1. Questions and Answers 27 through 32:
Question 27: Infoletters & Press-Releases (ref: Annex A, p.26, point 8 CMS requirements).
27.1 Would you be OK with a 3rd party recommendation for email list management systems?
27.2 Does the contacts list and emails data require to physically reside in Canada?
27.3 Is the bidder required to provide coded email templates? If yes, how many?
Answer 27:
27.1 Yes.
27.2 Yes.
27.3 No.
Question 28: SEO (ref.: Annex A, p.23, point 4 objectives). For SEO purposes, during the lifespan of the website, there might be a need to change and manage URL redirections for existing web pages. Should the CMS provide a mechanism for Content Editors to manage URL- Redirections?
Answer 28: Yes.
Question 29: Document Management (ref.: Annex A, p.26, point 8 CMS requirements).
29.1 Is the CMS solution required to integrate with an existing document management system?
If yes, which one?
29.2 Are the site search functionalities include indexation and results from documents’ content?
29.3 Can you provide an estimation or approximation of the number of the documents the solution should be required to manage?
29.4 Can you provide an estimation or approximation of the average size and maximum size of the documents?
Answer 29:
29.1 No.
29.2 No, all the site’s content, including publications, is available in HTML.
29.3 You can base your estimate on CED’s current website.
29.4 You can base your estimate on CED’s current website.
Question 30: Usage and Load (ref.: Annex A, p.23, point 4 objectives).
30.1 Can you provide an estimation or approximation of the following metrics:
30.1.1 Average Number of users per month?
30.1.2 Are there peeks periods? (special days or times where there are unusual traffic patterns). If yes, can you provide details?
30.2 Max number of concurrent users:
30.2.1 Website visitors.
30.2.2 Webmasters and content editors that would work with the CMS back-end.
Answer 30:
30.1 Can you provide an estimation or approximation of the following metrics:
30.1.1 An average of 6 782 users per month.
30.1.2 When new initiatives/programs are launched. For example, there were 12 368 users in March 2019 when the Steel and aluminium initiative was launched.
30.2 Max number of concurrent users:
30.2.1 During the last twelve months, the highest number of concurrent users was on Friday March 29th, 2019 at 2 P.M. : 360 users. They were mainly visits on the pages of the Steel and aluminium initiative.
30.2.2 Two webmaster/ content editors that would work with the CMS back-end.
Question 31: Infrastructure & BCDR (ref.: Annex A, p. 23, point 4 objectives) Business Continuity &
Disaster Recovery.
31.1 Do we have restrictions of where the data resides physically? (e.g. does that data have to reside in Canada).
31.2 Is the bidder required to prepare plans for business continuity-recovery?
31.3 Is the bidder required to adapt or join and existing (Canada.ca?) BCDE plan?
31.4 Will the bidder be responsible to plan or setup back-up-restore policies and configurations of the infrastructure?
31.5 Will the bidder be responsible for the on-going cost of QA/UAT/DEV environments or will those environments be managed on the bidder’s infrastructure?
Answer 31:
31.1 Data has to reside in Canada.
31.2 No.
31.3 No.
31.4 No.
31.5 No.
Question 32: CMS/ Site features (ref.: Annex A, p.26, point 8 CMS requirements).
32.1 Site search
32.1.1 Will the solution use/implement the current Canada.ca search feature that is in the header (it seems that this might be a requirement for Canada.ca websites)?
32.1.2 Will the Canada.ca search ‘know’ about new/updated content? Or should the solution be responsible for integration and ‘push’ updates or indexation?
32.2 New & Press-Releases: Should the solution need to integrate with another (Canada.ca) news or press-releases services to automatically load/show the news/press-releases? Or will they be managed and re-created within the new CMS?
32.3 Blog: Does the solution required a blog system or just the ability to develop one in the future?
32.4 Google Analytics Integration
32.4.1 What level of integration with Google Analytics is required?
32.4.1.1 Simple integration that tracks page traffic and statistics?
32.4.1.2 Advanced integration that would measure specific actions or events that a user may perform on the website?
32.5 Mirror sites: Can you please elaborate on the specific requirement to have ‘mirror sites’ as it could be interpreted in several ways.
32.6 Forms
32.6.1 Does the information submitted via the forms needs to be stored within the CMS solution or transferred to another system? If yes, which one?
32.6.2 Are there requirements to create additional forms, edit the current forms or just develop the forms we currently find on the existing website?
32.7 Editorial Workflow: Is there a requirement to develop an editorial workflow? (e.g. an editor creates a page, submit a draft, approved by publisher/legal etc.).
32.8 Personalization: Is there a need to develop personalization of the website pages based on run-time user data (e.g. geo-local data, frequency of visit, content consumed in the past, reactions to email campaigns, etc.)?
Answer 32:
32.1 Site search
32.1.1 Yes
32.1.2 Yes, Canada.ca will update the index themselves (CED does not control the schedule). Therefore, the solution does not need to be responsible for integration and
‘push’ updates or indexation.
32.2 Yes, the solution needs to integrate with the Canada.ca press release service to automatically show the press releases on CED’s website. The feed plugin is part of the Web Experience Toolkit.
32.3 The ability to develop one in the future.
32.4 Google Analytics Integration
32.4.1 What level of integration with Google Analytics is required?
32.4.1.1 Yes
32.4.1.2 Yes, we want the capacity to have this level of integration in the future.
32.5 Different environments (Production, QA, UAT, etc.) to test different versions of the solution.
32.6 Forms
32.6.1 Both, stored inside the system and also sent to another system through REST webservices.
32.6.2 Develop and edit the current forms. However, there must be the capacity to develop new forms in the future.
32.7 No, but there should be the option to develop an editorial workflow with this solution in the future.
32.8 No.
Question 33: With regard to the CMS: Will the Offeror be responsible for entering content in, or migrating content to the CMS (English and French content), or will this be done by the CED team?
Answer 33: Yes, the Offeror will be responsible for migrating content to the CMS.
ALL OTHER TERMS AND CONDITIONS REMAIN UNCHANGED.
La modification 006 à l’invitation est émise pour:
1. Répondre aux questions 27 à 32 reçues au cours de la période d'invitation.
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1. Questions et réponses 27 à 32 :
Question 27: Infolettres et communiqués (réf. : Annexe A, p.26, point8, exigences relatives au SGC) 27.1 Est-ce que vous accepteriez une recommandation d’un tiers pour le système de gestion de
listes de courriels ?
27.2 Est-ce que les renseignements se trouvant dans les listes de personnes-ressources et les courriels doivent être conservés au Canada?
27.3 Le soumissionnaire est-il tenu de fournir des modèles de courriels codés? Si oui, combien?
Réponse 27:
27.1 Oui.
27.2 Oui.
27.3 Non.
Question 28: Optimisation des moteurs de recherche (SEO) (réf. : Annexe A, p.23, point 4, objectifs).
Pour permettre une optimisation des moteurs de recherche durant le cycle de vie du site Web, il pourrait être nécessaire de modifier et de gérer les redirections URL pour les pages Web existantes. Est-ce que le SGC devrait offrir un mécanisme pour permettre aux éditeurs de gérer les redirections URL?
Réponse 28: Oui.
Question 29: Gestion de documents (réf. : Annexe A, p.26, point 8, exigences relatives au SGC).
29.1 Est-ce qu’il faut que la solution en matière de SGC s’intègre à un système actuel de gestion de documents ? Si oui, lequel ?
29.2 Est-ce que les fonctions de recherche dans le site doivent inclure l’indexation et les résultats de la recherche du contenu de documents ?
29.3 Pouvez-vous fournir une estimation du nombre de documents qui devront être gérés au moyen de la solution ?
29.4 Pouvez-vous fournir une estimation de la taille moyenne et de la taille maximale des documents ?
Réponse 29:
29.1 Non.
29.2 Non, tout le contenu du site, incluant les publications, est disponible en HTML.
29.3 Vous pouvez baser votre estimation sur le site actuel de DEC.
29.4 Vous pouvez baser votre estimation sur le site actuel de DEC.
Question 30: Utilisation et charge (réf. : Annexe A, p.23, point 4, objectifs).
30.1 Pouvez-vous fournir une estimation des paramètres suivants : 30.1.1 Nombre moyen d’utilisateurs par mois ?
30.1.2 Périodes de pointe (le cas échéant) (jours en particulier ou périodes de la journée durant lesquels il y a des configurations anormales du trafic). Si oui, pouvez-vous fournir des détails ?
30.2 Nombre maximal d’utilisateurs simultanés : 30.2.1 Visiteurs du site Web.
30.2.2 Webmestres et éditeurs du contenu qui travailleraient avec le module dorsal du SGC.
Réponse 30:
30.1 Pouvez-vous fournir une estimation des paramètres suivants : 30.1.1 Une moyenne de 6 782 utilisateurs par mois.
30.1.2 Quand de nouvelles initiatives ou de nouveaux programmes sont lancés. Par exemple, il y avait 12 368 utilisateurs en mars 2019 quand l’initiative pour l’acier et l’aluminium fut lancée.
30.2 Nombre maximal d’utilisateurs simultanés :
30.2.1 Au courant des douze derniers mois, le plus grand nombre d’utilisateurs simultanés était le vendredi 29 mars 2019 à 14h00 : 360 utilisateurs. C’était principalement des visites sur les pages de l’initiative pour l’acier et l’aluminium.
30.2.2 Deux Webmestres/ éditeurs de contenu qui travailleraient avec le module dorsal (back-end) du SGC.
Question 31: Infrastructure et CARS (réf. : Annexe A, p.23, point 4, objectifs) Continuité des activités et reprise après sinistre.
31.1 Est-ce qu’il y a des restrictions quant à l’emplacement physique des données (p. ex. : est- ce qu’il faut que ces données se trouvent au Canada) ?
31.2 Le soumissionnaire est-il tenu d’établir des plans de continuité et de reprise des activités?
31.3 Le soumissionnaire est-il tenu d’adapter le plan CARS ou de faire partie d’un plan CARS existant (Canada.ca) ?
31.4 Le soumissionnaire sera-t-il responsable de planifier ou d’établir des politiques et des configurations de sauvegarde et de restauration de l’infrastructure ?
31.5 Le soumissionnaire devra-t-il assurer les coûts continus des environnements AQ/EAU/DEV ou est-ce que ces environnements seront plutôt gérés dans l’infrastructure du soumissionnaire?
Réponse 31:
31.1 Les données doivent être au Canada.
31.2 Non.
31.3 Non.
31.4 Non.
31.5 Non.
Question 32: Fonctions du SGC/ site (réf. : Annexe A, p.26, point 8, exigences relatives au SGC).
32.1 Recherche dans le site
32.1.1 Est-ce que la solution devra utiliser/appliquer la fonction de recherche actuelle canada.ca qui se trouve dans l’en-tête (il semble qu’il s’agirait d’une exigence pour le site Web Canada.ca) ?
32.1.2 Est-ce que la fonction de recherche canada.ca search « sera au courant » du nouveau contenu ou du contenu mis à jour ? Faudra-t-il plutôt que la solution permettre l’intégration et des notifications directes de mises à jour ou l’indexation ?
32.2 Nouvelles et communiqués de presse : Est-ce qu’il faudra que la solution soit intégrée à d’autres services de nouvelles ou communiqués de presse (canada.ca) afin de permettre le téléchargement et l’affichage de nouvelles/ communiqués de presse ? Les nouvelles et communiqués de presse seront-ils plutôt gérés et recréés dans le nouveau SGC ?
32.3 Blogues : Est-ce que la solution devra inclure un système de blogues ou est-ce que sa capacité d’en établir un dans l’avenir suffira?
32.4 Intégration de Google Analytics
32.4.1 Quel est le niveau requis d’intégration de Google Analytics ?
32.4.1.1 Une simple intégration qui permet d’assurer le suivi du trafic et des statistiques sur les pages ?
32.4.1.2 Une intégration avancée qui permettrait de faire le suivi de mesures ou d’activités précises de l’utilisateur sur le site Web?
32.5 Sites miroirs : Pouvez-vous donner plus de précisions sur l’exigence relative aux sites miroirs car elle pourrait être interprétée de diverses façons.
32.6 Formulaires
32.6.1 Est-ce qu’il faut sauvegarder, dans la solution en matière de SGC, l’information fournie dans les formulaires ou plutôt transférer cette information à un autre système ? Si oui, lequel ?
32.6.2 Faut-il créer d’autres formulaires ou tout simplement développer ceux qui se trouvent sur le site Web actuel ?
32.7 Chaîne d’approbation du contenu: Faut-il établir une nouvelle chaîne d’approbation du contenu (p. ex. un éditeur crée une page, il soumet une ébauche, le contenu est approuvé par le responsable de la publication du contenu et par les services juridiques, etc.) ?
32.8 Personnalisation : Faut-il établir une fonction de personnalisation des pages du site Web selon les données sur les utilisateurs du site en temps réel (p. ex. : la localisation de l’utilisateur, la fréquence des visites, le contenu consommé par le passé, les réactions aux campagnes par courrier électronique, etc.) ?
Réponse 32:
32.1 Recherche dans le site 32.1.1 Oui.
32.1.2 Oui, Canada.ca fera les mises à jour/ l’indexation (DEC ne contrôle pas l’échéancier).
32.2 Oui, la solution doit s’intégrer avec le service de communiqués de presse de Canada.ca afin de montrer automatiquement les communiqués sur le site de DEC. Le plugiciel du fils de syndication (feed plugin) fait partie de la Boîte à outils de l’expérience Web.
32.3 Oui, la capacité d’en établir un dans l’avenir.
32.4 Intégration de Google Analytics
32.4.1 Quel est le niveau d’intégration de Google Analytics ? 32.4.1.1 Oui.
32.4.1.2 Oui, la capacité d’avoir ce niveau d’intégration dans le futur.
32.5 Divers environnements (Production, AQ, EAU, etc.) pour faire l’essai de différentes versions du site Web.
32.6 Formulaires
32.6.1 Les deux: sauvegarder dans le système et également l’envoyer à un autre système via les services Web REST.
32.6.2 Développer et réviser les formulaires qui se trouvent sur le site Web actuel. Il doit cependant y avoir la capacité de développer de nouveaux formulaires dans le futur.
32.7 Non, mais il devrait y avoir l’option d’établir une chaîne d’approbation de contenu dans le futur.
32.8 Non.
Question 33: Concernant le SGC : l’offrant sera-t-il responsable de faire l’entrée/migration de contenu dans le SGC (contenu français et anglais) ou est-ce que l’équipe de DEC s’en chargera?
Réponse 33: Oui, l’offrant sera responsable de la migration de contenu dans le CMS.
TOUTES LES AUTRES MODALITÉS RESTENT LES MÊMES.
